RV_Kredietaanvraag herinrichting Raadhuis en Gemeentekantoor.pdf

Raadsvoorstel Team: Strategisch advies Steller: Sjoerd Swinkels s.swinkels@sliedrecht.nl

Portefeuillehouder: Ed Goverde

Onderwerp: Kredietaanvraag herinrichting Raadhuis en Gemeentekantoor Openbaar: Ja

Zaaknummer: 2021-0176084

Afdoening motie en/of toezegging: Is hiermee een motie afgedaan? Nee Is hiermee een toezegging afgedaan? Ja

Fatale termijn:

Bestuurlijke route: College van burgemeester en wethouders Gemeenteraad Oordeelsvormend Sliedrecht

Planning: 23 december 2021 18 januari 2022

PFO:

Afgestemd

Bijlagen 1. Bijlage 1 Programma van Eisen Raadhuis - BOEi 23122021 2. Bijlage 2 l Ontwerpboekje VO - Schetsontwerp 3. Bijlage 3 Begrotingswijziging Herinrichting Raadhuis en Gemeentekantoor

Onderwerp Kredietaanvraag herinrichting Raadhuis en Gemeentekantoor.

Beslispunten De gemeenteraad voor te stellen om: 1. In te stemmen met de visie om het monumentale raadhuis in ere te herstellen als huis voor de democratie én centrum van de samenleving met specifiek aandacht voor ontmoeting, multifunctioneel gebruik en verduurzaming. 2. In te stemmen met het programma van eisen (PvE) als kader om de visie te realiseren en waarbinnen de restauratie, verduurzaming en herinrichting van het raadhuis Sliedrecht moet plaatsvinden. 3. In te stemmen om, in samenhang met de visie op het raadhuis, het gemeentekantoor op basis van het voorlopig ontwerp (VO) opnieuw in te richten. 4. Een voorbereidingskrediet van € 553.000 vast te stellen, waarmee vanuit het Programma van Eisen voor het raadhuis en het Voorlopig Ontwerp van het gemeentekantoor gekomen kan worden tot definitieve ontwerpen en bijbehorende kredietaanvragen. 5. De bijbehorende begrotingswijziging vast te stellen. Samenvatting voor de raad: Het college stelt de gemeenteraad voor om het bijna 100 jaar oude raadhuis weer een centrale plek te geven in de Sliedrechtse samenleving. Als huis van de democratie én het middelpunt van de samenleving. Het raadhuis, en in samenhang daarmee ook het gemeentekantoor, maken we een ontmoetings- en werkplek voor de Sliedrechtse samenleving, gemeenteraad, college en medewerkers van de gemeente.

Tegelijkertijd worden de gebouwen gemoderniseerd en geven we een impuls aan diversiteit en duurzaamheid. Met voorliggend voorstel wordt de raad gevraagd in te stemmen met het programma van eisen voor de aanpak van het raadhuis en een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen voor herinrichting van beide gebouwen. Inleiding Het raadhuis is een rijksmonument en al bijna 100 jaar van waarde voor de inwoners van Sliedrecht. Het huidige gebruik is echter beperkt en het gebouw staat het merendeel van de week leeg. De vandaag de dag gewenste en noodzakelijke faciliteiten voor een goede huisvesting en functioneren van de raad(svergaderingen) anno nu ontbreken volledig. En bouw- en installatietechnisch is sprake van fors achterstallig onderhoud. Richting de toekomst is het daarom zaak de publieke waarde in ere te herstellen en het weer een prominente plaats binnen de gemeenschap te geven.

Raadhuis: Huis van de democratie én samenleving In 'Koers 2030, Groei en ontwikkeling' is richting gegeven aan de ontwikkeling van het raadhuis en gemeentekantoor. We streven naar een raadhuis van en voor Sliedrecht. Als huis van de democratie én als middelpunt van de samenleving. Er ligt groot potentieel om het gebruiksnut te vergroten en tegelijk kwaliteit en levendigheid aan het gebied toe te voegen. Het draait niet alleen om het vastgoed, maar ook om het verstevigen van de band tussen samenleving, bestuur en de gemeentelijke organisatie. Deze ambities moeten daarom in samenhang gezien worden met de herinrichting van het gemeentekantoor. Het is van belang ontwerpvisie en functionaliteiten van beide gebouwen op elkaar aan te sluiten. Waarbij het raadhuis vooral het ontmoeten met buiten faciliteert en het gemeentekantoor de interne ontmoeting en het opgavengericht werken faciliteert. Belangrijke uitgangspunten zijn dan ook het uitnodigen tot ontmoeting, multifunctioneel en efficiënt gebruik en

het moderniseren van beide gebouwen op onder meer het gebied van verduurzaming en klimaatbeheersing.

