RV_Controleprotocol 2024-2026.pdf

Raadsvoorstel Team: Directie en Concerncontrol Steller: Ed de Leest e.de.leest@sliedrecht.nl

Portefeuillehouder: Cees Paas

Onderwerp: Controleprotocol 2024-2026 Openbaar: Ja

Zaaknummer: 2024-0079548

Afdoening motie en/of toezegging: Is hiermee een motie afgedaan? Nee Is hiermee een toezegging afgedaan? Nee

Fatale termijn:

Bestuurlijke route: College van burgemeester en wethouders Oordeelsvormend - Gemeenteraad Sliedrecht Besluitvormend - Gemeenteraad Sliedrecht

Planning: 20 augustus 2024 17 september 2024 24 september 2024

PFO:

Op 22 juli 2024

Bijlage 1.

Controleprotocol 2024-2026

Onderwerp Controleprotocol 2024-2026. Beslispunt De gemeenteraad voor te stellen om: 1. In te stemmen met het Controleprotocol 2024-2026. Samenvatting voor de raad: Om als raad richting te geven aan de controle van de jaarrekening door de accountant wordt een controleprotocol opgesteld. Naast de kaders voor de controle door de accountant stelt de raad vanaf 2023 ook de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college vast. Ook dit is onderdeel van het controleprotocol. Voorgesteld wordt om het controleprotocol voor de jaren 2024 tot en met 2026 vast te stellen. De wetten en regelgeving die in de accountantscontrole worden betrokken en die het college moet betrekking in de rechtmatigheidsverantwoording worden vastgelegd in het normenkader. Dit normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd waarbij alle relevante externe wet- en regelgeving en door de raad vastgestelde verordeningen worden opgenomen. Het Normenkader voor 2024 is als bijlage bij het controleprotocol gevoegd. Inleiding De gemeenteraad stelt de beleidskaders vast en is opdrachtgever voor de controlerend accountant. Vanuit deze rol(len) is het van belang dat de raad een besluit neemt over de kaders die bij de controle van de jaarstukken door de accountant en bij de rechtmatigheidsverantwoording door het college gelden. De gemeenteraad bepaalt de grenzen m.b.t.

de reikwijdte van de accountantscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording. De gemeenteraad legt deze grenzen vast in een zogenaamd controleprotocol. Vanuit de Gemeentewet heeft de gemeenteraad de volgende opdracht (Artikel 213 - lid 1): ‘De raad stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie’. Deze verordening dient te waarborgen dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst (accountantscontrole). Dit wordt geregeld in een verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie; de zogenaamde controleverordening. In 2023 heeft de gemeenteraad de ‘Controleverordening 2023 gemeente Sliedrecht’ vastgesteld. Deze controleverordening is gebaseerd op de modelverordening van de VNG. In deze geactualiseerde controleverordening zijn vooral aanpassingen gedaan met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording welke met ingang van het jaar 2023 een verantwoordelijkheid van het college van B&W is geworden. Vervolgens dienen er kaders te worden vastgesteld over de reikwijdte van de accountantscontrole en aan het college voor wat betreft de rechtmatigheidsverantwoording.

Dit betreft zaken als de te hanteren goedkeuringstolerantie, de rapporteringstolerantie, de verantwoordings- en de rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverklaring en de typen begrotingsoverschrijdingen die meetellen in het oordeel. Dit wordt vastgelegd in het zogenaamde controleprotocol. Onze controlerend accountant BDO heeft een opdracht voor de controle van de jaarrekening over de jaren 2022 tot en met 2024 met een optie tot verlenging voor maximaal twee maal één jaar. In dit raadsvoorstel wordt voorgesteld om het controleprotocol vast te stellen voor de jaren 2024 tot en met 2026. Als bijlage bij het controleprotocol is het normenkader voor 2024 opgenomen. In het normenkader wordt op basis van een inventarisatie van alle relevante externe wet- en regelgeving en alle door de raad vastgestelde verordeningen vastgelegd welke worden betrokken in de accountantscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording. Relevant wil in dit verband zeggen met daarin financiële

beheerhandelingen voor de gemeente. Het Normenkader dient jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole te worden geactualiseerd op basis van de nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving en verordeningen. Beoogd effect Doel van dit voorstel is om de gemeenteraad kaders te laten stellen over de reikwijdte van de accountantscontrole door de controlerend accountant en de rechtmatigheidsverantwoording van het college van B&W. Argumenten Voorgesteld wordt om het controleprotocol voor de jaren 2024 tot en met 2026 vast te stellen. Het controleprotocol is mede gebaseerd op de gehanteerde uitgangspunten voor de controle en de rapporteringstolerantie in het programma van eisen bij de eerdere aanbesteding van de accountantsdiensten. Hieruit is een overeenkomst aangegaan met BDO voor de jaren 2022 tot en met 2024 met een optie tot verlenging voor maximaal twee maal één jaar. Vanwege de geldende overeenkomst wordt voorgesteld om het controleprotocol te actualiseren, maar met betrekking tot de te hanteren goedkeuringstolerantie, de rapporteringstolerantie, de verantwoordings- en de rapportagegrens niets wezenlijk te wijzigen. Dit rechtvaardigt een geldigheid van dit controleprotocol voor drie jaar.

Wanneer de gemeenteraad besluit om eerder dan voor 2027 de accountantsdiensten aan te besteden, dan dient het controleprotocol opnieuw te worden vastgesteld op basis van de in de aanbesteding opgenomen criteria in het programma van eisen. Met betrekking tot de begrotingsrechtmatigheid is er een verduidelijking opgenomen met betrekking tot het op de gebruikelijke wijze van melden van begrotingsafwijkingen na het opstellen van de Winternota. Verder zijn er enkele tekstuele aanpassingen opgenomen om het controleprotocol beter leesbaar te maken.

Kanttekeningen / Risico’s Dit raadsvoorstel kent als zodanig geen (financiële) risico’s. Financiën Het voorliggend raadsvoorstel heeft geen financiële consequenties. Wet- en regelgeving / Juridische zaken Het voorliggende raadsvoorstel is gebaseerd op de Gemeentewet, met name artikel 213, het ‘Besluit accountantscontrole decentrale overheden’ (Bado) en de ‘Controleverordening 2023 gemeente Sliedrecht’. Het voorliggend raadsvoorstel heeft geen directe juridische consequenties. Duurzaamheid Het voorliggend raadsvoorstel heeft geen directe consequenties op het gebied van duurzaamheid. Inclusiviteit Het voorliggend raadsvoorstel heeft geen directe implicaties op het gebied van inclusiviteit. Tijdspad, monitoring en evaluatie m.b.t. voorgesteld raadsbesluit N.v.t. Communicatie / Participatie N.v.t. Vervolgprocedure (inspraak/publiceren) Het raadsbesluit zal op de gebruikelijke wijze worden gepubliceerd. Eerdere besluitvorming c.q. bronvermelding N.v.t.