02 Brief college - Jaarverslag commissie bezwarenschriften-klachtencommissie

Gemeente Sluis Ingekomen

~ 4 JULI 2023

gemeentesLUSS NR.

Postadres: Postbus 27 4500 AA Oostburg Bezoekadres: Nieuwstraat 22 4501 BD Oostburg

Aan de gemeenteraad

Telefoon 140117 Telefoon +31 (0)117 457 000 Telefax +31 (0)117 452 241

23.0005239 Inkomende documenten Gemeente Sluis

ons kenmerk

IBAN: NL33INGB0661900169 BIC code: INGBNL2A BTW-nummer: 811046321B01 www.gemeentesluis.nl info@gemeentesluis.n

OND 23. OÖOSOS#

uw brief d.d. uw kenmerk behandeld door

M.A.J. Moerman

doorkiesnummer

0117-457000

onderwerp

Jaarverslag commissie bezwaarschriften/ klachtencommissie

bijlage(n)

één

Oostburg,

- 4 JUL 2023 Geachte raad, Op 31 mei 2023 is door zowel de commissie bezwaarschriften als door de klachtencommissie haar jaarverslag over het kalenderjaar 2021 en 2022 uitgebracht. In het genoemde jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over de verrichte werkzaamheden in 2021 en 2022. Daarnaast worden een aantal aanbevelingen voor verbeterpunten op het gebied van de (juridische) kwaliteit gedaan. Op 20 juni 2023 hebben wij besloten het jaarverslag voor kennisgeving aan te nemen en de aanbevelingen en conclusies over te nemen. Wij bedanken de commissies voor het uitbrengen van hun jaarverslag. De komende periode zal aandacht besteed worden aan de genoemde aanbevelingen. Ter kennisname doen wij u het jaarverslag hierbij toekomen. Indien u naar aanleiding hiervan vragen heeft, zijn wij vanzelfsprekend bereid deze in de eerstvolgende vergadering van de commissie Ruimte/Algemeen Bestuur te beantwoorden. Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN SLUIS,

De secretaris

De burgemeester,

S I, de Kievit- Minnaert

mr. M.M.D

Pag. 1/1

gemeentesLins Postadres: Postbus 27 4500 AA Oostburg Bezoekadres:

Aan het Colleqe van burgemeester en wethouders 3

0

Nieuwstraat 22

4501 BD Oostburg Telefoon 140117 Telefoon +31 (0)117 457 000 Telefax+31 (0)117 452 241 IBAN: NL33INGB0661900169 BIC code: INGBNL2A BTW-nummer: 811046321B01 www.gemeentesluls.nl info@gemeentesluis.nl

OND

ons kenmerk uw brief d.d. uw kenmerk behandeld door doorkiesnummer onderwerp

140117 jaarverslag commissie bezwaarschriften 2021 en 2022

bijlage(n)

Een

Oostburg,

31 mei 2023

Cluster bezwarencommissie

Geacht College, De bezwarencommissie en klachtencommissie heeft haar jaarverslag uitgebracht over 2021 en 2022 In dit jaarverslag brengt de commissie verslag uit over de behandeling van de bezwaarschriften in 2021 en 2022. Door het Coronavirus en zwangerschaps- en bevallingsverlof van de secretaris heeft de commissie in 2022 geen jaarverslag uitgebracht. In dit jaarverslag worden een aantal cijfers gepresenteerd over het aantal ontvangen bezwaarschriften verdeeld over de afdelingen, de uitkomsten van de adviezen en de uitkomst van de beslissingen op het bezwaar die door het bestuursorgaan zijn genomen. Omdat de bezwarencommissie tevens is aangesteld als klachtencommissie wordt ook over de werkzaamheden van de klachtencommissie gerapporteerd. De commissie is positief over het feit dat steeds meer bezwaarschriften vóór of tijdens de formele behandeling van het bezwaarschrift worden ingetrokken. Ook probeert de commissie zich tijdens hoorzittingen actief in te spannen om daar waar mogelijk een bemiddelende rol aan te nemen om tot een oplossing te komen welke voor alle betrokken partijen aanvaardbaar is. Deze manier van informele behandeling wordt door belanghebbenden erg gewaardeerd. Naar aanleiding van het jaarverslag wenst de commissie nog een aantal aandachtspunten mee te geven op het gebied van juridische kwaliteit.

