5. Handleiding subsidieproces 2027-2030.pdf

Handleiding subsidieproces gemeente Sliedrecht Deze proceshandleiding beschrijft op hoofdlijnen het intern werkproces voor subsidieverlening, uitvoering, monitoring en vaststelling binnen de gemeente Sliedrecht volgens de Algemene subsidieverordening Sliedrecht 2026 (ASV) en Subsidiebeleid gemeente Sliedrecht 20272030. Ook worden de betrokken rollen en verantwoordelijkheden kort toegelicht. Het bevat geen aanvullende juridische regels. Het subsidiewerkproces wordt intern verder uitgewerkt op detailniveau. Daarin wordt per taak in het werkproces ook de rollen van de betrokken medewerker vastgelegd.

Het subsidieproces: van aanvraag tot vaststelling Het subsidieproces bestaat uit de volgende stappen:

1. Aanvraag 2. Beoordeling 3. Verlening 4. Uitvoering & Monitoring 5. Vaststelling

1. Aanvraag Het subsidieproces voor verlening start met de ontvangst van een subsidieaanvraag. Aanvragen worden schriftelijk of digitaal ingediend via de website van de gemeente.

Aanvraagtermijnen In de ASV 2026 zijn een aantal vaste aanvraagtermijnen opgenomen: Uiterlijk 1 juli

voor subsidie die per kalenderjaar worden verstrekt

Uiterlijk 1 april

wanneer een organisatie een hogere kalenderjaarsubsidie aanvraagt dan in voorgaande jaren (exclusief indexering)

Uiterlijk 13 weken voorafgaand aan een boekjaar

voor boekjaarsubsidies

Tussen 13 en 8 weken voor de start van activiteiten

bij andere aanvragen (activiteitensubsidies)

Een subsidieregeling kan afwijkende termijnen bevatten. Bij onvolledige aanvragen geldt de datum waarop de volledige aanvraag is ontvangen.

Volledigheidscontrole Na ontvangst van de aanvraag wordt een volledigheidscontrole uitgevoerd. Dit is een controle op de aanwezigheid van alle benodigde gegevens en stukken (zie artikel 6 ASV voor een volledige omschrijving). De aanvraag bevat tenminste: • Een volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier (schriftelijk of digitaal); • Een beschrijving van de activiteiten; • Doelstellingen en beoogde resultaten; • Een begroting en dekkingsplan. Eventuele informatie over andere aangevraagde of ontvangen financiering moet hier ook in zijn opgenomen; • De actuele stand van de reserves, waaronder in ieder geval de egalisatiereserve, voor zover relevant (bij structurele subsidies en/ of wanneer de organisatie beschikt over een egalisatiereserve die betrekking heeft op de gesubsidieerde activiteiten • Eventueel aanvullende vereiste vanuit een subsidieregeling. Bij een eerste aanvraag door een rechtspersoon of natuurlijk persoon moeten tevens de aanvullende stukken uit artikel 6, lid 4 en 5 ASV worden aangeleverd.

2. Beoordelen van subsidieaanvragen Subsidieaanvragen worden op een transparante, zorgvuldige en objectieve wijze beoordeeld. Daarbij hanteert de gemeente de kaders uit de Algemene subsidieverordening Sliedrecht 2026, het Subsidiebeleid 2027–2030 en de van toepassing zijnde subsidieregeling. De beoordeling richt zich zowel op de inhoudelijke bijdrage aan gemeentelijke doelen als op de rechtmatige en doelmatige besteding van publieke middelen. Hierbij wordt op een aantal criteria gelet.

Toetsing aan wettelijke vereisten Er wordt beoordeeld of de aanvraag voldoet aan de regels uit de ASV en de van toepassing zijnde subsidieregeling. Wanneer aan deze voorwaarden niet wordt voldaan, kan de aanvraag niet inhoudelijk beoordeeld worden.

