By 1 - Verlengingsvoorstel Necker van Naem 9aug22.pdf

Voorstel invulling directeursmodel rekenkamerfunctie gemeente Sliedrecht Lauryan Bakker 9 augustus 2022

Inleiding •

Sinds 2019 geeft Necker met veel plezier invulling aan de rekenkamerfunctie van de gemeente Sliedrecht. Met Heleen van Rijnbach als directeur en Pim Steenbergen als coördinator/secretaris staat er een team klaar om de gemeenteraad ook voor de komende periode te ondersteunen met relevant onderzoek.

•

In 2019 is de rekenkamerfunctie opgestart, is er een dienstverleningsovereenkomst en een onderzoeksprotocol opgesteld en zijn er kennismakingsgesprekken gevoerd. Tussen 2020 en 2022 heeft de rekenkamerfunctie drie onderzoeken uitgevoerd: Sturen op grote projecten (2020), Communicatiebeleid (2021) en Armoede en schuldhulpverlening (2022, lopend). Er zijn drie consultatieworkshops gehouden, twee rapportpresentaties gegeven en er heeft rondom de onderzoeken meerdere malen afstemming met de begeleidingscommissie plaatsgevonden.

•

Voor de periode oktober 2022 – 1 januari 2026 doet Necker graag een aanbod. In dit voorstel leest u verder over de beoogde bemensing, resultaten, communicatie en besteding van het beschikbare budget.

“

Het contact met de begeleidingsgroep vanuit de gemeenteraad van Sliedrecht is de afgelopen drie jaar waardevol geweest. Deze manier van communiceren tussen raad en Rekenkamer levert inhoudelijk goede onderzoeksrapporten op, waarbij de onafhankelijke positie van de Rekenkamer overeind blijft. Ik kijk uit naar een vervolg van onze plezierige samenwerking.

Heleen van Rijnbach – Directeur rekenkamerfunctie

”

“

Raadsleden denken in Sliedrecht actief mee over het aanscherpen van de onderzoeksopzet, een mooie samenwerking en teken van betrokkenheid.

Pim Steenbergen – Secretaris en coördinator rekenkamerfunctie

”

Invulling rekenkamer(functie)s Necker geeft voor meerdere gemeenten invulling aan de rekenkamer(functie). Dat betekent dat uw gemeenteraad profiteert van: •

Kennis en expertise op het gebied van rekenkameronderzoek

•

Ervaring met verschillende afstemmingsvormen tussen raad en rekenkamerfunctie

•

Inhoudelijke kennis van verschillende beleidsterreinen en onderwerpen

•

Beproefde efficiënte werkwijze

Inhoud •

Bemensing

•

Resultaat

•

Communicatie

•

Besteding beschikbaar budget

Bemensing

Directeur en secretaris/coördinator Heleen van Rijnbach Directeur In 2019 heeft uw raad Heleen van Rijnbach geselecteerd als directeur van de rekenkamerfunctie. Ook voor de komende periode zet zij zich graag in als directeur. Heleen was van 1997 tot en met december 2017 burgemeester in diverse middelgrote gemeenten. Daarvoor was ze 4 jaar wethouder. Ze is echt verknocht aan het lokaal bestuur. Ze deed ervaring op in gemeenten met een vergelijkbare grootte als Sliedrecht. Ze heeft een brede kennis en ervaring van gemeentelijke (onderzoeks)onderwerpen. Zij was vele jaren vicevoorzitter van de Raad voor de Financiële Verhoudingen (adviesorgaan aan Kabinet en Tweede Kamer). Heleen onderhoudt het contact met de raad en de begeleidingscommissie en is het gezicht van de rekenkamerfunctie.

Pim Steenbergen Secretaris/coördinator Sinds april 2022 is Pim de secretaris en coördinator van de rekenkamerfunctie in Sliedrecht. Pim is een enthousiaste en gedreven bestuurskundige met ervaring in de ondersteuning en advisering van het lokaal bestuur. De dynamiek van het lokale openbaar bestuur kent hij vanuit allerlei perspectieven. Hij is goed in planning en organisatie en krijgt energie van projectmatig werken. De processen en procedures rondom rekenkameronderzoek en de positionering van de rekenkamer richt hij strak in. De rol van ambtelijk secretaris en coördinator past dan ook goed bij hem. Daarnaast zal hij ook als onderzoeker optreden, bij de thema’s waar hij ervaring mee heeft. Pim is ook ambtelijk secretaris van de rekenkamer in Diemen en Vlaardingen. Pim ondersteunt Heleen en is uw eerste aanspreekpunt ten aanzien van het proces.

