01d 8E Regeling financieel en administratief beheer V2024-08

Regeling financieel en administratief beheer 2024 GR Dethon

1 Regeling financieel en administratief beheer 2025

REGELING FINANCIEEL EN ADMINISTRATIEF BEHEER Het dagelijks bestuur van Dethon; overwegende dat het wenselijk is regels vast te stellen met betrekking tot de taaktoewijzing aan de manager finance & control Dethon van Dethon; besluit: onverminderd hetgeen in andere regelingen ter zake is bepaald vast te stellen het: Regeling financieel en administratief beheer

2 Regeling financieel en administratief beheer 2025

Artikel 1 Functionarissen 1. Onverminderd de verantwoordelijkheid van de directie voor de leiding van Dethon is de manager finance & control verantwoordelijk voor de administratieve organisatie en het doen bijhouden van de financiële administratie. 2.

Onder toezicht van de manager finance & control is een daartoe door de directie aangewezen functionaris - te noemen betalingsfiatteur - belast met het effectueren van betalingen.

3.

Onder toezicht van de manager finance & control zijn daartoe door de directie aangewezen functionarissen -te noemen "kassiers"- belast met de bewaring van de contanten en andere geldswaarden.

4.

De in de leden 1 tot en met 3 van dit artikel genoemde functies zijn onverenigbaar.

Artikel 2 Administratieve organisatie 1. Het dagelijks bestuur stelt de organisatiestructuur met betrekking tot de financiële administratie en beheer der geldmiddelen vast met inachtneming van het gestelde in deze regeling. 2.

De organisatiestructuur als bedoeld in het eerste lid kan onder meer bevatten: a. een organisatieschema dat een doelmatige functiescheiding waarborgt; b. beschrijvingen van de bij het financiële beleid, het financiële beheer en de financiële administratie betrokken functies; c. procesgerichte beschrijvingen; d. een regeling van de teken- en beschikkingsbevoegdheden; e. een beschrijving van de beveiliging van gegevensbestanden; f. een regeling inzake periodieke verslaggeving en rapportering zowel naar het dagelijks bestuur als naar de beheersfunctionarissen.

3.

Voor het ontwerp van de voorschriften en regelingen als bedoeld in het eerste en tweede lid van dit artikel wordt de accountant gehoord.

Artikel 3 Doelmatig beheer De manager finance & control draagt er zorg voor dat: 1.

de administratieve organisatie zodanig is dat kan worden voldaan aan eisen van doelmatig beheer alsmede dat alle maatregelen worden genomen voor een juiste werking van de interne controle, gericht op de volledigheid en de juistheid van de administratieve verantwoording en de getrouwheid van de jaarrekening;

2.

aan het dagelijks bestuur en aan de daarvoor in aanmerking komende functionarissen van Dethon alle door hen benodigde informatie wordt verstrekt. Tot de aan het dagelijks bestuur te verstrekken informatie behoort in elke geval een maandelijks verslag over de ontwikkeling van de werkelijke kosten en opbrengsten ten opzichte van de begroting alsmede een driemaandelijks verslag over het verloop van de investeringen.

3 Regeling financieel en administratief beheer 2025

Artikel 4 Financiële belangen 1. De manager finance & control draagt er mede zorg voor dat de financiële belangen van Dethon op de juiste wijze worden behartigd. 2.

De hiervoor in aanmerking komende functionarissen van Dethon verstrekken aan de manager finance & control alle gegevens en stukken die hij voor een juiste verzorging van zijn administratie, de kredietbewaking en de verslaggeving nodig heeft. Zij treffen in overleg met de manager finance & control zodanige organisatorische maatregelen dat aan deze verplichting tijdig en volledig kan worden voldaan.

3.

De manager finance & control ziet er op toe, dat deze maatregelen worden genomen.

Artikel 5 Administratie 1. De boekhouding wordt ingericht naar de methode van dubbel boekhouden en gevoerd volgens de beginselen van de moderne bedrijfsadministratie, rekening houdend met de van overheidswege gegeven voorschriften. 2.

De manager finance & control verwerkt in zijn administratie alle door het bestuur of de directie genomen besluiten waaraan financiële gevolgen voor Dethon zijn verbonden.

3.

De manager finance & control verwerkt in zijn administratie alle financiële informatie welke hij van de daarvoor in aanmerking komende functionarissen heeft ontvangen, nadat hij heeft getoetst of de ontvangen informatie aan de daaraan te stellen eisen voldoet.

