Sliedrecht - Concept accountantsverslag 2022 t.b.v. de gemeenteraad van 4 juli 2023.pdf

- CONCEPT-

ACCOUNTANTSVERSLAG 2022

Gemeente Sliedrecht

Onder voorbehoud van: - Afronden van onze werkzaamheden t.a.v. rechtmatigheid - Formele afwikkeling van ons dossier

3 juli 2023

Aanbiedingsbrief

Aan:

Geachte leden van de raad,

de raad van de gemeente Sliedrecht T.a.v. de heer R. van Aalst, raadsgriffier Postbus 16 3360 AD SLIEDRECHT

Wij hebben de jaarrekening 2022 van de gemeente Sliedrecht gecontroleerd, voor zover het de getrouwheid betreft. De controle van de rechtmatigheid is nog bij ons onderhanden. Zoals afgesproken ontvangt u hierbij ons concept accountantsverslag 2022. In dit verslag hebben we de belangrijkste bevindingen en conclusies naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole opgenomen. In onze Managementletter 2022 naar aanleiding van de Interim controle treft u onze bevindingen en observaties ten aanzien van de relevante interne processen.

Rotterdam, 3 juli 2023

De jaarrekening van de gemeente Sliedrecht geeft een getrouw beeld van de financiële positie en de baten en de lasten. Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring omtrent de getrouwheid te verstrekken. Na afronding van onze werkzaamheden ten aanzien van de rechtmatigheid en verdere completering van ons controledossier zullen wij overgaan tot het verstrekken van de controleverklaring.

Kenmerk: MS/MF/RAXXX

Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij afgestemd met de verantwoordelijke functionarissen binnen de ambtelijke organisatie en de verantwoordelijke wethouder. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders. Het opstellen en controleren van de jaarrekening was net als voorgaand jaar een erg intensief traject en noopt tot evaluatie en concrete verbeteracties om ons volgend jaar in de gelegenheid te stellen een soepele en efficiënte controle uit te voeren. Dit wordt ook door de organisatie gedeeld en op korte termijn opgepakt. In ons verslag gaan wij hier nog nader op in. Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven.

Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA

VOLGENDE PAGINA

INHOUDSOPGAVE

DASHBOARD

Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,

C.M. Steehouwer MSc RA

Inhoudsopgave

1. DASHBOARD

2. UITKOMSTEN JAARREKENINGCONTROLE

4. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3. RESULTAAT & FINANCIËLE POSITIE

4

1. Dashboard

1.1 Dashboard accountantscontrole

1.1 Dashboard accountantscontrole FRAUDE EN CONTINUITEIT IN DE CONTROLEVERKLARING

STREKKING CONTROLEVERKLARING 

De jaarrekening van de gemeente Sliedrecht geeft een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2022 als van de activa en passiva per 31 december 2022 als ook van de financiële positie aan het einde van het boekjaar. Wij zijn voornemens goedkeuring te verlenen ten aanzien van de getrouwheid.



De controle van de rechtmatigheid is op dit moment nog niet formeel afgerond, zodat we voor de rechtmatigheid nog niet onze voorgenomen conclusie met u kunnen delen.



Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële onjuistheden. De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar. Het BBV en de WNT zijn nageleefd en wij hebben geen bevindingen ten aanzien van de SiSa-bijlage.

RESULTAAT 2022

TOP 3-AANDACHTSPUNTEN 2023



De paragrafen controleaanpak frauderisico’s en veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie zijn opgenomen in de controleverklaring.

1.

Kritisch vermogen van de verbijzonderde interne controle (VIC) moet fors omhoog om tot een deugdelijke rechtmatigheidsverantwoording te kunnen komen



Onze werkzaamheden hebben niet geleid tot specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude.

2.



Onze werkzaamheden hebben geen informatie opgeleverd die strijdig is met de veronderstellingen en aannames van het college over de gehanteerde uitgangspunten om de normale bedrijfsvoering voort te kunnen zetten.

Wij raden aan gedurende het jaar al zorg te dragen voor borging van de getrouwheid van de te presenteren cijfers in Buraps jaarrekening en zodoende permanent de kwaliteit van cijfers te borgen. Het doorlopen controleproces toont hier wederom de noodzaak van aan. Stappen noodzakelijk voor start controle 2023.

3.

Verbeterde beheersing van de realisatie grote opgaven door gebruikmaking van digitalisering is een belangrijk speerpunt voor de toekomst. In Interim-controle 2023 volwassenheidsscan en rapporteren hierover aan u in managementletter.



Wij adviseren u in de jaarstukken 2023 expliciet aandacht te besteden aan frauderisicobeheersing. Dit kan in de paragraaf bedrijfsvoering.

TERUGBLIK CONTROLEPROCES

(x €1.000)

2022

Begroting (na wijziging)

Saldo van baten en lasten

5.606

86.002

Mutatie reserves

1.532

2.402

Gerealiseerd resultaat

7.138

2.922



Het resultaat 2022 wijkt € 4,2 mln. Voordelig af.



Op basis van onze ervaringen wijkt het resultaat relatief veel af, wat dit jaar ook bij veel andere gemeenten het geval is. Belangrijkste oorzaken hiervoor zijn de Decembercirculaire en opvang Oekraïne. Van belang is dat bestemming van deze overschotten zorgvuldig gebeurt, gezien hier (deels) kosten in 2023 tegenover staan. DASHBOARD

5

JAARREKENING

BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN



Hoewel de interim-controle ons een goede indruk gaf van de kwalitatieve groei van de organisatie heeft dit niet geleid tot een verbetering van de primaire jaarrekening en onderliggend dossier.



De controle is wederom moeizaam verlopen en heeft tot veel vragen en correcties geleid, met een navenant grotere tijdsbesteding en te lange doorlooptijd tot gevolg.



Oorzaken liggen zowel in de kwaliteit in de lijn als in de mate waarin bij het voorbereiden van jaarrekening(dossier) een kritische blik op de kwaliteit is geweest. De controleerbaarheid van de cijfers staat hierdoor onder druk en noodzaakt stevige inzet op een significant beter jaarrekening(dossier) 2023. De concrete planning voor 2023 zal afhangen van de voortgang die is gerealiseerd. FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN



Forse resterende onzekerheden als gevolg van het niet kunnen vaststellen van de prestatielevering voor een aantal facturen. Uit de controle op inkoop blijkt een geëxtrapoleerde fout van € 145.678 en een geëxtrapoleerde onzekerheid van € 1.669.123.



Professionalisering beheersing en dossiervorming met betrekking tot de grondexploitaties benodigd.



Interne aandacht voor naleving eigen verordeningen moet verbeterd worden, zodat afspraken rond afschrijving, reserves en voorzieningen initieel correct worden gevolgd.



Slechts beperkt bevindingen ten aanzien van de naleving van Europese aanbestedingsregels.

BIJLAGEN

6

2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole

2.1 De jaarrekening is getrouw 2.2 Rechtmatigheid van de jaarrekening 2.3 Rapporteren over fraude en continuïteit in de controleverklaring 2.4 Top 3-aandachtspunten voor 2023

2.1 De jaarrekening is getrouw De jaarrekening van de gemeente Sliedrecht geeft een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2022 als van de activa en passiva per 31 december 2022 als ook van de financiële positie aan het einde van het boekjaar.

