Bijlage 3 - Sliedrecht - Definitief Concept accountantsverslag 2023.pdf

CONCEPT 5 juli 2024

ACCOUNTANTSVERSLAG 2023

Gemeente Sliedrecht

Aanbiedingsbrief

Aan:

Geachte leden van de raad,

de raad van de gemeente Sliedrecht T.a.v. de heer R. van Aalst, raadsgriffier Postbus 16 3360 AD Sliedrecht

Wij hebben de jaarrekening 2023 van de gemeente Sliedrecht gecontroleerd. Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging d.d. 10 november 2023, ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2023. In dit verslag hebben we de belangrijkste bevindingen en conclusies naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole opgenomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2023 van de gemeente Sliedrecht.

Rotterdam, 2 juli 2024

Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij afgestemd met de verantwoordelijke functionarissen binnen de ambtelijke organisatie en de verantwoordelijk wethouder. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders.

Kenmerk: MS/MF/

Het opstellen en controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar weer een aanzienlijke inspanning. Een bijzonder element daarin was dit jaar de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. De jaarrekeningcontroles over eerdere jaren waren intensieve trajecten met als gevolg vertraging in de besluitvorming. De organisatie laat dit jaar op het financiële deel van het traject goede stappen zien. Op het gebied van de verbijzonderde interne controle ligt nog een belangrijke opgave en noodzaak tot verbetering. Dat we in overleg de start van de jaarrekeningcontrole met een maand hebben verlaat ten opzichte van voorgaand jaar was een risico dat zich in het huidige verloop van het proces ook daadwerkelijk heeft gemanifesteerd. Bij deze willen wij alle betrokken medewerkers van de gemeente Sliedrecht bedanken voor de constructieve samenwerking tijdens de controle. Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven. Hoogachtend, Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA

VOLGENDE PAGINA

INHOUDSOPGAVE

DASHBOARD

BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,

C.M. Steehouwer MSc RA

Inhoudsopgave

1. DASHBOARD ACCOUNTANTSCONTROLE

2. UITKOMSTEN JAARREKENINGCONTROLE

4. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3. RESULTAAT & FINANCIËLE POSITIE

4

1. Dashboard

1.1 Dashboard accountantscontrole

1.1 Dashboard accountantscontrole STREKKING CONTROLEVERKLARING 

Wij zijn voornemen bij de jaarrekening, inclusief rechtmatigheidsverantwoording, een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid te verstrekken na formele afwikkeling van onze controle.



De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt ruim € 926.000 respectievelijk € 2.778.000.



Het jaarverslag, inclusief de opgenomen informatie in de paragraaf bedrijfsvoering, is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële onjuistheden.



De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en het BBV wordt nageleefd.



De WNT is nageleefd.



Wij hebben de getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSa-bijlage vastgesteld.



RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING 

Het college heeft in de rechtmatigheidsverantwoording een totaal van € 1.695.000 aan afwijkingen gerapporteerd.



De raad van gemeente Sliedrecht heeft de verantwoordingsgrens bepaald op 3% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves en de verantwoordingsgrens is daarmee bepaald op € 2.778.000.



De door de gemeente geconstateerde afwijkingen overschrijden de verantwoordingsgrens niet.



De rapportagegrens voor de toelichting van de geconstateerde afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering is door de raad bepaald op € 50.000



Van de lastenoverschrijdingen constateert het college voor een bedrag van € 416.000 dat deze acceptabel zijn, aangezien deze passen binnen bestaand beleid.

RESULTAAT 2023

(x €1.000)

2023

Begroting (na wijziging)

Saldo van baten en lasten

5.105

-351

Mutatie reserves

1.781

3.400

Resultaat

6.886

3.049

Het gerealiseerde resultaat 2023 ten opzichte van de begrote lasten wijkt circa 4% af van de begroting na wijziging. Vanaf pagina 142 van de jaarrekening heeft het college een nadere toelichting per programma gegeven op de gerealiseerde afwijkingen. Hieruit blijkt dat op veel taakvelden binnen de programma’s Ruimte en Samenleving voordelen zijn gerealiseerd van bedragen tussen € 100.000 en € 400.000.

BELANGRIJKSTE OBSERVATIES EN BEVINDINGEN

SPEERPUNT IN DE CONTROLE

Het juist onderscheiden van uitgaven voor investeringen of groot onderhoud is een belangrijk aandachtspunt. Uit de controle blijken diverse posten welke ofwel ten onrechte zijn geactiveerd, ofwel ten onrechte ten laste van de voorziening zijn gebracht. Het verdient aanbeveling uw eigen beleid hier ook op aan te scherpen.



Naar aanleiding van controle 2022 als speerpunt van de auditcommissie meegekregen te rapporteren over de voortgang van het verbetertraject in de organisatie.



Uit het meerjarenperspectief blijkt dat ook Sliedrecht te maken heeft met tekorten in de jaren 2026 en verder. Deze lopen op tot circa € 6 miljoen per jaar.



Grote stap gezet in de voorbereiding en kwaliteit van het financiële deel van de jaarrekening. Op technisch vlak op onderdelen nog enige ruimte voor verdere aanscherping.





Aantal SiSa-regelingen verder toegenomen, maar ondanks dat is ook hier een grote kwaliteitsslag gemaakt. De laatste verbeterruimte zit hier nog in de koppeling met de balansposten in de jaarrekening.

In de begroting 2025 zullen ombuigingen worden opgenomen. Wij vragen aandacht voor mogelijke begrotingsoptimisme waardoor de realisatie van geraamde ombuigingen in de regel kan tegenvallen (de keerzijde van de over 2023 gerapporteerde voordelen).



Het lijkt waarschijnlijk dat de specifieke uitkeringen grotendeels worden overgeheveld naar de algemene uitkering per 2026. Deze overheveling zal dan gepaard kunnen gaan met een korting van 10%. Met deze mogelijke korting is nog geen rekening gehouden in uw meerjarig financieel beeld.



Strakker budgetteren geeft inherent een risico op begrotingsoverschrijdingen. Dit vraagt dan ook strakkere monitoring ten behoeve van begrotingswijzigingen.



Het actualiseren van het meerjaren onderhoudsplan gebouwen behoeft urgentie, met name in relatie tot het raadhuis, gemeentekantoor, Elektra en De Lockhorst.



Afgrenzing van kosten is behoorlijk verbeterd ten opzichte van 2022. Evenwel is nog ruimte voor aanscherping ter verdere inperking van het risico op fouten.



5

De juiste presentatie van balansposten is nog een aantal keer niet correct verlopen. Voor 2024 is hier nog een verdere stap in te zetten, wat met een betere basis ook een logische vervolgstap is.

DASHBOARD

JAARREKENING



FINANCIELE POSITIE

De VIC heeft geen enkele vooruitgang geboekt voor 2023, wat in combinatie met de rechtmatigheidsverantwoording een belangrijk knelpunt in het controleproces is gebleken. Het betreft zowel de kwalitatieve diepgang als het begrip van controledoelstellingen, foutevaluatie en planning. Gemaakte afspraken of door ons gesignaleerde aandachtspunten zijn niet of te laat opgevolgd.

