RV_Beheerplan onderhoud vastgoed 2025-2028.pdf

Raadsvoorstel Team: Bestuursondersteuning Communicatie en Vastgoed Steller:

Portefeuillehouder: Roelant Bijderwieden

Onderwerp: Beheerplan onderhoud vastgoed 2025-2028 Openbaar: Ja

Afdoening motie en/of toezegging: Is hiermee een motie afgedaan? N.v.t. Is hiermee een toezegging afgedaan? N.v.t.

Zaaknummer: 2024-0120436

Fatale termijn: Gemeenteraad moet in tweede kwartaal 2025 het beheerplan onderhoud vastgoed 2025-2028 vaststellen.

Bestuurlijke route: College van burgemeester en wethouders Oordeelsvormend - Gemeenteraad Sliedrecht Besluitvormend - Gemeenteraad Sliedrecht

Planning: 15 april 2025 13 mei 2025 27 mei 2025

PFO:

Roelant Bijderwieden

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Beheerplan onderhoud vastgoed 2025-2028 By 1 Hoofdstuk 7 Onderhoud materiële vaste activa.pdf By 2 - 20210524-Onderhoudsbeleid vastgoed 2021-2030.pdf Begrotingswijziging Beheerplan

Onderwerp Beheerplan onderhoud vastgoed 2025-2028 Beslispunten De gemeenteraad voor te stellen om: 1. Het Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2028 vast te stellen. 2. Een bedrag van € 898.308 jaarlijks te storten in de voorziening groot onderhoud vastgoed. 3. Een bedrag van € 366.145 jaarlijks begroten voor klein onderhoud voor de panden uit de Kern portefeuille. 4. Een bedrag van € 200.983 incidenteel in 2025 te begroten. 5. In te stemmen met bijgevoegde begrotingswijziging en daarmee -

In te stemmen om eenmalig in 2025 € 253.805 te onttrekken uit de Algemene reserve ter dekking van het Beheerplan Vastgoed

-

In te stemmen om eenmalig in 2025 € 379.170 ten laste van het begrotingsresultaat te brengen ter dekking van het Beheerplan Vastgoed

Samenvatting voor de raad: De ambitie ten aanzien van het gemeentelijk vastgoed blijft: 'Uitgebalanceerd, duurzaam en energie

neutraal vastgoed, dat bijdraagt aan de ambities en doelen van de gemeente Sliedrecht

Om verdere stappen te zetten in het verkrijgen van inzicht en controle over onderhoudskosten, de onderhoudsstaat en de verduurzaming van het gemeentelijk vastgoed, is een verdere oriëntatie en organisatorische ontwikkeling noodzakelijk. Dit proces draagt bij aan het structureel borgen en professionaliseren van het vastgoedbeheer. De actualisatie van het Beheerplan Onderhoud Vastgoed biedt hiervoor een passend moment en solide basis. Reeds genomen investeringsbeslissingen met betrekking tot de verbouwingen aan het raadhuis en het gemeentekantoor vallen buiten de scope van dit plan. Er is bepaald dat de onderhoudskwaliteit gebaseerd wordt op de NEN 2767, conditiescore 3. Dit is ook zo opgenomen in het Onderhoudsbeleid vastgoed 2021-2030 en de basis geworden voor het Beheerplan onderhoud vastgoed 2021-2024 en 2025-2028. De vastgoedportefeuille telt 56 objecten, verdeeld over een Kernportefeuille met 25 objecten (1 huur) en de Niet-Kernportefeuille met 30 objecten. Op basis van MJOP's zijn de totale kosten berekend en is de dotatie aan de voorziening aangepast. Voorgesteld wordt de jaarlijkse dotatie aan de voorziening groot onderhoud te verhogen van € 398.276 naar € 898.308, op basis van een planningshorizon tot en met 2035.

Inleiding Naar aanleiding van de accountantscontrole op de jaarrekening 2023, is gevraagd zorg te dragen voor een deugdelijk een actueel beheerplan ter onderbouwing van de jaarlijkse dotatie aan de voorziening groot onderhoud. Het huidige beheerplan loopt af per 2024 en is aan vervanging toe. Beoogd effect  Langjarig goed instandhouden op een vooraf vastgesteld onderhoudsniveau van de objecten in de vastgoedportefeuille;  Kunnen sturen met de inzet van huisvesting op het verwezenlijken van maatschappelijke doelen;  Zorgen voor de ambtelijke en bestuurlijke huisvesting;  Borgen van risico’s in de vastgoedportefeuille;



Borgen dat het kapitaalmiddel zijn waarde behoudt in financiële en maatschappelijke zin.