7

Wij zijn voornemens bij de jaarrekening 2022 van de gemeente Sliedrecht een goedkeurende controleverklaring af te gegeven met betrekking tot de getrouwheid. Een goedkeurende verklaring met betrekking tot getrouwheid (juist en volledig) betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2022 als van de activa en passiva per 31 december 2022, in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Tijdens de controle hebben wij een behoorlijk aantal verschillen geconstateerd welke alle zijn gecorrigeerd. Daardoor resteren er geen ongecorrigeerde controleverschillen. Onderstaand geven wij u inzicht in de gecorrigeerde verschillen. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen groter dan € 42.684 te rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING

FOUTEN

ONZEKERHEDEN

PAGINA

-/- 79.714

-

22

62.215

-

25

0

-

26

Overlopende passiva – fouten in nog te betalen bedragen en vooruit ontvangen bedragen

79.585

-

26

Inkopen goederen en diensten – extrapolatie van geconstateerde fouten in steekproef

145.678

1.669.123

27/28

Totaal

207.764

1.669.123

Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)

853.678

2.561.034

Performance materialiteit

554.891

2.262.247

Rapporteringstolerantie

42.684

42.684

Getrouwheid Materiële vaste activa – onjuiste toepassing van afschrijvingsvorm (MVA te laag) Voorzieningen – Voorziening wachtgeld te hoog verantwoord Kortlopende schulden – presentatiefout in de kortlopende schulden (twee fouten) € 44.026

Wij hebben bij het bespreken van de controleverschillen het college verzocht om controleverschillen te corrigeren. Dit is voor de zaken als opgesomd op de volgende pagina ook gebeurd. Voor de hierboven getoonde posten heeft het college gemotiveerd aangegeven waarom zij deze verschillen niet heeft verwerkt en dat zij van oordeel is dat deze posten zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel. In de bevestiging bij de jaarrekening neemt het college expliciet haar verantwoordelijkheid voor dit standpunt. Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en zijn daarom voornemens een goedkeurende verklaring te verstrekken met betrekking tot de getrouwheid.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 De jaarrekening is rechtmatig De baten en lasten als ook de balansmutaties in de jaarrekening 2022 zijn in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving tot stand gekomen.

8

Naast de gecorrigeerde en ongecorrigeerde controleverschillen in het kader van de getrouwheid van de jaarrekening zijn de volgende controleverschillen ten aanzien van het aspect rechtmatigheid geconstateerd. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen groter dan € 42.684 te rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING

FOUTEN

ONZEKERHEDEN

PAGINA

Materiële vaste activa – onjuiste toepassing van afschrijvingsvorm (MVA te laag)

79.714

-

22

Voorzieningen – Voorziening wachtgeld te hoog verantwoord

62.215

-

25

Kortlopende schulden – presentatiefout in de kortlopende schulden (twee fouten)

44.026

-

26

Overlopende passiva – fouten in nog te betalen bedragen en vooruit ontvangen bedragen

79.585

-

26

Inkopen goederen en diensten – extrapolatie van geconstateerde fouten in steekproef

145.678

1.669.123

27/28

Europese aanbestedingen

106.372

-

30

Totaal

517.590

1.669.123

Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)

853.678

2.561.034

Performance materialiteit

554.891

2.262.247

Rapporteringstolerantie

42.684

42.684

Rechtmatigheid

Voor rechtmatigheid geldt dat alle getrouwheidsbevindingen eveneens rechtmatigheidsbevindingen zijn welke niet met elkaar mogen worden gesaldeerd. Omdat de controle van de rechtmatigheid, in het bijzonder de controle op de naleving van de Europese aanbestedingswet 2012, kan bovenstaande overzicht nog wijzigen. Wij delen daarom ook nog niet ons oordeel met betrekking tot de rechtmatigheid met u.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.3 Rapporteren over fraude en continuïteit in de controleverklaring De paragrafen controleaanpak frauderisico’s en veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie zijn opgenomen in de controleverklaring. Onze werkzaamheden hebben niet geleid tot specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude ten aanzien van het doorbreken van de interne beheersing door het college of het management. Onze werkzaamheden hebben geen informatie opgeleverd die strijdig is met de veronderstellingen en aannames van het college over de gehanteerde uitgangspunten om de normale bedrijfsvoering voort te kunnen zetten.

9

Verplicht rapporteren over fraude en continuïteit in de controleverklaring Vanaf boekjaar 2022 nemen accountants bij wettelijke controles de paragrafen controleaanpak frauderisico’s en veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie op in de controleverklaring. Deze aanpassingen zien toe op het verplicht rapporteren in de controleverklaring over onze controleaanpak frauderisico’s en onze controleaanpak ten aanzien van het vermogen om risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. Met het verplicht rapporteren over deze onderwerpen wordt tegemoet gekomen aan een veel gehoorde wens van stakeholders om transparanter te zijn over onze werkzaamheden. Uiteraard hebben de onderwerpen fraude en het vermogen om financiële risico’s op te vangen altijd al de aandacht tijdens de accountantscontrole. Maar door deze zaken nu te beschrijven in de controleverklaring, wordt die aandacht ook expliciet gemaakt. Frauderisico’s Bij de planning voor de jaarrekeningcontrole, houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang (€ 0,8 mln.) zou kunnen bevatten. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties met verschillende personen binnen de gemeente.

Ten behoeve van de controle van boekjaar 2022 hebben wij de volgende frauderisico’s geadresseerd tijdens onze controle: het risico van het doorbreken van maatregelen van interne beheersing door het college of het management, met name vanuit tendensen om budgetten veilig te stellen voor volgend jaar of binnen budgetten of kredieten te kunnen blijven. Dergelijke tendensen uiten zich in memoriaalboekingen en andere aanpassingen die tijdens het opstellen van de jaarrekening zijn gemaakt. Dit betreft een risico wat is voorgeschreven in de Nederlandse controlestandaarden en niet een risico wat het gevolg is van een specifieke gebeurtenis of omstandigheid bij de gemeente. Daarnaast onderkennen wij een frauderisico in het ten onrechte ten laste van de organisatie brengen van kosten die ofwel geen betrekking hebben op de gemeente, ofwel waar geen prestatie aan ten grondslag ligt. Onze controlewerkzaamheden ten aanzien van deze risico’s hebben niet geleid tot specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude. Continuïteit Feitelijk is het zo dat bij elke gemeente in Nederland het Rijk garant staat. Met andere woorden: een gemeente kan formeel gezien niet failliet gaan, omdat het Rijk dan bij moeten springen en het Rijk zelf kan niet failliet gaan. Het gevolg hiervan is dat crediteuren en andere stakeholders nooit benadeeld kunnen worden door een faillissement.

Desalniettemin is de financiële positie vanuit het perspectief van raadsleden van belang en moet het college inzicht geven in hoeverre de gemeente in staat is om de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen, zonder tussenkomst van de toezichthouder. Met de invoering van de aangepaste Nederlandse Standaard 700 dienen accountants vanaf dit jaar voor gemeenten in hun controleverklaringen bij jaarrekeningen naast fraude te rapporteren over de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie. Onze controlewerkzaamheden hebben geen informatie opgeleverd die strijdig is met de veronderstellingen en aannames van het college over de gehanteerde uitgangspunten om de normale bedrijfsvoering voort te kunnen zetten zonder tussenkomst van de toezichthouder.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.4 Top 3-aandachtspunten voor 2023

10

Inleiding Naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2022 hebben wij een aantal bevindingen en aanbevelingen over het afgelopen boekjaar weergegeven. Daarnaast willen wij adviesfunctie, de volgende top 3 van aandachtspunten voor het komende jaar benoemen. Noodzaak tot kwaliteitsslag VIC in aanloop naar rechtmatigheidsverant woording Jaarafsluiting moet sterk en duurzaam verbeterd worden om komend jaar een controle uit te kunnen voeren

Verbeteren beheersing van opgaven dankzij digitalisering.

