Bijlage 1 - Participatiebeleid Sliedrecht, Sliedrechtse werkwijze bij ruimtelijke initiatieven.pdf

Participatiebeleid Sliedrecht

Sliedrechtse werkwijze bij ruimtelijke initiatieven

Inhoudsopgave

1 Inleiding

3

2 Wat is participatie?

4

3 Sliedrechtse visie op goede participatie

5

4 Niveaus van participatie

6

5 De rollen van de gemeente bij participatie

7

6 Participatie bij Omgevingsvisie, Programma en Omgevingsplan

8

7 Participatie bij de omgevingsvergunning en het beoordelen ervan

9

8 Borging en evaluatie

11

Bijlage: Als gemeente aan de slag met participatie

Participatiebeleid Sliedrecht

Pagina | 2

1 Inleiding Samen maken we van Sliedrecht een mooiere gemeente. De samenleving maakt momenteel verschillende veranderingen door. De rolverdeling tussen overheid en gemeenschap verandert en we staan voor grote maatschappelijke uitdagingen zoals klimaatverandering en de woningbouwopgave. Dat vraagt veel van onze omgeving, maar ook van onze inwoners. Er bestaat vanuit de samenleving steeds meer behoefte om invloed te hebben en betrokken te zijn. Die behoefte onderschrijven wij als gemeente. We vinden het belangrijk dat onze inwoners een bijdrage kunnen leveren aan de plannen in onze gemeente. Door samen met onze inwoners om de tafel te gaan, verrijken we plannen en sluiten plannen beter aan op de maatschappelijke behoeften. Dit noemen we ook wel participatie. Voorbeelden van projecten waarbij participatie heeft plaatsgevonden zijn 'Sliedrecht Oost Aardgasvrij' en de Omgevingsvisie. Onder de Omgevingswet gaat participatie een belangrijke rol spelen. De bedoeling is dat het straks niet meer weg te denken is bij ruimtelijke projecten. Daarom is het belangrijk om vast te leggen wat wij onder participatie verstaan. Er zijn binnen Sliedrecht al verschillende documenten die over participatie gaan. Zo werd in 2015 'Ruimte voor inwoners!, Her(r)ijkt Beleid Burger- en Overheidsparticipatie' door de gemeenteraad vastgesteld.

Ook in het Sliedrechts Rekenkamerrapport 'In contact met inwoners' uit 2021 wordt gesproken over participatie. De inhoud van deze documenten is verwerkt in het document wat nu voor u ligt: 'Participatiebeleid Sliedrecht, Sliedrechtse werkwijze bij ruimtelijke initiatieven'. Met de vaststelling van dit nieuwe beleid, vervalt het beleid uit 2015. Met dit beleid vertellen wij hoe we in Sliedrecht met participatie bij ruimtelijke projecten omgaan. Dit beleid dient voor inwoners ter informatie en voor medewerkers als leidraad bij het vormgeven van een participatieproces. Het beleid vormt samen met de participatieleidraad1 en de participatie- en inspraakverordening2 een basis om participatie in onze gemeente eenduidig uit te kunnen voeren. De komende tijd zal het beleid worden toegepast op ruimtelijke initiatieven. Daarbij zullen ongetwijfeld zaken aan het licht komen die in dit beleid ontbreken of anders kunnen. We zien dat als een leerproces. Dit beleid zal dan ook in samenwerking met de samenleving, raad en organisatie worden geëvalueerd en indien nodig aangepast. Daarnaast biedt een evaluatie mogelijkheden om te bekijken of dit beleid breder getrokken kan worden dan alleen het fysieke domein, om zo participatie op een eenduidige manier breed binnen de gemeente toe te passen.

1 De participatieleidraad biedt voor initiatiefnemers een stappenplan om te komen tot een goed participatieproces

en is te vinden op de website van de gemeente. 2 De participatie- en inspraakverordening bevat de juridische borging van de wijze waarop inwoners en belanghebbenden bij de voorbereiding van gemeentelijke beleid of initiatief worden betrokken.

