Raadsvoorstel vaststellen nieuwe verordening behandeling bezwaarschriften.pdf

Raadsvoorstel Team: Dienstverlening Steller: Noortje Smit-Jonkers n.smit-jonkers@sliedrecht.nl

Portefeuillehouder: Jan de Vries

Onderwerp: Vaststellen nieuwe Verordening behandeling bezwaarschriften als gevolg van het oprichten van een regionale adviescommissie Openbaar: Ja

Zaaknummer: 2022-0046455 Bestuurlijke route: College van burgemeester en wethouders Gemeenteraad Besluitvormend Sliedrecht

PFO:

Afdoening motie en/of toezegging: Is hiermee een motie afgedaan? n.v.t. Is hiermee een toezegging afgedaan? n.v.t.

Fatale termijn:

Planning: 29 maart 2022 10 mei 2022

PFO van 17 januari 2021 met Jan de Vries, tekst aangepast en naar aanleiding van het PFO ambtelijk overleg gevoerd met betrekking tot zittingslocatie

Bijlagen 1. 2022 Verordening behandeling bezwaarschriften Sliedrecht 2. 2022 Was wordt Verordening behandeling bezwaarschriften Sliedrecht

Onderwerp Vaststellen nieuwe Verordening behandeling bezwaarschriften als gevolg van het oprichten van een regionale adviescommissie. Beslispunten De gemeenteraad voor te stellen om: 1. De Verordening behandeling bezwaarschriften gemeente Sliedrecht 2015 in te trekken. 2. De Verordening behandeling bezwaarschriften gemeente Sliedrecht 2022 vast te stellen. Samenvatting voor de raad: In 2020 is de mogelijkheid onderzocht om een regionale adviescommissie voor de behandeling van bezwaarschriften op te richten. Het SCD (nu: Servicegemeente Dordrecht) heeft de opdracht gekregen om een voorstel te doen om te komen tot de oprichting van deze regionale commissie voor de Drechtsteden, met uitzondering van de gemeente Dordrecht. In dit voorstel wordt een nieuwe werkwijze voorgesteld ten aanzien van behandeling van bezwaarschriften. Ook wordt een toelichting gegeven op de financiële consequenties en de door de Raad vast te stellen Verordening behandeling bezwaarschriften Sliedrecht 2022. Inleiding De Drechtsteden hebben allen een eigen onafhankelijke adviescommissie. Jaarlijks worden bij de Drechtsteden gemiddeld 500 bezwaarschriften ingediend.

Het Juridisch Kenniscentrum (JKC) ondersteunt de gemeenten bij de behandeling van de bezwaarschriften door middel van het verzorgen van het secretariaat en investeert sinds 2012 in het voeren van informele gesprekken tussen bezwaarmakers, vergunninghouder en bevoegd gezag. Daarnaast is bij zes gemeenten het ambtelijk horen ingevoerd, dat wordt uitgevoerd door het JKC. Al deze stappen hebben ertoe geleid dat steeds minder bezwaarschriften worden afgehandeld door de commissies zelf. Regelmatig komen de ingeplande zittingen daardoor te vervallen. Om de continuïteit en de kwaliteit van de afhandeling bezwaarschriften te waarborgen is het een logische stap om de verschillende adviescommissies om te vormen tot een regionale commissie. Uiteindelijk hebben vier gemeenten (Sliedrecht, Papendrecht, Hendrik-Ido-Ambacht en Hardinxveld-Giessendam) aangegeven hiertoe over te willen gaan. De omvang van het aantal bezwaarschriften bij de commissie van gemeente Dordrecht en Zwijndrecht is voldoende om een eigen commissie te rechtvaardigen (de doorlooptijd, efficiëntie en kwaliteit blijft dan voldoende gewaarborgd). Ook Alblasserdam heeft besloten vooralsnog niet aan te haken. Beoogd effect Een efficiënter, kwalitatief beter en sneller geoptimaliseerd proces voor de behandeling van bezwaarschriften door het instellen van een regionale adviescommissie. Argumenten 1.

Eén commissie kan leiden tot meer uniformiteit in de advisering. Ook kan vaker vergaderd worden waardoor de commissieleden meer ervaring opdoen, de commissie minder kwetsbaar is en de behandeltermijnen korter worden. 2. Het werken met één commissie geeft het JKC de mogelijkheid om samen met de commissieleden meer te werken aan inhoud en (advies-)vaardigheden. 3. Een volle agenda leidt tot minder kosten voor de deelnemende gemeenten, omdat de leden per sessie een vergoeding krijgen en niet per zaak. 4. Vergaderen op één locatie leidt tot veel minder annuleringen en dus minder administratieve handelingen. Bovendien past het bij de regionale gedachte. Kanttekeningen / Risico’s