DASHBOARD

1. Vooruitblik naar rechtmatigheidsverantwoording Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 2023 komt er een nog belangrijker rol bij de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) te liggen. Naast het uitvoeren van een deugdelijke risicoanalyse en het uitvoeren en vastleggen van de VIC-werkzaamheden, vraagt dit ook om het vermogen bevindingen te evalueren, op te volgen en conclusies te trekken. Op dit moment ligt er nog geen (fraude)risicoanalyse en geactualiseerd VIC-plan. De kwaliteit en nauwkeurigheid van de over 2022 uitgevoerde VIC-werkzaamheden geven ons aanleiding u te wijzen op een noodzakelijke kwaliteitsslag in de voorbereiding, uitvoering en documentatie van de VIC. 2. Kwaliteit financiële kolom Ondanks de verwachtingen die wij tijdens de interim-controle nog hadden wat betreft voorgenomen verbeteringen in de organisatie met als doel de jaarafsluiting kwalitatief significant te verhogen, is het jaarrekeningtraject 2022 niet beter verlopen dan voorgaand jaar. Met name het ontbreken van een interne kritische blik op de onderbouwing van de cijfers, het deugdelijk innemen van standpunten en het accuraat beantwoorden van onze vragen hebben wederom tot een moeizaam controleproces geleid.

Het is noodzakelijk dat hier concrete en stevig geborgde maatregelen op volgen, teneinde gedurende het jaar kwalitatief goede cijfers te presenteren waaraan ook passende documentatie voor aanwezig is die door financiën & control worden getoetst en op orde worden gebracht waar nodig. Wij beschouwen dit als een belangrijke randvoorwaarde om volgend jaar een controleerbare jaarrekening voorgelegd te krijgen en de werkdruk in het controletraject zowel voor uw als onze medewerkers weer aanvaardbaar te maken. Een dergelijk traject trekt een te grote wissel over uw en ons team, vergroot het risico op fouten en uitval van medewerkers, wat uiteindelijk evenmin bijdraagt aan de duurzame verbetering van de kwaliteit en organisatie. 3. Verbeteren van beheersing van opgaven dankzij digitalisering Omdat burgers en bedrijven steeds verder digitaliseren wordt ook bij gemeenten digitalisering steeds belangrijker. Grote maatschappelijke opgaven als klimaat, energietransitie, woningnood en verminderde koopkracht kunnen ook efficiënter en doelmatiger worden aangepakt met de inzet van digitale middelen. Het is daarom aan te bevelen om serieus en blijvend te investeren in de digitale transformatie van de bedrijfsvoering en het data gedreven werken. Digitalisering is al lang niet meer een taak van de IT afdeling alleen.

Toch zien wij nog niet dat de primaire processen en afdelingen optimaal gebruik maken van digitalisering en het data gedreven werken. En dat terwijl de maatschappelijke opgaven daar wel steeds nadrukkelijker om vragen. Komend controlejaar zullen wij als onderdeel van de controle aandacht schenken aan een volwassenheidsscan van Digitale Bestuurskracht. Deze volwassenheidsscan Digitale Bestuurskracht is gericht op het vermogen van uw organisatie om door middel van digitalisering zowel de reguliere taken als de maatschappelijke opgaven uit te kunnen voeren. Daarmee krijgt de gemeente inzicht in eventuele aandachtsgebieden om de Digitale Bestuurskracht te optimaliseren. JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.5 Gecorrigeerde fouten

Overzicht van gecorrigeerde fouten in de definitieve jaarrekening n.a.v. de controle van de concept jaarrekening.

11

Gecorrigeerde controleverschillen Naast de ongecorrigeerde controleverschillen in het kader van de getrouwheid van de jaarrekening zijn de volgende controleverschillen ten aanzien van het aspect getrouwheid geconstateerd en gecorrigeerd door de gemeente Sliedrecht. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (IN €)

BALANSEFFECT

RESULTAATSEFFECT

Immateriële vaste activa: onjuiste afschrijvingstermijnen gehanteerd (zie acc.verslag 2021).

205.800

205.800

Materiële vaste activa: afboeking restwaarde vervoersmiddelen. Nooit formeel besloten.

101.600

101.600

Materiële vaste activa: afwaardering van boekwaarde onjuist (zie hieronder bij uitzettingen, de geruilde grond is voor een onjuiste waarde berekend in de afboeking).

126.096

-

Uitzettingen: vordering op Ministerie ten onrechte opgenomen (pas een vordering als kosten zijn gemaakt: twee vorderingen € 300.000 en € 114.001).

414.001

-

Uitzettingen: grondruil + bijbetaling onjuist verwerkt in de jaarrekening (vordering en schuld nog opgenomen terwijl transactie reeds was afgerond en betaling was ontvangen).

410.190

-

Uitzettingen: vordering op Ministerie ten onrechte opgenomen (pas een vordering als kosten zijn gemaakt). Subsidies voor aanleg fietspad Craijensteijn

107.639

-

Overlopende activa: presentatiefout waarbij vordering verkeerd is gepresenteerd.

194.452

-

Overlopende activa: presentatiefout waarbij vordering niet is verrekend met de schuld aan SOJ

153.357

-

Overlopende activa: aanpassing vordering op het Rijk voor uitvoering opvang vluchtelingen Oekraïne (SiSa).

134.722

134.722

Getrouwheid

Overlopende activa: aanpassing vordering op het Rijk voor opvang van asielzoekers (geen 60.573 rechtsgrond voor vordering). Naast deze cijfermatige correcties is in de jaarrekening een behoorlijk aantal verbeteringen doorgevoerd in toelichtingen, grondslagen, uitsplitsingen balansvordering en toelichting correcties in de SiSa-verantwoordingen. Overlopende in activa: op hetalsmede Rijk onjuist gepresenteerd voor de Toeslagenaffaire 150.872 150.872 (SiSa-regeling). *) betreft een aanvankelijk niet doorgevoerde presentatiewijziging a.g.v. een verduidelijking van het BBV. Overboekingen tussen reserves Overlopende activa: vordering inzake TOZO 2022 nietvan opgenomen. 21.647 21.647 binnen hetzelfde programma mogen niet via de staat baten en lasten worden verantwoord.

DASHBOARD

Voorzieningen: vrijval voorziening voor onderhoud Potonbus € 110.495) en voorziening Baanhoek West (€ 15.251).

125.746

125.746

Voorziening: correctie hoogte van de spaarverlofvoorziening (onvoldoende onderbouwing).

182.331

182.331

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.5 Gecorrigeerde fouten

Overzicht van gecorrigeerde fouten in de definitieve jaarrekening n.a.v. de controle van de concept jaarrekening.

12

Gecorrigeerde controleverschillen - vervolg POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (IN €)

BALANSEFFECT

RESULTAATSEFFECT

Kortlopende schulden: fout uit voortgezette controle (factuur betrekking op 2022 en in 2023 verantwoord).

225.000

-225.000

Overlopende passiva: Nog te betalen kosten te hoog verantwoord (deel is 2023).

10.358

10.358

Overlopende passiva: presentatiefout OAB gelden. Deel moet terugbetaald worden aan het Rijk, een deel mag de gemeente houden. Dit was onjuist gepresenteerd.

665.006

-

Overlopende passiva: presentatiefout niet bestede middelen SiSa-regeling A12B is fout gepresenteerd (mag niet meer in 2023 besteed worden maar is schuld aan Rijk).

51.893

-

Overlopende passiva: niet bestede deel van de SiSa-regeling G10 is niet verantwoord als vooruit ontvangen maar als opbrengst.

