RV_Archiefverordening gemeente Sliedrecht 2022.pdf

Raadsvoorstel Team: Dienstverlening Steller: Erol Calicioglu e.calicioglu@sliedrecht.nl

Portefeuillehouder: Jan de Vries

Onderwerp: Archiefverordening gemeente Sliedrecht 2022 Openbaar: Ja

Zaaknummer: 2022-0058581 Bestuurlijke route: College van burgemeester en wethouders Gemeenteraad Oordeelsvormend Sliedrecht

PFO: Bijlagen 1. Archiefverordening gemeente Sliedrecht 2022

Afdoening motie en/of toezegging: Is hiermee een motie afgedaan? n.v.t. Is hiermee een toezegging afgedaan? n.v.t.

Fatale termijn:

Planning: 19 april 2022 17 mei 2022

Het overleg met portefeuillehouder Jan de Vries heeft plaatsgevonden op 11-04-2022.

Onderwerp Archiefverordening gemeente Sliedrecht 2022 Beslispunten De gemeenteraad voor te stellen om: 1. De Archiefverordening gemeente Sliedrecht (2013) in te trekken. 2. De Archiefverordening gemeente Sliedrecht (2022) vast te stellen. Samenvatting voor de raad: De nieuwe Archiefverordening gemeente Sliedrecht (2022) vervangt de Archiefverordening gemeente Sliedrecht (2013). De nieuwe archiefverordening dient te worden vastgesteld vanwege de transitie van Servicecentrum Drechtsteden naar Servicegemeente Dordrecht. Inleiding Op 27 oktober 2020 hebben de colleges in de Drechtsteden tijdens de collegeconferentie een besluit genomen over de nieuwe samenwerking in de Drechtsteden. Het doel van deze hernieuwde samenwerking is om tot een zakelijker en flexibeler stelsel te komen om innovatie en maatwerk meer ruimte te geven. De achterliggende wens is daarbij om één regio te zijn en te blijven waarin gemeenten elkaar versterken en kennen. Om dit te realiseren is enerzijds besloten de bedrijfsvoeringstaken op grond van een “lichte GR” onder te brengen bij Dordrecht als servicegemeente. Ten aanzien van de taakuitvoering door Dordrecht als servicegemeente is in de afgelopen maanden gewerkt aan de totstandkoming van de documenten met nieuwe dienstverleningsafspraken en afrondingsafspraken.

De voorliggende definitieve versie van de samenwerkingsovereenkomst en afrondingsovereenkomst zijn formeel vastgesteld door het college van B&W. Daarnaast zijn nog een aantal 'technische besluiten' noodzakelijk om de taken onder te brengen bij de service-gemeente. Eén van deze besluiten is de hernieuwde archiefverordening. Met voorliggend raadsvoorstel wordt dit punt ter besluitvorming gelegd. Beoogd effect Een hernieuwde en geactualiseerde archiefverordening. Argumenten Met de wijziging van de GR Drechtsteden dient de Archiefverordening uit 2013 te worden aangepast. Dit betreft veelal aanpassingen van verwijzingen naar niet meer bestaande functionarissen of regelingen. Deze gelegenheid is tevens aangegrepen om de betreffende besluiten te actualiseren. Daarbij is de modelverordening van de VNG als uitgangspunt genomen. Deze nieuwe verordening is afgestemd met de contramallen van de Drechtsteden-gemeenten en met de archiefinspecteurs. Kanttekeningen / Risico’s De archiefverordening heeft als startdatum 01-01-2022 • Financiën De transitiekosten worden budgetneutraal gedekt. De wijze van dekking en bijbehorende afspraken waren reeds onderdeel van de uitgangspunten die op 29 juni 2021 in de raad zijn behandeld en ook van het raadsbesluit van 26 oktober 2021. Dit maakt deel van de afrondingsovereenkomst.

Samengevat blijven de gemeenten hun bijdrage aan het programma Beleid & Bestuur voor 4 jaar continueren en worden er governance voordelen benut. Indien er na 4 jaar transitiekosten resteren zijn die voor rekening van Dordrecht. • Wet- en regelgeving / Juridische zaken De Archiefwet • Duurzaamheid Het betreft hier de overheveling van de bedrijfsvoeringstaken van de Servicecentrum Drechtsteden naar Servicegemeente Dordrecht. Duurzaamheid is daarbij niet van toepassing.

• Inclusiviteit Het betreft hier de overheveling van de bedrijfsvoeringstaken van de Servicecentrum Drechtsteden naar Servicegemeente Dordrecht. Inclusiviteit is daarbij niet van toepassing. • Tijdspad, monitoring en evaluatie m.b.t. voorgesteld raadsbesluit De Archiefverordening gemeente Sliedrecht (2022) geldt vanaf 01-01-2022. Communicatie / Participatie Er is geen bijzondere communicatie in dit traject benodigd. Vervolgprocedure (inspraak/publiceren) Na vaststelling door de raad wordt het getekende document retour gezonden aan de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV). Eerdere besluitvorming c.q. bronvermelding Archiefverordening gemeente Sliedrecht (2013) Eerdere besluitvorming Overeenkomsten en besluiten t.b.v. service-gemeente - Adviesnota