Argumenten 1.1. Huisvesting is noodzakelijk voor het realiseren van beleidsinhoudelijke doelen op het terrein van sport, welzijn, cultuur, onderwijs, recreatie, milieu en voor de ambtelijke en bestuurlijke organisatie. Om verdere stappen te zetten in het verkrijgen van inzicht en controle over onderhoudskosten, de onderhoudsstaat en de verduurzaming van het gemeentelijk vastgoed, is een verdere oriëntatie en organisatorische ontwikkeling noodzakelijk. Dit proces draagt bij aan het structureel borgen en professionaliseren van het vastgoedbeheer. De actualisatie van het Beheerplan Onderhoud Vastgoed biedt hiervoor een passend moment en solide basis. 1.2 Om de onderhoudsvoorziening op afdoende niveau te brengen is een storting van jaarlijks € 898.308 noodzakelijk. Dit is een toename van € 500.032 ten opzichte van de begroting 2025. Langjarig onderhoud is cruciaal voor het goed preventief in stand houden van die huisvesting. Daarbij spelen grote financiële belangen die goed moeten worden onderbouwd en geborgd. In de nieuwe doorrekening zijn acht panden meer meegenomen dan de vorige berekening, wat resulteert in een hogere jaarlijkse dotatie. Daarnaast lijdt de kostenstijging van 20% voor een hogere dotatie. De grootste uitschieters in de kosten zijn het gemeentekantoor en de Lockhorst.

Aangezien er formeel nog geen besluit is genomen over de toekomstplannen voor de Lockhorst, is in de doorrekening het volledige onderhoud van dit pand meegenomen. In de verbouwing aan het gemeentekantoor zijn specifieke onderhoud gerelateerde onderdelen niet meegenomen. Deze factoren verklaren de hogere dotatie. 1.3. Klein onderhoud kan ten opzichte van de begroting van 2025 verlaagd worden met € 54.212. Door vooraf de panden op het gewenste onderhoudsniveau te brengen, zullen de kosten van klein onderhoud verlaagd worden. Dit bedrag wordt gebruikt als dekking van de hogere dotatie aan de voorziening. Door het onderhoudsniveau eenmalig te verhogen, kunnen veel problemen proactief worden opgepakt, waardoor de noodzaak voor ad-hoc en spoedreparaties afneemt. Dit leidt tot een efficiënter beheer van middelen en een langere levensduur van apparatuur of systemen. In kosten zal daarom het klein onderhoud verlaagd worden. 1.4. Om de huidige panden in de kern portefeuille naar het gewenste onderhoudsniveau te brengen wordt incidenteel € 200.983 begroot in 2025. Binnen de kernportefeuille wordt ernstig achterstallig onderhoud aangepakt zodat het gewenst onderhoudsniveau wordt bereikt. Dit zorgt voor minder klein onderhoudskosten. 1.5. De kosten van het groot onderhoud fluctueren jaarlijks.

Om deze schommeling in kosten op te vangen is er een voorziening groot onderhoud gebouwen ingesteld. Raadzaam is om altijd een jaar vooraf aan de uitvoeringsjaar, alles rond te hebben, of ten minste gestart te zijn met de voorbereidingen samen met de betreffende onderhoudspartij. De benodigde onttrekking aan de voorziening zal in de periode 2025-2028 enerzijds hoger zijn dan het gemiddelde om de inhaalslag van de conditie van de panden te kunnen bekostigen. Vanaf 2025 wordt een dotatie van € 898.308 voorgesteld. Ten opzichte van een dotatie van € 398.276 in 2024 betekent dit een verhoging van € 500.032. Door de juiste inzichten en berekening op basis van de MJOP, het behalen van de gewenste onderhoudsconditie en voortbordurend op het verduurzaamheidsvraagstuk, is deze verhoging noodzakelijk. Kanttekeningen / Risico’s 1.1 Het niet uitvoeren van grootonderhoud -of het niet inhalen van het langjarig uitgestelde grootonderhoud- betekent dat de objecten niet meer voldoen aan wet- en regelgeving en zich zelfs

gevaarlijke situaties zich kunnen gaan voordoen, waardoor curatief ingegrepen moet worden, dan wel in het uiterste geval tot sluiting van (delen van) een accommodatie moet worden overgegaan; 1.2 Zonder sturing op de samenhang tussen groot onderhoud en realisatie van grote projecten, bestaat het risico dat er werkzaamheden zouden kunnen worden uitgevoerd, die achteraf overbodig blijken; 1.2 Het Beheerplan dient ter onderbouwing van de dotatie aan de onderhoudsvoorziening. Zonder deze onderbouwing is het mogelijk dat de voorziening zal moeten vervallen en voor uitgaven aan groot onderhoud steeds separate goedkeuring aan de raad moet worden gevraagd. 1.3 De gemiddelde onderhoudslast van de vastgoedportefeuille van de gemeente is in overeenstemming met de gemiddelde onderhoudslasten van vastgoedobjecten. 1.4 Een aantal objecten in de Niet Kernportefeuille vertoont achterstallig onderhoud. Zo kan het gebruiksproces in gevaar komen, doordat er geen adequaat onderhoud aan uit is gevoerd. Wanneer besluiten lang uit blijven over de toekomst van het strategisch vastgoed dan ontstaan deze risico’s. 1.5 Door de stijgende kosten bestaat er de kans dat de doorrekening door de jaren heen niet afdoende is om de kosten te dekken. Tevens kan het voorkomen dat de kosten voor verduurzaming hoger uitvallen dan verwacht.