Participatiebeleid Sliedrecht

Pagina | 3

2 Wat is participatie? Participatie is het in een vroegtijdig stadium actief betrekken van belanghebbenden bij het proces van voorbereiding, uitvoering en evaluatie van ruimtelijke planvorming. Belanghebbenden kunnen inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties of overheden zijn. Participatie is er in allerlei soorten en maten. Van informeren middels een brief tot meebeslissen via een digitaal platform. In Sliedrecht kennen we vijf niveaus van participatie: Informeren, Raadplegen, Adviseren, Coproduceren en Meebeslissen. Deze niveaus worden in hoofdstuk 4 verder toegelicht. Bij participatie vraag je om inbreng van de ander. Dit neem je vervolgens mee in het verder brengen van je initiatief. Communicatie is een onderdeel van participatie. Door het juist formuleren van de boodschap en de communicatiemiddelen, weten mensen wat zij kunnen verwachten en kun je mensen betrekken en/of uitnodigen om te participeren. Participatie betekent niet dat iedereen het eens moet zijn met het plan dat voorligt, je streeft niet naar een volledig draagvlak. Ook na het uitvoeren van een participatieproces kan het zo zijn dat een aantal belanghebbenden het plan niets vinden. Waar participatie wellicht niet iedereen tevreden maakt, kan het wel bijdragen aan draagvlak en kwaliteit voor/van een plan. Door participatie verander je als initiatiefnemer zelf soms ook van inzicht.

Daarom is het goed belanghebbenden te betrekken en belangen goed af te wegen. Participatie is dan ook geen doel op zich, maar een middel om tot een weloverwogen en gemotiveerd besluit/plan te komen.

Participatie vs. inspraak en rechtsbescherming

Naast participatie bestaat er in veel gevallen ook het formele recht op inspraak en rechtsbescherming. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van het indienen van zienswijzen, het maken van bezwaar, of in beroep gaan. Waar participatie plaatsvindt in een vroeg stadium van een initiatief, vinden zienswijze, bezwaar en beroep, vaak plaats wanneer de plannen al gemaakt zijn. Er is minder ruimte voor beïnvloeding dan bij participatie. Door een goed participatieproces uit te voeren, kan de kans op zienswijzen, bezwaar en beroep achteraf wel verminderen. Het uitvoeren van participatie staat echter los van de wettelijke mogelijkheden die de omgeving heeft om zienswijzen, bezwaar en/of beroep in te dienen. Het een sluit het ander niet uit.

Participatiebeleid Sliedrecht

Pagina | 4

3 Sliedrechtse visie op goede participatie In Sliedrecht vinden we het de meest ideale vorm van participatie als inwoners de gemeente niet nodig hebben. Wanneer de gemeente wel een rol heeft, bijvoorbeeld omdat zij de vergunning verleent, of zelf een participatieproces start vinden we het belangrijk dat er goede participatie plaatsvindt. Goede participatie in Sliedrecht is: -

Een gewoonte: Niet iets dat we moeten, maar iets wat we willen Geen doel op zich: We gebruiken participatie om een plan beter te maken Tijdig en duidelijk: Iedereen wordt vooraf en achteraf duidelijk meegenomen in de wijze waarop geparticipeerd wordt/is. Luisteren: We luisteren naar een ieder die een mening, belang, of idee heeft. Voor iedereen: Iedereen met een mening, belang of idee krijgt een kans om mee te denken. Niet gedomineerd door een bepaalde groep of bepaald belang: We betrekken een brede doelgroep. Toegankelijk: Het is voor iedere bevolkingsgroep toegankelijk. Kwaliteit boven kwantiteit: Het gaat niet altijd om hoeveel mensen je bereikt, maar ook om de kwaliteit van inbreng van betrokkenen en wat je ermee doet. Maatwerk: Iedere situatie vraagt om een andere vorm van participatie. Mensenwerk: We leren van het proces en verbeteren het

Deze visie dragen we uit wanneer wij als initiatiefnemer een participatieproces starten. Als gemeente geven we het goede voorbeeld door, waar dat kan, aan participatie te doen en de omgeving te betrekken. Daarmee stimuleren we ook anderen aan participatie te doen.

