RV_Vaststelling Handvest Actieve Informatieplicht 2023.pdf

Raadsvoorstel Team: Projecten Steller: Rowan van der Stelt r.van.der.stelt@sliedrecht.nl

Portefeuillehouder: Cees Paas

Onderwerp: Vaststelling Handvest Actieve Informatieplicht 2023 Openbaar: Ja

Afdoening motie en/of toezegging: Is hiermee een motie afgedaan? n.v.t. Is hiermee een toezegging afgedaan? n.v.t.

Zaaknummer: 2023-0125356

Fatale termijn: Agendacommissie 11 september

Bestuurlijke route: College van burgemeester en wethouders Oordeelsvormend - Gemeenteraad Sliedrecht Besluitvormend - Gemeenteraad Sliedrecht

Planning: 5 september 2023 26 september 2023 10 oktober 2023

PFO:

Ja

Bijlagen 1. 2.

Handvest Actieve informatieplicht 2023 Rapportage grote projecten Sliedrecht Rekenkameronderzoek

Onderwerp Vaststelling Handvest Actieve Informatieplicht 2023. Beslispunt De gemeenteraad voor te stellen om: 1. Het Handvest Actieve Informatieplicht 2023 vast te stellen. Samenvatting voor de raad: De Rekenkamer Sliedrecht heeft in 2020 onderzoek gedaan naar het sturen op grote projecten. Doel van het onderzoek is om inzicht te bieden aan de raad in de beleidskaders voor en de praktijk van rolneming bij grote projecten in Sliedrecht en de raad handvatten bieden om de kwaliteit van de rolneming waar nodig te verbeteren. De belangrijkste aanbevelingen zijn: 1. Focus op beleid en grote lijnen van grote projecten en zorg hierbij voor goede informatievoorziening en monitoring. 2. Zet bij de sturing van grote projecten in op mijlpalen en tussentijdse bijsturing bij de uitvoering. 3. Spreek eenduidige kaders af over de rolinvulling door raad en college. 4. Kies voor een eenduidig systeem van projectmanagement. 5. Zet in op het doorontwikkelen en verder professionaliseren van de organisatie voor projecten Op basis van deze aanbeveling is er in 2021 een fractiespecialistenoverleg georganiseerd om daarin de wensen van de gemeenteraad ten aanzien van het plan van aanpak sturen op grote projecten te bespreken. Hierin is aangegeven dat de bijpraatsessies zoals die altijd twee keer per jaar georganiseerd werden niet overeenkomen met de behoefte van de gemeenteraad.

Daarom is in de financiële verordening 2023 de passage over de bijpraatsessies geschrapt en vastgesteld in de raadsvergadering van 18 april 2023. In het kader van de bovenstaande aanbevelingen, wijzigingen en geuite behoeftes is het advies om het Handvest Actieve Informatieplicht uit 2010 ook te actualiseren. Inleiding De Rekenkamer Sliedrecht heeft in 2020 onderzoek gedaan naar het sturen op grote projecten. Doel van het onderzoek is om inzicht te bieden aan de raad in de beleidskaders voor en de praktijk van rolneming bij grote projecten in Sliedrecht en de raad handvatten bieden om de kwaliteit van de rolneming waar nodig te verbeteren. Een van de conclusies is dat afspraken over de manier waarop het college de raad over grote projecten dient te informeren is vastgelegd in het Handvest Actieve Informatieplicht 2010. De afspraken in het Handvest Actieve Informatieplicht zijn in 2016 opgenomen in de financiële verordening van de gemeente Sliedrecht. De gemeenteraad wordt met name over (de voortgang van) grote projecten geïnformeerd via de begrotingscyclus. De Rekenkamer constateert dat deze afspraken in de praktijk ook worden nagevolgd. Naast conclusies zijn er diverse aanbevelingen opgenomen in het rapport van de Rekenkamer: 1. Focus op beleid en grote lijnen van grote projecten en zorg hierbij voor goede informatievoorziening en monitoring. 2.