78.299

-78.299

SiSa bijlage (regeling C32)/overlopende passiva: kosten voor uitvoering van SPUK-regeling ten onrechte verantwoord in de SiSa-regeling als uitgevoerde werkzaamheden in 2022.

35.157

35.157

115.100

115.100

100.000

100.000

3.669.839

880.034

SiSa bijlage (regeling H4)/overlopende passiva: kosten voor uitvoering van SPUK-regeling ten onrechte verantwoord in de SiSa-regeling als uitgevoerde werkzaamheden in 2022. Inkopen goederen en diensten: kosten waarvoor geen prestatie nog is geleverd wel als kosten genomen in 2022 (in oorspronkelijke staat terugbrengen van huurpand voor opvang). Absolute impact op balans en netto impact op resultaat

Naast deze cijfermatige correcties is in de jaarrekening een behoorlijk aantal verbeteringen doorgevoerd in toelichtingen, grondslagen, uitsplitsingen in balans en toelichting correcties in de SiSa-verantwoordingen alsmede de staat van gewaarborgde lenigen (€ 35,4 mln. aan leningen niet opgenomen). Wij komen tot de conclusie dat sprake is van een overmatig aantal tekortkomingen in de aangeleverde jaarrekening en onderliggende documenten. Het is essentieel dat een significante kwaliteitsslag wordt gerealiseerd in de financiële kolom, in het bijzonder rond het opstellen en onderbouwen van de jaarrekening teneinde de kwaliteit van financiële rapportages te verhogen. Dit achten wij ook noodzakelijk als randvoorwaarde om de controle 2023 te starten, gezien de impact van het traject 2022 op uw en onze mensen en planning. Het is voor ons noodzakelijk dat wij hierbij betrokken worden, teneinde voldoende zicht te hebben op de executie en voldoende comfort te hebben om de opdracht in te plannen.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

13

3. Resultaat & financiële positie

3.1 Resultaat 2022 3.2 Dashboard financiële positie per 31 december 2022 3.3 Ons beeld van uw financiële positie

3.1 Resultaat 2022 Resultaat 2022 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 4,2 mln. voordelig.

Nagenoeg alle programma’s laten voor mutaties reserves een positieve afwijking zien ten opzichte van de begroting na wijzigingen.

14

Het resultaat van gemeente Sliedrecht over het jaar 2022 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 4,2 mln. voordelig. In het onderstaand overzicht is het resultaat in het kort weergegeven, waarbij de procentuele afwijkingen van het saldo en de mutaties reserves worden gerelateerd aan de totaal begrote lasten. Dit omdat op basis hiervan een benchmark mogelijk is om de nauwkeurigheid van begroting en realisatie hiervan te evalueren. OVERZICHT VAN LASTEN EN BATEN (x € 1.000)

2022

BEGROTING NA WIJZIGINGEN

VERSCHIL

IN %

Baten

88.986

86.521

2.466

2,9%

Lasten

83.380

86.002

2.621

3,0%

Saldo baten en lasten

5.606

519

5.087

5,9%

Subtotaal mutaties reserves

1.532

2.402

870

1,0%

Resultaat

7.138

2.922

4.217

4,9%

Saldo van baten en lasten Het saldo van baten en lasten wijkt € 4,2 mln. voordelig af van de begroting na wijzigingen. Nagenoeg alle programma’s laten voor mutaties reserves een positieve afwijking zien ten opzichte van de begroting na wijzigingen. De achtergrond van deze afwijkingen is in de programmarekening in de jaarstukken door het college geduid. De afwijking is als volgt opgebouwd: 1. Sociaal

2.695 V

2. Economie, onderwijs en arbeidsmarkt

191 N

3. Ruimte

644 V

4. Bestuur, organisatie en veiligheid

244 V

5. Financiën en belastingen

1.695 V

Totaal (x € 1.000)

5.087 V

Financieel totaalbeeld Graag wijzen wij de raad op de uiteenzetting van het Rekeningresultaat op pagina 6 tot en met 8 van de jaarstukken en de cijfermatige duiding van de afwijkingen ten opzichte van de gewijzigde begroting, rekening houdend met reservemutaties. Belangrijke oorzaak voor het resultaat over 2022 is de uitkering uit het gemeentefonds, middelen in het kader van de energietoeslag welke in December beschikbaar zijn gesteld en daarom niet meer zijn uitbetaald in 2022. Tevens is er een beperkt voordeel op de opvang Oekraïners. De middelen in het kader van de energietoeslag en de opvang Oekraïners zijn verkregen om (ook) in 2023 in te zetten. Vanuit zorgvuldig financieel beheer is het daarom raadzaam deze overschotten separaat te bestemmen. Wij zien een trend dat resultaten volatieler worden, zowel door onverwachte inkomsten als uitgaven, waarbij de beïnvloedbaarheid hiervan af lijkt te nemen. In het kader van financiële weerbaarheid is het daarom belangrijk in de resultaatbestemming de achtergrond van het resultaat mee te wegen in uw besluitvorming. DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3.2 Dashboard financiële positie per 31 december 2022

NETTO SCHULDQUOTE

15

BELASTINGCAPACITEIT

SOLVABILITEIT 50

90

105

95

130

22% 220

-100

< 90%

50%

20

90-130%

0

> 130%

(GECORRIGEERDE) SCHULDQUOTE

< 20%

91% 100

20-50%

> 50%

50

150

< 95%

95-105%

> 105%

STRUCTURELE EXPLOITATIERUIMTE

GRONDEXPLOITATIE

0

90

35 130

20% -100

< 90%

DASHBOARD

220

90-130%

2%

20

> 130%

JAARREKENING

100

0

< 20%

FINANCIËLE POSITIE

4,58%

20-35%

> 35%

BEVINDINGEN

5

-5

< 0%

BIJLAGEN

0%

> 0%

3.3 Ons beeld van uw financiële positie

Kengetallen moeten in relatie tot elkaar worden bezien

16

Onze rol in relatie tot het weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden gemaakt van de financiële positie van de gemeente. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling van) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark.

Signaleringswaarden GTK 2020 als referentiewaarden

Signaleringswaarden volgens het Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader 2020 (GTK 2020) Vanuit hun taak als financieel toezichthouder hebben de twaalf provincies een gemeenschappelijk financieel toezichtkader opgesteld dat vanaf begrotingsjaar 2020 geldt. In het GTK 2020 zijn signaleringswaarden opgenomen voor de financiële kengetallen zoals opgenomen in het jaarverslag van de gemeente. Wij hebben deze signaleringswaarden als referentie gebruikt bij ons beeld van uw financiële positie.

Uw financiële positie is voldoende

Weerstandsvermogen gemeente Sliedrecht is voldoende In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het college een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit bedraagt volgens deze paragraaf € 18,2 miljoen. In de paragraaf weerstandsvermogen zijn de relevante risico’s benoemd. De gemeente Sliedrecht heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan risico’s waaraan de organisatie is blootgesteld bepaald op € 7,0 miljoen. Het weerstandsvermogen voldoet daarmee ruimschoots aan uw streefgetal van minimaal 1.

Uw weerstandsratio is 2,6. Het weerstandsvermogen voldoet daarmee ruimschoots aan uw streefgetal van minimaal 1,0. De gemeente kan aan haar langetermijnverplichtingen voldoen. Financieel risico als gevolg van de grondexploitatie is minst risicovol.