Participatiebeleid Sliedrecht

Pagina | 5

4 Niveaus van participatie In Sliedrecht kennen we vijf niveaus van participatie: Informeren, Raadplegen, Adviseren, Coproduceren en Meebeslissen. Hoe hoger de trede van participatie hoe meer invloed en verantwoordelijkheid de participant heeft. Zo zal bij niveau 1 (informeren) de participant bijvoorbeeld enkel deelnemen aan een informatieavond, en zal bij niveau 4 (coproduceren) de participant daadwerkelijk invloed hebben op het ontwikkelen van een plan. Het is niet per definitie zo dat een niveau hoger op de ladder altijd beter is. Participatie is en blijft maatwerk en afhankelijk van het initiatief of de fase waarin het initiatief zich bevindt, bepaal je welk niveau het meest geschikt is. In onderstaande tabel worden de niveaus van participatie, de rol van de initiatiefnemer en participant, en een aantal voorbeelden per niveau getoond. Niveau 1 Informeren

Rol initiatiefnemer Brengt betrokkenen vroegtijdig op de hoogte van het initiatief; Doet de inspanning om alle betrokkenen te bereiken; Hoeft eventuele input niet te gebruiken.

Rol Participant Is geïnformeerd over het initiatief; Kan reageren.

Voorbeelden Informatieavond Huis-aan-huisblad Brief Advertentie Campagne

2 Raadplegen

Gaat in gesprek met betrokkenen; Vraagt naar meningen, ervaringen en ideeën over het initiatief; Bepaalt zelf de agenda; Luistert naar input van betrokkenen; Hoeft input niet te gebruiken; Motiveert waarom hij/zij de input wel/niet gebruikt. Gaat in gesprek met betrokkenen; Vraagt om advies over het initiatief; Gebruikt de opbrengsten bij verdere uitwerking van het plan; Motiveert bij afwijking van adviezen, waarom is afgeweken; Bespreekt afwijking van adviezen met betrokkenen gedurende het proces. Vraagt betrokkenen om actief mee te doen in de ontwikkeling van het plan; Bepaalt samen met betrokkenen de agenda, uitgangspunten en eventueel de inrichting van het proces; Zoekt samen met betrokkenen naar oplossingen en maakt samen keuzes; Verbindt zich aan de gekozen oplossingen bij uitwerking van het plan. Laat de uiteindelijke beslissingen over het initiatief over aan betrokkenen; Neemt de resultaten over.

Deelt mening, ervaringen of ideeën over het initiatief.

Inspraakavond Digitale peilingen Enquêtes Debatten Groepsgesprekken

Kaart problemen en draagt oplossingen aan.

Adviesraad Ronde tafelgesprekken Expertmeetings

Draagt actief bij aan de ontwikkeling van het plan; Bepaalt samen met de initiatiefnemer de agenda, uitgangspunten en eventueel de inrichting van het proces; Zoekt samen met initiatiefnemer naar oplossingen en maken samen keuzes.

Overleggroepen Werkateliers Testpanel

Beslist over het initiatief.

Keuzesessies Digitaal platform meebeslissen

3 Adviseren

4 Coproduceren

5 Meebeslissen

Participatiebeleid Sliedrecht

Pagina | 6

5 De rollen van de gemeente bij participatie De gemeente kan vier verschillende rollen hebben als het gaat om participatie. 1. De gemeente heeft een beperkte rol 2. De gemeente is initiatiefnemer 3. De gemeente is het bevoegd gezag 4. De gemeente praat mee 1. De gemeente heeft een beperkte rol We vinden het de meest ideale vorm van participatie als inwoners de gemeente niet of nauwelijks nodig hebben. Dat betekent concreet dat de gemeente terughoudend is in het opstellen van regels of beperkingen die inwoners in hun handelen kunnen beperken. Inwoners organiseren samen wat nodig én belangrijk is. Dit kan het geval zijn wanneer bijvoorbeeld een vergunning niet nodig is. Bijvoorbeeld bij vergunningsvrij bouwen, of het organiseren van een buurtbarbecue. De gemeente controleert alleen of aan de gestelde wettelijke regels is voldaan. Je hebt echter ook te maken met burenrecht waarbij de overheid geen rol speelt. De omgeving meenemen in plannen in daarom belangrijk om de slagingskans te vergroten. 2. De gemeente is initiatiefnemer De gemeente kan initiatiefnemer zijn van beleid of een project. De gemeente is de organiserende partij van het participatieproces. Als gemeente geven we het goede voorbeeld en zullen we niet alleen in verplichte gevallen, maar ook in andere gevallen wanneer participatie niet verplicht is, aan participatie doen wanneer dat kan.

