01 Collegebrief aan Stadsraad Aardenburg - Woo-besluit

26.0001119

gemeentesLuis

Uitgaande documenten gemeente Sluis Postadres: Postbus 27 4500 AA Oostburg

Stadsraad Aardenburg t.a.v. de heer J. De Croix info@stadsraadaardenburq.nl

Bezoekadres: Nieuwstraat 22 4501 BD Oostburg Telefoon 140117 Telefoon +31 (0)117 457 000 Telefax +31 (0)117 452 241 IBAN: NL33INGB0661900169 BIC code: INGBNL2A BTW-nummer: 811046321B01 www.gemeentesluis.nl info@gemeentesluis.nl

ons kenmerk uw brief d.d.

: 7 januari 2026

uw kenmerk

: 20162122/2121668

behandeld door

: Cluster DIV.

doorkiesnummer

: 140117

onderwerp bijlage(n)

: Woo-besluit. : Diversen.

Oostburg,

î 1 ME/ 2026 Geachte heer De Croix, Op 7 januari 2026 (ontvangen op 8 januari 2026) heeft u namens de Stadsraad Aardenburg, de Stadsraad Sluis en de Heemkundige Kring West-Zeeuws-Vlaanderen een verzoek ingediend op grond van de Wet open overheid (Woo) met betrekking tot de besluitvorming rondom de verhuizing van het gemeentelijk archief. Procedure Op 30 januari 2026 heeft een bespreking plaatsgevonden tussen u en vertegenwoordigers van de genoemde organisaties, wethouder C. Simons en vertegenwoordigers van de gemeente. Tijdens dit overleg is een toelichting gegeven op de procedure voor de behandeling van Woo-verzoeken. Tevens is aangegeven dat de afhandeling van uw verzoek, gelet op de omvang en complexiteit daarvan, meer tijd vergt dan de wettelijke beslistermijn toestaat. In dit gesprek is afgesproken dat wij u uiterlijk op 20 februari 2026 een overzicht zouden verstrekken van de reeds openbaar toegankelijke documenten, inclusief de vindplaatsen daarvan. Daarnaast zouden wij u informeren over de verdere fasering van de behandeling van uw verzoek. Op 20 februari 2026 hebben wij u per e-mail het overzicht toegezonden, inclusief een tijdlijn van de besluitvorming over het gemeentelijk archief, bestaande uit openbare documenten.

Tevens hebben wij u geïnformeerd dat de beoordeling van uw verzoek is opgeschort, omdat belanghebbenden in de gelegenheid zijn gesteld een zienswijze in te dienen met betrekking tot de voorgenomen openbaarmaking van documenten. Documentenonderzoek Naar aanleiding van uw verzoek is onderzocht welke documenten binnen de organisatie van de gemeente aanwezig zijn en welke daarvan binnen de reikwijdte van uw verzoek vallen. Voor dit onderzoek zijn onder meer de volgende bronnen geraadpleegd: » * »

het raadsinformatiesysteem (IBABS/raadsinformatie); het archief van collegebesluiten en bijbehorende voorbladen; interne projectdossiers (waaronder archief, Zeeuws Archief, grondzaken);

Vitaal

Oostburg

en

» » » » »

e-mailarchieven, voor zover beheersmatig beschikbaar; stukken van het samenwerkingsoverleg Archief; documenten van de afdeling Communicatie; interne juridische en financiële adviezen; eerder openbaar gemaakte Woo-documenten (Woo-verzoek van 9 juli 2024).

Er is vastgesteld welke documenten aanwezig zijn en welke documenten onder de reikwijdte van uw verzoek vallen. Een overzicht van de aangetroffen documenten is opgenomen in de bijgevoegde inventarislijsten. Hieronder lichten wij het besluit ten aanzien van deze documenten toe. Zienswijzenproced u re Belanghebbenden zijn in de gelegenheid gesteld een zienswijze in te dienen over de documenten die wij geheel of gedeeltelijk voornemens zijn openbaar te maken. In een zienswijze kan worden aangegeven of bezwaar bestaat tegen de voorgenomen openbaarmaking. Zienswijze van belanghebbenden Belanghebbenden hebben van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. De ingediende zienswijzen zijn betrokken bij de besluitvorming. Wetteliik kader Op grond van artikel 4.1, eerste lid, van de Woo kan eenieder een verzoek indienen om informatie over een bestuurlijke aangelegenheid. Uitgangspunt van de Woo is dat overheidsinformatie openbaar wordt gemaakt, tenzij een van de uitzonderingsgronden genoemd in de artikelen 5.1 of 5.2 van de Woo van toepassing is. Overwegingen Algemene overweging: openbaarheid t.a.v. een ieder Als eerste willen wij u wijzen op het volgende. Iedereen heeft het recht om overheidsinformatie op te kunnen vragen zonder daarbij een reden te hoeven aangeven. Dit staat in artikel 1.1. van de Woo.

