Bestuursopdracht bestuurlijke en ambtelijke huisvesting.pdf

PROJECT BESTUURLIJKE- EN AMBTELIJKE HUISVESTING: 'van oud naar nieuw'. Versterken van de functie van het raadhuis + aanpassen van het gemeentekantoor. Datum:

22 december 2020

Pagina 1 van 5

Aanleiding Krappe huisvesting voor de raad De huisvesting in het raadhuis was krap en is nog krapper geworden door de uitbreiding van het aantal raadsleden van 19 naar 21 na de verkiezingen van maart 2018. Daarnaast voldoet de huisvesting niet (meer) aan de hedendaagse eisen met betrekking tot klimaatbeheersing en de vereiste kwaliteit voor de audio-visuele middelen. Opdracht huisvesting voor en door de raad Op 10 mei 2016 is een programma van eisen door de raad opgesteld voor de huisvesting van de raad. Deze is als bijlage ook opgenomen in het door de raad vastgestelde Integraal Accommodatieplan (27 augustus 2017). In het IAP is nader onderzoek aangekondigd, om te kijken naar de verplaatsing van de raadsvergaderingen naar het gemeentekantoor of naar alternatieve locaties, waarbij wordt meegenomen de gevolgen voor het raadhuis en het gemeentekantoor in de toekomst. Inleiding De Kadernota 2021 (koers 2030: groei en ontwikkeling) geeft expliciet aan dat het doel van het gemeentelijke vastgoed is om een bijdrage te leveren aan het realiseren van de ambities en doelen van de gemeente. Daarvoor wordt de vastgoedportefeuille 'uitgebalanceerd, duurzaam en energie-neutraal' ingezet. Twee belangrijke gemeentelijke gebouwen worden genoemd, waarin geïnvesteerd gaat worden om dat te bereiken: het raadhuis en het gemeentekantoor.

Deze gebouwen hebben een relatie met elkaar en het aanpassen van de functie van het ene gebouw, raakt de functie van het andere. Voor beide gebouwen geldt dat de definitieve koers voor hun inzet wordt bepaald in lijn met de verdere ontwikkeling van de organisatie. Functie raadhuis versterken Het raadhuis is een rijksmonument dat voor iedere Sliedrechter zijn eigen rol en betekenis heeft. Het voegt waarde toe aan de omgeving: met de zuidzijde naar de binnenhaven met zijn beroeps- en pleziervaart en als mogelijk toeristisch havenfront. Met de noordzijde naar het Dr. Langeveldplein met het raadhuis en de muziektent als centraal plein voor momenten voor Sliedrechtse ontmoetingen. We gaan de gebruiksmogelijkheden van het raadhuis versterken. Het raadhuis kan fungeren als bestuurlijk centrum voor de raad en het college en voor inwoners als ontmoetingscentrum met mogelijkheden voor een vergadercentrum met enkele werkplekken en met mogelijkheden voor horeca met een terras aan het water. Noodzakelijke aanpassingen gemeentekantoor Het gemeentekantoor is en blijft het belangrijkste centrum voor de ambtelijke organisatie. In het gemeentekantoor dienen noodzakelijke brandveiligheidsmaatregelen en bouwkundige- en installatietechnische maatregelen te worden getroffen, die deels ook het gevolg zijn van de aanpak van het COVID-virus.

Deze maatregelen zijn ingrijpend en worden ingepland in samenhang met de nieuwe invulling van het raadhuis, die zeer waarschijnlijk gevolgen heeft voor de verdeling van werkplekken tussen de twee locaties en de totaalinrichting van het gemeentekantoor, inclusief de bestaande publieksfuncties. Die werkzaamheden lopen gelijk op met andere aanpassingen, conform de ingezette organisatieontwikkeling, om te komen tot een meer integraal werkende organisatie, met een prettige en veilige werkomgeving. Doel In samenhang enerzijds de functie van het raadhuis versterken en anderzijds het gemeentekantoor aanpassen, binnen heldere vastgestelde kaders.

Pagina 2 van 5

Probleemstelling Zowel voor het raadhuis als het gemeentekantoor zijn enkele kaders gesteld waarbinnen raadhuis en gemeentekantoor aangepakt moeten worden. Deze kaders zijn echter te weinig concreet om te komen tot een goed resultaat om de diverse functies die moeten worden gehuisvest te kunnen gaan invullen. Zaken als de onderliggende benodigde bestemming, de inrichting van werk- en vergaderplekken en een sluitend exploitatie- en beheermodel moeten voor beide locaties concreter uitgewerkt worden. Ambitie: 'oud naar nieuw' De ambitie is om de oude plek van het raadhuis in het historische 'baggerdorp' tot een nieuwe plek te maken voor de inwoners om elkaar te ontmoeten, als gemeente samen te komen, waar burgers en bestuur elkaar vinden. Met een goed gevoel over het verleden met oog voor de toekomst. Van het oude naar het nieuwe een verbinding maken historisch, bestuurlijk, maatschappelijk en economisch. De verbindingen nieuw leven inblazen tussen het raadhuis -als het oude fundament- met de haven, met het Dr. Langeveldplein, met het centrum, met het gemeentekantoor, met de hele gemeenschap. Dankbaar achterlatend wat ons anno 2020 niet meer dient. Meenemend waar we richting 2030 op kunnen voortbouwen en waarmee we ons voor nu en voorbij 2030 verder mee kunnen ontwikkelen. Resultaat Er wordt eerst een advies opgesteld over de mogelijkheden van het raadhuis.