DASHBOARD

Solvabiliteit en netto schuldquote De solvabiliteit bedraagt ultimo 2022 50% (2021: 49%). Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter de Sliedrecht in staat is om haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. De huidige waarde is aan te merken als neutraal. De netto schuldquote bedraagt 22% (2021: 28%). De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie en de hoogte van de investeringen uit het nabije verleden. De verwachting is dat de netto schuldquote in 2023 en 2024 zal oplopen. Desondanks blijft de waarde minst risicovol. Zowel de solvabiliteit als de netto schuldquote laten een stabiele tot licht teruglopende ontwikkeling zien ten opzichte van de signaleringswaarden volgens het gemeenschappelijk financieel toezichtkader (GTK 2020), maar blijven beide wat ons betreft blijk geven van een robuuste financiële positie en daarmee een goede uitgangspositie naar de toekomst toe. Ratio grondexploitatie Voor de ratio grondexploitatie geldt dat hoe lager deze is, hoe beter. De ratio grondexploitatie < 20% is het minst risicovol te noemen volgens het GTK 2020. Dit ratio ligt voor de gemeente Sliedrecht al op een laag niveau en zal dit naar verwachting ook de komende jaren blijven.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

17

4. Belangrijkste bevindingen

4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording 4.2 BBV, WNT en SiSa 4.3 Ontwikkelingen in grondexploitaties 4.4 Overige bevindingen 4.5 Schattingsposten in de jaarrekening 4.6 Begrotingsrechtmatigheid 4.7 Kredietoverschrijdingen en Europese aanbestedingen

4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording

Samenvattend blijkt nog veel ruimte voor verbetering, waarmee ook een aanvang is genomen.

18

Interne beheersing en onze aanpak voor 2022 Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij een interim-controle uitgevoerd. De bevindingen naar aanleiding van deze controle hebben wij opgenomen in onze managementletter 2022. Samenvattend hebben wij aangegeven dat u volop bezig bent de organisatie de noodzakelijke verbeteringen te laten doormaken om op een kwalitatief aanvaardbaar niveau te komen. Het proces van de jaarrekening onderstreept de noodzaak hiervan. In aanloop naar de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zien wij nog veel ruimte voor verbetering en aanscherping in zowel de ljinorganisatie als in de kwaliteit, diepgang en periodiciteit van de verbijzonderde interne controle. Prioriteren is noodzakelijk om de beoogde ontwikkeling op de verschillende terreinen aan te laten sluiten op de risico’s hierin. Het duurzaam op orde brengen en houden van een kwalitatief goed ambtenarenapparaat is een belangrijke randvoorwaarde om de te zetten stappen invulling te geven. Stand van zaken Invoering rechtmatigheidsverantwoording met ingang van 2023 De rechtmatigheidsverantwoording wordt ingevoerd met ingang van het boekjaar 2023.

SiSa wordt onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording van het college.

Actuele ontwikkelingen In het verlengde van de rechtmatigheidsverantwoording zien wij nog de volgende ontwikkelingen: 



Formaliteiten rondom de RMV zijn in de gemeenteraad geweest. De verbijzonderde interne controle 2023 is nog niet gestart. Essentieel werk nog uit te voeren.

DASHBOARD

SiSa wordt onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening, maar van de accountant zal worden verwacht dat deze ook rapporteert over de rechtmatigheid van de SiSa-verantwoording. Wij verwachten dat dit de eerste twee jaar zal leiden een verhoging van de benodigde capaciteit om tot een goede beheersomgeving te komen. Het voornemen is om met de aanpassing van het BADO in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording tegelijkertijd met ingang van 2023 de materialiteit voor de accountantscontrole te verhogen naar 2% (van de netto lasten, zonder dotaties aan de reserves). Het onderscheid tussen fouten en onzekerheden komt dan te vervallen.

Stand van zaken Sliedrecht De verantwoordingsgrens is formeel door de raad vastgesteld. Het normenkader en controleprotocol voor 2023 zijn inmiddels ook door de raad vastgesteld. Door de mogelijke aanpassingen in het BADO is het waarschijnlijk dat deze documenten nog herziening vragen in de loop van dit jaar. Er is nog geen (fraude)risicoanalyse opgesteld en het VIC-plan voor 2023 is evenmin opgesteld. Gegeven de onduidelijkheden vanuit de landelijke gremia is nog sprake van schuivende panelen. Wel is het urgent om de risicoanalyse en procesopzet van de relevante processen op korte termijn in beeld te hebben, teneinde na landelijke duidelijkheid ook daadwerkelijk aan de slag te kunnen. Wij helpen u graag met tips en training om de VIC op het juiste niveau van diepgang te laten komen, rekening houdend met de nieuwe elementen hierin, zoals vastlegging, evaluatie van bevindingen en formulering van conclusies voor de rechtmatigheidsverantwoording en de paragraaf bedrijfsvoering.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.2 BBV, WNT en SiSa BBV wordt nageleefd m.u.v. artikel 50 van BBV inzake borg- en garantiestellingen door de gemeente.

Openbaarheidsparagraaf van de Wet Open overheid (Woo)

Nog geen enkele aandacht voor frauderisicobeheer in jaarstukken WNT-verantwoording voldoet aan de vereisten

19

Bevindingen ten aanzien van naleving van de wettelijke verslaggevingsregels (BBV) Wij hebben vastgesteld dat de gemeente Sliedrecht de wettelijke verslagleggingsregels (BBV) heeft nageleefd met uitzondering van artikel 50 van BBV: ‘Aan de passiefzijde van de balans wordt buiten de balanstelling opgenomen het bedrag waartoe aan natuurlijke en rechtspersonen borgstellingen of garantstellingen zijn verstrekt.’ De totaaltelling van borg- en garantiestellingen is € 142.365.286. Wij hebben tevens de volgende opmerkingen: Wet Open overheid In artikel 3.5 (Openbaarheidsparagraaf) van de Wet Open overheid (Woo) is voorgeschreven dat bestuursorganen in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. Deze begroting en jaarlijkse verantwoording vloeien voort uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De openbaarheidsparagraaf Woo moet in de begroting en jaarstukken worden opgenomen via een afzonderlijke paragraaf, zoals de in artikelen 9 en 26 van het BBV genoemde paragrafen. Deze verplichting geldt reeds voor de jaarstukken 2022. Wij hebben vastgesteld dat de gemeente deze paragraaf opgenomen heeft in de jaarstukken 2022.

Frauderisicobeheersing In de jaarstukken is geen enkele aandacht besteed aan de wijze waarop het college inzicht heeft in frauderisico’s en hoe zij zorg draagt voor het beheersen van deze risico’s. Mede in het kader van de vergrote aandacht van het maatschappelijk verkeer voor dit thema, geeft ook de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording alle reden om hier zowel een deugdelijke basis in de organisatie als een transparante verslaglegging in de jaarstukken voor in te richten. Wij adviseren u in de jaarstukken 2023 expliciet aandacht te besteden aan frauderisicobeheersing en welke risico’s u hierin onderkent. De paragraaf bedrijfsvoering is hiervoor de juiste plaats. Naleving van de (publicatieverplichtingen) WNT De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing en vervangt tegelijkertijd de Wopt (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen. Voor gemeenten geldt dat de secretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2022 niet meer bedragen dan € 216.000 per jaar.

De externe accountant is belast met de controle op de naleving van de WNT door de instelling. Overschrijding van de bezoldigingsnorm wordt aangemerkt als een onverschuldigde betaling, die door de topfunctionaris terugbetaald moet worden aan de instelling. Gebeurt dit niet, dan is BDO als accountant wettelijk verplicht om bij het ministerie melding te doen van deze onverschuldigde betaling. Wij hebben tevens een meldingsplicht indien het college geen of onjuiste gegevens heeft gepubliceerd in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2022 van de gemeente Sliedrecht niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening 2022 van de gemeente Sliedrecht voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.

