01 Collegebrief - Jaarverslag commissie bezwaarschriften-klachtencommissie
Tekst van het document
gemeentesLUis Postadres: Postbus 27 4500 AA Oostburg
Aan de gemeenteraad
Bezoekadres: Nieuwstraat 22 4501 BD Oostburg Telefoon 140117 Telefoon +31 (0)117 457 000 Telefax+31 (0)117 452 241 IBAN: NL33INGB0661900169 BIC code: INGBNL2A BTW-nummer: 811046321B01
www.gemeentesluis.nl info@gemeentesluis.n
ons kenmerk uw brief d.d. uw kenmerk behandeld door doorkiesnummer onderwerp bijlage(n)
Oostburg,
Gemeente Sluis Cluster commissie bezwaarschriften 0117-457000 Jaarverslag commissie bezwaarschriften/ klachtencommissie één
- 3 JUL 2025
Ingekcmen
o 4 JULI 2025 NR rr Ooc 25 ƒ0
Geachte raad,
Op 16 april 2025 is door zowel de commissie bezwaarschriften als door de klachtencommissie haar jaarverslag over het kalenderjaar 2023 en 2024 uitgebracht.
In het genoemde jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over de verrichte werkzaamheden in 2023 en 2024. Daarnaast worden een aantal aanbevelingen voor verbeterpunten op het gebied van de (juridische) kwaliteit gedaan. Op 1 juli 2025 hebben wij besloten het jaarverslag voor kennisgeving aan te nemen en de aanbevelingen en conclusies over te nemen. Wij bedanken de commissies voor het uitbrengen van hun jaarverslag. De komende periode zal aandacht besteed worden aan de genoemde aanbevelingen.
Ter kennisname doen wij u het jaarverslag hierbij toekomen. Indien u naar aanleiding hiervan vragen heeft, zijn wij vanzelfsprekend bereid deze in de eerstvolgende vergadering van de commissie Ruimte/Algemeen Bestuur te beantwoorden. Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN SLUIS, De secretaris,
S.l. de Kievit- Minnaert
Pag. 1/1
gemeentesLUi s Postadres: Postbus 27 4500 AA Oostburg
Bezoekadres: Nieuwstraat 22 4501 BD Oostburg
Aan het college van burgemeester en wethouders
Telefoon 140117 Telefoon +31 (0)117 457 000 Telefax +31 (0)117 452 241 IBAN. NL33INGB0661900169 BIC code: INGBNL2A BTW-nummer: 811046321B01
www.gemeentesluis.nl info@gemeentesluis.nl
ons kenmerk uw brief d.d. uw kenmerk behandeld door doorkiesnummer onderwerp bijlage(n)
: Cluster bezwarencommissie en klachtencommissie :140117 : jaarverslag commissie bezwaarschriften 2023 en 2024 : Een
Oostburg,
] £
: OND
Gemeente Sluis
Geacht college,
ingekomen
o 4 JULI 2025 NR.
Hierbij biedt de commissie bezwaarschriften u het jaarverslag aan over 2023 en 2024. Het jaarverslag biedt de commissie de gelegenheid om enerzijds verantwoording af te leggen over de manier waarop zij aan haar taak uitvoering heeft gegeven en anderzijds om de belangrijkste bevindingen over de afgelopen verslagjaren onder uw aandacht te brengen. Omdat de bezwarencommissie tevens is aangesteld als klachtencommissie wordt ook over de werkzaamheden van de klachtencommissie gerapporteerd.
De commissie ziet het als haar taak om vanuit haar adviserende rol, waarbij onafhankelijkheid voorop staat, recht te doen aan de grieven van de burgers van de gemeente Sluis. De commissie probeert zich tijdens de hoorzitting actief in te spannen om daar waar mogelijk een bemiddelende rol aan te nemen om tot een oplossing te komen welke voor alle betrekken partijen aanvaardbaar is. Daarnaast wil de commissie een structurele bijdrage leveren aan de verbetering aan de kwaliteit van de besluitvorming, niet alleen aan de achterkant, maar ook aan de voorkant van het proces.