Artikel 6 Invordering De manager finance & control draagt zorg voor een adequate invorderingsprocedure. Bij nalatigheid van de betrokkenen in de tijdige betaling van aan Dethon verschuldigde gelden is hij verantwoordelijk voor het tijdig nemen van de nodige invorderingsmaatregelen. Artikel 7 Betaling De betalingen ten laste van Dethon vinden plaats met inachtneming van door het dagelijks bestuur vast te stellen procedures en toe te kennen fiatteringsbevoegdheden.

4 Regeling financieel en administratief beheer 2025

Artikel 8 Beleggingen De manager finance & control is belast met de vervaardiging van de planning voor en de bewaking van de liquiditeitspositie op korte en lange termijn. Hij doet voorstellen voor een zo goed mogelijke belegging van tijdelijk overtollige geldmiddelen, het aangaan van geldleningen en een zo goed mogelijke dekking van valutarisico's. Artikel 9 Verzekeringen De manager finance & control ziet er op toe dat de eigendommen van Dethon op een adequate wijze zijn verzekerd. Voor de geldmiddelen van Dethon houdt dit in, dat deze tegen benadeling door werknemers of door derden worden verzekerd door deel te nemen aan de waarborgingsregeling van de Vereniging Frauderisico-Onderlinge van Gemeenten dan wel op een wijze waarbij een gelijkwaardige dekking wordt verkregen. Artikel 10 Controle Aan een door het algemeen bestuur aan te wijzen registeraccountant wordt de controle van de administratie en de jaarrekening opgedragen. De accountant brengt van de controle verslag uit aan het dagelijks bestuur. Binnen twee weken na ontvangst van het controleverslag wordt een exemplaar aan Gedeputeerde Staten gezonden. Artikel 11 Afschrijvingen De afschrijvingen worden in principe berekend naar de grondslag van verkrijgings- of vervaardigingsprijs (historische kosten).

De jaarlijkse afschrijvingen op materiële en immateriële vaste activa met een beperkte gebruiksduur vinden plaats volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. Er wordt rekening gehouden met eventueel van overheidswege gegeven voorschriften. Indien bijzondere waardeverminderingen zulks noodzakelijk maken kan het dagelijks bestuur op voorstel van de directie besluiten tot toepassing van extra afschrijvingen. Artikel 12 Ontwerp-begroting De directie biedt jaarlijks conform artikel 22 van de Gemeenschappelijke Regeling aan het dagelijks bestuur een ontwerpbegroting voor de komende jaren aan, waarin in hoofdlijnen het te voeren beleid wordt weergegeven. Daarbij komen in ieder geval het plaatsings-, formatie-, en investeringsbeleid aan de orde. De begroting gaat vergezeld van een aanbiedingsbrief waarin de hoofdlijnen van het te voeren beleid worden weergegeven. Artikel 13 Budgetten Ter uitvoering van de begroting draagt de directie zorg voor adequate taakstellingen in de vorm van budgetten.

5 Regeling financieel en administratief beheer 2025

Artikel 14 Jaarrekening 1. De directie biedt jaarlijks conform artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling aan het dagelijks bestuur de ontwerp-jaarrekening over het afgelopen jaar aan. 2.

De rekening wordt door de algemeen directeur voor "gezien" getekend. Indien de rekening de algemeen directeur aanleiding geeft tot het maken van opmerkingen, doet hij daarvan na overleg met de manager finance & control schriftelijk mededeling aan het dagelijks bestuur.

3.

Indien de manager finance & control met betrekking tot de inhoud van de jaarrekening een van het dagelijks bestuur afwijkend standpunt heeft, doet hij daarvan schriftelijk mededeling aan het algemeen bestuur.

Artikel 15 Jaarverslag De directie brengt jaarlijks vóór 1 Augustus aan het dagelijks bestuur verslag uit over de toestand en de werkzaamheden van Dethon over het afgelopen jaar. Artikel 16 Investeringen De manager finance & control van Dethon wordt een mandatering gegeven om overschrijdingen tot 5 % van het geautoriseerde investeringsbedrag goed te keuren. Hiermee kan worden voorkomen dat het dagelijks bestuur of directie achteraf kleine overschrijdingen dienen goed te keuren. Artikel 17 Overige bepalingen In het geval waarin deze regeling niet voorziet, beslist het dagelijks bestuur. Van deze beslissing wordt in de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur mededeling gedaan.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur op …………………………………….

