Raadsvoorstel voorbereidingskrediet bestuurlijke en ambtelijke huisvesting.pdf

Raadsvoorstel Aan de raad van de gemeente Sliedrecht

Zaaknummer:

Sliedrecht, 5 januari 2021

Onderwerp: Voorbereidingskrediet bestuursopdracht bestuurlijke en ambtelijke huisvesting. Beslispunten 1. In te stemmen met het beschikbaar stellen van een voorbereidingskrediet van €136.000,- voor de werkzaamheden voor een plan ten behoeve van de bestuurlijke en ambtelijke huisvesting. 2. Het beschikbaar te stellen budget te dekken uit de stelpost kapitaallasten. 3. Bijgevoegde begrotingswijziging vast te stellen. Samenvatting Om te komen tot realisatie van de ambities en doelen voor de bestuurlijke en ambtelijke huisvesting die in de Kadernota 2021 en in het Integrale Accommodatieplan (hierna IAP) worden genoemd, heeft het college een bestuursopdracht vastgesteld. Het doel van deze bestuursopdracht is om te komen tot een concreet uitgewerkt plan voor het raadhuis en het gemeentekantoor. In totaal worden de voorbereidingskosten om te komen tot dit uitgewerkte plan geschat op circa 136.000 euro. Het beschikbaar stellen van het voorbereidingskrediet is een raadsbevoegdheid. Inleiding Aanleiding voor dit verzoek tot het beschikbaar stellen van voorbereidingskrediet voor de bestuurlijke en ambtelijke huisvesting is een bestuursopdracht die is vastgesteld door het college. Deze bestuursopdracht treft u als bijlage bij dit raadsvoorstel aan. In deze bestuursopdracht vindt u meer inhoudelijke informatie.

In het IAP, vastgesteld door de raad op 27 augustus 2017, is nader onderzoek aangekondigd naar de huisvesting van de raad en de gevolgen voor het raadhuis en het gemeentekantoor in de toekomst. In de Kadernota 2021 worden deze twee gebouwen opnieuw genoemd. Deze keer in het kader van het doel in de kadernota om de gemeentelijke vastgoedportefeuille 'uitgebalanceerd, duurzaam en energie-neutraal' in te zetten. Het raadhuis en het gemeentekantoor worden genoemd als twee belangrijke gemeentelijke gebouwen waarin geïnvesteerd gaat worden om dit doel uit de kadernota te bereiken. Het raadhuis en het gemeentekantoor hebben een relatie met elkaar en het aanpassen van de functie van het ene gebouw, raakt de functie van het andere. Er is geconstateerd dat de huidige kaders voor het aanpakken van het raadhuis en het gemeentekantoor nog te weinig concreet zijn. In de bestuursopdracht is daarom besloten om te starten met een projectmatige aanpak om tot een concreet uitgewerkt plan te komen. Hiervoor worden voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd die medio 2021 moeten leiden tot een uitgewerkt plan van aanpak inclusief kredietaanvraag aan de raad. Beoogd effect Komen tot een voorstel om raadhuis en gemeentekantoor in samenhang aan te pakken. Enerzijds om de functie en het gebruik van het raadhuis te versterken en te vernieuwen

2

en anderzijds om aanpassingen in het gemeentekantoor door te voeren binnen heldere vastgestelde kaders. Argumenten 1.1.

Het voorbereidingskrediet is nodig om de werkzaamheden te kunnen verrichten die nodig zijn om te komen tot een voorstel voor uitvoering De voorbereidende werkzaamheden moeten leiden tot een voorstel om raadhuis en gemeentekantoor in samenhang aan te pakken. Enerzijds om de functie en het gebruik van het raadhuis te versterken en te vernieuwen en anderzijds om aanpassingen in het gemeentekantoor door te voeren. In de bijgevoegde bestuursopdracht wordt op pagina 3 verder uitgewerkt waaruit de voorbereidende werkzaamheden bestaan. 1.2.