Zo blijft de commissie aandacht vragen voor de kwaliteit van de primaire besluiten, vooral voor wat betreft de zorgvuldige motivering van besluiten (artikel 3:46 van de Algemene Wet bestuursrecht). De voornaamste reden voor het gegrond verklaren van een bezwaar was het ontbreken van een deugdelijke motivering. Daarnaast heeft de commissie geconstateerd dat een aantal maal de belangenafweging wel als redelijk was aan te merken maar dat deze belangenafweging niet duidelijk was opgenomen in het bestreden besluit. De commissie vraagt aandacht voor het plaatsen van de juiste clausule onder gewijzigde besluiten hangende de bezwaarprocedure. Nog vaak komt het voor dat er onder een gewijzigd besluit een nieuwe bezwaarclausule wordt geplaatst terwijl op grond van artikel 6.19 Awb een termijn voor het indienen van nadere gronden naar aanleiding van het gewijzigde besluit in zo’n situatie moet volstaan. Tot slot wenst de commissie graag op de hoogte te blijven van de afhandeling van het bezwaarschrift. De commissie ontvangt dan ook graag een kopie van de beslissing op het bezwaarschrift. Pag. 1/2

r

gemeentes Lu is

Hoogachtend, DE COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN EN KLACHTENCOMISSIE,

De secretaris,

De,fooi

M Air Moerman

mrf M.J. Spierdijk

Pag 2/2

gemeentesLuis J

JAARVERSLAG 2021 EN 2022 ļ Commissie bezwaarschriften

Het jaarverslag biedt een overzicht van de resultaten van de werkzaamheden van de commissie bezwaarschriften van de járen 2021 en 2022. Daarnaast wordt er een overzicht gegeven van de juridische adviezen die door de commissie gegeven zijn, de uiteindelijke beslis­ sing op bezwaar van het bestuursorgaan en maken we een doorkijk naar de uitkomsten van de beroep- en hoger beroep procedures die zijn ingesteld. De commissie bezwaarschriften is door het college van burgemeester en wethouders tevens aangewezen als klachten­ commissie. Ook over deze resultaten wordt in dit overzicht gerapporteerd.

Advisering commissie bezwaarschriften Tijdens 17 vergaderingen van de commissie bezwaarschriften in 2021 zijn 63 adviezen door de commissie uitgebracht. In 2022 heeft de commissie 56 adviezen uitgebracht tijdens 14 vergaderingen van de commissie bezwaarschriften. Vergaderingen vinden 1x per vier weken plaats op woensdagmiddag. Afhankelijk van het aantal bezwaarschriften en de lopende termijnen kan het voorkomen dat de vergaderingen van de commissie iedere twee weken plaatsvinden. Het aantal adviezen kan lager liggen in verhouding met het aantal ingediende bezwaarschriften. Dit komt doordat ertegen een besluit meerdere bezwaarschriften kunnen worden ingediend. De commis­ sie maakt dan één advies waarbij over de bezwaarschriften afzonderlijk wordt geadviseerd. Hierbij kan het voorkomen dat in een advies verschillende adviezen worden gegeven over het nemen van een beslissing op bezwaar.

2021

2022

Waarvan gegrond

2

13

Waarvan ongegrond

42

27

Waarvan niet-ontvankelijk

19

16

Adviezen van de commissie bezwaarschriften

Uitgebrachte adviezen commissie 2021

s gegrond

» ongegrond

* niet- ontvankelijk

Uitgebrachte adviezen commissie 2022

gegrond

* ongegrond

» niet- ontvankelijk

^ i

Verdeling bezwaarschriften van dit 2021:

Onderwerp

iiiiai

*H 4

s

ü 1

Gegrond

Ongegrond

Niet-ontvankelijk

TOTAAL

Omgevingsvergunningen

1

10

11

22

Handhaving

1

6

2

9

2

2

1

18

Juridische zaken Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)

17

Participatiewet

4

4

Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)

1

1

Erfgoedwet

1

1

Damocles

3

Leerlingenvervoer

1

2

3

42

19

63

TOTAAL

2

3

İİ1|É

Advisering per onderwerp 2022

7

Onderwerp

5 7

í

-- 7;

'h

Gegrond

Ongegrond

Niet-ontvankelijk

TOTAAL

Omgevingsvergunningen

2

7

8

17

Handhaving

9

6

1

16

Juridische zaken

1

1

1

3

Participatiewet

7

3

10

Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)

1

1

Erfgoedwet

1

1

Algemene Plaatselijke Verordening (APV)