Geen bevindingen SiSa-bijlage DASHBOARD

SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachting accountantscontrole SiSa 2022. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw specifieke uitkeringen één fout geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Zie tevens bijlage B. JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.3 Ontwikkeling grondexploitaties

Controle van de grondexploitaties wederom een zeer moeizaam proces in 2022.

20

Kritisch vermogen ten aanzien van grondexploitaties Inschattingen voor de grondexploitaties zijn moeizaam onderbouwd. Uit onze gesprekken en werkzaamheden blijkt dat dit vooral wordt veroorzaakt door het niet of te summier vastleggen van relevante zaken door de lijnorganisatie en te weinig sturing hierop door het management. De monitoring door de organisatie, maar ook de verifieerbaarheid van de uitgangspunten in het kader van de controle wordt hierdoor aanzienlijk bemoeilijkt. Mede in relatie tot de toekomstige grondexploitaties adviseren wij u de hele lijn ten aanzien van de beheersing en uitvoering van grondexploitaties te professionaliseren. Hiermee doelen wij o.a. op:  Het deugdelijke uitwerken van scenario’s, motiveren en documenteren van uitgangspunten;  verhogen van het kritisch vermogen ten aanzien van door externen opgeleverde informatie;  het structureren van al deze informatie per exploitatie;  Zorgvuldigheid in de lijn en vergroten van het kritisch vermogen van betrokkenen. Dit zijn randvoorwaardelijke verbeterpunten die ertoe moeten leiden dat u meer greep houdt op de uitvoering en monitoring van de exploitaties en de toetsbaarheid voor uzelf ons vergroot.

Enkele voorbeelden van het proces.

Ter illustratie en inkleuring onderstaand enkele voorbeelden waar wij tegenaan lopen in de controle van de grondexploitaties: • Er wordt moeizaam geantwoord op gestelde vragen van de accountant, waarbij met regelmaat gevraagd werd waarom deze informatie nodig is. Ondanks de gegeven toelichtingen hierop leidde dit niet tot de juiste beantwoording en was het noodzakelijk meerdere keren niet tot beantwoording van de vraag en was het noodzakelijk de informatie nogmaals op te vragen. • Gebruikmaken van definitieve taxaties en calculaties in plaats van tussentijdse concepten en ook een eigen kritische evaluatie van de uitgangspunten en uitkomsten van een externe taxatie en bijvoorbeeld overeenkomsten. Het verwerken van een concept taxatie in de jaarrekening en het niet signaleren van een verschil met de uiteindelijke taxatie zouden zodoende niet meer voor moeten komen. • Belangrijke onderbouwingen zoals taxatiewaarden van gronden worden vaak afgedaan met mailverkeer. Het laten uitvoeren van taxaties dient plaats te vinden aan de hand van een vooraf afgestemde opdrachtbevestiging waarbij de uitgangspunten van de taxatie (doel etc.) in de opdrachtbevestiging zijn opgenomen. Het taxatieproces wordt afgesloten met een definitief taxatierapport waarvan u de uitgangspunten ook begrijpt en kunt verifiëren.

Voor Stationspark III is de opbrengst van de gronden niet getaxeerd, maar is emailverkeer beschikbaar van een taxateur met indicatieve prijzen. Wij hebben begrepen dat de u dat voor dit project dit nog niet nodig achtte omdat recentelijk in Stationspark II een verkoop heeft plaatsgevonden en deze verkoop richtinggevend is voor Stationspark III. Voor de controle kunnen wij ons hierin vinden, voor de toekomst onderstrepen wij onze aanbeveling. • De juiste toepassing van de disconteringsvoet vormt een aandachtspunt, waarbij wij verwijzen naar de bepalingen in hoofdstuk 5.5 van de notitie ‘Grondbeleid in begroting en jaarverslaggeving 2019’ van de commissie BBV. Financiële gevolgen zijn er over 2022 niet. • De parameters voor de nog te maken kosten en nog te realiseren opbrengsten zijn enigszins optimistisch ingeschat. Bijvoorbeeld: Voor de opbrengstenstijging in de toekomstige jaren hanteert de gemeente Sliedrecht verschillende percentages tussen de 2 en 3%. Dit ligt niet in lijn met de gehanteerde parameters van Metafoor (tussen 0% en -4%). Als reactie hierop stelde de door u ingehuurde planeconoom dat zij gebruik maken van de inschatting van Stadskwadraat (tussen -4% en 1%). Ook op basis van deze outlook zijn de gehanteerde parameters aan te merken als optimistisch.

Wij adviseren u samenvattend meer zorgvuldigheid en professionaliteit te betrachten in de opzet, uitvoering en actualisatie van uw grondexploitaties, inclusief adequate analyses teneinde onnodige fouten en onzorgvuldigheden te voorkomen.

4.3 Ontwikkeling grondexploitaties

21

Burgemeester Winklerplein

Ontwikkeling Burgemeester Winklerplein Binnen de totale ontwikkeling van het Burgemeester Winklerplein is voor de ontwikkeling van bouwblok C een grondexploitatie geopend. In december 2021 zijn hernieuwde afspraken met de ontwikkelaar gemaakt over de afronding van het totale plan. In de geactualiseerde grondexploitatie zijn deze afspraken verwerkt. Voor een nadere duiding verwijzen wij naar de, op verzoek van het college, als geheim bestempelde bijlage. Wij begrijpen de overwegingen van het college ten aanzien van dit verzoek.

Afronding verwacht eind 2023 of begin 2024, kleine bijstelling

Ontwikkeling Stationspark II De actualisatie van grondexploitatie Stationspark II heeft geleid tot een positieve bijstelling van de verwachte winst met € 100.000. De grondexploitatie van Stationspark II is geactualiseerd en de verwachting is dat deze exploitatie per eind 2023 of begin 2024 kan worden afgerond. Momenteel zijn alle kavels verkocht en wordt de openbare ruimte verder ingericht. De resterende nog te verwachten koten betreffen met name uitgaven voor het bouw- en woonrijp maken.

Fors positieve eindwaarde verwacht

DASHBOARD

Ontwikkeling Stationspark III In 2021 heeft u het advies opgevolgd om de kosten en opbrengsten van de verplaatsing en realisatie van de sportvelden binnen dit plangebied uit de grondexploitatie te verwijderen. Door het onttrekken van de sportvelden is de grondexploitatie Stationspark III zeer winstgevend geworden (verwachting is op dit moment een winst van € 13,9 mln.). Er is nog geen sprake van winstneming, omdat er nog geen kavels zijn verkocht. Verder zijn de financiële uitgangspunten en investeringen doorgerekend op basis van verwachte financieringslasten. Tot slot worden er gesprekken gevoerd met de sportverenigingen en grondeigenaren om tot goede afspraken te komen.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.4 Overige bevindingen - Materiële vaste activa

Onjuiste toepassing methode van afschrijven

Adviezen 2020 en 2021 inzake materiële vaste activa nog steeds niet opgevolgd

22

Materiële vaste activa De bepalingen omtrent activeren en afschrijven, zoals opgenomen in de financiële verordening van gemeente Sliedrecht wordt niet volledige gevolgd. Eén van de bepalingen is dat met uitzondering van gebouwen alle activa lineair wordt afgeschreven. Deze worden annuïtair afgeschreven. Wij hebben geconstateerd dat niet alle annuïteiten juist zijn berekend. Uit onze deelwaarneming blijkt dat voor een recentelijk nieuwe investeringen een onjuiste afschrijfmethodiek is toegepast die niet in overeenstemming is met de eigen nota activabeleid. Op basis van de door ons uitgevoerde deelwaarneming is de verwachte fout in de overige bedrijfspanden die ook onjuist zijn afgeschreven berekend op € 79.714. De waarde van de bedrijfsgebouwen zijn te laag gewaardeerd. In ons accountantsverslag van 2021, met verwijzing naar de situatie in 2020, hebben wij de volgende passage opgenomen: ‘’Naast bovengenoemd uitgangspunt inzake afschrijven, gaat deze nota ook in moment van de start van het afschrijven: ‘De afschrijving start op 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin het actief gereed komt dan wel verworven wordt.’ Met name het moment van gereedkomen is niet nader gedefinieerd. De gemeente Sliedrecht hanteert het uitgangspunt dat een actief gereed komt als de laatste kosten/uitgaven gerealiseerd zijn op een investering.