Naar aanleiding van het jaarverslag wenst de commissie nog een aantal aandachtspunten mee te geven.
De commissie vraagt aandacht voor de volledige heroverweging tijdens de bezwaarprocedure. Dit houdt in dat een besluit in volle omvang wordt heroverwogen op rechtmatigheid en doelmatigheid. De bezwaarprocedure biedt het bestuursorgaan de gelegenheid om fouten te herstellen, de motivering aan te vullen, bestuurlijke keuzes te heroverwegen en nieuwe informatie te betrekken bij het besluit. De commissie wil in dit kader ook wijzen op de ontwikkelingen in het maatschappelijk debat over het bieden van maatwerk en de menselijke maat. Ook de evenredigheid van besluitvorming krijgt een steeds belangrijkere rol in de jurisprudentie. De commissie beveelt daarom aan om steeds kritisch te beoordelen of het wel gepast of nodig is om het besluit ongewijzigd te handhaven voordat het bezwaarschrift wordt voorgelegd aan de commissie bezwaarschriften . De commissie wil ook opnieuw verzoeken m haar in kennis te stellen van de beslissing op bezwaar en van de gerechtelijke procedures en uitspraken van de zaken die eerder aan de commissie zijn voorgelegd. De commissie heeft formeel geen rol bij gerechtelijke procedures maar zij wordt wel, voorkomend, graag in kennis gesteld van uitspraken. De commissie volgt de uitspraken met belangstelling. Pag. 1/2
gemeentesLU is Tot slot blijft de commissie aandacht vragen voor de zorgvuldige motivering van besluiten. Dit heeft zowel betrekking op een zorgvuldige voorbereiding van besluiten als ook op een voor belanghebbende kenbare motviering die het besluit kan dragen. Als het besluit niet goed is gemotiveerd kan dit in principe bij de beslissing op bezwaar worden hersteld, maar dit kan onduidelijk zijn voor een burger die problemen heeft met het betreffende besluit.
De commissie geeft graag in een persoonlijk gesprek met burgemeester mevrouw mr. M.M.D Vermue en de gemeentesecretaris mevrouw S.l. de Kievit- Minnaert een mondelinge toelichting op dit jaarverslag. Hoogachtend, DE COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN EN KLACHTENCOMMISSIE,
De secretaris,
Pag. 2/2
JAARVERSLAG 2023 EN 2024
Commissie bezwaarschriften en Klachtencommissie Het jaarverslag biedt een overzicht van de resultaten van de werkzaamheden van de commissie bezwaarschriften van de jaren 2023 en 2024. Daarnaast wordt er een overzicht gegeven van de juridische adviezen die door de commissie gegeven zijn, de uiteindelijke beslis sing op bezwaar van het bestuursorgaan en maken we een doorkijk naar de uitkomsten van de beroep- en hoger beroep procedures die zijn ingesteld. De commissie bezwaarschriften is door het college van burgemeester en wethouders tevens aangewezen als klachten commissie. Ook over deze resultaten wordt in dit overzicht gerapporteerd.
Samenstelling van de commissie in 2023 en 2024 Secretariaat van de commissie
Commissieleden
Mevrouw mr. M.J. Spierdijk (voorzitter) De heer mr. J.M. van Stel Mevrouw mr. A. Elders
Mevrouw M.A.J. Moerman (secretaris) Mevrouw mr. E.M.L. Pop (plaatsvervangend secretaris) Mevrouw T.M. de Smidt- Nijssen (plaatsvervangend secretaris) tot 1 januari 2024.
Aantal ontvangen bezwaarschriften In 2023 zijn 62 bezwaarschriften ingediend, gericht tegen 59 verschillende besluiten. De commissie ziet dat in 2024 het aantal ontvangen bezwaarschriften is gestegen met 46% ten opzichte van 2023. In 2024 zijn 115 bezwaarschriften ingediend tegen 102 verschillende besluiten.