2

2

Leerplichtwet Toekenning energietoeslag Subisidieverordening

TOTAAL

2 1

13

27

1

1

1

3

1

2

16

56

ļ

'ŕ

įmmĘf

verdeling afdelingen

verdeling afdelingen

» omgevingsvergunning b juridische zaken

« handhaving Participatiewet

* omgevingsvergunning

K Handhaving

a Juridische zaken

Participatiewet

« Wet maatschappelijke ondersteuning » Erfgoedwet

m Wet maatschappelijke ondersteuning a Erfgoedwet

m Leerplichtwet

® Subsidieverordening

* Damocles

m Energietoeslag

« APV

a leerlingenzaken/ leerlingenvervoer

Uitkomsten beslissing op bezwaar De commissie heeft in 2021 geadviseerd om 2 bezwaarschriften gegrond te verklaren en in 2022 om 13 bezwaarschriften gegrond te ver­ klaren. In 2021 heeft het betreffende bestuursorgaan alle adviezen van de commissie overgenomen. In 2022 heeft het college op 1 advies een contrair besluit genomen. Over het algemeen kan geconcludeerd worden dat het bestuursorgaan het eens was met de adviezen van de commissie. Het aantal uitkomsten van de bezwaarprocedures wijkt aften opzichte van het aantal adviezen dat de commissie in een jaargang heeft gegeven. Dit komt onder andere doordat er enige tijd zit tussen het uitgebrachte advies en de genomen beslissing op bezwaar. Het kan voorkomen dat een beslissing op een bezwaarschrift waar de commissie in 2022 over heeft geadviseerd in 2023 nog door het bestuursorgaan genomen moet worden.

2021

2022

Waarvan gegrond

5

9

Waarvan ongegrond

38

30

Waarvan niet-ontvankelijk

19

14

Ingetrokken

26

24

Totaal

88

77

Uitkomsten bezwaarprocedures Beslissingen op bezwaar van het bestuursorgaan:

uitkomsten beslissing op bezwaai

lïìJÉJI Aantal binnengekomen bezwaarschriften afgelopen 5 jaar Ten opzichte van 2020 zien we dat de gemeente sluis de afgelopen twee jaar minder bezwaarschriften heeft ontvangen. Een daling van 3096 a Is men kijkt naar het jaar 2020 ten opzichte van 2021. Ten opzichte van 2021 is er weer een stijging van het aantal bezwaarschriften te zien met 1296. Er is geen specifieke aanleiding waarom er in 2021 minder bezwaarschriften zijn ingediend.

140

Jaartal

Aantal

Behandeld door de commissie

Voorraad op 31 december 2021

2022

92

85

9

2021

81

89

12

2020

115

108

24

2019

103

116

30

2018

117

125

38

2017

95

83

26

120 100 80 60

I III III III s aantal binnengekomen

lä behandeld door de commissie

e voorraad op 31 december

Uitspraak Rechtbank/Hoger beroep/Centrale Raad van Beroep

2021

2022

Voorlopige voorziening

4

2

Beroep

16

15

Hoger beroep

3

1

Centrale Raad van Beroep

1

uitspraken

ongegrond

* gegrond

« niet- ontvankelijk

t

'

mmm

:

a i

Binnengekomen klachten 2021 en 2022 Zoals artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht omschrijft heeft eenieder het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop een bestuursorgaan of een onder dit bestuursorgaan werkende ambtenaar of bestuurder zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen. Klachten die hierover worden ingediend worden in eerste instantie behandeld door de klachtencoördinator en het betreffende afdelingshoofd of teamleider. Mocht dit niet leiden tot een oplossing dan wordt de klacht voorgelegd aan de klachten­ commissie. Onderstaande grafiek laat zien dat het aantal ingediende en behandelde klachten de afgelopen járen stabiel is gebleven. Veel burgers weten de klachtencoördinator en het klachtenformulier op de website van de gemeente te vinden. Burgers laten eerder van zich horen als zaken te lang duren. Dit komt voor wanneer zij bijvoorbeeld geen antwoord krijgen op hun e-mail of zij worden niet tijdig teruggebeld.

Aantal ingediende klachten 35

B Klachten

s behandeld door de commissie

B tussentijds opgelost

Behandeling van klachten Het doel van klachtbehandeling is om het vertrouwen dat bij de klager geschonden is weer te herstellen. In eerste instantie zal wanneer een klacht wordt ingediend een informeel gesprek worden aangegaan door de klachtencoördinator en het afdelingshoofd of teamleider, afhankelijk van de ínhoud van de klacht en tegen wie de klacht gericht is. Deze persoonlijke aanpak werkt zeer effectief. Ruim 800Zo van de klachten kan op deze manier worden opgelost. In sommige gevallen wenst de klager na de informele behandeling zijn klacht alsnog voor te leggen aan de klachtencommissie. In 2021 heeft de klachtencommissie 4 klachten behandeld en in 2022 heeft de klachtencommissie 5 klachten behandeld. Klagers hopen vaak bij behandeling van hun klacht door de klachtencommissie dat de organisatie er ook iets van leert, zodat toekomstige klachten voorkomen kunnen worden.

Uitkomst advies inzake klachten

Uitkomst advies inzake klachten

behandeld door de klachtencommissie

behandeld door de klachtencommissie

in 2021

in 2022

f gegrond

« ongegrond

niet- ontvankelijk

ingetrokken

* gegrond

ongegrond

® niet- ontvankelijk

ingetrokken