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

6

2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole

2.1 Strekking van de controleverklaring 2023 2.2 Rechtmatigheidsverantwoording 2023

2.1 Strekking van de controleverklaring Goedkeurende controleverklaring met betrekking tot de getrouwheid

7

Wij verstrekken bij de jaarrekening 2023 van de gemeente Sliedrecht een goedkeurende controleverklaring. Dit betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2023 als van de activa en passiva per 31 december 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording geeft een getrouw beeld en de met de raad gemaakte afspraken hierover zijn nageleefd. Met uitzondering van de hieronder opgenomen posten zijn de uit de controle voortvloeiende controleverschillen door de ambtelijke organisatie verwerkt. De verwerkte controleverschillen treft u op de hierna volgende pagina aan. Voor het rapporteren van ongecorrigeerde controleverschillen hanteren wij een rapporteringsgrens van € 46.000, zijnde 5% van de materialiteit. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (in €)

FOUTEN

ONZEKERHEDEN

VERWIJZING

-

130.224

4.1

Materiële vaste activa ten onrechte geactiveerd

- 266.062

-

4.1

Materiële vaste activa bestaat niet meer

- 222.548

-

4.1

-

85.099

4.1

Getrouwheid Immateriële vaste activa juistheid van de hoogte van de activering

Overlopende activa – hoogte van subsidievordering onvoldoende onderbouwd Overlopende passiva te hoog verantwoord (extrapolatie uit steekproef) Overlopende passiva – SiSa regeling H4 opbrengsttoekenning onzeker

117.928

4.1

-

59.179

Facturen 2024 m.b.t. 2023 ten onrechte niet verantwoord (extrapolatie)

- 276.182

-

4.1

Inkopen goederen en diensten – Kosten 2024 verantwoord in 2023 (extrapolatie)

352.000

-

4.1

-

352.000

4.1

Totaal resultaatsimpact:

-294.864

626.502

Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)

€ 926.000

€ 2.778.000

Inkopen goederen en diensten – prestatielevering en/of prijs niet onderbouwd

Uitvoeringsmaterialiteit (65% van de materialiteit)

€ 602.000

Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie

€ 46.000

Gezien de resterende controleverschillen binnen de uitvoeringsmaterialiteit blijven is geen sprake van een materiële impact op het getrouwe beeld van de jaarrekening. De verschillen betreffen de extrapolatie van steekproefuitkomsten en kunnen derhalve niet eenvoudig worden gecorrigeerd. Hiervan zijn de aanwijsbare fouten in de jaarrekening gecorrigeerd en is uitsluitend het extrapolatieeffect in bovenstaand overzicht opgenomen als ongecorrigeerd verschil. Geen van de gerapporteerde ongecorrigeerde verschillen heeft betrekking op de SiSa-regelingen. Voor de geconstateerde onrechtmatigheden in het kader van de SiSa-bijlage wordt verwezen naar bijlage B van dit accountantsverslag. DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.1 Strekking van de controleverklaring De controle van de jaarrekening heeft ten opzichte van vorig jaar tot een minder aantal bevindingen en correcties geleid Er zijn nog wel een aantal presentatiefouten aangepast. Dit betreft fouten omdat niet wordt voldaan aan BBV.

8

Onderstaand geven wij u inzicht in de correcties die naar aanleiding van onze controle zijn verwerkt in de jaarrekening. De gemeente Sliedrecht heeft besloten om alleen de presentatiefouten te corrigeren en enkele aanpassingen in de SiSa-bijlage door te voeren. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (in €)

FOUTEN

RESULTAATSIMPACT

1.196.294

-

Uitzettingen - bedrag moet onder kortlopende schulden gepresenteerd worden

80.632

-

Liquide middelen – bankrekeningen van personeelsvereniging niet gepresenteerd

14.996

-

Overlopende activa - Niet bestede middelen SiSa regeling C41B onjuist onder overlopende activa gepresenteerd

101.533

-

Overlopende passiva – SiSa regeling G10 Inburgeringsmiddelen volgend jaar nog vrij besteedbaar (onjuiste presentatie binnen overlopende passiva)

118.608

-

Overlopende passiva – negatieve schulden (zijn vorderingen) en horen derhalve onder de overlopende activa

115.590

-

Overlopende passiva – SiSa regeling D8 terug gevorderde subsidie middelen over 2022 mogen in 2024 alsnog ingezet worden door gemeente (onjuiste presentatie binnen overlopende passiva)

224.864

-

1.852.517

-

Getrouwheid Voorraden - Presentatiefout binnen balans inzake voorraden (gereed product i.p.v. onderhanden werk)

Totaal gecorrigeerd naar aanleiding van de controle

Bovenstaand overzicht is een aanmerkelijk korter overzicht dan u in ons accountantsverslag 2022 heeft aangetroffen. Het merendeel van de correcties ziet op de presentatie van specifieke uitkeringen in de balans die al dan niet tot terugbetaling moeten leiden, dan wel nog besteed mogen worden. Daarnaast is een aantal reclassificaties verwerkt van eenvoudige aard en die vooral gaan over de juiste toepassing van verslaggevingsregels. Hier kan dan ook nog een verdere stap in gezet worden door de organisatie.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.1 Strekking van de controleverklaring

Geen aanwijzingen voor materiële fraude of non-compliance

9

Fraude en non-compliance Bij de planning van de jaarrekeningcontrole houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties met verschillende personen binnen de organisatie. Daarnaast nemen wij kennis van de door u opgenomen toelichtingen in de jaarstukken. Hiertoe hebben wij de mogelijke frauderisico’s en –situaties aan de hand van de door u opgestelde frauderisicoanalyse besproken. Het voorkomen en mitigeren van frauderisico’s is primair de verantwoordelijkheid van het college. Daarom hebben wij op diverse momenten met u en uw auditcommissie over dit onderwerp van gedachten gewisseld. Tijdens deze besprekingen hebben wij gesproken over de mogelijke fraude- en non compliancerisico’s en mogelijke situaties van onregelmatigheden. Dit deden wij aan de hand van de door u opgestelde frauderisicoanalyse en de door u ingevulde compliance vragenlijst.

Onze observaties hierbij zijn als volgt:  uw frauderisicoanalyse is nog niet geformaliseerd en verdient aandacht vanuit de VIC;  de organisatie beschikt over een gedragscode, klokkenluidersregeling en incidentenregistratie; Hierbij hebben wij specifiek aandacht besteed aan de veronderstelling dat er bij de opbrengstverantwoording frauderisico’s bestaan. Wij hebben in onze controleverklaring melding gemaakt van de belangrijkste frauderisico’s en hoe wij deze hebben geadresseerd. Tijdens de controle van boekjaar 2023 betroffen dat de volgende risico’s:  Ongebruikelijke memoriaalboekingen in de laatste maand van het boekjaar dan wel bij het opstellen van de tussentijdse rapportage resp. de jaarstukken;  Risico op onjuiste of onrechtmatige kosten doordat er mogelijk sprake is van functievermenging in het inkoopproces. Voor een nadere uiteenzetting van onze controleaanpak ten aanzien van de frauderisico’s en de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie verwijzen wij naar onze controleverklaring 2023. Onze werkzaamheden hebben niet geleid tot specifieke aanwijzingen voor materiële fraude(risico’s) of vermoedens van materiële fraude(risico’s).

Continuïteitsveronderstelling

Continuïteit Op basis van artikel 12 van de Gemeentewet kunnen gemeente bij langdurige financiële tekorten een beroep doen op een extra uitkering uit het gemeentefonds. Omdat de omvang van het gemeentefonds hierdoor niet wijzigt betalen andere gemeenten daar dus aan mee. Om die reden moeten gemeenten aan allerlei voorwaarden voldoen om deze aanvullende uitkering te kunnen ontvangen. Maar in principe kunnen gemeenten hierdoor niet failliet gaan. Het gevolg hiervan is dat crediteuren en andere stakeholders nooit benadeeld kunnen worden door een faillissement. Desalniettemin is de financiële positie vanuit het perspectief van raadsleden van belang en moet het college van burgemeester en wethouders inzicht geven in hoeverre de gemeente in staat is om de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen, zonder tussenkomst van de toezichthouder. Met de invoering van de aangepaste Nederlandse Standaard 700 dienen accountants voor gemeenten in hun controleverklaringen bij jaarrekeningen naast fraude te rapporteren over de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie.

