presentatie beeldvormende vergadering 20 februari 2023 Organisatie(ontwikkeling).pdf

BOUWEN AAN ONZE ORGANISATIE BEELDVORMENDE VERGADERING 20 FEBRUARI 2023

Doel van de avond

In gesprek over de Sliedrechtse organisatie(ontwikkeling) en de interventies die zijn en worden gedaan om de ambtelijke organisatie slagvaardig en toekomstbestendig te maken.

2

Agenda Sliedrechtse organisatie(ontwikkeling) • Aanleiding • Anders organiseren • Aanpak organisatieverandering en interventies

Deelsessies • Thema arbeidsmarkt • Thema portfoliomanagement • Thema Opdrachtgeverschap-Opdrachtnemerschap

afsluiting Terugkoppeling uit de deelsessies en afsluiting

Aanleiding

Anders organiseren

Complexere opgaven: • Decentralisaties • Energie transitie • Woningbouwcrisis • Stikstofcrisis • Vluchtelingen • Corona • Omgevingswet

Ambitie: 3 kernopgave: • Ruimtelijke vernieuwing • Veilig en inclusief • Betrokken en ondernemend Slagvaardige organisatie

Samen: • Integraal • Partners, regio en daarbuiten • Inwoners en ondernemers

Basis op orde: • Eerdere reorganisaties niet goed geborgd

Kenmerken cultuur: • Rennen voordat de opdracht helder is • Verkokering • Veel doen met weinig mensen

Stapsgewijs • Door te doen • Lerend en evaluerend

4

Ruimtelijke vernieuwing Ondernemend en betrokken Veerkrachtig Sliedrecht Wonders of Water Experience

Sliedrecht Buiten Schuifoperatie Sliedrecht-Oost • Maaslaan • Middeldiepstraat • Thorbeckelaan • Valkweg

Sliedrecht-Noord Behoefte zorg is groot

Energy hub

De tuin van Sliedrecht

Noord-zuid verbinding

Economisch onzekere tijd

Ondernemersfonds Greendeal

Buurtagenda’s

Nieuwe brandweerkazerne

Lange termijn strategie semi permanente bewoning

IKC Energie dienstenwinkel

Energie coöperatie Aanleg warmtenet Raadhuis

Veiligheid en ondermijning

Burgemeester Winklerplein

Samenwerking is essentieel

6

Aanpak organisatieverandering Fase1: Onderzoek, analyse, inzicht en concrete projecten (2020/2021) Slagkracht: • samenspel in het ruimtelijk domein (projecten, beheer en ontwikkeling)

Samenwerking in de regio • Transities in de regio en impact op rol, proces en inhoud

HRM en Goed werkgeverschap • Werving en selectieproces, vaste medewerkers, visie op de organisatie en huisvesting

Basis op Orde: • Vastgoed, Communicatie, Financiële functie, Beheer, Handhaving • Businesscase (vastinhuur), benchmark

Fase 2: Zorgen voor grip en sturing op onze opgaven (2022) Leiderschap en professionalisering • Portfoliomanagement en bestuurlijk-ambtelijk samenspel • OpdrachtgeverOpdrachtnemerschap

Ondersteunende processen en systemen • Bestuursproces, • Informatiemanagement, • visie op control

Organisatiestructuur • Nieuw organisatie- en sturingsmodel • kwartiermakers

7

Organogram gemeente Sliedrecht & kwartiermakers

Kwartiermaker Dienstverlening Marcel Appels

Kwartiermaker Programma Ruimtelijke Vernieuwing Jan Freie

Kwartiermaker Bedrijfsvoering Arie Koppelaar Gemeentesecretaris Niels Kuiper Kwartiermaker Samenleving Patricia van der Klooster Kwartiermaker Directeur Organisatie Joyce de Hondt

In aanloop naar de formele organisatie (medio 2023) werken de managers als kwartiermakers voor de nieuwe organisatie. Zij werken (samen) aan hun opdracht om de organisatie in te richten volgens de nieuwe structuur en nieuwe manier van werken.