Programma van Eisen Voor de aanpak van het raadhuis is nu een Programma van Eisen (PvE) uitgewerkt (bijlage 1). Het doel van dit PvE is om het kader aan te geven waarbinnen de restauratie, verduurzaming en herinrichting van het raadhuis moet plaatsvinden. Het PvE omschrijft de uitgangspunten en randvoorwaarden voor het op te stellen ontwerp. Tijdens de uitwerking van het PvE is met de klankbordgroep van raadsleden gesproken over de visie op ontmoeting met als doel het creëren van een huis van democratie en samenleving. Het PvE omvat zowel de inhoudelijke en ruimtelijke wensen als de wettelijke kaders waar aan voldaan moet worden.

Herinrichting Gemeentekantoor De bestuurconferenties (tussen raad en college) in 2021 hebben duidelijk gemaakt dat gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie samen voor dezelfde opgaven staan. Ontmoeting tussen, raad, college, inwoners en organisatie willen we door middel van "up to date" huisvesting faciliteren en is ook voor een ieder beschikbaar. Het verstevigen van de positie van het raadhuis als middelpunt van de Sliedrechtse samenleving is dan ook onlosmakelijk verbonden met de herinrichting van het gemeentekantoor. Deze herinrichting is niet alleen noodzakelijk om het kantoor te laten voldoen aan wettelijke eisen (o.a. brandveiligheid en ARBO normen), te moderniseren en verduurzamen, maar ook een essentieel onderdeel van de visie om ontmoeting tussen gemeente en samenleving te stimuleren en faciliteren. Ook het gemeentekantoor is bij uitstek een plek waar deze contacten tot stand komen en waar uitnodigende en laagdrempelige ruimtes belangrijk zijn. Bovendien ontstaat met de wisselwerking tussen gemeentekantoor en raadhuis de mogelijkheid het multifunctionele ruimtegebruik efficiënt en effectief vorm te geven. In het voorlopig ontwerp (VO) zijn de uitgangspunten voor de herinrichting van het gemeentekantoor uitgewerkt (bijlage 2).

Dit VO vormt de basis voor een definitief ontwerp om van het gebouw een moderne en aantrekkelijke (werk)plek te maken, waar zowel gemeentelijke organisatie, bestuur (college én raad) en de samenleving gebruik van kan maken. Voorbereidingskrediet Met voorliggend voorstel vragen wij de raad een voorbereidingskrediet van € 553.000 beschikbaar te stellen voor de verdere planvorming om beide gebouwen aan te passen. Inhoudelijke uitgangspunten hiervoor zijn het PvE en het VO. Bij een positief besluit kunnen deze documenten de komende periode verder uitgewerkt worden tot definitieve ontwerpen die, inclusief geactualiseerde kostenraming, weer aan de raad worden voorgelegd. Beoogd effect Het vaststellen van de inhoudelijke en financiële kaders voor de herinrichting van het raadhuis en gemeentekantoor om een 'huis van de democratie én samenleving' te gaan realiseren. Argumenten

1.1 Deze visie sluit aan op de ambities zoals deze in Koers 2030 voor de ontwikkeling van het raadhuis en gemeentekantoor zijn vastgesteld. In Koers 2030 is de ambitie geformuleerd om het raadhuis in ere te herstellen als huis van de democratie én centrum van de samenleving. De band tussen samenleving, bestuur en gemeentelijke organisatie wordt aangehaald. Dit past bij het doel om gemeentelijk vastgoed breder en beter in te zetten voor Sliedrecht, maar ook om als gemeente meer 'van buiten naar binnen' te werken. De visie op het raadhuis, zoals vermeld in de College Informatiebrief d.d. 2 november 2021 en ook verwerkt in het PvE, moet worden geborgd in het ontwerp: • Plek waar gemeentebestuur, de Sliedrechtse samenleving en ambtenaren elkaar ontmoeten, samenwerken en kunnen vergaderen; • Een bestuurlijk centrum met aanvullende, multifunctionele werk- en vergaderruimten en mogelijk een terras aan de havenzijde; • Volop aandacht voor verduurzaming en energieneutraal gebruik; • Focus op ontmoeting en samenwerken door flexibel gebruik van vergaderruimten en werkplekken.