Met de uitwerking van de bestuursopdracht wordt concreet invulling gegeven aan eerder geformuleerde ambities en aan noodzakelijke ingrepen Wat betreft het raadhuis is de ambitie is om van het raadhuis een nieuwe plek te maken waar inwoners het bestuur en elkaar ontmoeten en waar raad en college als bestuur van de gemeente samenkomen. Het raadhuis fungeert als bestuurlijk centrum voor de raad en het college en voor inwoners als ontmoetingscentrum, met mogelijkheden voor een vergadercentrum met enkele werkplekken en met mogelijkheden voor horeca met een terras aan de havenzijde. De huisvesting van de raad in het raadhuis was krap en is nog krapper geworden door de uitbreiding van het aantal raadsleden van 19 naar 21 in 2018. Daarnaast voldoet de huisvesting niet meer aan de hedendaagse eisen met betrekking tot klimaatbeheersing en de vereiste kwaliteit voor de audiovisuele middelen. Het gemeentekantoor is en blijft het belangrijkste centrum voor de ambtelijke organisatie. In het gemeentekantoor dienen noodzakelijke brandveiligheidsmaatregelen en bouwkundige en installatietechnische maatregelen te worden getroffen, die deels ook het gevolg zijn van het COVID-virus. Deze maatregelen zijn ingrijpend en worden getroffen in samenhang met de nieuwe invulling van het raadhuis: herverdeling van werkplekken en hernieuwde inrichting inclusief de bestaande publieksfuncties.

En het dient gelijk op te lopen met aanpassingen conform de ingezette organisatieontwikkeling, om te komen tot een meer integraal werkende organisatie, met een prettige en veilige werkomgeving. 1.3.

Bij de uitwerking van de bestuursopdracht wordt rekening gehouden met het karakter van het oude raadhuis Het raadhuis is een rijksmonument dat voor iedere Sliedrechter zijn eigen rol en betekenis heeft. Het voegt waarde toe aan de omgeving. De ambitie is om de gebruiksmogelijkheden van het pand te versterken zonder dat hierbij afbreuk wordt gedaan aan de belevingswaarde van het pand. De bedoeling is dat de betekenis en de uitstraling van het pand juist verbeterd wordt. 3.1.

De gemeenteraad heeft de bevoegdheid om financiële middelen beschikbaar te stellen Door dit krediet vast te stellen geeft de gemeenteraad toestemming om uitgaven te doen ter uitvoering van voorbereidende werkzaamheden voor de bestuurlijke en ambtelijke huisvesting.

3

Kanttekeningen Uit de onderzoeken die worden uitgevoerd kan blijken dat aan bepaalde ambities geen of minder invulling kan worden gegeven dan gewenst. Zo is het raadhuis een rijksmonument, wat belemmeringen met zich meebrengt als het gaat om mogelijke bouwkundige aanpassingen.

Kaderstellende en controlerende aspecten t.b.v. de gemeenteraad, uitgesplitst in: Financiële kaders De kosten voor het uitwerken van de bestuursopdracht zijn begroot op € 136.000. Op hoofdlijnen bestaan deze kosten uit: 1) Budget voor een overall projectcoördinator bestuurlijke en ambtelijke huisvesting 2) Budget voor het bekostigen van externe adviseur BOEi 3) Budget voor een projectleider specifiek voor het deelproject raadhuis 4) Budget voor overige advisering In de bestuursopdracht is een nadere specificatie van de kosten opgenomen. Deze kosten kunnen worden gedekt uit de stelpost kapitaallasten. Wettelijke en Beleidskaders, eventueel inhoudelijke/ruimtelijke kaders Goedkeuring voorbereidingskrediet is een raadsbevoegdheid Duurzaamheid Voorzien is een plan uit te werken, waarin het raadhuis en gemeentekantoor zo veel mogelijk worden verduurzaamd. Tijdspad, monitoring en evaluatie mb.t. voorgesteld raadsbesluit Agendering oordeelsvormend en besluitvormend januari/februari 2021 Communicatie Naar aanleiding van het raadsvoorstel is een persbericht verzonden.

Vervolg Januari/februari van de 1e helft 2021 2e helft 2021 Eind 2021 Eind 2022

besluitvorming voorbereidingskrediet en verdere uitwerking plannen planvorming in overleg ook met klankbordgroep en OR presentatie plannen en besluitvorming over uitvoering project Start werkzaamheden Oplevering

Eerdere besluiten/behandeling raad Integraal Accommodatieplan (27 augustus 2017). Bijlage(n): Conceptraadsbesluit met de volgende bijlagen: - Bestuursopdracht - Begrotingswijziging

4