……………………………………………

…………………………………………….

Voorzitter

Secretaris

6 Regeling financieel en administratief beheer 2025

Toelichting op de Regeling Financieel en Administratief Beheer Artikel 1 In dit artikel is de primaire functiescheiding ten aanzien van het geldelijk beheer vastgelegd door de aanwijzing van functionarissen belast met registratie, beheer en bewaring van gelden. Artikel 2 Tot de taak van het dagelijks bestuur behoort het vaststellen van een regeling van het administratief en financieel beheer. In dit artikel is aangegeven wat deze regeling zal omvatten. Daartoe behoort het duidelijk beschrijven van de organisatie van Dethon, mede voor wat betreft de leiding en de verantwoordelijkheden op alle niveaus. Artikelen 3 en 4 Artikel 3 regelt de algemene verantwoordelijkheid van de manager finance & control ten aanzien van het nemen van die maatregelen die nodig zijn voor het voeren van een goede en betrouwbare administratie en een correcte financiële bedrijfsvoering. Hieronder worden mede verstaan de interne controle, de bewaking van de liquiditeitspositie (artikel 8), het verzekeren (artikel 9) etc. Het tweede lid van artikel 4 regelt de informatieplicht van de functionarissen aan de manager finance & control teneinde deze in staat te stellen een volledige registratie te voeren. Uiteraard behoort de manager finance & control om dezelfde reden ook op de hoogte te zijn van alle door het bestuur genomen besluiten waaraan financiële gevolgen voor Dethon zijn verbonden.

Artikel 5 Met het bepaalde in dit artikel wordt beoogd waarborgen te verschaffen voor een adequate administratie met het oog op de volledigheid en betrouwbaarheid van de te verstrekken informatie. Artikel 7 Ter bewaking van de uitgaande geldstroom moet worden vastgelegd welke functionarissen bevoegd zijn tot het fiatteren van de verschillende te verrichten uitgaven en welke procedures ten aanzien van de betalingen moeten worden gevolgd. Deze procedures zijn erop gericht dat geen gelden ten onrechte het bedrijf verlaten en dat betalingen aan de rechthebbende plaatsvinden. In deze procedures is een aantal elementen te onderkennen die voor een goede interne controle van wezenlijk belang zijn. Dit zijn achtereenvolgens: 1. Het voortraject van de besteding met inbegrip van de fiattering door de bevoegde functionarissen en de administratieve controlehandelingen. 2. Het vervaardigen van de betalingsopdracht. 3. Controle van de betalingsopdracht door de betalingsfiatteur. 4. Verzending naar bankinstelling.

7 Regeling financieel en administratief beheer 2025

Artikel 12 Dit artikel bepaalt dat de hoofdlijnen van het toekomstig beleid worden vastgelegd in een beleidsplan. De financiële vertaling van dit beleid is opgenomen in de meerjarenbegroting. De samenhang van het bij Dethon te hanteren instrumentarium voor het financieel management blijkt uit bijgevoegd schematisch overzicht. Artikel 15 Het kan voorkomen dat de algemeen directeur ten aanzien van de inhoud c.q. inrichting van de rekening op onderdelen een standpunt heeft dat afwijkt van de opvatting van de manager finance & control. Indien zij geen overeenstemming bereiken, maakt de manager finance & control de rekening op volgens zijn inzichten. De algemeen directeur kan zijn afwijkende visie aan het dagelijks bestuur kenbaar maken. Het dagelijks bestuur besluit uiteindelijk wiens opvatting zal worden overgenomen. Het is mogelijk dat het dagelijks bestuur aan de manager finance & control aanwijzingen geeft voor de samenstelling van de rekening, waarmee deze zich niet kan verenigen. De manager finance & control wordt hier de mogelijkheid geboden zijn afwijkende standpunt bij de aanbieding van de jaarrekening aan het algemeen bestuur kenbaar te maken. Artikel 16 Voordat een investering bij Dethon mag worden uitgevoerd, behoort een investeringsaanvraag te worden ingediend.

Als deze aanvraag is goedgekeurd door het juiste (overleg)orgaan mag een bedrijfsmanager overgaan tot het aangaan van deze verplichting. Middels de goedkeuring van de aanvraag wordt door het betreffende orgaan (directie, dagelijks bestuur) bevoegdheid overgedragen tot de aanschaf van het betreffende actief tot het goedgekeurde bedrag.

8 Regeling financieel en administratief beheer 2025