Kwartiermaker Beheer Openbare Ruimte Michel van der Wagt

Kwartiermaker Ruimtelijke Ontwikkeling & Beleid Ilse Ponsen

8

Tussentijdse resultaten

Financiële functie

• Organisatiestructuur • Op orde brengen van de financiële functie (het Kompas): • Nieuwe inrichting van het team en bezetting • Nieuwe begrotingsstructuur

• Verbetering bestuurlijk proces • Nieuwe Functieprofielen management • Opdrachtgever-opdrachtnemer: leidraad en trainingen • Start portfoliomanagement: inzicht in benodigde capaciteit • Participatiebeleid (omgevingswet)

9

Fase 3: borgen en verstevigen (2023) Portfoliomanagement Opdrachtgever opdrachtnemerschap Processen optimaliseren Contractmanagement P&C proces Projectmatig werken Participatie Bouwen aan teams (rollen, taken)

10

Organisatieontwikkeling is nooit ‘klaar’…..

11

Dilemma’s en uitdagingen

Ontwikkelingen arbeidsmarkt Sturing en grip met portfoliomanagement Opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap

12

Deelsessie Arbeidsmarkt

ambtelijke begeleiding: Marcel Appels, Cor van Vliet

Situatieschets arbeidsmarkt Nederlandse gemeenten

(zie ook AenO Fonds gemeenten: https://www.aeno.nl/arbeidsmarkt)

De vraag naar gemeente ambtenaren blijft nog steeds onverminderd hoog. Vergeleken met de periode voor corona ligt landelijk het aantal vacatures nog fors hoger met 45%. Daar komt bij dat er ontwikkelingen zijn die de situatie op de arbeidsmarkt beïnvloeden, zoals de complexere opgaven (veranderende rol ambtenaren) waar gemeenten voor staan en meerdere crisissen die inzet vanuit gemeenten vragen. Gemeenten zullen hier mee moeten omgaan: de arbeidsmarktkrapte houdt voorlopig aan.

Toelichting door kwartiermakers Marcel Appels en Cor van Vliet op Sliedrechtse aanpak: • • • •

samenwerking in de Drechtsteden Inzet op goed werkgeverschap inzet op recruitment Inzet op branding

Interactief onderdeel in deze sessie: brainstorm over de ‘branding’ van Sliedrecht Hoe kan Sliedrecht zich als gemeente op de arbeidsmarkt positioneren, wat kenmerkt Sliedrecht daarbij en hoe is Sliedrecht daarin onderscheidend?

13

Deelsessie Portfoliomanagement ambtelijke begeleiding: Patricia van der Klooster, Ilse Ponsen

Groeiende behoefte aan samenhangende sturing In steeds meer gemeenten en provincies wordt vanuit grote opgaven gewerkt. Opgaven die opgebouwd zijn uit verschillende programma’s, projecten en (bestuurs)processen. De behoefte om te sturen op samenhang tussen alle projecten, processen en programma’s neemt sterk toe. Te meer ook omdat gekampt wordt met een groot gebrek aan capaciteit en door de oplopende inflatie ook het gebrek aan middelen. Keuzes maken op basis van overzicht wordt steeds belangrijker. Hoe doen we dit in Sliedrecht?

Interactief onderdeel in deze sessie: Mini-game Portfoliomanagement om het belang van portfoliomanagement te ervaren

• Toelichting door kwartiermakers Patricia van der Klooster en Ilse Ponsen.

14

Deelsessie Goed Opdrachtgeverschap ambtelijke begeleiding: Michel van der Wagt en Arie Koppelaar

Goed opdrachtgeverschap is van groot belang om onze gemeentelijke ambities en (wettelijke) taken te realiseren. Je moet o.a. weten wat de opdracht is, waar het resultaat aan moet voldoen, wanneer het geleverd moet worden, wat niet tot de opdracht behoort, waarop gestuurd wordt, waarover verantwoording wordt afgelegd en wie opdrachtgever en opdrachtnemer is. Wat we willen is: • Helderheid en overeenstemming tussen opdrachtgever en opdrachtgever > zogenaamde handshake!

Interactief onderdeel in deze sessie: Rollenspel opdrachtgever en opdrachtnemer.

• Gebruik maken van de leidraad goed opdrachtgeverschap > 10 randvoorwaarden en format. • Leren door de te doen, training en coaching.

15