2.1 Het PvE geeft de inhoudelijke en wettelijke kaders weer om tot een ontwerp te komen dat aansluit op de visie en de gebruikswensen van het raadhuis. Voorliggend PvE is het toetsingskader, waarmee straks het ontwerp op zijn waarde kan worden beoordeeld. Het PvE moet in samenhang gezien worden met het Ruimtelijk, Functioneel Programma van Eisen huisvesting gemeenteraad gemeente Sliedrecht van 29 december 2016, zoals is opgesteld door Vastgoeddialoog, en het schetsontwerp zoals is opgesteld door BOEi. Het PvE omschrijft de uitgangspunten en randvoorwaarden voor het op te stellen ontwerp. Zowel wat betreft de inhoudelijke en ruimtelijke wensen als de wettelijke kaders waar aan voldaan moet worden. Een aantal belangrijke elementen zijn: • De visie en daarbij horende uitgangspunten zoals bij argument 1.1 benoemd. • Behoud en eerbiedigen van de cultuurhistorische en architectonische waarden van het monumentale pand. • De raadzaal wordt vergroot en ingericht naar huidige normen om raadvergaderingen, en vergaderingen van fracties, commissies en werkgroepen mogelijk te maken. • Op de begane grond komt een horecafunctie, met buitenterras aan de zijde van de jachthaven.

3.1 Het VO geeft de inhoudelijke en wettelijke uitgangspunten weer om tot een definitief ontwerp te komen voor de herinrichting van het gemeentekantoor. De herinrichting van het gemeentekantoor versterkt de ambities voor het raadhuis. Aan de ene kant door laagdrempelig ontmoeting met de samenleving te faciliteren en aan de andere kant door multifunctioneel ruimtegebruik. Het moet een moderne en aantrekkelijke (werk)plek worden, waar zowel gemeentelijke organisatie, bestuur (college én raad) en de samenleving gebruik van kan maken. Bovendien is het noodzakelijk het gebouw te laten voldoen aan wetgeving als het gaat om brandveiligheid en ARBO normen. In het VO zijn hiervoor de uitgangspunten bepaald. Enkele belangrijke elementen zijn: • Faciliteren van ontmoeting en dus creëren van ontmoetingsplekken staat centraal. • Werkplekken zijn flexibel en opties tot hybride werken. • Gebouw en werkplekken moeten voldoen aan wettelijke eisen. O.a. brandveiligheid, klimaatbeheersing en ARBO normen. • Burgerzaken heeft een warme, toegankelijke en laagdrempelige uitstraling.

3.2 Het VO is in samenspraak met de organisatie tot stand gekomen. De ambtelijke organisatie is de afgelopen periode nadrukkelijk betrokken geweest bij de uitwerking van het VO voor de herinrichting van het gemeentekantoor. Via onder meer de 'Baggerdagen' en een ambtelijke werkgroep is input opgehaald. Daarnaast heeft de OR een actieve bijdrage geleverd. Deze afstemming heeft geleid tot voorliggend VO dat breed draagvlak heeft.

4.1 Met een voorbereidingskrediet van € 553.000 kunnen het PvE voor het raadhuis en het VO van het gemeentekantoor uitgewerkt worden tot definitieve ontwerpen en bijbehorende kredietaanvragen. Op basis van het PvE en VO wordt een Definitief Ontwerp (DO) uitgewerkt voor zowel het raadhuis als het gemeentekantoor inclusief een bijbehorende kredietaanvraag. Dit budget wordt aangewend voor de benodigde projectleiding, ontwerp- en architect kosten en alle noodzakelijke onderzoeken die hiertoe moeten worden uitgevoerd. Kanttekeningen / Risico’s

1.1 Het raadhuis is een monumentaal pand. Gezien de monumentale status van het raadhuis vragen de werkzaamheden specialistische kennis en expertise. Deze is niet continue direct voorhanden en vormt daarmee een risico. Zowel wat betreft het vinden van voldoende geschikte partijen voor de aanbestedingsprocedure als voor de uitvoeringsplanning. Door vroegtijdig hier op te anticiperen willen we dit risico zoveel mogelijk beheersen.

