GEW_RV_Rekenkameradviezen en Plan van Aanpak over 'Sturen op grote projecten'.pdf

Gewijzigd Raadsvoorstel Team: Projecten Steller: Rowan van der Stelt r.van.der.stelt@sliedrecht.nl

Portefeuillehouder: Ed Goverde

Onderwerp: Rekenkameradviezen en Plan van Aanpak over 'Sturen op grote projecten' Openbaar: Ja

Zaaknummer: 2022-0004190

Afdoening motie en/of toezegging: Is hiermee een motie afgedaan? n.v.t. Is hiermee een toezegging afgedaan? n.v.t.

Fatale termijn:

Bestuurlijke route: College van burgemeester en wethouders Gemeenteraad Oordeelsvormend Sliedrecht Gemeenteraad Besluitvormend Sliedrecht

Planning: 18 januari 2022 15 februari 2022 7 maart 2022

PFO:

Ja

Bijlagen Plan van Aanpak Sturen op grote projecten.

Onderwerp Rekenkameradviezen en Plan van Aanpak over 'Sturen op grote projecten' Beslispunten De gemeenteraad voor te stellen om: 1. De adviezen van de Rekenkamer over 'sturen op grote projecten' over te nemen en hieraan uitvoering te geven zoals omschreven in bijgevoegd plan van aanpak. 2. De geactualiseerde lijst 'grote projecten' zoals opgenomen in het bijgevoegd plan van aanpak vast te stellen. Samenvatting voor de raad: De Rekenkamer Sliedrecht heeft in 2020 onderzoek gedaan naar het sturen op grote projecten. Het Plan van aanpak 'sturen op grote projecten' beschrijft de uitvoering van het advies van de Rekenkamer. Voorgesteld wordt, om de adviezen van de Rekenkamer integraal over te nemen en deze uit te voeren zoals omschreven in het plan van aanpak. Deze uitvoering betreft 1. de vaststelling dat de in het Rekenkameradvies gevraagde focus op beleid is gerealiseerd, 2. een eenduidige definitie van een 'groot' project, 3. de aanwijzing van een zestal 'grote projecten', deels binnen het Programma ruimtelijke vernieuwing, 4. sturingskaders voor 'grote projecten', waaronder voor een startnotitie, 5. een keuze voor eenduidig systeem van projectmanagement en 6. de voortzetting van het doorontwikkelen en professionaliseren van de ambtelijke organisatie. Inleiding Dit plan van aanpak beschrijft de uitvoering van het advies van de Rekenkamer.

Voorgesteld wordt om de adviezen van de Rekenkamer integraal over te nemen en uit te voeren zoals omschreven in het plan van aanpak.

Vaststelling dat de gevraagde focus op beleid is gerealiseerd Er is in de afgelopen jaren op een open en proactieve manier gedebatteerd over de visie op ruimtelijke vernieuwing van Sliedrecht en over de manier waarop de gemeente zich richting 2030 dient te ontwikkelen. De in het Rekenkameradvies gevraagde focus op beleid is hiermee gerealiseerd.

Eenduidige definitie van een 'groot' project In het verlengde van het advies van de Rekenkamer wordt voorgesteld, om het criterium waaraan een 'groot project moet voldoen, eenduidiger te omschrijven: • een grootschalige, fysiek-ruimtelijke ingreep, •

in de vorm van een in tijd en middelen begrensde activiteit,

•

die niet routinematig van aard is,

•

met een hoge mate van complexiteit,

•

met een hoge maatschappelijke en politieke relevantie en

met substantiële financiële gevolgen voor de gemeente Sliedrecht. Aanwijzing van een zestal 'grote projecten' Op grond hiervan wordt voorgesteld om de volgende projecten als 'groot project' te blijven benoemen: Burgemeester Winklerplein, Stationspark III en Sliedrecht Buiten en daarnaast binnen het Programmaplan ruimtelijke vernieuwing: Binnenstedelijke herstructurering / Schuifoperatie Sliedrecht Oost, Nieuwe verbinding met Sliedrecht Noord en Sliedrecht Noord. Sturingskaders voor 'grote projecten Voorgesteld wordt, dat de raad sturingskaders geeft voor deze 'grote projecten', te beginnen door de aanwijzing als een groot project via een startnotitie en vervolgens via ruimtelijke en financiële kaders. In de startnotitie worden de volgende elementen als sturingskader voor raad en college uitgewerkt: Tijd, Geld. Kwaliteit, Informatie, Organisatie en Risico. •

Keuze voor eenduidig systeem van projectmanagement We gebruiken de bekende kaders (geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit) van het projectmatig werken in combinatie met de SSK-systematiek voor het definiëren en vaststellen van de financiële kaders als eenduidig systeem van projectmanagement.