Daarbij is het uitgangspunt dat overheidsinformatie openbaar is, tenzij er uitzonderingsgronden van toepassing zijn. De uitzonderingsgronden staan in artikel 5.1 en 5.2 van de Woo. De hoofdregel is dat bij openbaarmaking de informatie openbaar is voor iedereen. De Woo is niet van toepassing op informatie die al openbaar is. Toetsingskader uitzonderingsgronden Bij de beoordeling van documenten wordt per alinea of per zin bezien of een uitzonderingsgrond van toepassing is. Indien sprake is van een absolute uitzonderingsgrond, wordt de betreffende informatie niet openbaar gemaakt. Bij relatieve uitzonderingsgronden wordt een belangenafweging gemaakt tussen het algemene belang van openbaarheid en het specifieke belang dat de wet beschermt. Daarbij geldt dat het belang van openbaarheid zwaar weegt. Indien informatie niet openbaar wordt gemaakt, wordt dit gemotiveerd. Deze motiveringsplicht is zwaarder wanneer de informatie ouder is dan vijfjaar. Indien belangen van derden worden geraakt, zijn deze derden in de gelegenheid gesteld een zienswijze in te dienen. De uiteindelijke beslissing over openbaarmaking berust bij het bestuursorgaan. In de inventarislijsten en op de documenten zelf is per onderdeel aangegeven welke uitzonderingsgrond is toegepast. Relatieve uitzonderingsgronden Persoonsgegevens (artikel 5.1 lid 2 aanhef en onder e Woo)

Correspondentie tussen raadsleden onderling Wij beschikken niet over door u gevraagde correspondentie tussen raadsleden onderling. Op grond van artikel 2.2, tweede lid, onder a, van de Woo valt informatie over werkzaamheden van leden van een vertegenwoordigend orgaan in hun hoedanigheid van politiek ambtsdrager buiten de reikwijdte van de Woo. Correspondentie tussen raadsleden onderling betreft politieke en vertegenwoordigende activiteiten en maakt geen deel uit van informatie waarvoor het college of de gemeenteraad als bestuursorgaan verantwoordelijkheid draagt. De Woo geeft geen recht op openbaarmaking van deze informatie. Dit onderdeel van uw verzoek wordt daarom buiten behandeling gelaten. Bezwaar Bent u het niet eens met dit besluit? Dan kunt u een brief met uw bezwaar indienen bij het college. Stuur uw bezwaarschrift binnen 6 weken na de datum bekendmaking van het besluit per e-mail naar info@gemeentesluis.nl of per post naar: Het college van Sluis Postbus 27 4500 AA Oostburg Vermeld in uw bezwaarschrift: » » » » »

Naam en adres; De datum en handtekening; Een duidelijke omschrijving van het besluit waartegen u bezwaar maakt. Stuur een kopie van het besluit mee en noem het kenmerk; De reden(en) van uw bezwaar; Eventueel uw telefoonnummer en e-mailadres.

Laat u iemand anders namens u een bezwaarschrift indienen? Stuur dan een schríftelijke en ondertekende verklaring (volmacht) mee waaruit blijkt dat die persoon namens u het bezwaarschrift mag indienen. Voorlopige voorziening Het besluit blijft van kracht, ook als u een bezwaarschrift heeft ingediend. Wilt u dit niet omdat het besluit bijvoorbeeld onherstelbare gevolgen heeft voor u? Vraag dan de rechter om de inwerkingtreding van een besluit voorlopig tegen te houden. Dit heet een verzoek om een voorlopige voorziening. Dit kost geld, u krijgt daarvoor een rekening van de rechtbank. Voorwaarden zijn dat er sprake is van een dringende situatie én dat u een bezwaarschrift heeft ingediend. De rechter beoordeelt of het verzoekschrift wordt toegewezen. Stuur uw verzoekschrift naar: De Rechtbank Zeeland-West-Brabant Team Bestuursrecht Postbus 90006 4800 PA Breda Het verzoekschrift kunt u ook digitaal indienen bij de Rechtbank via www.rechtspraak.nl. U heeft daarvoor wel uw elektronische handtekening nodig (DIGID). Vragen Heeft u vragen, weet u niet zeker of u een bezwaarschriftenprocedure wilt volgen of wilt u met ons spreken? Neem dan contact op met ons op via 14 0117. Let op! Per 18 december 2025 is ons bankrekeningnummer gewijzigd.