Onze controlewerkzaamheden hebben geen informatie opgeleverd die strijdig is met de veronderstellingen en aannames van het college van burgemeester en wethouders over de gehanteerde uitgangspunten om de normale bedrijfsvoering voort te kunnen zetten.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording

College legt verantwoording af over rechtmatig handelen

Formele wetgevingstraject nog steeds niet voltooid, oplossing vanuit NBA voor 2023

De rechtmatigheidsverantwoording van gemeente Sliedrecht geeft een getrouw beeld

DASHBOARD

10

Status update rondom de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording Het wetgevingstraject rondom de rechtmatigheidsverantwoording heeft nog niet geleid tot sluitende wetgeving, wat leidt tot imperfecties in de set van wetten en regels die de inbedding van de rechtmatigheidsverantwoording zouden moeten verzorgen. In de decembercirculaire (bijlage 4.4) is de stand van zaken en het door BZK geschatte afrondingstraject kort geschetst. In de Nieuwsbrief IBI nr. 120 zijn wij allen geïnformeerd dat de Algemene Rekenkamer (AR) fundamentele bezwaren heeft geuit tegen de wijzigingen in het BBV en BADO die noodzakelijk zijn voor invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Verder overleg tussen het ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer is daarom noodzakelijk en vindt naar verluidt later dit jaar plaats. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft in dezelfde nieuwsbrief opgeroepen om ongeacht het lopende overleg wel een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening, conform de aangepaste verordeningen en de afspraken die hierover door vertegenwoordigende organen met het bestuur gemaakt zijn.

Naar aanleiding van deze oproep en vooruitlopend op de uiteindelijke aanpassingen in de gedelegeerde regelgeving die relevant is voor het opstellen van de jaarrekening (BBV) en voor de uitvoering van de accountantscontrole 2023 en oordeelsvorming in de controleverklaring (BADO). Totdat deze aanpassingen rond zijn dient de uitwerking uit NBA Alert 48 gevolgd te worden. Aan de hand van te onderkennen scenario's / omstandigheden zijn in NBA Alert 48 aanwijzingen opgenomen voor de uitvoering van de accountantscontrole van de jaarrekening en de oordeelsvorming in de controleverklaring. Indien de netto (niet-acceptabele) begrotingsoverschrijdingen en andere rechtmatigheidsfouten en/of onduidelijkheden de verantwoordingsgrens overschrijden dient de accountant een ‘Paragraaf ter benadrukking van bepaalde aangelegenheden – rechtmatigheidsverantwoording’ in de controleverklaring op te nemen. Bij de evaluatie of deze paragraaf opgenomen dient te worden, betrekt de accountant op basis van NBA Alert 48 dus de toelichting in de rechtmatigheidsverantwoording omtrent de in afstemming met het algemeen bestuur geaccepteerde begrotingsoverschrijdingen. In de jaarrekening 2023 is voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen van het college van uw gemeente, gericht op de rechtmatigheid van de baten en lasten alsmede de balansmutaties in de jaarrekening 2023.

Het is onze rol om de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening te controleren. Wij hebben vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording in uw jaarrekening een getrouw beeld geeft. Onze controle richt zich op het bepalen of het oordeel van het college in de rechtmatigheidsverantwoording door het college toereikend is onderbouwd. Hierbij stellen wij vast of de rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld in overeenstemming met de afspraken die gemaakt zijn tussen de gemeenteraad en het college. Deze afspraken zijn vastgelegd in het normenkader van de gemeente, waarvan de laatste aanpassing d.d. 28 maart 2024 door de gemeenteraad is vastgesteld. Het rechtmatigheidsoordeel van het college richt zich op een drietal criteria die wij hierna nader hebben toegelicht. Bij de uitvoering van onze werkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de organisatie toereikende werkzaamheden heeft uitgevoerd om het oordeel dat in de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen te onderbouwen.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording

Wat is het voorwaardencriterium?

Wat is het begrotingscriterium?

11

Voorwaardencriterium Het college toetst bij de uitvoering van haar controlewerkzaamheden of bij de uitvoering van financiële beheershandelingen binnen de geldende wet- en regelgeving is gehandeld. De relevante wet- en regelgeving is tussen het college en de raad afgestemd door middel van het normenkader. Het voorwaardencriterium is met name relevant bij de processen rondom subsidieverstrekkingen en (Europese) aanbestedingen. Indien is vast komen te staan dat de gemeente niet aan het voorwaardencriterium heeft voldaan is sprake van een onrechtmatigheid. Begrotingscriterium Het begrotingscriterium richt zich op het budgetrecht van de raad. Overschrijdingen van de lasten en overschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) zijn op basis van de Gemeentewet onrechtmatig. Het totaal van de begrotingsonrechtmatigheden van gemeente Sliedrecht heeft de verantwoordingsgrens overschreden en het college heeft het totaal van de begrotingsonrechtmatigheden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. De begrotingsonrechtmatigheden zijn op basis van de afspraken tussen college en de raad in de financiële verordening acceptabel en deze zijn door het college in de toelichting (hoofdstuk 8) nader uitgewerkt. Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten en investeringsbudgetten (kredieten) zijn op zichzelf niet onrechtmatig.

Deze zijn echter wel onrechtmatig als deze niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld. Het college en de raad hebben door middel van de financiële verordening afspraken gemaakt over wanneer overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten en investeringsbudgetten (kredieten) in een begrotingswijziging of middels de concept jaarrekening aan de raad voorgelegd moeten worden. Het college van gemeente Sliedrecht heeft de overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten en investeringsbudgetten (kredieten) tijdig voorgelegd aan de raad en er is in dit kader geen sprake van begrotingsonrechtmatigheden.

Wat valt onder misbruik en oneigenlijk gebruik?

DASHBOARD

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Als laatste dient het college een uitspraak te doen over de naleving van bepalingen die in wet- en regelgeving zijn opgenomen met betrekking tot misbruik en oneigenlijk gebruik. Hiervoor stelt het college vast welke verplichte handhaving noodzakelijk is en welke maatregelen binnen de gemeente genomen zijn om dit te kunnen uitvoeren. Tevens stelt het college vast of de getroffen maatregelen werken. Indien geconstateerd wordt dat beleid niet bestaat of niet wordt nageleefd dan wordt dit toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Alleen daadwerkelijke afwijkingen als gevolg van misbruik worden betrokken in het proces tot het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording

De raad van gemeente Sliedrecht heeft de verantwoordingsgrens bepaald op 3% van de totale lasten en dotaties aan de reserves, zijnde € 2.778.000

12

Strekking van de rechtmatigheidsverantwoording De raad van gemeente Sliedrecht heeft de verantwoordingsgrens bepaald op 3% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves en de verantwoordingsgrens is daarmee bepaald op € 2.778.000. Blijkens de rechtmatigheidsverantwoording is het college van mening dat de verantwoordingsgrens wordt overschreden in de jaarrekening 2023. De verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties zijn rechtmatig tot stand gekomen met uitzondering van het geen gerapporteerd is in de rechtmatigheidsverantwoording. De door het college gerapporteerde afwijkingen kunnen als volgt worden samengevat (fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld):

POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)

ONRECHTMATIGHEDEN

ONDUIDELIJKHEDEN

VERWIJZING

Rechtmatigheid Voorwaardencriterium

€ 1.063.000

-

3.2

Begrotingscriterium

€ 632.000

-

3.2

-

-

Totaal

€ 1.695.000

-

Verantwoordingsgrens (3% voor afwijkingen)

€ 2.778.000

€ 2.778.000

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Door de gemeenteraad vastgestelde rapportagegrens De rapportagegrens voor de toelichting van de geconstateerde afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering heeft u bepaald op € 50.000

DASHBOARD

€ 50.000

De rapportagegrens voor de toelichting van de geconstateerde afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering is door de raad bepaald op € 50.000. De paragraaf bedrijfsvoering is onderdeel van het jaarverslag. Wij hebben deze paragraaf doorgenomen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of deze paragraaf materiële afwijkingen bevat. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Op grond van onze werkzaamheden zijn wij van mening dat de paragraaf bedrijfsvoering verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat. Dit betekent ook dat de begrotingsoverschrijdingen als

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording

Europese aanbestedingen

13

Europese aanbestedingen In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording heeft het college de juiste toepassing van de Europese aanbestedingsrichtlijnen gecontroleerd aan de hand van een zogenaamde spend-analyse. In onze managementletter hebben wij gerapporteerd over de interne beheersing ten aanzien van de EU-aanbestedingsregels. In het proces wordt de naleving van de inkoop- en aanbestedingsregels niet afgedwongen, hierdoor kan niet worden gesteund op interne beheersmaatregelen. Hierover hebben wij u geïnformeerd in onze managementletter. Over 2023 is daarom door de gemeente een spend-analyse uitgevoerd (toets op naleving EU-aanbestedingsregels achteraf op basis van de crediteurenadministratie). In 2023 blijkt uit de spend-analyse een afwijking van totaal € 1.063.000. Deze afwijking is als volgt opgebouwd: ONDERDEEL (x € 1.000)

BEDRAG (€)

Afwijkingen vanuit boekjaar 2022 die doorlopen in boekjaar 2023

€ 122.000

Nieuwe afwijkingen met ingang van boekjaar 2023

€ 941.000

Totaal

€ 1.063.000

Zoals in de tabel is te lezen bestaan de afwijkingen in zijn geheel uit doorlopende onrechtmatigheden vanuit voorgaande jaren. Geen bevindingen in subsidieproces

Subsidieverstrekkingen Binnen het proces van subsidieverstrekkingen heeft de ambtelijke organisatie in haar werkzaamheden geen bevindingen geconstateerd welke in het kader van de rechtmatigheid relevant zijn.

Geen rechtmatigheidsfouten in SiSa-verantwoording

SiSa Als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is SiSa onderdeel hiervan geworden. Als gevolg hiervan heeft de VIC geen interne controle uitgevoerd op de SiSa-verantwoording. Er zijn geen afwijkingen geconstateerd met betrekking tot specifieke uitkeringen ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij adviseren om in het vervolg ook de SiSa-verantwoording als onderdeel van de VIC mee te nemen ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording.

Analyse begrotingsrechtmatigheid

Lastenoverschrijdingen in het kader van begrotingsrechtmatigheid In totaal heeft Sliedrecht circa € 95,9 miljoen aan lasten begroot na wijziging, tegenover circa € 90 miljoen aan werkelijke lasten over 2023. Dit is in totaal een onderschrijding van € 5,9 miljoen (ruim 6%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 95,6 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 95,1 miljoen aan werkelijke baten in 2023. In totaal gaat het om een lagere realisatie van baten van€ 0,5 miljoen (0,5%). Naast het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten kent een gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in reserves en onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. In 2023 er per saldo circa € 1,8 miljoen aan de reserves onttrokken zodat het gerealiseerde resultaat € 6,9 miljoen positief bedraagt.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording

Onderschrijding begrote lasten met € 5,9 miljoen Lagere realisatie van baten van € 0,5 miljoen

14

De gemeenteraad autoriseert de begroting en stelt de kaders voor het college vast. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid binnen de gestelde begroting. Begrotingsafwijkingen dienen tijdig gesignaleerd en gerapporteerd te worden aan de gemeenteraad. Bij begrotingsoverschrijdingen (lasten) die niet binnen het boekjaar voorgelegd zijn aan de gemeenteraad is sprake van een onrechtmatigheid. Het is aan de gemeenteraad om te bepalen op welke wijze wordt omgegaan met deze begrotingsonrechtmatigheden. In de rechtmatigheidsverantwoording zijn alle afwijkingen opgenomen ten opzichte van de begroting op het door de raad vastgestelde niveau. Het is vanuit het oogpunt van transparantie de bedoeling dat de rechtmatigheidsverantwoording een overkoepelend (totaal) beeld geeft van alle geconstateerde begrotingsonrechtmatigheden. Controle begrotingsrechtmatigheid De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189 lid 3 van de Gemeentewet. Behoudens het bepaalde in de artikelen 208 en 209 kunnen ten laste van de gemeente slechts lasten en daarmee overeenstemmende balansmutaties worden genomen tot de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht. Artikel 189 lid 3 niet van toepassing op overschrijdingen van baten.

Andere begrotingsafwijkingen zoals overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten zijn op zichzelf niet onrechtmatig. Deze kunnen alleen onrechtmatig zijn als die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld. Niet tijdig betreft een afspraak tussen raad en college. In de laatst door u vastgestelde financiële verordening heeft u ermee ingestemd dat dergelijke afwijkingen ook nog in de jaarrekening mogen worden gerapporteerd en daarmee nog steeds tijdig zijn. Deze posten zijn dan ook niet in de rechtmatigheidsverantwoording van het college opgenomen. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid 2023 (november 2023) van de Commissie BBV. Het college heeft een analyse opgesteld van de begrotingsafwijkingen en de bevindingen hieruit verwerkt in de rechtmatigheidsverantwoording. Wij hebben kennis genomen van de uitkomsten van deze analyse en de hieraan ten grondslag liggende documentatie. Op basis hiervan hebben wij vastgesteld dat het college bij het bepalen van de begrotingsonrechtmatigheden heeft gehandeld in lijn met de kaders die met de gemeenteraad zijn overeengekomen. Op de volgende pagina van dit verslag zijn de gerapporteerde afwijkingen opgenomen.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording

Overschrijding lasten voor een totaalbedrag van € 586.000. Er is geen sprake van overschrijdingen van investeringskredieten.