Tegelijkertijd wordt een organisatievisie vastgesteld. Beiden kunnen in januari 2021 worden besproken in de Stuurgroep (zie verderop de uitwerking van de projectstructuur). Vervolgens worden de bestaande kaders concreter uitgewerkt om te komen tot een plan voor zowel het raadhuis als het gemeentekantoor. Dat plan kan dan aan college en raad worden voorgelegd medio 2021. Voorbereidende werkzaamheden De voorbereidende werkzaamheden moeten uiteindelijk leiden tot een voorstel richting het college en de raad om raadhuis en gemeentekantoor in samenhang aan te pakken. Enerzijds om de functie en het gebruik van het raadhuis te versterken en anderzijds om aanpassingen in het gemeentekantoor door te voeren.

De voorbereidende werkzaamheden om te komen tot een samenhangend geheel van verschillende plannen, bestaan uit vier onderdelen: 1) Een plan voor het raadhuis tot versterking van het bestuurlijk centrum, met goede huisvesting voor de raad en eventuele nevenfuncties; 2) Een plan voor het gemeentekantoor met name voor het uitvoeren van noodzakelijke werkzaamheden om te (blijven) voldoen aan wet- en regelgeving en het creëren van een goede, prettige, gastvrije en vooral veilige werkomgeving; 3) Een plan voor het huisvestingsconcept, om de verdere inrichting en uitrusting van alle politieke, bestuurlijke en openbaar toegankelijke ruimten; 4) Een plan voor de exploitatie (beheervorm) voor het raadhuis en gemeentekantoor. Financiën Er zijn reeds kosten gemaakt in 2020 en er moeten nog kosten gemaakt worden ter voorbereiding van een goede inventarisatie, opdat een goed plan voor raadhuis en gemeentekantoor kan worden neergelegd bij het college van B&W en de raad. In totaal worden de voorbereidingskosten voor begeleiding en advisering geschat op circa euro 136.000.

Pagina 3 van 5

Dit betreft voor een deel reeds gemaakte kosten in 2020 en voor een deel voor nog te maken kosten in 2021. Deze kosten zijn hieronder nader gespecificeerd. Voor deze kosten wordt een voorbereidingskrediet aangevraagd. Dit betreft: 1) Budget projectcoördinator bestuurlijke- en ambtelijke huisvesting: 1 oktober t/m 31 december 2020 E 10.000* 1 januari 2021 t/m 31 december 2021 E 40.000 Totaal E 50.000 *De voorbereidingskosten voor de projectcoördinator in 2020 zijn toe te rekenen aan de vervaardiging van het actief (raadhuis) en kunnen ultimo 2020 worden geactiveerd. 2) Budget opdracht adviseur raadhuis (BOEi): Opdracht verstrekt 2020 E 12.259* Totaal E 12.259 *Dekking 2020 vanuit het voorbereidingsbudget van team Projecten. 3) Budget projectleider deelproject raadhuis: 1 oktober t/m 31 december 2020 1 januari 2021 t/m 31 december 2021

Totaal

E 11.520* E 46.080

E 57.600

*De voorbereidingskosten voor de projectleider raadhuis in 2020 zijn toe te rekenen aan de vervaardiging van het actief (raadhuis) en kunnen ultimo 2020 worden geactiveerd. 4) Budget advisering deelproject gemeentekantoor: 1 januari 2021 t/m 31 december 2021 E 16.200 Totaal E 16.200 Projectorganisatie Bestuurlijke- en Ambtelijke huisvesting Er wordt gewerkt met een stuurgroep met daaronder drie projectgroepen. Voor afstemming met de stuurgroep wordt tevens een klankbordgroep ingesteld, specifiek voor de huisvesting van de raad. Stuurgroep Bedoeld om toe te zien op de uitvoering en de voortgang van het geheel en specifiek de samenhang tussen de projecten. Klankbordgroep Bedoeld om af te stemmen en advies geven over de wijze waarop de huisvesting van de vergaderruimte, de beschikbare kantoorruimten en de facilitaire ruimte wordt vormgegeven voor de raad en griffie. Projectgroepen raadhuis en gemeentekantoor en organisatieontwikkeling Bedoeld voor de ambtelijke procesbegeleiding en voorbereiding advies aan de stuurgroep. Ondernemingsraad Bijzondere aandacht is er ook voor het proces met de OR, die vooraf worden meegenomen in de planvorming. Volgens het adviesrecht (WOR, artikel 25) dient het MT uiteindelijk een formele adviesaanvraag in te dienen bij de OR.

Gemeenteraad en griffie Bijzonder aandacht is er ook voor het betrekken van de raad en griffie bij de uitwerking en invulling van de toekomstige raadshuisvesting. Dit wordt verder vorm gegeven vanuit de klankbordgroep.

Pagina 4 van 5

Grove planning wat betreft betrokkenheid college, raad en OR 2020 December 2021 Januari

Vaststelling bestuurlijke opdracht (samenhang projecten) B&W besluit over aanvraag voorbereidingskrediet

Besluit B&W Besluit B&W

Stuurgroep bespreekt het instellen van een klankbordgroep Stuurgroep betrekt OR bij het traject

Februari

Overeenstemming over samenstelling klankbordgroep

Maart

Bespreken voortgang met OR en klankbordgroep

April

B&W besluit over advies voor aanscherping kaders Bespreken voortgang met OR en klankbordgroep

Mei

Bespreken voortgang met OR en klankbordgroep Formeel wordt OR advies gevraagd

Juni/juli

OR brengt advies uit Bespreken voortgang met OR en klankbordgroep Stuurgroep adviseert B&W over PvA + kredietaanvraag raad

Augustus

Beeldvorming en oordeelsvorming raad

September

Besluitvorming raad

3e kwartaal

Aanbesteding + gunning

4e kwartaal

Start uitvoering werkzaamheden raadhuis / gemeentekantoor

Eind 2022

Oplevering conform nader af te geven planning

Besluit B&W

Besluit B&W

Besluit raad

Pagina 5 van 5