Hierbij wordt dus geen rekening gehouden met een eventuele eerdere ingebruikname van het betreffende actief. In de praktijk betekent dit dat op in gebruik genomen activa nog niet wordt afgeschreven. Een eerste analyse toont dat dit o.a. speelt bij de renovatie van de ‘buitenschil bronbad’ en ‘verbouwing De Reling’, maar dat het resultaateffect hiervan beneden onze rapporteringstolerantie. In onze aandachtspunten naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole 2020 hebben wij dit punt overigens reeds gerapporteerd als actiepunt, wat tot op heden niet is opgevolgd. Wij adviseren u deze wijze van afschrijven te heroverwegen en voor het starten met afschrijven rekening te houden met de daadwerkelijke ingebruikname en dit ook in uw eigen beleid op te nemen. Het is van belang dat u dit proces zodanig inricht dat deze gereedmelding altijd en tijdig wordt afgegeven en wordt gedocumenteerd / vastgelegd. De vorm en werkwijze zal formeel vastgesteld moeten worden. Jaarlijkse toetsing door de financiële administratie en/of VIC is hierbij van belang. Naast het moment van afschrijven vragen wij ook aandacht voor de tabel van afschrijvingstermijnen en dan met name voor investeringen met een maatschappelijk nut zoals bijvoorbeeld ‘herstraten’ en ‘asfaltdeklagen’.

Wij adviseren u deze categorieën nader te specificeren in uw beleid, aangezien het onderscheid tussen onderhoud en investeringen in deze categorie niet altijd eenduidig is op te maken.’’ Bovengenoemde aandachtspunten zijn ook voor 2022 nog aan de orde.

Nota activabeleid actualiseren.

Afwaardering Driehoek

Naast bovengenoemde punten is besloten in 2022 een bedrag van € 101.600 af te boeken van de vervoersmiddelen. In het verleden is besloten 10% van de aanschafwaarde van deze activacategorie als restwaarde aan te merken. Dit is echter nooit formeel goedgekeurd door de gemeenteraad of vastgelegd in de nota activabeleid. Wij adviseren de organisatie de nota activabeleid op korte termijn te evalueren en eventuele uitgangspunten inzake restwaarden en bovengenoemde adviezen in de nieuwe nota op te nemen. Afwaardering perceel de Driehoek In de jaarrekening wordt in de toelichting op de balans gesproken over een afwaardering van de boekwaarde van € 219.000 op basis van een taxatie. Dit was een onjuiste voorstelling van zaken. Dit bedrag is niet afgewaardeerd maar na correctie in mindering gebracht op de investeringen, gezien er een afkoopsom van € 218.000 ten onrechte was geactiveerd.

4.4 Overige bevindingen – vlottende activa Toepassing van statische methode (op basis van debiteur) de juiste werkwijze voor de gemeente Sliedrecht

Twee bankrekeningen voor de personeelsvereniging op naam van de gemeente Sliedrecht

Waardering vordering inzake Watertorenterrein

Enkele fouten en onzekerheden aantroffen in overlopende activa

23

Uitzettingen en korter dan één jaar De gemeente Sliedrecht hanteert voor bepaling van de voorziening dubieuze debiteuren het aantal dagen dat een vordering openstaat. Alle vorderingen die langer dan één jaar open staan komen voor het vormen van een voorziening in aanmerking. Indien blijkt dat met een debiteur afspraken zijn gemaakt over aflossing of dat bijvoorbeeld aflossing wel plaatsvindt, dan worden deze debiteuren niet voorzien. Deze systematiek wordt op factuurniveau toegepast en niet op debiteurniveau. Op het moment dat van één debiteur meerdere facturen openstaan welke deels ouder zijn dan één jaar wordt onvoldoende rekening gehouden met het waarderingsrisico op de minder oude openstaande facturen. Het effect van deze constatering is voor de jaarrekening 2022 lager dan onze rapporteringstolerantie. Wij adviseren u deze systematiek aan te passen en van dubieus geachte debiteuren het hele saldo in de evaluatie te betrekken. Liquide middelen Op de standaardbankverklaring zijn twee bankrekeningnummers vermeld die in beheer zijn van de personeelsvereniging. Deze bankrekeningen staan echter wel op naam van de gemeente Sliedrecht en de gemeente is ook verantwoordelijk voor het saldo op deze bankrekeningen. In de balans zijn deze rekeningen echter niet opgenomen onder de liquide middelen (en kortlopende schulden).

Wel is een toelichting opgenomen op het saldo van € 17.169 ultimo 2022 in de toelichting op de balans. Wij adviseren u om deze bankrekeningen over te dragen aan de personeelsvereniging of deze bankrekeningen volgend jaar op te nemen in de administratie en jaarrekening van de gemeente Sliedrecht. Overlopende activa Met de ontwikkelaar van het Watertorenplein is ook nu nog geen definitieve overeenkomst gesloten, terwijl de gemeente hier tot en met 2022 wel al de nodige uitgaven voor heeft gedaan waarvan verwacht wordt deze te kunnen verhalen op de ontwikkelaar. In 2022 is voor een beperkt bedrag aan uitgaven hiervoor gedaan. De gemeente heeft een inschatting gemaakt van de gemaakte kosten die zij op basis van de eerdere afstemmingen zou kunnen doorbelasten aan de ontwikkelaar en de uitkomst van deze analyse als vordering op de balans verantwoord. Wij kunnen ons in deze inschatting vinden en benadrukken het belang van het spoedig tot formele overeenstemming komen rond ontwikkeling, verantwoordelijkheden en verrekening van het watertorenplein.

Naast bovenstaande vordering hebben wij enkele fouten aangetroffen in onze controle van de overlopende activa: • Vordering op de GR Sociaal voor afwikkeling van de overgedragen regelingen (zoals Buig, Tozo etc.) is € 67.494 te hoog; • Vordering nog te ontvangen van HVC 2022 voor afvalverwerking is € 7.487 te laag; en • Vordering nog te ontvangen bijdrage project Zwerfvuil -Stichting Nederland Schoon is € 19.453 te laag. De gesaldeerde fout in de overlopende activa na aanpassing van de jaarrekening is € 40.464 en is lager dan onze rapporteringstolerantie en derhalve niet opgenomen in de fouttabel van paragraaf 2.1 en 2.2. Tevens is een bedrag van € 5.537 opgenomen als vordering voor Uitval Verzamelfacturen OZB en Waterschapslasten. In hoeverre dit bedrag een vordering is per balansdatum blijkt niet uit de documentatie die wij hebben ontvangen. Derhalve beschouwen wij deze vordering als onzeker. Ook hiervoor geldt dat omvang te beperkt is om in onze foutevaluatie mee te wegen.