We geloven er namelijk in dat maatschappelijk input leidt tot kwalitatief betere plannen en/of de maatschappelijke haalbaarheid vergroten. Deze vorm van participatie noemen we bewonersparticipatie. Bij het opstellen van de Omgevingsvisie, het Omgevingsplan of een programma is participatie voor de gemeente verplicht. Meer informatie hierover is te vinden in het volgende hoofdstuk. 3. De gemeente is het bevoegd gezag Wanneer een vergunning wordt aangevraagd door een initiatiefnemer, is de gemeente het bevoegd gezag. Dit betekent dat de gemeente toetst of de vergunning verleend of geweigerd kan worden. De initiatiefnemer draagt zorg voor de participatie. Afhankelijk van de impact van het plan wordt een bepaald niveau van participatie van een initiatiefnemer verwacht. 4. De gemeente praat mee De gemeente kan ook participeren bij een initiatief van anderen. Deze vorm van participatie heeft overheidsparticipatie. Als een initiatief één van onze maatschappelijke belangen betreft, kan een inwoner, maatschappelijke organisatie of bedrijf de gemeente betrekken als participant en vragen mee te denken. Ook een ander overheidsorgaan zoals de provincie, het waterschap of de Rijksoverheid kan een initiatief starten of bevoegd gezag zijn. Zodra het initiatief het grondgebied of de belangen van de gemeente Sliedrecht raakt, kan de gemeente gevraagd worden te participeren.

De gemeente kan niet altijd aan elk initiatief meedoen, aangezien er sprake is van beperkte middelen. Daarom zal altijd een afweging gemaakt worden in hoeverre een initiatief aansluit op maatschappelijke prioriteiten. Omdat de gemeente meerdere rollen vervult, kan er soms strijdigheid ontstaan. Vanwege dit spanningsveld vraagt dat om extra zorgvuldigheid van de gemeente.

Participatiebeleid Sliedrecht

Pagina | 7

6 Participatie bij Omgevingsvisie, Programma en Omgevingsplan De Omgevingswet bepaalt dat participatie verplicht is bij het opstellen van een omgevingsvisie, programma of omgevingsplan. Bij deze drie instrumenten is de gemeente aan zet.

Omgevingsvisie

De Omgevingsvisie van Sliedrecht is in 2021 vastgesteld. Bij de totstandkoming van de omgevingsvisie is aan participatie gedaan. Er is tweemaal een week van de Omgevingsvisie georganiseerd. Tijdens en rond deze weken zijn er informatiemarkten en -avonden georganiseerd. Ook is er aandacht voor het onderwerp gevraagd op verschillende plekken in Sliedrecht, zoals de weekmarkt, Kerkbuurt en de bibliotheek. Daarnaast heeft er een online enquête plaatsgevonden en in informatie verspreid via het huis-aan-huisblad. Wanneer de omgevingsvisie zodanig gewijzigd wordt dat deze opnieuw vastgesteld moet worden, moet opnieuw aan participatie gedaan worden. Voor het participatieproces bij de omgevingsvisie geldt een motiveringsplicht. Dit houdt in dat door de gemeente moet worden aangegeven hoe de gemeente inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen heeft betrokken bij het opstellen van de omgevingsvisie, wat zij met de resultaten van het participatietraject heeft gedaan en hoe daarmee invulling is gegeven aan het participatiebeleid.

Programma

De gemeente kan er voor kiezen om programma's zoals bedoeld in de Omgevingswet, vast te stellen. Bij het opstellen van een programma geldt een participatieverplichting. Voor het participatieproces van een programma geldt de motiveringsplicht, zoals ook geldt voor de Omgevingsvisie.