Met opmaak: Standaard, Inspringing: Links: 0 cm

De SSK-systematiek wordt gebruikt als systeem voor projectmanagement. Deze systematiek heeft in de afgelopen jaren zijn waarde bewezen en heeft geleid tot weinig of geen afwijking van de beoogde projectdoelstellingen. Onderdelen van deze systematiek zijn Planning, Inhoud, Focus en Financiën.

Keuze voor het verder doorontwikkelen en professionaliseren Het verder doorontwikkelen en professionaliseren van de ambtelijke organisatie wordt doorgezet. Dit is zichtbaar in de organisatie rond het Programmaplan ruimtelijke vernieuwing. Beoogd effect Doel van dit voorstel is tweeledig: 1. Voldoen aan raadsbesluit van 8 december 2020, inclusief amendement. 2. Een plan van aanpak vast te laten stellen voor de uitvoering van de aanbevelingen van de Rekenkamer. Argumenten

1. De adviezen van de Rekenkamer over 'sturen op grote projecten' over te nemen De Rekenkamer Sliedrecht heeft in 2020 onderzoek gedaan naar het sturen op grote projecten in de gemeente Sliedrecht (Rekenkameronderzoeksrapport 'Sturen op grote projecten' 2020). Het doel van dit onderzoek was tweeledig: • enerzijds het bieden van inzicht aan de raad in de beleidskaders voor en de praktijk van rolneming bij grote projecten in Sliedrecht en • anderzijds de raad handvatten bieden om de kwaliteit van de rolneming waar nodig te verbeteren. De centrale vraag die met het onderzoek beantwoord is, luidt: welke informatie vraagt en ontvangt de gemeenteraad van Sliedrecht om grip te houden op grote projecten en welke verbetermogelijkheden zijn er? De belangrijkste aanbevelingen uit het onderzoek zijn: 1. Focus op beleid en grote lijnen van grote projecten en zorg hierbij voor goede informatievoorziening en monitoring. 2. Zet bij de sturing van grote projecten in op mijlpalen en tussentijdse bijsturing bij de uitvoering. 3. Spreek eenduidige kaders af over rolinvulling door raad en college. 4. Kies voor een eenduidig systeem van projectmanagement. 5. Zet in op het doorontwikkelen en verder professionaliseren van de organisatie voor projecten.

Op basis van de input van het fractiespecialistenoverleg en de aanbevelingen uit het onderzoekrapport van de Rekenkamer is er een eerste aanzet voor uitvoering van deze aanbevelingen opgesteld. Deze eerste aanzet is besproken in de oordeelsvormende raadsvergadering van 18 mei 2021 en vervolgens ook nader afgestemd met de Rekenkamer. Op basis van deze consultaties is het navolgende plan van aanpak opgesteld. Hierin is tevens de samenloop verwerkt met het Programmaplan ruimtelijke vernieuwing 2022-2030, waarvan de uitgangspunten door de raad op 14 december 2021 zijn vastgesteld.

2. Uitvoering te geven zoals omschreven in bijgevoegd plan van aanpak Het plan van aanpak beschrijft de uitvoering van het advies van de Rekenkamer. In het plan van aanpak worden de aanbevelingen successievelijk doorlopen en wordt aangegeven, hoe hieraan uitvoering is en/of wordt gegeven. Ook wordt de relatie van het Rekenkamer-advies met het Programmaplan ruimtelijke vernieuwing uitgewerkt. Kanttekeningen / Risico’s

1. Er vallen 'grote projecten' weg en er komen nieuwe terug Voorgesteld wordt om met de uitvoering van dit plan van aanpak een nieuwe start maken, hoe we omgaan met 'grote projecten' in Sliedrecht. Die start maken we met projecten die voldoen aan de aangescherpte criteria voor 'grote projecten', waarvoor nog nadere kaderstelling en/of sturing gewenst is en die samenhangen met de ruimtelijke vernieuwing die we in Sliedrecht tot 2030 willen realiseren. Op grond hiervan wordt voorgesteld om de volgende projecten als 'groot project' te blijven benoemen: Burgemeester Winklerplein, Stationspark III en Sliedrecht Buiten en daarnaast binnen het

Programma ruimtelijke vernieuwing: Binnenstedelijke herstructurering / Schuifoperatie Sliedrecht Oost, Nieuwe verbinding met Sliedrecht Noord en Sliedrecht Noord. De informatievoorziening over de eerder vastgestelde lijst met 'grote projecten' door de raad vervalt door deze aangescherpte selectie. Dit wordt vanaf nu opgenomen in de reguliere PenC-cyclus. Hierin wordt aandacht gegeven aan de stand van zaken en een vooruitblik opgenomen.