Zet bij de sturing van grote projecten in op mijlpalen en tussentijdse bijsturing bij de uitvoering. 3. Spreek eenduidige kaders af over de rolinvulling door raad en college. 4. Kies voor een eenduidig systeem van projectmanagement. 5. Zet in op het doorontwikkelen en verder professionaliseren van de organisatie voor projecten Bij de eerste aanbeveling is geadviseerd om het gesprek als raad met het college aan te gaan over de behoeftes m.b.t. de informatievoorziening over grote projecten en de inzichtelijkheid hiervan. Hierbij zo nodig nieuwe afspraken met het college vast te leggen door bijvoorbeeld het Handvest Actieve Informatieplicht te vernieuwen. Op basis van deze aanbeveling is er in 2021 een fractiespecialistenoverleg georganiseerd om daarin de wensen van de gemeenteraad ten aanzien van het plan van aanpak sturen op grote projecten te bespreken. Hierin is aangegeven dat de bijpraatsessies zoals die altijd twee keer per jaar georganiseerd

werden niet overeenkomen met de behoefte van de gemeenteraad. In de raadsvergadering van 18 april 2023 is de geactualiseerde financiële verordening vastgesteld door de raad. Een wijziging is het schrappen van de passage over de bijpraatsessies om in de geuite behoefte van de gemeenteraad te kunnen voorzien. In het kader van de bovenstaande aanbevelingen, wijzigingen en geuite behoeftes is het advies om het Handvest Actieve Informatieplicht uit 2010 ook te actualiseren. Beoogd effect Handvest Actieve Informatieplicht 2010 actualiseren en uitvoering geven aan de aanbevelingen van de Rekenkamer m.b.t. sturen op grote projecten. Argumenten

1.1.Voorzien in de geuite behoeftes m.b.t. de informatievoorziening aan de gemeenteraad In 2021 is er een fractiespecialistenoverleg georganiseerd om daarin de wensen van de gemeenteraad ten aanzien van het plan van aanpak sturen op grote projecten te bespreken. Hierin is aangegeven dat de bijpraatsessies zoals die altijd twee keer per jaar georganiseerd werden niet overeenkomen met de behoefte van de gemeenteraad.

1.2.Uitvoering geven aan de aanbevelingen van de Rekenkamer De Rekenkamer heeft de aanbeveling gedaan om het gesprek als raad met het college aan te gaan over de behoeftes m.b.t. de informatievoorziening over grote projecten en de inzichtelijkheid hiervan. Hierbij zo nodig nieuwe afspraken met het college vast te leggen door bijvoorbeeld het Handvest Actieve Informatieplicht te vernieuwen.

1.3.Eenduidigheid in informatievoorziening grote projecten In de raadsvergadering van 18 april 2023 is de geactualiseerde financiële verordening vastgesteld door de raad. Een wijziging is het schrappen van de passage over de bijpraatsessies, omdat de gemeenteraad heeft aangegeven dat de bijpraatsessies zoals die altijd twee keer per jaar georganiseerd niet overeenkomen met de behoefte van de gemeenteraad. In het Handvest Actieve Informatieplicht 2010 is deze passage nog niet geactualiseerd en daarom het advies om dit te doen. Kanttekeningen / Risico’s n.v.t. Financiën Het actualiseren van het Handvest Actieve Informatieplicht 2010 heeft geen financiële gevolgen en is conform de financiële verordening van 2023. Wet- en regelgeving / Juridische zaken Het Handvest Actieve Informatieplicht 2010 vervalt na vaststelling van het Handvest Actieve Informatieplicht 2023 door de gemeenteraad. Duurzaamheid n.v.t. Inclusiviteit n.v.t. Tijdspad, monitoring en evaluatie m.b.t. voorgesteld raadsbesluit Zie vervolgprocedure. Communicatie / Participatie Zie vervolgprocedure. Vervolgprocedure (inspraak/publiceren) Gemeenten, provincies en waterschappen zijn verplicht om hun regelingen via Overheid.nl beschikbaar te stellen. Het Handvest Actieve Informatieplicht 2023 wordt gepubliceerd op deze website na goedkeuring van de gemeenteraad. Eerdere besluitvorming c.q.

bronvermelding Raadsbesluit 8 december 2020 inclusief amendement over het Rekenkamerrapport.