RV_Controleverordening 2023 & Controleprotocol 2023.pdf

Raadsvoorstel Team: Directie en Concerncontrol Steller: Cor van Vliet c.van.vliet@sliedrecht.nl

Portefeuillehouder: Cees Paas

Onderwerp: Controleverordening 2023 & Controleprotocol 2023 Openbaar: Ja

Zaaknummer: 2022-0189371

Afdoening motie en/of toezegging: Is hiermee een motie afgedaan? Nee Is hiermee een toezegging afgedaan? Nee

Fatale termijn:

Bestuurlijke route: College van burgemeester en wethouders

Planning: 20 december 2022

PFO:

Ja, PFO Financiën 12 december 2022.

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Controleverordening gemeente Sliedrecht Controleprotocol 2023 gemeente Sliedrecht Controleverordening gemeente Sliedrecht (wijzigingen bijhouden) Controleprotocol 2023 gemeente Sliedrecht (wijzigingen bijhouden)

Onderwerp Controleverordening 2023 & Controleprotocol 2023. Beslispunten 1. Vaststellen van de Controleverordening 2023 gemeente Sliedrecht. 2. Vaststellen van het Controleprocotol 2023 gemeente Sliedrecht. Samenvatting voor de raad: Vanaf 2023 is de zogenoemde rechtmatigheidsverantwoording door het college van toepassing. Dit heeft tot gevolg dat de Verordening horend bij artikel 213 van de Gemeentewet hierop moet worden aangepast. Daarnaast dient het Controleprotocol 2023 te worden vastgesteld. Beide documenten kennen diverse verbanden en worden daarom met behulp van één voorstel aangeboden. De Verordening heeft vervolgens werking tot hij wordt ingetrokken. Het Controleprotocol wordt jaarlijks ter vaststelling aangeboden. Inleiding Vanuit de Gemeentewet heeft de gemeenteraad de volgende opdracht (Artikel 213 - lid 1):

De raad stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst. Dit wordt geregeld in de zogenaamde Verordening controle financiële beheer en organisatie gemeente (Controleverordening). Als gevolg van ingevoerde rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W is de huidige Controleverordening 2004 niet meer actueel. Vanuit de VNG is daarom een nieuwe model verordening opgesteld, aangepast aan de rechtmatigheidsverantwoording. Op basis van deze model verordening is ook voor Sliedrecht een nieuwe verordening uitgewerkt. Daarnaast wordt het Controleprotocol 2023 ter vaststelling aangeboden. Dit protocol bevat meer concreet aanwijzingen voor de controle opdracht voor de accountant en het college van B&W voor 2023. Beoogd effect Zowel de accountant, als het college van B&W voorzien van een up-to-date kader waarbinnen de controle werkzaamheden verricht kunnen worden. Waarbij het kader is vastgesteld door de gemeenteraad. Argumenten Zowel de Controleverordening als het Controleprotocol hebben voor het grootste deel een formeel karakter. Er zitten slechts beperkt keuzen in voor de gemeenteraad.

Per document worden deze keuzen toegelicht: Controleverordening 2023 De Controleverordening 2023 komt nagenoeg één-op-één overeen met de door de VNG opgestelde modelverordening. De aanpassingen die zijn gemaakt zijn te herleiden op de keuze die is gemaakt om sommige zaken in het Controleprotocol te regelen. Dit maakt dat de houdbaarheid van de Controleverordening wordt vergroot, omdat zaken die mogelijk eerder onderhevig zijn aan een gewenste aanpassing geregeld kunnen worden in het jaarlijks vast te stellen Controleprotocol.

In artikel 2 is vastgelegd dat de accountant minimaal voor 3 jaar wordt gecontracteerd. Dit heeft vorig jaar plaatsgevonden, conform de voorwaarden zoals vastgelegd in het Controleprotocol 2004. Het huidige contract met BDO loopt voor de periode 2022-2024 met de optie om twee keer met 1 jaar te verlengen. In de bijlage Controleverordening 2023 (wijzigingen bijhouden) is te lezen waar wijzigingen zijn aangebracht ten opzichte van de modelverordening. De Controleverordening is van kracht tot het moment dat deze wordt ingetrokken (en vervangen door een hernieuwde uitwerking). Controleprotocol 2023 Het is een bevoegdheid van de gemeenteraad om diverse toegestane toleranties vast te stellen. Dit is geen ongelimiteerde bevoegdheid. Voor wat betreft de goedkeuringstolerantie voor de accountant worden de maximaal toegestane toleranties gevolgd. De rapporteringstolerantie wordt gesteld op € 50.000. De verantwoordingsgrens en de rapportagegrens ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording van het college zijn hierop aangesloten. Te weten 3,0% en € 50.000. De toleranties zijn daarmee gelijk aan eerdere jaren en in overeenstemming met de toleranties die in de aanbesteding zijn meegenomen. In de bijlage Controleprotocol 2023 (wijzigingen bijhouden) is te lezen waar wijzigingen zijn aangebracht ten opzichte van het Controleprotocol 2022.

Het Controleprotocol is van toepassing op het jaar 2023. Kanttekeningen / Risico’s Het Controleprotocol 2023 bevat onder bijlage 2 het Normenkader 2023. Met het vaststellen van het Controleprotocol wordt eveneens vastgelegd welke 'normen' in de controle moeten worden meegenomen. Het advies is het normenkader vast te stellen voordat het jaar is begonnen, zodat dit vanaf 1 januari 2023 helder is. Het is mogelijk dat er gedurende het jaar nieuwe normen (Verordeningen) worden vastgesteld ook deze zullen indien relevant van toepassing zijn voor de controle 2023. Financiën Niet van toepassing Wet- en regelgeving / Juridische zaken Gemeentewet, m.n. artikel 213 Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) Duurzaamheid Niet van toepassing Inclusiviteit Niet van toepassing Tijdspad, monitoring en evaluatie m.b.t. voorgesteld raadsbesluit Niet van toepassing. Communicatie / Participatie Niet van toepassing. Vervolgprocedure (inspraak/publiceren) Op basis van de Controleverordening 2023 en het Controleprotocol 2023 zullen de diverse controle werkzaamheden (en bijbehorende verantwoording) door het college van B&W en de accountant worden uitgevoerd.

Eerdere besluitvorming c.q. bronvermelding In september jl. is het Controleprotocol 2022 vastgesteld (van toepassing voor de controle van 2022). Vanaf volgend jaar willen we het controleprotocol in de laatste besluitvormende vergadering van het voorafgaande jaar (t-1) laten vaststellen. Dat was ook voor 2023 het streven, maar omdat de modelverordening met betrekking tot de Controleverordening later werd gepubliceerd dan eerder aangekondigd is dat een maand opgeschoven. Eerdere besluitvorming Controleprotocol 2022 - Raadsvoorstel