2.1 Bouwkosten en tekort aan materiaal Door tekorten aan materialen en mensen zien we momenteel de bouwkosten snel stijgen. In de kostenramingen is daarom al een extra opslag op de post onvoorzien gezet. Dit blijft echter een risico

voor wat betreft de kosten, maar ook de planning (beschikbaarheid mensen/materieel). Dit betekent ook dat snel doorpakken van belang is. Hoe langer we wachten hoe duurder het kan worden. Aan de andere kant is dit ook een onzekere factor die nog ten gunste kan uitpakken gezien de extra hoge post onvoorzien die we nu hanteren. Financiën Het gevraagde (aanvullende) voorbereidingskrediet van € 553.000 maakt onderdeel uit van de totaal geraamde projectkosten van € 6,97 miljoen. Het voorbereidingskrediet zal bij de definitieve ontwerpfase onderdeel worden van het totaal te voteren krediet. Het bedrag van € 6,97 miljoen is als volgt opgebouwd: Bedragen x € 1.000 Raadhuis GK Voorbereidingskrediet

Totaal

339

214

553

2.555

2.666

5.221

Onvoorzien

476

320

796

Subtotaal

3.370

3.200

6.570

kostprijsverhogende BTW

262

137

399

Totale projectkosten

3.632

3.337

6.969

deel groot onderhoud

-350

-800

-1.150

Benodigd krediet

3.282

2.537

5.819

(in)bouwkosten

De raming van de totale projectkosten is gebaseerd op de volgende financiële uitgangspunten: • De bedragen zijn gebaseerd op het (verwachte) prijspeil 2022; • Er is gerekend met een rente van 0,0% (conform Begroting 2022); • In de raming is een bedrag opgenomen voor onvoorzien van € 796.000; • Eventuele subsidies zijn niet in mindering gebracht op de begrote projectkosten. Dit betekent dat we zorgvuldig en behoedzaam begroten waardoor er binnen het benodigd krediet mogelijk ruimte ontstaat; • Afgezien van de kapitaallasten zijn de exploitatielasten van de twee gebouwen niet aangepast. Concreet betekent dit dat de energiebesparing en de beoogde verhuur van de voor horeca bedoelde meters nog financiële ruimte bevat; De beoogde dekking van de totale projectkosten bestaat uit drie componenten: • Budgetten groot onderhoud (€ 1,1 miljoen); • Reserve Verkoop aandelen Eneco / onderdeel Vastgoedfonds (€ 3,3 miljoen); • Stelpost kapitaallasten in exploitatie (€ 2,6 miljoen);

Budgetten groot onderhoud (€ 1,1 miljoen) Het beschikbare budget groot onderhoud volgt uit het vastgestelde Onderhoudsbeleid 2021-2030 en het bijbehorende beheerplan Onderhoud Vastgoed 2021-2024. Formeel gezien is voor dit gedeelte van de projectkosten geen besluitvorming van de gemeenteraad meer nodig, maar omdat het integraal onderdeel uitmaakt van het project brengen we deze component wel transparant in beeld. In de uiteindelijke krediet aanvraag zal het groot onderhoud daarom niet zijn opgenomen. Het benodigde krediet voor het raadhuis bedraagt daarmee € 3,28 miljoen en voor het gemeentekantoor € 2,54 miljoen. Wanneer we hier de componenten groot onderhoud bij optellen (raadhuis € 0,35 miljoen en gemeentekantoor € 0,8 miljoen) dan komen we weer op het bedrag van de totale projectkosten van € 6,97 miljoen .

Reserve Verkoop aandelen Eneco / onderdeel Vastgoedfonds (€ 3,3 miljoen)

Na verkoop van de aandelen Eneco is € 4,0 miljoen gestort in het vastgoedfonds. Na besluitvorming over het Onderhoudsbeleid 2021-2030 resteert hiervan nog € 3,3 miljoen. Het inzetten van dit bedrag voor de investering in het raadhuis en gemeentekantoor leidt ertoe dat de vier grote gebouwen in bezit van de gemeente: het raadhuis, het gemeentekantoor, De Lockhorst en Elektra weer toekomstbestendig zijn.

