By5 - Bijlage 5 Sliedrecht v0.2 d.d. 26-7-2021.pdf

Bijlage 5 Gemeente Sliedrecht Beschrijving organisatie Sliedrecht is een dorp met bijna 26.000 inwoners en ligt aan een van de drukst bevaren rivieren van Nederland, de Beneden Merwede. Sliedrecht is de bakermat van de baggerindustrie. De gemeente Sliedrecht werkt op bestuursniveau nauw samen met de omliggende Drechtsteden. Sliedrecht is een zelfstandige gemeente. Groot genoeg voor voorzieningen en bedrijvigheid op stadsniveau, maar klein genoeg voor dat eigen dorpse karakter. Het is juist deze combinatie die het wonen en werken in Sliedrecht zo aantrekkelijk maakt. De opgaven waar Sliedrecht de komende jaren voor staat zijn in september 2020 vastgelegd in een totaalvisie, 'Koers 2030: Groei en ontwikkeling'. De ambtelijke organisatie kent 8 teams (Bedrijfsvoering en VTH, Bestuursondersteuning, Communicatie en Vastgoed, Beheer en Openbare Ruimte, Team Ruimtelijke Ontwikkeling en Economie, Samenleving, Financieel Advies & Beleid en Projecten), in totaal ongeveer 120 fte. Met behulp van een organische ontwikkeling wordt dit omgevormd naar een organisatie die maximaal in staat is de doelstellingen te realiseren. De griffie telt in totaal 3,2 fte, en staat onder leiding van de griffier. 1.

standaard opdracht omschrijving aanbesteding accountantsdiensten De accountantsdiensten voor iedere in deze aanbesteding deelnemende gemeente, gemeenschappelijke regeling of organisatie kent een aantal verschillende activiteiten, te weten: 

  

Controle jaarrekening van de organisatie inclusief de in de jaarrekening opgenomen verplichte bijlage op grond van de regeling Verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen (Single Information en Single Audit, SiSa). Controle gericht op het afgeven van specifieke verklaringen. Natuurlijke adviesfunctie. Overige additionele controleopdrachten.

De uren voor activiteit 3 (natuurlijke adviesfunctie) vormen integraal onderdeel van de uren besteed voor de uitvoering van activiteiten 1 en 2; hiervoor kunnen geen extra kosten in rekening gebracht worden. Bij een specifiek groter vraagstuk op verzoek van de Raad kan vooraf afgestemd worden of dit tot additionele kosten leidt. Voor activiteit 4 (Additionele controleopdrachten) geldt dat een additionele controleopdracht voorafgegaan wordt door een afzonderlijke offerte, waarin een vaste prijs wordt aangeboden op basis van in de onderhavige aanbesteding geoffreerde uurtarieven. Slechts onvoorziene omstandigheden kunnen voor de accountantsdiensten leiden tot meerwerk. Ad 1) Controle jaarrekening van de gemeenten: De primaire functie van de opdrachtnemer is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet en conform de eisen die zijn opgenomen in het Besluit

Specifieke controle werkzaamheden voor deze organisatie

De gemeente Sliedrecht ontvangt van andere organisaties de volgende specifieke verklaringen, die relevant zijn in het kader van de controle van de jaarrekening van de gemeente:  Van de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden (GR Drechtsteden): controleverklaring van de aan de Sociale Dienst Drechtsteden (SDD) overgedragen regelingen van de gemeente  Van de GR Drechtsteden: assuranceverklaring met oordeel over opzet en de werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen interne controles op de gegevensverwerking bij het Service Centrum Drechtsteden (SCD)  Van het GBD: consolidatieverklaring jaarlijkse opgave belastingopbrengsten  Van de gemeente Dordrecht (Dienstverlening Drechtsteden / Drechtstedelijk Klant Contact Centrum): consolidatieverklaring jaarlijkse opbrengsten secretarieleges per gemeente Voor de controle van de jaarrekening van de gemeente kan de accountant gebruik maken van deze verklaringen. Momenteel bevindt de GR Drechtsteden zich in een transitie. Er worden taken overgeheveld aan een servicegemeente (Dordrecht)

Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Door de organisatie kunnen nadere regels zijn gesteld ingevolge artikel 213, lid 1 Gemeentewet. Belangrijke uitgangspunten voor de uitvoering van de accountantscontrole door de Inschrijver zijn:  De voor de jaarrekening geldende wet- en regelgeving (niet uitputtend maar onder meer op het gebied van verslaggeving, fiscaliteit en rechtmatigheid) op de datum van publicatie van het aanbestedingsdocument.  De op de datum van het aanbestedingsdocument al gepubliceerde voorgenomen wijzigingen in wet- en regelgeving, die voor de contractperiode zullen gaan gelden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan voorgenomen wijzigingen BBV.  De op de datum van het aanbestedingsdocument laatst door de raad vastgestelde normenkader voor rechtmatigheid.  Overige uitgangspunten zoals beschreven in de gunningscriteria. Gemeenten ontvangen van andere organisaties diverse specifieke verklaringen, die relevant zijn in het kader van de controle van de jaarrekening. Hoewel dit geen limitatieve lijst is, kunt u hierbij denken aan:  Van GR - SDD: controleverklaring overgedragen regelingen per gemeente  Van Gemeente Dordrecht: systeemverklaring met oordeel over kwaliteit van en interne controle op de gegevensverwerking bij Dordrecht voor werkzaamheden die in het kader van Dienstverleningsovereenkomsten voor gemeente / GR worden uitgevoerd.

De volgende rapportages en verklaringen dienen te worden verzorgd en opgeleverd:  De controleverklaring (voor rechtmatigheid en getrouwheid) bij de jaarrekening (inclusief Sisa-bijlage)  Een accountantsverslag met de controlebevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening. In het rapport wordt gerapporteerd over de onderwerpen die wettelijk zijn voorgeschreven en over onderwerpen omschreven in het programma van eisen van dit Beschrijvend Document.  Een managementletter met de bevindingen naar aanleiding van de interim-controle.  (Concept)rapportages aan de accountant, opgesteld door in opdracht van de accountant ingezette specialisten in het kader van de controle van de jaarrekening, dienen voorgelegd aan en besproken te worden met opdrachtgever ter afstemming van feiten en omstandigheden en mogelijke onjuistheden. Algemeen geldt dat de beoogde externe accountant goed bekend is met overheidsaccountancy

en er wordt een nieuwe GR Sociaal opgericht. Beoogde startdatum van beide organisaties is 1 januari 2022. Bovengenoemde verklaringen dienen (indien alles daadwerkelijk wordt besloten) door de nieuwe entiteiten te worden versterkt.

en specifieke materiekennis heeft relevant voor decentrale overheden. Ad 2) Controle gericht op het afgeven van specifieke verklaringen: De Gemeenschappelijke Regeling SDD voert een groot aantal taken en regelingen voor de gemeente uit. Voor het verkrijgen van de bijzondere uitkeringen en subsidies moet de GR-SDD verantwoordingen opstellen en deze zelf, dan wel deze door de gemeente verstrekken aan andere overheden (de geldgevers). De gemeente neemt deze verantwoordingen dan over in het geval van verantwoording door de gemeente in de eigen jaarrekening. Belangrijk hierbij is dat deze verantwoordingen op een betrouwbare wijze tot stand komen. In veel gevallen verlangt de geldgever een accountantsverklaring bij deze verantwoordingen. In een aantal gevallen moeten deze verantwoordingen worden opgesteld ten behoeve van de deelnemende gemeente, omdat de gemeenten verantwoordingsplichtig zijn naar de betrokken geldgevers. Het aantal verantwoordingen en de eisen die aan de controle worden gesteld, wijzigt jaarlijks. Gemeente Dordrecht verricht als servicegemeente diensten ten behoeve van o.a. de Drechtstedengemeenten, waaronder de verwerking van financiële gegevens. De deelnemers blijven zelf primair verantwoordelijk voor de verantwoording van deze financiële gegevens in hun eigen jaarrekening.