In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar overschrijdingen van de lasten en overschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) en overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten en investeringsbudgetten (kredieten). In de onderstaande tabel is de begrotingsonrechtmatigheid 2023 voor gemeente Sliedrecht uitgewerkt. OMVANG OVER/ONDERSCHRIJDING

PROGRAMMA/ KREDIET

TOELICHTING ONRECHTMATIGHEID

Programma 4

58.000

Diverse beperkte overschrijdingen binnen het programma

Programma 5

74.000

Diverse beperkte overschrijdingen binnen het programma

Algemene dekkingsmiddelen

15.000

Diverse beperkte overschrijdingen binnen het programma

Overhead

439.000

Hogere lasten met name als gevolg van hogere personeelskosten

TOTAAL

DASHBOARD

15

JAARREKENING

€ 586.000 lastenoverschrijding

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

16

3. Resultaat & financiële positie

3.1 Resultaat 2023 per programma 3.2 Dashboard financiële positie per 31 december 2023 3.3 Ons beeld van uw financiële positie

3.1 Resultaat 2023 per programma Resultaat 2023 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 3,9 miljoen voordelig

17

Het resultaat van gemeente Sliedrecht over het jaar 2023 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 3,8 miljoen voordelig, namelijk € 6,9 miljoen tegenover € 3,0 miljoen in de gewijzigde begroting. In onderstaand overzicht is het resultaat per programma in het kort weergegeven: 2023

BEGROTING NA WIJZIGINGEN

VERSCHIL

Programma 1 – Samenleving

-31.869

-33.648

1.779

Programma 2 – Economie, onderwijs, sport en cultuur

-6.141

-6.777

636

Programma 3 – Ruimte

-5.205

-6.748

1.543

Programma 4 – Bestuur en organisatie

-2.207

-2.184

-23

577

531

46

Algemene dekkingsmiddelen

62.365

60.758

1.607

Overhead en vpb

-12.413

-12.281

-132

Saldo van baten en lasten

5.105

-351

5.456

Onttrekkingen reserves

4.339

4.405

-66

Dotatie aan reserves

-2.558

-1.006

-1.552

Resultaat

6.886

3.048

3.838

OVERZICHT REALISATIE PROGRAMMA’S (x 1.000)

Programma 5 - Financiën

In de jaarstukken zijn de verschillen tussen de realisatie en de gewijzigde begroting door het college nader toegelicht. Mede in relatie tot het goed kunnen sturen op de begroting en realisatie adviseren wij u scherp te blijven op het realistisch begroten, gebruikmaken van prioritering. Dit verkleint de kans op overschotten die in de loop van het jaar ontstaan en stelt u als gemeenteraad meer en beter in staat de doelstellingen van het college te controleren. Ook in het licht van het gezond houden van de financiële positie in de komende jaren achten wij het van belang dat sprake is van een realistische begroting en een goed financieel beheer. Kortheidshalve verwijzen wij hierbij ook naar onze observaties naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole in paragraaf 2.1 en 4.1.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3.2 Dashboard financiële positie

NETTO SCHULDQUOTE

18

BELASTINGCAPACITEIT

SOLVABILITEIT 50

90

105

95

130 20

19%

220

-100

< 90%

48%

90-130%

0

> 130%

(GECORRIGEERDE) SCHULDQUOTE

< 20%

94%

100

20-50%

> 50%

50

150

< 95%

95-105%

> 105%

STRUCTURELE EXPLOITATIERUIMTE

GRONDEXPLOITATIE

0

90

35 130 20

17%

-100

< 90%

DASHBOARD

220

90-130%

> 130%

JAARREKENING

2%

100

0

< 20%

FINANCIËLE POSITIE

5,49%

20-35%

> 35%

BEVINDINGEN

5

-5

< 0%

BIJLAGEN

0%

> 0%

3.4 Ons beeld van uw financiële positie

Kengetallen moeten in relatie tot elkaar worden bezien Risico op begrotingsoptimisme in relatie tot ombuigingen ligt op de loer

19

Inleiding Voor de meeste gemeenten is sprake van een onzekere financiële toekomst en moet ruimte gezocht worden om ook vanaf 2026 meerjarig structureel in evenwicht te zijn en blijven. Hierover hebben wij ook in ons jaarlijkse benchmarkonderzoek gerapporteerd en oorzaken en aanbevelingen opgenomen. De belangrijkste oorzaak van de tekorten is dat de inkomsten vanuit het Rijk teruglopen, terwijl de kosten toenemen als gevolg van inflatie, vergrijzing en de toename van taken. Ook voor gemeente Sliedrecht geldt dat het een uitdaging is om goed om te gaan met de onzekerheden die er op dit moment zijn ten aanzien van de gemeentelijke financiën en om de verwachte tekorten te beperken en te beheersen. Onze rol in relatie tot het weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden geschetst van de financiële positie van de gemeente Sliedrecht.

Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling van) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark. Uw score in onze landelijke benchmarkrapportage

Uit het meerjarenbeeld in uw Kadernota 2025 blijkt een meerjarig tekort vanaf 2026 dat oploopt in 2028 tot een bedrag van circa € 6 miljoen. Voor de begroting 2025 en verder buigt u zich het komende jaar over ombuigingen. Hoe realiseerbaar deze zullen zijn is een aspect dat om doorlopende aandacht en monitoring vraagt. Met de mogelijke overheveling van specifieke uitkeringen en bijbehorende korting van 10% kan dit tekort nog verder oplopen. Wij vragen uw aandacht voor het scherp zijn op begrotingsoptimisme in tijden van noodzakelijke ombuigingen en oog te hebben voor het realisme van de beoogde ombuigsnelheid.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3.4 Ons beeld van uw financiële positie

20

Hieronder vindt u een andere toelichting op de ratio's van uw gemeente. Uw weerstandsvermogen is nog ruim voldoende, resultaatbestemming doet deze verder dalen Stille reserves ingerekend

De gemeente kan aan haar langetermijnverplichtingen voldoen

Weerstandsvermogen is ruim voldoende In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het college een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit bedraagt volgens deze paragraaf € 15,7 miljoen. In het weerstandsvermogen ultimo 2023 is een bedrag van € 2,3 miljoen meegeteld aan stille reserves en onbenutte belastingcapaciteit. In geval van calamiteiten is het mogelijk deze in te zetten, echter met name wat betreft de stille reserves is het liquide maken hiervan een aandachtspunt, gezien dit in de regel tijd kost. In de paragraaf weerstandsvermogen zijn de relevante risico’s benoemd. De gemeente Sliedrecht heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan risico’s waaraan de organisatie is blootgesteld bepaald op € 8,6 miljoen. Het weerstandsvermogen van de gemeente Sliedrecht is met 1,83 volgens het GTK 2020 ruim voldoende te noemen. Met de voorgenomen resultaatbestemming zakt deze richting de score ‘voldoende’. Solvabiliteit en netto schuldquote De solvabiliteit bedraagt ultimo 2023 48%. Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter u in staat bent om uw verplichtingen op lange termijn te voldoen. De netto schuldquote bedraagt 19%. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie en de hoogte van de investeringen uit het nabije verleden.

Zowel de solvabiliteit als de netto schuldquote laten een licht positieve ontwikkeling zien ten opzichte van de signaleringswaarden volgens het gemeenschappelijk financieel toezichtkader (GTK 2020). Beide ratio’s zijn als ‘minst risicovol’ geclassificeerd in het Gemeenschappelijk financieel Toezichtkader.

Financieel risico als gevolg van de grondexploitatie is laag

Ratio grondexploitatie Voor de ratio grondexploitatie geldt dat hoe lager deze is, hoe beter. De ratio grondexploitatie van de gemeente Sliedrecht is minimaal doordat de boekwaarde (de waarde van de grond en vermeerderingen) ten opzichte van de totaal begrote baten zeer laag is. De ratio grondexploitatie is eind 2023 2% en daarmee het minst risicovol te noemen volgens het GTK 2020. Structurele exploitatieruimte Voor de structurele exploitatieruimte geldt dat deze toont hoe de structurele lasten zich verhouden tot de structurele baten. Door het overschot dat u heeft gerealiseerd over 2023 is ook dit jaar sprake van een relatief ruime positieve structurele exploitatieruimte. Belastingcapaciteit De belastingcapaciteit laat zien hoe de woonlasten van uw gemeente zich verhouden tot andere gemeenten, gebaseerd op de WOZwaarden. Impliciet geeft dit ook aan in hoeverre er ruimte is ten opzichte van andere gemeenten de belastingbaten te verhogen. Voor gemeente Sliedrecht geldt dat deze waarde met 94% licht onder het gemiddelde ligt.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