4.4 Overige bevindingen – Reserves & voorzieningen

Niet alle mutaties in reserves concreet onderbouwd met raadsbesluiten

Nota reserves en voorzieningen behoeft actualisatie

Voor de thans opgenomen voorzieningen is sprake van een actueel plan

Zuiverder splitsing aangebracht in de plannen

24

Eigen vermogen Jaarlijkse vinden diverse mutaties plaats in het eigen vermogen (onttrekkingen en toevoegingen aan algemene reserve en bestemmingsreserves). Deze mutaties kunnen alleen plaatsvinden als deze door de gemeenteraad zijn goedgekeurd. Dit kan door bijvoorbeeld het goedkeuren van mutaties zoals opgenomen in de begroting, of in tussentijdse rapportages, of via een apart raadsbesluit. Tijdens de controle blijkt dat veel van de mutaties niet concreet te onderbouwen zijn met duidelijke raadsbesluiten. Zo zijn er werkwijzen die al jaren worden toegepast (onderlinge toevoegingen en onttrekkingen aan bestemmingsreserves voor nieuwe investeringen om hieruit de jaarlijkse afschrijvingslasten te dekken) die eigenlijk niet meer onderbouwd kunnen worden met een raadsbesluit. Ook zijn mutaties van reserves op basis van begrotingswijzigingen en tussenrapportages niet altijd eenduidig uit de besluiten op te maken. Uiteindelijk heeft dit niet geleid tot onrechtmatige mutaties van reserves, maar is de herleidbaarheid naar de oorspronkelijke besluiten beperkt. Wij adviseren u de gemeenteraad de mutaties voor reserves op individueel niveau te laten goedkeuren in het raadsbesluit. Dit komt de transparantie, controleerbaarheid en het budgetrecht van uw gemeenteraad ten goede en onttrekkingen en dotaties worden dan per (bestemmingsreserve) goedgekeurd.

Ons advies om de nota reserves en voorzieningen uit 2016 te actualiseren en door de gemeenteraad te laten vaststellen is recent opgevolgd en met besluitvorming op 27 juni jl. afgerond. In deze nota kan dan de gehanteerde methodiek ten aanzien van bepaalde reserves uiteengezet worden en via een besluit van de gemeenteraad geaccordeerd worden. Voorzieningen Voorzieningen voor groot onderhoud mogen alleen gevormd worden als er een recent beheerplan voor onderhoud (niet ouder dan 5 jaar) door de gemeenteraad is vastgesteld. De gemeente beschikt over recente beheerplannen. Naar wij hebben begrepen zijn deze nooit ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd, met uitzondering van het groot onderhoud van de gebouwen. Wel hebben wij meerjarenonderhoudsplannen ontvangen die door de gemeenteraad recentelijk zijn vastgesteld (met verwijzing naar het beheerplan). Voor één voorziening was hier geen sprake van, op grond waarvan wij deze niet kunnen goedkeuren. Hierop heeft de gemeente besloten deze voorziening in de jaarrekening 2022 vrij te laten vallen (Ponton waterbus voor € 110.494). Recentelijk is ook het meerjarenonderhoudsplan/beheerplan voor het groot onderhoud van gebouwen vastgesteld.

In ons accountantsverslag van 2021 hebben wij de volgende passage opgenomen: “Uit de beoordeling van de meerjarenonderhoudsplannen blijkt dat niet alleen sprake is van een MJOP voor groot onderhoud, maar ook voor regulier onderhoud en met derden afgesloten onderhoudscontracten voor spoed onderhoud etc. Daarnaast is niet altijd duidelijk of sprake is van groot onderhoud of (vervangings)investeringen. Op basis van een eerste globale inschatting voor de jaarrekening 2021 achten wij het effect op het resultaat gering omdat de MJOP net zijn ingegaan en veel uitgaven nog gerealiseerd moeten worden. Toch adviseren wij u deze MJOP’s als nog in 2022 integraal door te lopen en kosten voor regulier onderhoud en eventuele (vervangings)investeringen niet via MJOP en dotaties voor MJOP’s te laten lopen.” Het onderhoudsplan is doorgenomen en heeft geleid tot een correctie. In het originele plan wordt gesproken van klein onderhoud voor € 86.710. Na evaluatie van het plan zijn de kosten voor normaal onderhoud uiteindelijk op € 519.782 ingeschat. Daarnaast heeft de gemeente Sliedrecht de dotatie bijgesteld van € 760.729 naar € 398.275, waarmee bovenstaande aanbeveling is opgevolgd.

4.4 Overige bevindingen - voorzieningen

Meerjarig onderhoud van 4 specifieke objecten vraagt de komende jaren aandacht

25

Meerjarenonderhoud voor grote objecten In het meerjarenonderhoudsplan zijn 4 grote objecten opgenomen waarover op korte termijn besluitvorming wordt verwacht (welke ontwikkeling deze activa gaan doormaken). Dit zijn het Raadhuis, het gemeentekantoor, Lockhorst en Elektra. Vooralsnog is het groot onderhoud nog gepland voor deze 4 objecten voor een bedrag van € 1.466.720 in 2023. Er is tot op heden ten aanzien van deze vier objecten geen definitieve besluitvorming geweest op grond waarvan voldoende concreet de impact op de voorzieningen kan worden geëvalueerd. Na besluitvorming dient het meerjarenonderhoudsplan opnieuw te worden opgesteld. Op dit moment is in de voorziening een bedrag gespaard van € 1.679.529. De gemeente heeft de voorziening voor de resterende looptijd herrekend (18 jaar) en is op basis van herrekening gekomen tot een jaarlijkse dotatie van € 398.275. Op basis van deze tussentijdse herrekening is deze dotatie juist aangepast. In de tweede Tussenrapportage is aanpassing ook aan de gemeenteraad gemeld en is besloten de extra dotatie van € 746.000 niet meer toe te voegen aan de voorziening. Wij adviseren u deze vier meerjarenonderhoudsplannen voor de komende jaren jaarlijks aan te passen aan de dan actuele stand van de besluitvorming. Dit kan een materieel effect hebben op de voorziening groot onderhoud.

Op dit moment wordt groot onderhoud niet uitgevoerd, maar doorgeschoven zodat deze middelen in de voorziening blijven.

Fout in voorziening wachtgeld van € 62.215

Voorziening spaarverlof optimistisch gevormd

Voorziening wachtgeld In de jaarrekening is een voorziening opgenomen voor uitkeringen van wachtgeld aan twee voormalig wethouders van de gemeente Sliedrecht. De gemeente heeft deze verplichting ingeschat op basis van uitkering per maand, voorzien van enkele kostenverhogende inschattingsposten als risico-opslag, werkgeverslasten en indexering van het wachtgeld. Van Pro Ambt is echter een overzicht ontvangen van de verwachte werkelijke kosten en die komt € 62.215 lager uit dan de berekening van de gemeente. In deze berekening is tevens rekening gehouden met bekende indexeringen en werkgeverslasten. Derhalve is de voorziening € 62.215 te hoog verantwoord. Voorziening spaarverlof De gemeente Sliedrecht heeft een voorziening voor spaarverlof opgenomen (wijziging CAO gemeenteambtenaren waarbij bovenwettelijk verlof en gekocht verlof kan worden opgenomen in een spaarverlofcontract). De gemeente heeft de uren die zijn omgezet in spaarverlof als voorziening opgenomen, inclusief een inschatting van de waarde van de uren die nog omgezet zullen worden. Recentelijk zijn enkele uitspraken door de Commissie BBV gedaan over de wijze van vorming van deze voorziening. Het management heeft een beste inschatting gemaakt van dit bedrag. Hierbij is uitgegaan van de recente cijfers van vorig jaar (% uren dat is omgezet in spaarverlof).