Aantal bezwaarschriften 2019-2024 140 120
40 20
2019
2020
2021
2022
....... aantal bezwaarschriften
2023
2024
Advisering Tijdens 12 vergaderingen van de commissie bezwaarschriften in 2023 zijn 34 adviezen door de commissie uitgebracht. In 2024 heeft de commissie 67 adviezen uitgebracht tijdens 18 vergaderingen van de commissie bezwaarschriften. Vergaderingen vinden gemiddeld 1 x per vier weken plaats op woensdagmiddag. Afhankelijk van het aantal bezwaarschriften en de lopende termijnen kan het voorkomen dat de vergaderingen van de commissie iedere twee weken plaatsvinden. Het aantal adviezen kan lager liggen in verhouding met het aantal ingediende bezwaarschriften Dit komt doordat er tegen een besluit meerdere bezwaarschriften kunnen worden ingediend. De commissie maakt dan één advies waarbij over de bezwaarschriften afzonderlijk wordt geadviseerd. Hierbij kan het voorkomen dat in een advies verschillende adviezen worden gegeven over het nemen van een beslissing op bezwaar. De hoorzittingen vinden in principe fysiek op het gemeentehuis in Oostburg plaats tenzij er wordt afgezien van het houden van een hoorzitting op verzoek van partijen.
Sinds 2024 maakt de commissie een digitale geluidsopname van de hoorzitting. Er wordt geen verslag meer gemaakt van de hoorzitting. Enkel wanneer partijen na de beslissing op bezwaar in beroep gaan bij de rechtbank wordt er een verslag gemaakt.
2023
2024
Waarvan gegrond
11
17
Waarvan ongegrond
18
37
Waarvan niet-ontvankelijk
5
13
2023
2024
Handhaving
14
10
Omgevingsvergunningen
3
18
Huisvestingsverordening
1
15
Bijzondere wetten/APV
1
3
Wet open overheid
5
1
Participatiewet
4
8
Wet maatschappelijke ondersteuning
1
3
Subsidieverordening
4
4
Wet voorkeursrecht gemeenten
1
-
Algemene verordening gegevensbescherming
-
1
Leerlingenvervoer
-
1
Basisregistratie adressen en gebouwen
-
1
Overig
-
2
Adviezen van de commissie bezwaarschriften
Onderwerpen advisering ingediende bezwaarschriften De commissie heeft in 2023 en 2024 over de volgende onderwerpen geadviseerd:
Verdeling bezwaarschriften
Uitkomsten bezwaren 2023 en 2024 In 2023 en 2024 zijn respectievelijk 21 en 17 bezwaarschriften ingetrokken. Dit is veelal gebeurd na het geven van nadere uitleg, het herstellen van een fout of het bieden van maatwerk door het bestuursorgaan. De commissie stelt het op prijs dat steeds vaker in het informele traject al overleg plaatsvindt tussen de behandelend ambtenaar, bezwaarmaker en (eventueel) derde belanghebbende. Daar naast probeert de commissie zich tijdens de zitting actief in te spannen om daar waar mogelijk een bemiddelende rol aan te nemen om te kijken of een oplossing mogelijk is. Om deze reden zijn er in 2023 en 2024 met instemming van alle betrokken partijen een aantal bezwaarprocedures aangehouden. In 2024 waren dit in totaal 8 procedures. Partijen worden bijvoorbeeld door de commissie in de gele genheid gesteld om met elkaar in gesprek te gaan om te kijken of een oplossing mogelijk is. Het kan ook zo zijn dat het bestuursorgaan de gelegenheid krijgt om bijvoorbeeld het gebrek in het besluit te herstellen tijdens de bezwaarprocedure.