Omgevingsplan

Ook bij het Omgevingsplan is participatie verplicht. Net als bij de Omgevingsvisie en het programma, geldt een motiveringsplicht. Daarnaast geldt ook een kennisgevingsplicht. Dit houdt in dat de gemeente vooraf moet aangeven hoe de participatie vormgegeven zal worden. In de kennisgeving wordt in ieder geval opgenomen wie er betrokken worden, waarom deze personen betrokken worden, wanneer men betrokken wordt, wat de rollen van bevoegd gezag, initiatiefnemer en participant zijn en waar informatie over het (participatie)proces te vinden is. Het omgevingsplan kent bij zowel het opstellen als het wijzigen technische en beleidsmatige aanpassingen. Waar technische aanpassingen vaak gaan over hoe of waar iets wordt opgeschreven, liggen aan beleidsmatige aanpassingen keuzes ten grondslag die gevolgen kunnen hebben voor de fysieke leefomgeving. In Sliedrecht kiezen we ervoor om technische aanpassingen, die geen veranderingen teweeg brengen op de fysieke leefomgeving, niet aan participatie onderhevig te laten zijn. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van begripsbepalingen, verwerken van al verleende omgevingsvergunningen,, het corrigeren van verschrijvingen of het wijzigen van de toelichting. In alle andere gevallen die gevolgen hebben voor de fysieke leefomgeving, dus wanneer iets impact heeft voor bijvoorbeeld onze inwoners of bedrijven, vindt altijd participatie plaats.

Participatiebeleid Sliedrecht

Pagina | 8

7 Participatie bij de omgevingsvergunning en het beoordelen ervan Anders dan de omgevingsvisie, een programma of het omgevingsplan, is bij een omgevingsvergunning de initiatiefnemer niet altijd, beter gezegd vaak niet, de gemeente. Participatie is een indieningsvereiste bij het aanvragen van een omgevingsvergunning. Vult de initiatiefnemer op het aanvraagformulier bij de vraag of aan participatie gedaan is geen ja of nee in, dan is de aanvraag onvolledig en kan deze niet in behandeling worden genomen. Het is voor de initiatiefnemer dus verplicht om aan te geven of al dan niet aan participatie is gedaan. Dit betekent niet dat een vergunning geweigerd kan worden als er niet aan participatie gedaan is. Dat kan enkel in het geval dat participatie verplicht wordt gesteld.

Verplichte participatie

In Sliedrecht kiezen we ervoor om participatie op grond van artikel 16.55 lid 7 van de Omgevingswet in bepaalde gevallen verplicht te stellen. Participatie is verplicht in alle gevallen waarbij de gemeenteraad haar adviesrecht kan toepassen. Dit zijn de door de gemeenteraad aangewezen categorieën van gevallen zoals opgenomen in de Advieslijst. Voor deze categorieën is participatie van en overleg met derden verplicht voordat een aanvraag om een omgevingsvergunning voor een buitenplanse omgevingsplanactiviteit kan worden ingediend. In de Advieslijst zijn de afwijkingen van het omgevingsplan opgenomen waarvan de impact op de fysieke leefomgeving redelijk groot is. Op deze manier is participatie alleen verplicht waar nodig.

Beoordelen van participatie

Als een initiatiefnemer 'ja' invult (omdat participatie verplicht is, of omdat de initiatiefnemer er zelf voor heeft gekozen een participatieproces te doorlopen), kan het bevoegd gezag beoordelen of de participatie voldoende is. Zijn de juiste inwoners betrokken? Is de opgehaalde informatie gebruikt bij het initiatief? Is het allemaal duidelijk verwerkt in het verslag? Allereerst beoordelen we of het participatieverslag compleet is aan de hand van onderstaande checklist. Deze checklist is ook in de participatieleidraad voor initiatiefnemers opgenomen. Het participatieverslag bevat in ieder geval:        

Wat de ruimtelijke en maatschappelijke impact van het initiatief is; Een onderbouwing voor het gekozen niveau van participatie; Hoe het participatieproces eruit zag; Wie er betrokken zijn en waarom de initiatiefnemer voor deze belanghebbenden heeft gekozen; Wie daadwerkelijk geparticipeerd hebben; Een samenvatting van wat de initiatiefnemer heeft gezegd/gecommuniceerd; Welke inbreng van deelnemers is overgenomen en welke niet, en waarom wel/niet; Eventuele toezeggingen die de initiatiefnemer gedaan heeft.

Daarnaast beoordeelt de gemeente of de vorm van participatie aansluit bij de mate waarin het initiatief impact heeft op de omgeving in ruimtelijk en maatschappelijk opzicht. Daarvoor wordt gebruikt gemaakt van onderstaand schema: Impact

Voorbeeld

Minimaal niveau van participatie

Klein

Dakkapel, kappen van een boom, plaatsen 1. Informeren* van een schutting of kleine bouwwerken op een erf Normaal Bouwen van één woning, inrichten van een 2. Raadplegen* dakterras, grote bouwwerken op een erf Groot Bouwen van meerdere woningen, 3. Adviseren* kantoren, grote bedrijfsgebouwen en vergelijkbare bouwwerken die niet (rechtstreeks) passen in het Omgevingsplan *Lager niveau van participatie is bij uitzondering mogelijk, mits goed onderbouwd.