Onderzoekers In 2019 hebben wij voorgesteld met een vaste onderzoeker te werken. Tijdens de onderzoeken is gebleken dat de continuïteit wordt geborgd door de directeur en dat de geselecteerde onderwerpen juist vroegen om verschillende onderzoekers, met hun specifieke ervaring. Wij stellen voor deze werkwijze voort te zetten en steeds het passende onderzoeksteam bij het geselecteerde onderwerp te kiezen.

Zo hebben wij voor het onderzoek naar Communicatiebeleid ons zusterbedrijf Citisens ingeschakeld en wordt voor het onderzoek naar Armoedebeleid en schuldhulpverlening samengewerkt met een expert op dit gebied.

Ondersteuning vanuit de griffie U geeft aan dat vooralsnog de gemeente verantwoordelijk is voor de ondersteuning van de rekenkamerfunctie door hun eigen griffie. Van de griffie vragen wij de volgende ondersteuning: •

Ondersteuning bij de organisatie van de consultatieronde;

•

Ondersteuning bij (het plannen van) afspraken met de begeleidingscommissie;

•

Assistentie bij het opvragen van stukken en het inplannen van interviews;

•

Coördinatie van de wederhoorprocedure;

•

Aanleveren van enige informatie voor ons jaarverslag.

Uiteraard zal de exacte invulling van het bovenstaande voorafgaand aan de start nog eens worden afgestemd met de griffie(r).

Resultaat

Uitgangspunten directeursmodel Om een rekenkamerfunctie met impact te zijn, hanteren wij de onderstaande uitgangspunten: •

Eén vast gezicht: Heleen van Rijnbach als directeur

•

Een flexibel team van ervaren en deskundige onderzoekers

•

Onafhankelijk én betrokken

•

Focus op positionering raad

Werkwijze rekenkamerfunctie De rekenkamerfunctie werkt binnen een vaste jaarcyclus. Stap 1: consultatie onderzoeksprogramma (september – december)

Werkwijze rekenkamerfunctie Stap 2: opstellen en bespreken onderzoeksopzet (december – januari) •

Conceptonderzoeksopzet opstellen

•

Bespreking met begeleidingscommissie

•

Definitieve opzet opstellen en start onderzoek volgens onderzoeksprotocol

Stap 3: jaarlijkse verantwoording (januari – februari) •

Opstellen jaarverslag

•

Bespreking jaarverslag met begeleidingscommissie en jaarevaluatie

•

De directeur is het hele jaar aanspreekbaar op kwaliteit van het rekenkamerwerk, proces en de onderlinge relatie

Keuze in onderzoeksvormen

Communicatie

Communicatie Keuze voor een directeursmodel betekent veel betrokkenheid tussen raad en rekenkamer. Het contact verloopt op verschillende manieren: •

Meerdere malen per jaar afstemming tussen rekenkamerfunctie en begeleidingscommissie

•

Eén gezicht en primair aanspreekpunt met een directeur

•

Presentatie en toelichting onderzoeken in de raad

•

Verantwoording via onderzoeksprogramma en jaarverslag

•

Evaluatie na drie jaar

Evaluatie 2019 - 2022 De directeur en coördinator hebben een evaluatiegesprek gehouden met de begeleidingscommissie. Hieronder staan de resultaten van dit gesprek. •

Waardering op basis van de evaluatie 2019 – 2022: rekenkamerfunctie is een nuttig instrument, raad is positief, ambtelijke organisatie is eveneens positief over de samenwerking.

•

Wensen op basis van de evaluatie 2019 – 2022: meer toelichting en transparantie over opvolging consultatieworkshop en onderzoeksprogramma, meer zichtbaarheid voor de raad, rapportages mogen praktischer (met name de formulering van conclusies en aanbevelingen: concreter en scherper), consultatieworkshop mag meer interactief.