2023
2024
Waarvan gegrond
8
12
Waarvan ongegrond
21
49
Waarvan niet-ontvankelijk
5
13
34
74
Uitkomsten bezwaarprocedures Beslissingen op bezwaar van het bestuursorgaan:
Totaal
Uitkomsten bezwaarschriften
■ besluit herroepen
■ bestuit in stand laten ■ besluit gewijzigd in stand laten onder aanvullende motivering • niet ontvankelijk
■ ingetrokken
Doorlooptijd De zorg voor een tijdige beslissing op een bezwaarschrift berust gedeeltelijk bij de commissie en gedeeltelijk bij het bestuursorgaan. Bezwaarschriften moeten volgens de Awb afgehandeld worden binnen 12 weken na verstrijking van de bezwaartermijn. De termijn loopt niet wanneer deze is opgeschort. De Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt om welke redenen de termijn is of kan worden opgeschort. De termijn kan daarnaast eenmalig worden verlengd met zes weken of wanneer alle belanghebbenden daarmee instem men voor een langere tijd. De gemiddelde behandeltijd in 2023 en 2024 bedroeg voor beiden jaren gemiddeld 21 weken. De commissie brengt gemiddeld binnen 9 dagen na de hoorzitting haar advies uit.
Uitspraak Rechtbank / Hoger beroep / Centrale Raad van Beroep 2024
2023
Uitkomsten voorlopige voorziening
■ toegekend
• afgewezen
■ niet- ontvankelijk
Uitkomsten beroepsprocedure
■ gegrond
■ ongegrond
■ niet- ontvankelijk
Uitkomsten Raad van State/ Centrale Raad van Beroep
■ gegrond
■ ongegrond
Binnengekomen klachten 2023 en 2024 Zoals artikel 9:1 van de Awb omschrijft heeft eenieder het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop een bestuursorgaan of een onder dit bestuursorgaan werkende ambtenaar of bestuurder zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen. De meeste klachten worden schriftelijk ontvangen, maar het is ook mogelijk om telefonisch een klacht in te dienen of in persoonlijk contact met de klachtencoördinator. Klachten die over gedragingen gaan worden in eerste instantie behandeld door de klachtencoördinator en het betreffende afdelingshoofd of teamleider, zij zijn klachtenbehandelaar. Mocht dit niet leiden tot een oplos sing dan wordt de klacht voorgelegd aan de klachtencommissie.
De grafiek laat zien dat het aantal ingediende en behandelde klachten de afgelopen jaren stabiel is gebleven. Veel burgers weten de klachtencoördi nator en het klachtenformulier op de website van de gemeente te vinden. Burgers laten eerder van zich horen als zaken te lang duren. Dit komt voor wanneer zij bijvoorbeeld geen antwoord krijgen op hun e-mail of wanneer zij niet tijdig worden teruggebeld.
■ klachten
■ tussentijds opgelost
■ behandeld door de commissie
Behandeling van klachten Het oogmerk van de klachtenprocedure is het herstel van vertrouwen van burgers in de gemeente. In eerste instantie zal wanneer een klacht wordt ingediend een informeel gesprek worden aangegaan door de klachtencoördinator en het afdelingshoofd of teamleider, afhankelijk van de inhoud van de klacht en tegen wie de klacht gericht is. Deze informele aanpak werkt zeer effectief. Gemiddeld 80% van de klachten kan op deze manier worden opgelost. In sommige gevallen wenst de klager of de klachtbehandelaar dat de klacht alsnog wordt voorgelegd aan de klachtencommissie.
In 2023 heeft de klachtencommissie 5 klachten behandeld en in 2024 heeft de klachtencommissie 3 klachten behandeld. Klagers hopen vaak bij behandeling van hun klacht door de klachtencommissie dat de organisatie er ook iets van leert zodat toekomstige klachten voor komen kunnen worden.
Uitkomst advies inzake klachten behandeld door de commissie in 2023
Uitkomst advies inzake klachten behandeld door de commissie in 2024
e
■ gegrond
■ ongegrond
■ niet- ontvankelijk
■ deels gegrond/ deels ongegrond
■ gegrond
«ongegrond
■ deels gegrond/deels ongegrond