Participatiebeleid Sliedrecht

Pagina | 9

De gemeente heeft een positieve grondhouding, wat betekent dat zij zich verplaatst in en meedenkt met de initiatiefnemer. Wanneer niet aan bovenstaande wordt voldaan, vraagt de gemeente de initiatiefnemer om dit te herstellen. Kiest de initiatiefnemer ervoor om dat niet te doen, dan kan het bevoegd gezag, in geval van verplichte participatie, de aanvraag buiten behandeling stellen.

Participatie en (buren)ruzies

In iedere gemeente komen (buren)ruzies voor. Een (buren)ruzie kan ervoor zorgen dat betrokkenen het niet eens zijn met een initiatief of zelfs niet willen participeren. Dat kan van invloed zijn op het participatieproces. De gemeente kijkt bij de beoordeling van (participatie bij) ruimtelijke initiatieven echter niet naar privaatrechtelijke geschillen en zal een en ander puur beoordelen vanuit het ruimtelijk domein. Voor privaatrechtelijke geschillen wordt onder andere buurtbemiddeling ingezet. Participatie kan er ook voor zorgen dat (buren)ruzies juist voorkomen worden. Door participatie is mogelijk ook minder buurtbemiddeling nodig.

Participatiebeleid Sliedrecht

Pagina | 10

8 Borging en evaluatie Borging in organisatie

Werken met participatie vraagt om een bepaalde mindset van medewerkers. Om dit beleid op een uniforme manier uit te kunnen voeren, is het belangrijk dat medewerkers organisatiebreed worden getraind en opgeleid blijven worden in het werken met participatie. Om deze reden worden er de komende periode trainingen gegeven over het werken met participatie. Daarnaast wordt in de besluitvormingsprocedures in het format voor college- en/of raadsvoorstellen onder het kopje 'communicatie en participatie' de participatie meegenomen.

Evaluatie en doorontwikkeling

Zoals in de inleiding aangegeven is participatie iets wat verbetert naarmate je het vaker doet. Dit beleid vormt samen met de participatieleidraad en de nieuwe participatie- en inspraakverordening de basis om participatie eenduidig uit te kunnen voeren. Voorgesteld wordt om dit participatiebeleid een jaar na inwerkingtreding van de Omgevingswet te evalueren. Dit gebeurt in samenwerking met de samenleving, raad en organisatie. Mocht uit de evaluatie blijken dat er behoefte is om het beleid te wijzigen, dan is daar ruimte voor. Daarnaast bestaat er de mogelijkheid om te bezien of dit participatiebeleid een vliegwiel kan zijn voor participatie binnen andere domeinen. De keuze kan worden gemaakt om dit participatiebeleid vanaf dan breder te trekken.

Participatiebeleid Sliedrecht

Pagina | 11

Bijlage Als gemeente aan de slag met participatie Dit stappenplan hanteert de gemeente bij het uitvoeren van participatie. Inwoners kunnen gebruik maken van De Sliedrechtse Participatieleidraad op de website van de gemeente.

Wanneer de gemeente initiatiefnemer is, is zij verantwoordelijk voor het participatieproces. Onderstaand stappenplan biedt houvast bij het doorlopen van het participatieproces. Het stappenplan is in grote lijnen gelijk aan de participatieleidraad die is opgesteld voor andere initiatiefnemers. De participatieleidraad helpt initiatiefnemers op eenzelfde wijze met het doorlopen van het participatieproces.