gemeentes lu is Op grond van artikel 5.1, tweede lid, onder e, van de Woo wordt informatie niet openbaar gemaakt indien dit leidt tot een onevenredige aantasting van de persoonlijke levenssfeer. Het betreft hier persoonsgegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot natuurlijke personen, zoals namen, e-mailadressen, telefoonnummers en functienamen. In de documenten komen ook persoonsgegevens van ambtenaren voor. In het kader van goed werkgeverschap en ter bescherming van hun persoonlijke levenssfeer achten wij het belang van privacy zwaarder dan het belang van openbaarheid. Daarbij is van belang dat het hier gaat om algemene openbaarmaking op grond van de Woo en niet om individueel contact tussen burger en ambtenaar. Waarvan toepassing zijn deze gegevens onleesbaar gemaakt onder vermelding van artikel 5.1, tweede lid, onder e, Woo. Bedrijfs- en fabricagegegevens (artikel 5.1 lid 1 onder c Woo) Op grond van artikel 5.1, eerste lid, onder c, van de Woo worden bedrijfs- en fabricagegegevens die vertrouwelijk aan de overheid zijn verstrekt niet openbaar gemaakt. De vertrouwelijkheid kan blijken uit een expliciete aanduiding of uit omstandigheden waaruit blijkt dat de verstrekker deze mocht veronderstellen. Waar van toepassing zijn deze gegevens onleesbaar gemaakt onder vermelding van artikel 5.1, eerste lid, onder c, Woo.

Persoonlijke beleidsopvattingen in een document voor intern beraad (artikel 5.2 Woo) Documenten die zijn opgesteld ten behoeve van intern beraad kunnen persoonlijke beleidsopvattingen bevatten. Op grond van artikel 5.2, eerste lid, van de Woo worden persoonlijke beleidsopvattingen in documenten voor intern beraad niet openbaar gemaakt. Onder persoonlijke beleidsopvattingen worden verstaan: adviezen, meningen, zienswijzen en afwegingen met een subjectief karakter. Feítelijke gegevens, prognoses en beschrijvingen van beleidsalternatieven vallen hier niet onder. Waar van toepassing zijn persoonlijke beleidsopvattingen onleesbaar gemaakt onder vermelding van artikel 5.2 Woo. Besluit Wij hebben besloten om de informatie gedeeltelijk openbaar te maken. De openbaar gemaakte documenten worden gelijktijdig met dit besluit digitaal aan u verstrekt. Agenda’s en/ of verslagen presidium De door u gevraagde agenda’s en/of verslagen van het presidium worden niet openbaar gemaakt. Het presidium is een intern voorbereidend orgaan van de gemeenteraad waarvan de vergaderingen niet openbaar zijn. De bijbehorende stukken maken onderdeel uit van intern beraad en bevatten interne beraadslijnen, meningsvorming, afwegingen en persoonlijke beleidsopvattingen van fractievoorzitters, de voorzitter en de griffier. Deze informatie valt onder de uitzonderingsgrond van artikel 5.2, eerste lid, Woo.

Openbaarmaking zou de interne besluitvorming van de gemeenteraad onevenredig schaden. Daarnaast bevatten presidiumstukken veelal persoonsgegevens en informatie over de interne organisatie van de raad. Openbaarmaking daarvan leidt tot een onevenredige aantasting van de persoonlijke levenssfeer en wordt geweigerd op grond van artikel 5.1, tweede lid, onder e, Woo. Omdat de documenten grotendeels bestaan uit persoonlijke beleidsopvattingen en interne beraadslijnen is gedeeltelijke openbaarmaking, bijvoorbeeld door anonimisering, niet mogelijk zonder de documenten inhoudelijk betekenisloos te maken. De presidiumstukken worden daarom in hun geheel geweigerd.

gemeentesLuis

r

Ons nieuwe bankrekeningnummer is NL 06 BNGH 0285 1018 70 (BNG Bank). Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN SLUIS, De secretaris,

S.l. de Kievit-Minnaert

De burgemeester,

M.Dyvei