21

4. Belangrijkste bevindingen

4.1 Bevindingen uit de controle 4.2 Bevindingen grondexploitaties 4.3 BBV, WNT en SiSa 4.4 Significante schattingsposten 4.5 Relevante wijzigingen in het BBV met ingang van begrotingsjaar 2025

4.1 Bevindingen uit de controle

22

Materiële vaste activa In ons verslag naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2022 hebben wij enkele opmerkingen gemaakt over de toepasbaarheid van de afschrijvingstermijnen en u geadviseerd het beleid inzake activeren nader te beschrijven. Wij hebben de volgende adviezen in 2022 aan de organisatie meegegeven: Diverse adviezen in 2022 t.a.v. activabeleid en verantwoording

Wij adviseren u deze wijze van afschrijven te heroverwegen en voor het starten met afschrijven rekening te houden met de daadwerkelijke ingebruikname en dit ook in uw eigen beleid op te nemen. Het is van belang dat u dit proces zodanig inricht dat deze gereedmelding altijd en tijdig wordt afgegeven en wordt gedocumenteerd / vastgelegd. De vorm en werkwijze zal formeel vastgesteld moeten worden. Jaarlijkse toetsing door de financiële administratie en/of VIC is hierbij van belang. Naast het moment van afschrijven vragen wij ook aandacht voor de tabel van afschrijvingstermijnen en dan met name voor investeringen met een maatschappelijk nut zoals bijvoorbeeld ‘herstraten’ en ‘asfaltdeklagen’. Wij adviseren u deze categorieën nader te specificeren in uw beleid, aangezien het onderscheid tussen onderhoud en investeringen in deze categorie niet altijd eenduidig is op te maken.

Analyse afschrijvingstermijnen en naleving lokaal beleid uitgevoerd, nog enkele aandachtspunten

Het eerst advies is door de organisatie opgepakt en uitgewerkt. Er heeft een analyse plaatsgevonden waarbij de afschrijvingstermijnen en bedragen zijn geanalyseerd en daar waar nodig zijn gecorrigeerd. Enkele erfpachtgronden uit het verleden met een individuele waarde lager dan € 10.000 zijn afgeboekt voor een totaal van € 24.859. Wij adviseren u deze afboeking te heroverwegen en gronden altijd te activeren en dit in uw financiële verordening op te nemen. Daarnaast zijn twee gronden al jaren verantwoord als kosten voor grond-, wegen waterbouwwerken (categorie Economisch nut zonder heffing) terwijl dit eigenlijk gronden zijn in bezit van de gemeente. Op deze gronden wordt overigens niet (meer) afgeschreven. Wij adviseren deze investeringen in de beginbalans 2024 te corrigeren (indien het grondaankopen betreft).

Activeerbaarheid van uitgaven nog onvoldoende eenduidig en diepgaand

Naast het aanpassen van de afschrijvingstermijnen en het doorvoeren van correcties naar aanleiding van de aanpassingen zoals vastgesteld in de financiële verordening 2023 van de gemeente Sliedrecht (inclusief Bijlage 1 Afschrijvingstermijnen investeringen) heeft de gemeente het bestaande beleid inzake investeringen en activeren hiervan voortgezet. Uit de controle van de investeringen die u onder de materiële vaste activa activeert en de komende jaren zal afschrijven, blijkt dat de toepassing van de Notitie materiële vaste activa niet altijd eenduidig en juist plaatsvindt. De notitie gaat in op de verschillende begrippen voor onderhoud, groot onderhoud en investeringen. Het onderscheid tussen groot onderhoud en vervangingsinvesteringen ligt bij de vraag of een gemeente de componentenbenadering toepast. De gemeente Sliedrecht past deze methode niet integraal toe en boekt vaak alle kosten voor investeringen op één hoofdcategorie.

Geconstateerd controleverschil

Groot onderhoud betreffen uitgaven die niet geactiveerd kunnen worden. Wel kunnen deze via een groot onderhoudsvoorziening geëgaliseerd worden waardoor de jaarlijkse kosten gelijk blijven en er meer voorspelbaarheid in de begroting ontstaat. De gemeente Sliedrecht heeft voor enkele activa voorzieningen voor groot onderhoud, maar niet voor alle activa. Een voorbeeld hiervan zijn de wegen binnen de gemeente Sliedrecht: voor geasfalteerde wegen is geen voorziening groot onderhoud en voor elementenverharding (klinkers, tegels en kantopsluitingen) is dat wel het geval. Uit onze controle blijken de volgende bevindingen:  Voor het zwembad de Lockhorst zijn enkele uitgaven geactiveerd waarvan blijkt dat het groot onderhoudskosten zijn. Deze kosten hadden ten laste van de voorziening groot onderhoud gebracht moeten worden voor een bedrag van € 174.515.

4.1 Bevindingen uit de controle Diverse uitgaven geactiveerd welke niet voor activering in aanmerking komen

Totaal effect op resultaat € 489.000

Beperkte toetsbaarheid overgeboekte uren leidt tot onzekerheid

Toetsbaarheid oninbaarheidspercentage

23

Voor asfalteringswerkzaamheden in de gemeente Sliedrecht aan de Ouverture is een factuur betaald voor € 230.717. Op basis van de ontvangen onderbouwingen zijn wij van mening dat dit kosten voor groot onderhoud betreft (zie notitie materiële vaste activa van de commissie BBV waarbij vervanging van slijtlagen van asfaltwegen als groot onderhoud wordt benoemd.  In 2023 zijn er diverse uitgaven voor de grootscheepse renovatie van Stationsweg 4 gedaan voor een bedrag van € 1,8 mln. In 2004 heeft er echter aan dit pand ook een renovatie plaatsgevonden. Het is volgens de gemeente waarschijnlijk dat de boekwaarde van deze renovatie ad € 222.548 door de nieuwe renovatie teniet is gedaan en dus niet meer bestaat. Betreffende boekwaarde staat evenwel nog geactiveerd.  De gemeente Sliedrecht voert projecten uit die te verdelen zijn in meerdere deelprojecten. Een voorbeeld hiervan betreft rioleringswerkzaamheden en werkzaamheden voor herstrating. Aanbesteding van dit soort werken vindt vaak in één bestek plaats. Vertaling vindt hierbij plaats naar verschillende kredieten en activeringsrekeningen op basis van procentuele verdelingen. De totstandkoming van deze verdeling is maar beperkt onderbouwd (de gehanteerde uitgangspunten zijn wel uitgewerkt, maar de onderbouwing van deze uitgangspunten aan de hand van brondocumentatie zoals het bestek niet). 

De totale geëxtrapoleerde fout voor onterechte activering van investeringen is € 266.026. Een afboeking van de boekwaarde van de oude renovatiekosten van het pand aan de Stationsweg 4 heeft niet plaatsgevonden voor € 222.548. Daarnaast is voor een bedrag van € 177.602 vastgesteld dat activering van de kosten onjuist is. Dit laatste bedrag leidt niet tot een impact op het resultaat, omdat deze kosten vanuit de voorziening groot onderhoud bekostigd dienen te worden. Totale resultaatseffect is derhalve € 488.574 (kosten te laag). Immateriële vaste activa Onder de immateriële vaste activa zijn in 2023 uitgaven geactiveerd voor de nog te openen grondexploitatie (locatie Groen van Prinsterer). Het betreft hier reeds geactiveerde kosten (uren) uit de jaren 2020 tot en met 2023. Over deze bestemming van deze locatie is de afgelopen jaren bestuurlijk veel gesproken. Uiteindelijk is besloten dat op deze locatie woningbouw gerealiseerd zal worden. De omgeving om deze locatie heen zal tevens aangepast worden waarvoor al een krediet beschikbaar was. Op basis van interne inschattingen heeft de gemeente een deel van de kosten overgeboekt van de materiële vaste activa naar deze immateriële vaste activa. De toepaste percentageverdelingen tussen deze twee locaties (Groen van Prinsterer en de omgeving) is door ons niet te toetsen.