Stelpost kapitaallasten in exploitatie (€ 2,6 miljoen) Het restant van de investering wordt afgedekt vanuit exploitatie. Dit vraagt een structurele raming van kapitaallasten van € 150.000. Hiervan is op dit moment € 109.000 begroot. Wanneer wordt besloten tot vaststelling van het Programma van eisen (beslispunt 2) en het voorlopig ontwerp (beslispunt 3) zullen we het verschil van € 41.000 verwerken in de Kaderbrief 2023 (vanaf jaarschijf 2024). Zonder aanvullende inzichten zal dit er bij het definitief ontwerp / aanvraag uitvoeringskrediet toe leiden dat er op dat moment afdoende budget beschikbaar is om de totale kosten af te kunnen dekken. • Wet- en regelgeving / Juridische zaken Het beschikbaar stellen van het krediet is een bevoegdheid van de raad. • Duurzaamheid Duurzaamheid is een centraal uitgangspunt in het PvE voor het raadhuis. Er wordt voor bijna een half miljoen euro geïnvesteerd in verduurzamingsmaatregelen. Onder meer via isolatie, energiebesparende installaties en een mogelijke aansluiting op het toekomstige warmtenet. Verduurzaming maakt ook onderdeel uit van de plannen voor het gemeentekantoor. • Inclusiviteit Centraal in de visie staat het creëren van een huis voor de democratie én samenleving. Een laagdrempelige ontmoetingsplek voor iedereen. • Tijdspad, monitoring en evaluatie m.b.t.

voorgesteld raadsbesluit Voor de beide gebouwen volgt in 2022 nadere uitwerking van het DO waarbij ook de kostenraming geactualiseerd wordt. Deze worden ter vaststelling aan de raad voorgelegd. Verder zijn vanuit het Rijk en Provincie subsidies beschikbaar voor de restauratie van monumentale panden, maar ook voor duurzaamheidsmaatregelen. Op grond van een eerste scan verwachten we hier aanspraak op te kunnen maken. In 2022 wordt dit verder opgepakt en eventueel verkregen subsidies kunnen in de geactualiseerde kostenraming van het DO verwerkt worden. Communicatie / Participatie Om het raadhuis (deels) weer 'terug te geven' aan de samenleving is hun betrokkenheid van belang. Gedurende het ontwerptraject willen we dan ook inwoners op diverse manieren betrekken bij de plannen en kennis te laten nemen van het pand en de daarbij horende ontwerpideeën. Het betreft hier geen formele inspraak maar mogelijk kunnen, binnen de kaders van het PvE, wel interessante ideeën of accenten toegevoegd worden. De komende periode wordt deze participatie nader vorm gegeven. Omdat de aanpassing van het Raadhuis ook ruimte biedt voor een andere manier van werken en overleggen met inwoners ligt de aanpak van het gemeentekantoor in het verlengde hiervan.

Vervolgprocedure (inspraak/publiceren) Bij positieve besluitvorming door de raad wordt gestart met het uitwerken van definitieve ontwerpen voor zowel raadhuis als gemeentekantoor. Globale planning raadhuis: • Medio Q4 2022 definitief ontwerp gereed (raadsbesluit met kredietaanvraag) en indienen omgevingsvergunning: • Q1 2023 technisch uitwerken (bestek) en start prijs- en contractvorming (aanbesteding); • Medio Q2 2023 vergunning onherroepelijk en gunning opdracht hoofdaannemer; • Q3 2023 start uitvoering met doorlooptijd van ca. 14 maanden; • Medio Q4 2024 oplevering. Globale planning gemeentekantoor:

• • • • •

Medio Q3 2022 definitief ontwerp gereed (raadsbesluit met kredietaanvraag) en indienen omgevingsvergunning: Q3 2022 technisch uitwerken (bestek) en start prijs- en contractvorming (aanbesteding); Q4 2022: gunning opdracht aan hoofdaannemer; Q1 2023 start uitvoering met doorlooptijd van ca. 8 maanden; Medio Q4 2023 oplevering.

Eerdere besluitvorming c.q. bronvermelding • Ruimtelijk, Functioneel Programma van Eisen huisvesting gemeenteraad gemeente Sliedrecht van 29 december 2016. • Voorbereidingskrediet bestuursopdracht bestuurlijke en ambtelijke huisvesting d.d. 9-3-2021.