Denk hierbij aan aanpassingen binnen gebouwen om verduurzamen mogelijk te maken die vooraf niet zijn ingeschat. Financiën Op basis van het beheerplan 2025-2028 wordt € 898.308 per jaar voorgesteld. Ten opzichte van een dotatie van € 398.276 in 2024 betekent dit een verhoging van € 500.032. Het budget voor klein onderhoud kan verlaagd worden naar € 366.145 per jaar. Dit is een afname van € 54.212 ten opzichte van het huidige begrote bedrag. Doordat er meer planmatig onderhoud wordt uitgevoerd is de verwachting dat het klein onderhoud zal dalen. Per saldo is er een nadeel van € 445.820. De stijging van kosten komt name door de volgende oorzaken; • Door inflatie zijn de kosten ten opzichte van de laatste doorrekening van het MJOP met 20% gestegen; • In het plan is voorzien in de verduurzaming van het gemeentelijk vastgoed, dat brengt meerkosten met zich mee. Op de lange termijn zal dit echter financieel rendement opleveren. We zullen de voortgang van deze verduurzaming monitoren en de resultaten delen in de reguliere P&C-documenten. Waar nodig zullen we de plannen bijstellen om de doelen te blijven behalen. Om de huidige panden in de kern portefeuille naar het gewenste onderhoudsniveau te brengen, moet er eenmalig € 200.983 beschikbaar worden gesteld aan klein onderhoud. Door dit te doen kunnen de panden, waar nodig, extra incidenteel onderhoud krijgen.

Structureel heeft een verhoging van de dotatie aan de voorziening een grote impact op de begroting van de gemeente Sliedrecht. De verhoging is niet te dekken uit de beschikbare ruimte binnen de begroting. We nemen mee bij de integrale afwegingen binnen de kadernota 2026.

Wet- en regelgeving / Juridische zaken Duurzaamheid In 2024 is er een start gemaakt, in samenwerking met de provincie Zuid-Holland, met een nieuwe routekaart verduurzamen. De uitkomsten van dit rapport, wanneer gereed, worden toegevoegd aan de begroting en apart gekwantificeerd. Zolang de uitkomsten van dit rapport niet bekend zijn, nemen wij de mogelijke meerkosten mee in de risicoparagraaf van de begroting. Bij de uitvoering wordt gewerkt met inachtneming van de wettelijke kaders rond verduurzaming en wordt waar mogelijk gebruik gemaakt die beschikbaar zijn vanuit de Rijksoverheid. De locaties worden per object aangepakt als een project samen met de afdeling Ruimtelijke ordening en economie (Duurzaamheid).

Inclusiviteit Bij de uitvoering van het onderhoud wordt rekening gehouden met de wensen en behoefte van de zittende en toekomstige huurders en gebruikers. Toegankelijkheid conform de ITS-Bij de uitvoering van het onderhoud wordt rekening gehouden met de wensen en behoefte van de zittende en toekomstige huurders en gebruikers. Hierbij wordt steeds getoetst of de maatregelen marktconform zijn. Toegankelijkheid conform de ITS-richtlijnen en het Europees Verdrag inzake de Rechten van Personen met een Handicap (CRPD) wordt onderzocht en in de huidige beheerplanperiode zoveel mogelijk opgepakt om hieraan te voldoen.

Tijdspad, monitoring en evaluatie m.b.t. voorgesteld raadsbesluit De beheerplanperiode is 2025-2028. In 2027/2028 wordt een nieuw geactualiseerd Beheerplan opgesteld voor de periode 2029-2032 om te bezien welke onderhoudswerkzaamheden voor die periode moeten worden uitgevoerd. Communicatie / Participatie De portefeuillemanager Vastgoed stemt met de afdeling communicatie af over de verdere uitwerking en implementatie van het communicatieplan. Vervolgprocedure (inspraak/publiceren) Na vaststelling van het Beheerplan 2025-2028 wordt het Onderhoudsbeleid en het Beheerplan verder uitgevoerd. Tevens wordt de begrotingswijziging op de begrotingen 2025 tot en met 2028 voor verhoging van de jaarlijkse dotatie voorziening groot onderhoud voorbereid. Dit wordt vastgesteld bij de voorjaarsnota 2025. Eerdere besluitvorming c.q. bronvermelding Onderhoudsbeleid vastgoed 2021-2030 Vastgoedbeleid 2021-2028 Beheerplan onderhoud vastgoed 2021-2024 Accommodatievisie Sliedrecht, 3 september 2024 Eerdere besluitvorming Beheerplan onderhoud vastgoed 2021-2024 – Raadsvoorstel

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Beheerplan onderhoud vastgoed 2025-2028 By 1 Hoofdstuk 7 Onderhoud materiële vaste activa.pdf By 2 - 20210524-Onderhoudsbeleid vastgoed 2021-2030.pdf Begrotingswijziging Beheerplan