De kosten die opgenomen zijn als immateriële vaste activa zullen uiteindelijk bij opening van de grondexploitatie worden ingebracht als kosten voor deze grondexploitatie. De juistheid/plausibiliteit van de hoogte van dit bedrag van € 130.224 is door ons niet te toetsen. Het toerekenen van kosten aan deze immateriële vaste activa is op zich wel juist. Wij hebben dit bedrag als onzekerheid in onze foutevaluatie opgenomen. Uitzettingen De gemeente Sliedrecht heeft voor de bepaling van de voorziening voor dubieuze debiteuren de statische methode toegepast waarbij per debiteur is beoordeeld of sprake is van oninbaarheid van de vordering. Enkele debiteuren hebben betalingsregelingen getroffen met de gemeente, echter is daarbij sprake van een relatief hoog openstaande bedrag. De gemeente hanteert in enkele gevallen dan het standpunt dat 25% van de vordering wordt aangemerkt als oninbaar. Het percentage van 25% is echter niet onderbouwd met ervaringscijfers en is door ons derhalve niet te toetsen. De omvang van een mogelijke afwijking is lager dan de rapporteringstolerantie en niet meegenomen in de foutevaluatie. Wij adviseren de gemeente wel dit soort gehanteerde percentages te toetsen aan ervaringscijfers.

4.1 Bevindingen uit de controle

Bankrekeningnummers van personeelsvereniging

Onzekerheid over toe te kennen subsidie

Voorziening voor groot onderhoud verdient nadrukkelijk aandacht zowel voor de grote vier als wat betreft de lengte van de gehanteerde onderhoudsperiode

24

Liquide middelen Op de standaardbankverklaring zijn twee bankrekeningnummers vermeld die in beheer zijn van de personeelsvereniging. Deze bankrekeningen staan echter wel op naam van de gemeente Sliedrecht en de gemeente is ook verantwoordelijk voor het saldo op deze bankrekeningen. In de balans waren deze rekeningen echter niet opgenomen onder de liquide middelen (en kortlopende schulden). Dit is gecorrigeerd in de jaarrekening, balansimpact bedraagt € 14.996. Wij adviseren u om deze bankrekeningen over te dragen aan de personeelsvereniging of deze bankrekeningen volgend jaar op te nemen in de administratie en jaarrekening van de gemeente Sliedrecht. Overlopende activa Onder de overlopende activa is één vordering opgenomen op de Provincie Zuid-Holland van € 85.099 voor Subsidie project F612 Verbeteren fietsstructuur op Route station centrum. De gemeente Sliedrecht heeft een subsidietoekenningsbeschikking ontvangen voor dit project voor € 425.047 (totale subsidiabele kosten is € 850.093). De gemeente heeft het totaal bedrag van € 850.093 reeds uitgegeven waardoor zij van mening is dat de volledige subsidie te vorderen is. In de subsidieverleningsbeschikking is echter opgenomen dat het drie deelprojecten betreft met elk een eigen aandeel in deze subsidie.

Wij hebben de gemeente gevraagd deze onderverdeling op te stellen om vast te stellen dat elk van de subsidiedoelstellingen is behaald. Tot op heden hebben wij deze onderbouwing niet ontvangen, waardoor de juistheid van de hoogte van deze vordering niet door ons te toetsen is. Derhalve is hier een onzekerheid over gerapporteerd. Voorzieningen Onder de voorzieningen is de voorziening buitengewoon onderhoud gebouwen opgenomen voor een bedrag van € 1.878.000. In het meerjarenonderhoudsplan zijn 4 grote projecten opgenomen waarover tot heden besluitvorming heeft plaatsgevonden wat betreft de bestemming / aanpassing van deze activa. Dit zijn het Raadhuis, het gemeentekantoor, Lockhorst en Elektra. In ons accountantsverslag naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2022 hebben wij reeds over deze voorziening gerapporteerd: Wij adviseren deze meerjarenonderhoudsplanning voor de komende jaren nu jaarlijks aan te passen aan de huidige stand van de besluitvorming ten aanzien van de vier grote projecten. Dit kan een enorm effect hebben op de voorziening groot onderhoud. Op dit moment wordt groot onderhoud niet uitgevoerd en steeds doorgeschoven zodat deze middelen in de pot blijven zitten. In 2023 en 2024 tot heden heeft besluitvorming ten aanzien van deze vier grote projecten plaatsgevonden, waarbij besluiten variëren tussen grootschalige renovatie/verbouwing en sloop.

De ontwikkelingen in de planvorming voor deze objecten heeft nog niet geleid tot herziening van het onderhoudsplan. Wel is op basis van toegekende kredieten een inschatting gemaakt van de benodigde voorziening. De dotatie van € 398.275 heeft plaatsgevonden conform begroting en groot onderhoud dat heeft plaatsgevonden en onderdeel is van de meerjarenonderhoudsplannen, is ten laste van de voorziening gebracht. Voor 2024 adviseren wij de volgende werkzaamheden uit te voeren en in voldoende mate vast te leggen:  De gemeente Sliedrecht zal voor de renovatiekosten van deze panden duidelijk moeten registreren welke kosten groot onderhoud betreffen en welke kosten investeringen zijn, waarbij investeringen aan een bestaand actief moeten leiden tot significante kwaliteitsverbeteringen en/of levensduurverlenging en/of aanpassingen betreffen om te voldoen aan wet- en regelgeving (bijvoorbeeld veiligheidsvoorschriften etc.).

4.1 Bevindingen uit de controle

25

De gemeente Sliedrecht dient voor de jaren 2024 en verder nieuwe meerjarenonderhoudsplannen op te stellen waarbij wordt vastgesteld welke onderhoudswerkzaamheden plaats dienen te vinden de komende jaren. De totale uitgaven dienen geëgaliseerd te worden via de voorziening groot onderhoud. Wij adviseren u de gehele onderhoudscyclus te betrekken in uw onderhoudsplan en deze niet te beperken tot de minimale periode van vier jaar. Dit bevordert het egaliserend vermogen in uw langjarig perspectief.  Er dient een beginstand van de voorziening bepaald te worden op basis van de nieuwe meerjarenonderhoudsplannen (wat is de eerste jaren minimaal nodig om geen negatieve stand van de voorziening te veroorzaken). Het surplus dat nog aanwezig is in de voorziening kan vrijvallen en kan worden gebruikt voor de groot onderhoudskosten zoals onder het eerste punt is beschreven. 