2. De 'kleine projecten' worden bewaakt door het college De zogenaamde 'kleine projecten'' (dit zijn de projecten die niet vallen in de criteria van 'grote projecten') worden door het college bewaakt volgens het projectmatig werken waarbij de bekende projectkaders (geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit) gehanteerd worden. Ten aanzien van het definiëren en vaststellen van de financiële kaders wordt de zogenaamde SSK systematiek gehanteerd. Dit gebruiken wij om een goede kostenraming te maken voor projecten aan de voorkant van een project. De zogenaamde 'kleine projecten' (dit zijn de projecten die niet vallen in de criteria van 'grote projecten') worden door het college bewaakt via de zogenaamde SSK-systematiek van Planning, Inhoud, Focus en Financiën. Deze systematiek heeft in de afgelopen jaren zijn waarde bewezen en heeft geleid tot weinig of geen afwijking van de beoogde projectdoelstellingen. De voortgang van deze projecten en de informatie hierover komen terug in de reguliere PenC-cyclus van begroting en rekening. Aanvullend wordt de stand van zaken van deze projecten één keer per jaar toegelicht in een beeldvormende raadsvergadering. • Financiën De uitvoering van het plan van aanpak leidt tot effectievere sturing en scherpere informatievoorziening en heeft vanuit dat perspectief geen directe financiële consequenties.

De verdere doorontwikkeling en professionalisering van de ambtelijke organisatie past in de hiervoor opgenomen posten in de begroting 2022. Voor de organisatie van het Programma ruimtelijke vernieuwing volgt in 2022 een voorstel. • Wet- en regelgeving / Juridische zaken Het voorstel voorziet vooral in de rolverdeling tussen raad en college en heeft geen juridische consequenties. • Duurzaamheid De uitvoering van de 'grote projecten' geschiedt binnen de duurzaamheidskaders die de raad heeft gesteld. • Inclusiviteit De uitvoering van de 'grote projecten' geschiedt binnen de inclusiviteitskaders die de raad heeft gesteld en beoogt overigens ook de sociale structuur en sociale veiligheid van Sliedrecht te versterken zodat elke inwoner mee kan doen aan de samenleving. • Tijdspad, monitoring en evaluatie m.b.t. voorgesteld raadsbesluit Het plan van aanpak geeft de raad meer eenduidige sturingsmogelijkheden, inclusief de daarvoor noodzakelijke sturingscriteria, w.o. het tijdspad en monitoring en evaluatie Communicatie / Participatie Bij de uitvoering van de 'grote projecten' zijn communicatie en participatie van groot belang. De raad heeft daarover bij de behandeling van het Programmaplan ruimtelijke vernieuwing met een amendement een aanvullend uitgangspunt toegevoegd.

Dit is er op gericht om bij de uitvoering van dit programma tijdig de juiste belanghebbenden te informeren en te betrekken om draagvlak te vergroten. Vervolgprocedure (inspraak/publiceren) Vervolgstappen 1. Vervolgstap n.a.v. advies 'Rolneming bij grote projecten' Een voorstel voor een startnotitie wordt uiterlijk in het 2e kwartaal van 2022 aan de raad aangeboden. 2. Vervolgstap n.a.v. de doorwerking van het Rekenkamer-advies naar het Programma ruimtelijke vernieuwing

De sturingscriteria voor het Programma ruimtelijke vernieuwing worden geleidelijk ontwikkeld in de programmaplannen die jaarlijks vanaf 2022 aan de raad worden aangeboden. 3. Vervolgstap n.a.v. advies 'Zet in op het verder doorontwikkelen en professionaliseren' In 2022 wordt met de raad het gesprek gevoerd over de organisatie van het Programma ruimtelijke vernieuwing. Eerdere besluitvorming c.q. bronvermelding Raadsbesluit 8 december 2020 inclusief amendement over het Rekenkamerrapport. Amendement A20.2. Wijzigingen uitgangspunt en toevoegen extra uitgangspunt Programmaplan