Opvolging evaluatie 2019 - 2022 •

Interactieve consultatieworkshop: bij de start van de nieuwe periode gaat de rekenkamerfunctie direct in gesprek met de begeleidingscommissie over de vorm voor de consultatieworkshop. De directeur en coördinator zullen ideeën aandragen om de betrokkenheid van de raad hierbij te vergroten, maar horen ook graag wat de raad/begeleidingscommissie nodig heeft om meer interactief deel te nemen aan de workshop.

•

Toelichting en transparantie over opvolging consultatieworkshop en onderzoeksprogramma: na een consultatieworkshop zal er een onderzoeksprogramma en –opzet worden toegestuurd aan de raad. Hierin is een kort verslag van de workshop opgenomen, waaronder een afweging en toelichting op de onderwerpskeuze en insteek van het onderzoek.

•

Meer zichtbaarheid voor de raad: door bovenstaande punten door te voeren, zal de rekenkamerfunctie meer zichtbaar en navolgbaar zijn voor de raad.

•

Meer praktijkgericht onderzoek: de onderzoekers worden meegenomen in de wens om meer oog voor de praktische uitvoerbaarheid van aanbevelingen te hebben. De directeur en coördinator waarborgen dit aandachtspunt voor de komende periode en bespreken dit voorafgaand en na een onderzoek met de begeleidingscommissie.

Besteding beschikbaar budget

Budgetbesteding (1/3) Verdeling budget •

Het budget dat de gemeenteraad van Sliedrecht beschikbaar stelt voor de rekenkamerfunctie is € 20.000,-

•

In de periode 2019 – 2022 is 15% van dit budget besteed aan de instandhouding van de rekenkamerfunctie (overheadkosten) en 85% van het budget aan onderzoek. Uw wens is dat deze verhouding voor de komende periode wordt aangehouden

•

Overheadkosten bestaan uit: consultatieronde, bespreken van de onderzoeksopzet, verantwoording over onderzoeksprogramma en opstellen jaarverslag

Budgetbesteding (2/3) Tariefstelling Functie

Tariefstelling per dagdeel

Directeur

€ 600

Secretaris/coördinator

€ 500

Onderzoekers

€ 360 - 600

Budgetbesteding (3/3)

Activiteit

Bandbreedte kosten

“Regulier” rekenkameronderzoek

€ 10.000 – 20.000

Kosten per onderzoeksactiviteit

Raadsconferentie

€ 4.000 – 10.000

Hiernaast treft u een bandbreedte van de kosten die gepaard gaan met verschillende typen onderzoeksactiviteiten. Omdat elk onderzoek maatwerk is, kan hiervan worden afgeweken. De rekenkamerfunctie legt altijd verantwoording af over haar keuzes (zie ook onder Communicatie).

Quickscan

€ 5.000 – 10.000

Doorwerkingsonderzoek

€ 7.000 – 15.000

Rekenkamerbrief

€ 5.000 – 7.000

Populatieanalyse/modellering

€ 3.000

Raadsworkshop

€ 2.500

Duidingssessie

€ 2.000 – 3.000

Digitale consultatie

€ 3.000 – 4.000

Tot slot

Tot slot De directeur, coördinator en onderzoekers kijken er naar uit om zich ook in de periode oktober 2022 – 1 januari 2026 voor uw gemeenteraad in te zetten. Ik vertrouw er op u hiermee een passend aanbod te hebben gedaan. •

Deze offerte is geldig tot 30 september 2022

•

Bij gunning stellen we een nieuwe dienstverleningsovereenkomst op, waarin nadere invulling wordt gegeven aan afspraken over onder andere geheimhouding, non-concurrentie, budget, resultaat en facturatie

•

De getekende offerte mag digitaal verzonden worden naar: staf@necker.nl of, per post naar Necker t.a.v. secretariaat: Lunettenbaan 51-53, 3524 GA Utrecht.

Met vriendelijke groet, Necker

Lauryan Bakker Directeur

Voor akkoord:

@ NeckervanNaem