Locatiekeuze Een regionale commissie lokaal per gemeente laten vergaderen is niet effectief, omdat daarmee onvoldoende volume per vergadering wordt behaald. Daarom zijn opties onderzocht zoals digitaal overleg, het rouleren van de vergaderlocatie of een centraal gelegen vergaderlocatie (Dordrecht). In beginsel wordt de bezwaarmakers een digitale hoorzitting aangeboden via MS Teams. Als een bezwaarmaker niet digitaal vaardig is of als de aard van de zaak of de kring van belanghebbenden

daarvoor aanleiding geeft kan een fysieke hoorzitting plaatsvinden. De fysieke hoorzitting vindt plaats in de twee gemeenten die geografisch in het midden van de deelnemende gemeenten liggen: Papendrecht en Sliedrecht, jaarlijks wordt er gerouleerd. Uitgangspunt blijft dat er altijd maatwerk mogelijk is in bijzondere situaties, bijvoorbeeld bij grote groepen bezwaarmakers.

Vaste commissie met wisselende deskundigheid De aard van de bezwaarschriften is dusdanig divers dat het werken met verschillende kamers (bijv. Ruimtelijke Ordeningskamer of Sociale Kamer) geen efficiëntere werkwijze oplevert. Daarbij worden 'sociale bezwaarschriften' afgedaan door de Sociale Dienst Drechtsteden of de Bezwaarschriftencommissie Jeugd Zuid-Holland Zuid. Wel wordt bij de samenstelling van de zittingscombinatie van de commissieleden per hoorzitting beoordeeld of er voldoende kennis, kunde en diversiteit aanwezig is om te kunnen adviseren over de bezwaren. Huidige commissieleden kunnen solliciteren naar een functie in de regionale commissie. Uitgangspunt hierbij is dat elke gemeente zijn eigen adviescommissie benoemt, maar dat zij wel allemaal dezelfde leden van de regionale commissie benoemen.

Modelverordening Aan het Juridisch Drechtsteden Overleg (JuDo) is een modelverordening voorgelegd waarbij zoveel mogelijk is gepoogd om de bestaande verordeningen voor bezwaarschriftbehandeling te harmoniseren. Voor een praktische en efficiënte werkwijze wordt voorgesteld om de verordening op ondergeschikte punten aan te passen. Zo worden overbodige bepalingen geschrapt en wordt ook het gebruik van digitale middelen (zoals het gebruik van geluidsopnameapparatuur) toegevoegd. Uitgangspunt hierbij is dat elke gemeente zijn eigen verordening vaststelt, maar dat zij wel allemaal een gelijkluidende verordening vaststellen. De gemeenschappelijkheid zit in het vaststellen van een gelijkluidende verordening én in het benoemen van dezelfde commissieleden als lid van de eigen adviescommissie. Financiën Om administratieve lasten te beperken, wordt het aandeel in de kosten per gemeente berekend op basis van het aantal inwoners van de gemeente. Uit onderzoek is gebleken dat het aantal inwoners voldoende representatief is voor het aantal te behandelen bezwaarschriften. Dit heeft tot gevolg dat een grotere gemeente met meer bezwaarschriften meer bijdraagt dan een kleinere gemeente met minder bezwaarschriften. Uitgangspunt hierbij is dat elke gemeenten afzonderlijk een besluit neemt over de kostenverdeling, maar dat dit besluit wel overal hetzelfde is.

De jaarlijkse kosten voor de adviescommissie van Sliedrecht waren afhankelijk van het aantal zittingen per jaar. Ook konden er zittingen plaatsvinden waarbij slechts één zaak behandeld is. Over de afgelopen 3 jaar bedroegen de gemiddelde kosten € 2.830,- per jaar. Doordat meerdere gemeenten deelnemen aan de regionale commissie, kunnen per hoorzitting meerdere bezwaarschriften worden behandeld, dit heeft een kostenbesparing van 25% tot gevolg. Wet- en regelgeving / Juridische zaken Art 149 Gemeentewet, Art 7:5 en 7:13 Algemene wet bestuursrecht Duurzaamheid N.v.t. Inclusiviteit Door het aanbieden van een digitale hoorzitting is het voor mensen met een fysieke beperking makkelijker toegankelijk. Ook voor mensen voor wie een digitale hoorzitting niet mogelijk is, blijft de mogelijkheid tot een fysieke hoorzitting bestaan. Doordat gekozen is voor het jaarlijks rouleren tussen Sliedrecht en Papendrecht blijft de eventuele reisafstand beperkt.

Tijdspad, monitoring en evaluatie m.b.t. voorgesteld raadsbesluit

N.v.t. Communicatie / Participatie De verordening zal op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt en geplaatst worden op www.overheid.nl.

Vervolgprocedure (inspraak/publiceren) Na vaststelling van de Verordening behandeling bezwaarschriften in alle vier aan de regionale commissie bezwaarschriften deelnemende gemeenten, zal de uitvoering ter hand worden genomen. Er zal een nieuwe commissie samengesteld moeten worden. Eerdere besluitvorming c.q. bronvermelding n.v.t.