Afgrenzing kosten is verbeterd, wel nog aandacht voor verfijning van de methodiek

Kortlopende schulden Jaarlijkse voeren wij een zogenaamde voortgezette controle uit waarbij wij aan de hand van de geregistreerde facturen in 2024 controleren of deze betrekking hebben op 2023 en of deze ook zo verwerkt zijn in de jaarrekening 2023. Voorgaande jaren zijn er de nodige fouten uit deze controles gebleken. Voor 2023 geldt dat de organisatie een gedegen analyse heeft uitgevoerd op alle facturen groter dan € 2.500. Hierin hebben wij geen fouten aangetroffen. Doordat de totale omvang van de facturen lager dan € 2.500 nog een materieel bedrag is, hebben wij hier eveneens een steekproef op uitgevoerd. Op basis van de door ons gevonden fouten hierin heeft de organisatie een aanvullende controle gedaan op deze facturen. Uit deze (interne) controle blijkt een bedrag van € 58.697 ten onrechte niet geboekt als kosten in 2023. Daarnaast hebben wij op deze facturen een aanvullende deelwaarneming verricht waaruit blijkt dat twee facturen ten onrechte als kosten voor 2024 waren beoordeeld. Extrapolatie van deze twee facturen levert een geëxtrapoleerde fout op van € 217.485. De totale geëxtrapoleerde fout voor de volledigheid van de kosten 2023 is derhalve € 276.182 (te weinig kosten verantwoord in 2023).

Actuele gegevens verbonden partijen niet verwerkt

Overlopende passiva Uit de controle van de overlopende passiva blijken enkele nog te betalen kosten onjuist opgenomen waarvan de belangrijkste zijn:  De gemeente heeft niet de meest recente cijfers gebruikt voor de afrekening met de Serviceorganisatie Jeugd (SOJ). Het nog te betalen bedrag is € 25.386 te hoog opgenomen.  De gemeente heeft tevens niet de meeste recente cijfers gebruikt voor de afrekening met de GR Sociaal. Het nog te betalen bedrag is € 151.046 te laag opgenomen. De gemeente heeft deze zaken niet geboekt omdat zij naar wij hebben begrepen niet beschikten over de laatste versies van de jaarstukken van de GR Sociaal en GR DG&J. Naast bovengenoemde fouten staat er nog een vooruit ontvangen subsidiebedrag ISV 3 Geluid middelen voor € 245.082. De laatste correspondentie dateert uit 2019 (met de GR Drechtsteden) waarbij een factuur is verzonden voor deze middelen. Correspondentie met het Rijk is uit 2014. De ISV 3 middelen zijn reeds afgerekend met de Drechtsteden en het restant mocht behouden worden. De middelen staan derhalve ten onrechte als vooruit ontvangen op de balans. Deze middelen mogen behouden worden door de gemeente Sliedrecht. Afrekening gaat niet meer plaatsvinden, op grond waarvan dit bedrag had moeten vrijvallen ten gunste van het resultaat.

Op basis van de geconstateerde fouten is de overlopende passiva derhalve per saldo € 117.928 te hoog (opbrengsten te laag).

4.1 Bevindingen uit de controle

Grote stap voorwaarts in de aanlevering van de SiSa

26

SiSa-bijlage In ons accountsverslag naar aanleiding van de controle 2022 hebben wij aangegeven dat de SiSa controle een intensief traject was en tot veel correcties en vragen leidde met een doorwerkeffect naar de diverse balansposten. De invulling en aanlevering van de onderbouwende documentatie van de SiSa-bijlage was niet goed. Dit jaar was dit een heel ander beeld; de SiSa-bijlage, met weer meer en nieuwe regelingen, is nagenoeg helemaal juist ingevuld en per SiSa-regeling is een dossier opgeleverd met daarin nagenoeg alle documenten die benodigd waren voor onze controle. De vragen waren beperkt en zijn snel en adequaat beantwoord. Wij willen via deze weg de organisatie complimenteren met de stappen die zijn gezet in dit proces. Er zijn enkele bevindingen door ons met de organisatie besproken die zijn aangepast in de SiSa-bijlage. De overige bevindingen zijn tezamen lager dan de rapporteringsgrens en zijn niet aangepast en/of door ons gerapporteerd.

Een bevindingen en een onzekerheid voor de jaarrekening

Wel vragen wij aandacht voor de volgende twee bevindingen:  Wij rapporteren voor de regeling F1 Regeling aankoop woningen onder een hoogspanningsverbinding een fout van € 15.861. Het betreft hier met name sloopwerkzaamheden van een loods aan de Parallelweg. Voor dit adres is nooit een subsidie aangevraagd door de gemeente Sliedrecht. Ook de sloopkosten zijn nooit aangevraagd. Derhalve zijn deze kosten ten onrechte verantwoord onder deze regeling.  De gemeente Sliedrecht heeft een zogenoemde artikel 13 melding gedaan voor de H4 Regeling specifieke uitkering stimulering sport. Dit betekent dat kosten zijn opgenomen waarvoor geen aanvraag is ingediend aan begin van het jaar voor een bedrag van € 95.852. Het Rijk beoordeelt op basis van alle afrekeningen of er rijksmiddelen over zijn en bepaalt dan of er een extra uitkering kan plaatsvinden. Op basis van de toegekende subsidie en de boeking van de opbrengst loopt de gemeente Sliedrecht een risico over € 59.179 van dit bedrag (werkelijke opgegeven lasten zijn namelijk € 37.273 hoger dan het toegekende bedrag).

4.1 Bevindingen uit de controle

Geen verbeteringen doorgevoerd in de kwaliteit van de VIC

Onvoldoende diepgang leidt tot teveel vragen en bevindingen en belemmeren de voortgang van de controle

27

Inkopen van goederen en diensten In 2023 heeft de gemeente Sliedrecht voor circa € 18,5 mln. niet duurzame goederen en diensten aangekocht. Deze lasten zijn vaak op basis van inkoopcontracten met derden aangegaan en hiervan ontvangt de gemeente dan een factuur waarvan vastgesteld moet worden dat het in rekening gebrachte bedrag in overeenstemming is met het afgesloten inkoopcontract (waarin onder meer de prijsafspraken staan) en de prestatie is geleverd (met name kwaliteit en hoeveelheid). Wij controleren dit proces aan de hand van door ons geselecteerde steekproeven gedurende het boekjaar welke van een behoorlijke omvang is vanwege de onvoldoende geborgde functiescheiding in het proces van factuurcontrole (zie onze managementletter). Door de verbijzonderde interne controle (VIC) wordt onze steekproef volledig voorbereid en worden voor alle selecties standpunten ingenomen over de juistheid van de verwerkte facturen. In ons accountantsverslag naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2022 hebben wij het volgende opgenomen: De verbijzonderde interne controle kan en moet beter. Te vaak hebben wij ten aanzien van deze facturen te veel vragen hetgeen het proces vertraagt.

Enkele voorbeelden zijn:  Geboekte bedragen zijn niet onderbouwd vooral als de factuur geboekt is over meerdere grootboekrekeningen  Geen goede onderbouwing van facturen die betrekking hebben op voorgaand boekjaar en die via stelposten zijn geboekt in het voorgaand boekjaar en daarop dus betrekking hebben.  Documentatie is niet aanwezig of onvoldoende onderbouwd om te kunnen zeggen dat de prestatie geleverd is  Er vindt te weinig controle plaats op de gemaakte afspraken (zoals offertes en overeenkomsten) in samenhang met de factuur; en  Geconstateerde afwijkingen worden niet verder uitgezocht. Conclusies is dat het (terecht) fout is maar niet wat er daarna moet gebeuren met deze fout zoals nader onderzoek indien mogelijk. Helaas moeten wij constateren dat bovengenoemde verbeteringen in 2023 niet zijn gerealiseerd. Er staan te veel en te lang diverse vagen open en de diepgang van de door de VIC voorbereide werkzaamheden is onvoldoende. De organisatie moet in 2024 verbeteringen in zowel het proces van inkopen van goederen en diensten (vastlegging controle prijs en prestatielevering) als in uitvoering van de verbijzonderde interne controle realiseren. Dit geldt overigens ook voor de VIC op de investeringen en de werkzaamheden die ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording zijn voorbereid.