Vooraf:

Voordat er gestart wordt met het vormgeven van het participatieproces zijn er een aantal aandachtspunten: - Houd altijd de kernpunten uit de Sliedrechtse visie op participatie in gedachten, genoemd in hoofdstuk 3 van het participatiebeleid; - Formuleer de bandbreedte van de participatie, waar kunnen mensen over mee praten; - Zorg dat er voldoende tijd en ruimte is voor het opzetten en uitvoeren van het participatieproces; - Zorg voor voldoende middelen (budget en mensen) om het participatieproces uit te kunnen voeren; - Zorg dat team communicatie is aangehaakt bij het participatieproces; - De houding en het gedrag van de gemeente als initiatiefnemer is belangrijk, zorg dat betrokken collega's te allen tijde openstaan voor inbreng en feedback van buitenaf; - Houd rekening met de bescherming van persoonsgegevens. Vraag vooraf altijd toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens en leg dit vast.

Stap 1: Bepaal de doelgroep

Als eerste dient de doelgroep die bereikt moet worden door middel van participatie, te worden bepaald. Hiermee bedoelen we iedereen waarop het initiatief effect kan hebben. Denk aan omwonenden en aanliggende bedrijven, maar ook gebruikers van een gebied of een faciliteit. Zorg voor een afspiegeling van groepen belanghebbenden. Dit kan door een stakeholdersanalyse uit te voeren. Geef iedere participant een gelijke kans. De ene groep is makkelijker te bereiken dan de andere, bijvoorbeeld omdat de ene groep meer geïnteresseerd is in de lokale politiek, dan de andere. Kies echter niet voor de gemakkelijke weg en verdiep je in de verschillende inwoners in Sliedrecht, om een zo breed mogelijk gedragen initiatief te kunnen realiseren. Maak gebruik van de betrokkenheidsanalyse die in opdracht van de Sliedrechtse Rekenkamer in 2021 is uitgevoerd. In het rapport 'In contact met inwoners' 3 wordt inzicht gegeven in welke gebieden in Sliedrecht, welke betrokkenheidsprofielen, in welke mate aanwezig zijn. Ook wordt per betrokkenheidsprofiel uiteengezet, wat de kenmerken van het profiel zijn, in welke mate zij betrokken zijn en aan welke vorm van communicatie en participatie zij behoefte hebben. Deze informatie kan ook gebruikt worden voor de volgende stap in het participatieproces.

3

Rekenkamer Sliedrecht, In contact met inwoners: Onderzoek naar de externe communicatie van de gemeente Sliedrecht, 2021.

Betrokkenheidsanalyse Sliedrecht De Sliedrechtse Rekenkamer heeft in 2021 een betrokkenheidsanalyse laten opstellen die voor gemeentelijke communicatie en participatie een beeld geeft van wie de inwoners van de gemeente zijn en hoe zij graag contact willen hebben met de gemeente. Er zijn acht betrokkenheidsprofielen. De meest voorkomende betrokkenheidsprofiel in Sliedrecht zijn 'geïnformeerde gezinsdrukte' en 'honkvaste buurtbewoners', gevolgd door 'gevestigde beïnvloeders' en 'zorgzame senioren'.

Figuur 1: Betrokkenheidsprofielen Sliedrecht (donker) afgezet tegen landelijke betrokkenheidsprofielen (licht). Bron: Rekenkamer Sliedrecht, 'In contact met Inwoners', 2021.

Stap 2: Kies het niveau van participatie

Om het beste niveau van participatie te kiezen - informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren of meebeslissen is het van belang vooraf in ieder geval de volgende vragen te stellen: - Wat is het doel van de participatie? Wil je iemand enkel informeren, of mag iemand actief meedenken, of zelfs meebeslissen? - Hoeveel ruimte is er om te participeren? Is het initiatief al dichtgetimmerd, of is er veel ruimte voor inspraak? Het laatste is natuurlijk het meest gewenst, maar niet altijd mogelijk. De ruimte kan bijvoorbeeld worden begrensd door wet- en regelgeving, financiële middelen of spoedeisendheid. Wanneer de ruimte begrensd is, is het belangrijk dat er wordt aangegeven waarom dat zo is. Het is mogelijk dat er gedurende het hele proces van initiatief tot besluitvorming verschillende niveaus van participatie kunnen worden toegepast. Zo kan het zijn dat in het beginstadium van het initiatief het raadplegen van betrokkenen (niveau 2) het meest effectief is, bijvoorbeeld door het uitzetten van en enquête. Wanneer er vervolgens een beter beeld is van de meningen rondom een initiatief zou middels Tip: Bepaal samen het niveau van participatie Nog beter is om het niveau van participatie samen met de doelgroep te bepalen. Je gebruikt dan participatie om het participatieproces vorm te geven. Bij stap 1 wordt de doelgroep bepaald. Verdiep je in die doelgroep.