Zij zijn daarbij afhankelijk van de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking bij de gemeente Dordrecht. In het kader van het laten uitvoeren van werkzaamheden door de deelnemers aan de gemeente Dordrecht zijn nadere afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheid van zowel Dordrecht als de deelnemers in het kader van deze gegevensverwerking en over de manier waarop de accountantscontrole daarop moet worden ingevuld. Gemeente Dordrecht verstrekt aan de deelnemers een Assurance verklaring, waarin een oordeel wordt gegeven over de opzet en de werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen interne controles op de gegevensverwerking bij Dordrecht. Ad 3) Natuurlijke adviesfunctie: In de gunningscriteria wordt aan Inschrijvers gevraagd om een uitwerking van hun visie op de natuurlijke adviesfunctie. Hier is ook aangegeven wat de organisatie hieronder minimaal verstaan. In de bijlage per organisatie zijn eventuele specifieke wensen ten aanzien van de natuurlijke adviesfunctie per organisatie uitgewerkt. Ad 4) Additionele controleopdrachten:

De additionele controleopdrachten omvatten zowel controleopdrachten voor de gemeente als controles van financiële verantwoordingen aan subsidieverschaffers, die niet via de Sisa-bijlage worden verantwoord. De organisaties kunnen de accountant additionele controleopdrachten verlenen, waarvoor de accountant voorafgaand aan de start van de werkzaamheden per opdracht een offerte indient. Uitgangspunt voor deze offerte zijn de in deze aanbesteding geoffreerde uurtarieven. In de bijlage per organisatie zijn eventuele additionele controleopdrachten die jaarlijks worden gevraagd per organisatie gespecificeerd.

Uitgangspunten Controle en rapportage tolerantie: a. Controletolerantie: b. Opgave Rapportage tolerantie 2 . Visie op en wijze invulling natuurlijke adviesfunctie: De organisaties verstaan onder de natuurlijke adviesfunctie minimaal:

Voor de goedkeuringstolerantie wordt aangesloten op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). a) Goedkeuringstolerantie: <=1% van de omvangbasis b) Rapporteringtolerantie: > € 50.000 Aanvullende eisen voor deze organisatie Geen.

Alle activiteiten ten behoeve van de Opdrachtgever voor zo ver een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant.  Gevraagd en ongevraagd adviseren aan het bestuurlijk en ambtelijk niveau. In dit verband kan worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van uitgebrachte (concept)rapportages. Het gaat om onderwerpen zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico’s en dergelijke. Dat zijn adviezen die: o een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; o een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages; o met betrekking tot ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; o voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten / GR'en; o voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied; o voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid c.q. wettelijke bepalingen.  Een signalerende functie van de controlerend accountant met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico’s voor de organisatie is hierbij van belang.

 Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. De accountant wordt ook gevraagd binnen redelijke termijn na verzoek van de opdrachtgever (een week en bij calamiteiten direct) beschikbaar te zijn om gevraagd advies te leveren.  Ook periodiek overleg met de gemeenteraad, griffie, auditcommissie, college, directie/management en concerncontroller wordt gezien als onderdeel van de natuurlijke adviesfunctie.  Deze functie moet dus ruim worden opgevat. 4. Rapportage en contactmomenten 

Rapportage en contactmoment zijn specifiek per organisatie opgegeven in de rechterkolom hiernaast.

Specifieke opgave voor deze organisatie:



De accountant werkt in opdracht van de raad. In Sliedrecht is in beginsel aanwezigheid van de accountant in de vergadering van de auditcommissie gewenst. Dit komt neer op ongeveer vier vergaderingen per jaar. Het gaat hier in ieder geval om de bespreking van de managementletter, jaarstukken en tussentijdse rapportage interim-controle incl. benoemen speerpunten gemeenteraad.