Door met deze groep personen het gesprek aan te gaan, welk niveau van participatie het meest geschikt/gewenst is, bestaat de kans dat de kwaliteit van participatie verbetert. Heeft de doelgroep enkel behoefte aan een enquête of willen zij middels overleggroepen of testpanels aan de slag. Ook hier zijn verschillende vormen van participatie naast elkaar mogelijk. Zorg er wel voor dat verwachtingen vooraf goed duidelijk zijn. Wanneer een bepaald niveau van participatie, bijvoorbeeld meebeslissen (niveau 5) niet mogelijk is, maak dit dan op tijd kenbaar.

een adviesraad (niveau 3) advies gevraagd kunnen worden van betrokkenen. Het combineren van verschillende niveaus van participatie is dan ook geen probleem.

Stap 3: Voer het gekozen participatieniveau uit

De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor de organisatie van de participatie. Het is belangrijk dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd over bijvoorbeeld informatieavonden, ronde tafelgesprekken of overleggroepen. Zorg dat er voldoende tijd voor participanten is om te participeren. Het is belangrijk dat op het tijdstip van de uitnodigen, participanten weten waar ze aan mee doen en dus in tekst en beeld voldoende helder hebben wat het initiatief behelst en wat de mogelijke impact zou kunnen zijn. Alle informatie dient voor iedere participant gelijk beschikbaar te zijn. Daarnaast is het belangrijk om duidelijk te zijn over de gekozen aanpak en de mate waarin het plan nog aangepast kan worden. Schep de juiste verwachtingen, zodat teleurstellingen voorkomen kunnen worden. Maak daarnaast goede afspraken over de participatie, zodat iedereen weet waar hij/zij aan toe is. Laat bijvoorbeeld weten: • • • • •

Hoe, wanneer en waarover je informeert; De impact van het plan op de omgeving; Hoe men met elkaar omgaat; Wanneer er een (tussentijdse) terugkoppeling komt; Wanneer er een (tussentijdse) evaluatie is;

Checklist  Informeer betrokkenen tijdig en volledig en telkens via hetzelfde kanaal  Zorg dat er voldoende tijd is om te participeren  Maak in tekst en beeld voldoende helder wat het initiatief behelst en wat de mogelijk impact zou kunnen zijn  Alle informatie is voor iedere participant gelijk beschikbaar  Schep de juiste verwachtingen over de mate waarin participatie kan plaatsvinden  Maak goede (werk)afspraken over de participatie (hoe, wat, waar en wanneer)

Stap 4: Maak een participatieverslag en koppel terug

De initiatiefnemer is ook verantwoordelijk voor het maken van een participatieverslag. Dit verslag omhelst alle acties die zijn ondernomen en de resultaten daarvan. Deel het verslag met de omgeving en geef de gelegenheid om binnen een bepaalde termijn te reageren. Houd bij het delen van het verslag rekening met de bescherming van persoonsgegevens. Deel nooit zomaar persoonsgegevens zonder toestemming van de betrokkene. Werk bijvoorbeeld met een anonieme en volledige versie van het verslag. De anonieme versie kan met betrokkenen gedeeld worden, de volledige versie is nodig voor het kunnen beoordelen van het participatieproces. Het is belangrijk om te onthoudend dat een goed participatieproces niet altijd leidt tot tevredenheid bij iedereen. Daarom is het belangrijk dat alles goed vastgelegd en teruggekoppeld wordt, zodat duidelijk is waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt en er geen misverstanden kunnen ontstaan.

Neem minimaal het volgende op in het participatieverslag • Wat de ruimtelijke en maatschappelijke impact van het initiatief is; • Een onderbouwing voor het gekozen niveau van participatie; • Hoe het participatieproces eruit zag; • Wie er betrokken zijn en waarom de initiatiefnemer voor deze belanghebbenden heeft gekozen; • Wie daadwerkelijk geparticipeerd hebben; • Een samenvatting van wat je als initiatiefnemer hebt gezegd/gecommuniceerd; • Welke inbreng van deelnemers is overgenomen en welke niet, en waarom wel/niet; • Eventuele toezeggingen die je als initiatiefnemer hebt gedaan.