Toetsing op bijdrage aan maatschappelijke doelen Vervolgens wordt gekeken naar de inhoudelijke kwaliteit van de aanvraag. Bij de beoordeling wordt gekeken of: • de activiteit aansluit bij doelen uit de Sociale Visie, programmabegroting en beleidsnota’s; • de doelgroep helder omschreven is; • er realistische en aantoonbare effecten worden verwacht; • de activiteit daadwerkelijk impact heeft op die doelgroep. Een aanvraag moet aantoonbaar bijdragen aan de maatschappelijke doelen van de gemeente.

Toetsing op toegankelijkheid en maatschappelijke meerwaarde De gemeente Sliedrecht subsidieert alleen activiteiten die bijdragen aan een sterke en inclusieve gemeenschap. Daarbij wordt gekeken of: • De activiteit gericht is op de inwoners van Sliedrecht; • De activiteit vrij toegankelijk is, tenzij de aard van de doelgroep anders vereist; • De activiteit meerwaarde heeft voor de gemeente en haar inwoners; • Inwoners, vrijwilligers of maatschappelijke partners betrokken zijn.

Noodzaak, doelmatigheid en financiële toets De subsidieaanvraag moet passen binnen de programmabegroting en beleidskaders. De programmabegroting geldt daarbij op grond van de ASV 2026 als subsidieplafond in de zin van artikel 4:25 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Subsidie kan daarom niet worden verleend indien het beschikbare begrotingsbedrag (het subsidieplafond) is bereikt. Subsidie wordt alleen verstrekt als de activiteit niet zonder subsidie kan plaatsvinden en de besteding van publieke middelen verantwoord is. Bij de beoordeling wordt daarom gelet op: • Is de subsidie noodzakelijk (geen of onvoldoende andere financiering beschikbaar); • Is de begroting realistisch, volledig en proportioneel; • Er is geen sprake van ongewenste stapelingen van subsidies; • Zijn de reserves van de aanvrager niet zo groot dat subsidie overbodig is; • Staat het aangevraagde subsidiebedrag in verhouding tot de beoogde resultaten. Het college kan op basis hiervan besluiten om een subsidie te weigeren, lager vast te stellen of aanvullende voorwaarden op te leggen.

Toets op uitvoerbaarheid, rechtmatigheid en risico’s Tot slot wordt beoordeeld of de activiteit uitvoerbaar is en of de aanvrager in staat is om de activiteiten uit te voeren. Hierbij wordt gekeken naar de ervaring van de organisatie, of het plan realistisch en uitvoerbaar is binnen de gestelde periode en of de risico’s beheersbaar zijn. Wanneer er twijfels zijn of de organisatie de verplichtingen kan nakomen (bijvoorbeeld het project lijkt te ambitieus of men heeft structureel tekorten), kunnen extra voorwaarden gesteld worden. In het uiterste geval kan de aanvraag worden geweigerd op grond van artikel 9 van de ASV 2026, bijvoorbeeld wanneer onvoldoende aannemelijk is dat de activiteiten uitvoerbaar zijn.

Besluit op subsidie Na afronding van de beoordeling volgt een van de volgende besluiten: • Subsidie wordt verleend, eventueel met voorwaarden of verplichtingen; • Subsidie wordt gedeeltelijk verleend, bijvoorbeeld een lager bedrag dan aangevraagd; • Subsidie wordt afgewezen. De uitkomst wordt altijd gemotiveerd in de beschikking, zoals vereist in de Awb en de ASV.

3. Verlening Wanneer wordt besloten om een subsidie toe te kennen, ontvangt de aanvrager een beschikking tot subsidieverlening. In de beschikking is in ieder geval opgenomen: • Het (maximale) subsidiebedrag of de wijze van berekenen; • De te subsidiëren activiteiten en doelen; • Verplichtingen en meldplichten (zoals afwijkingen in uitvoering of begroting); • Termijnen voor verantwoording en vaststelling; • Eventuele voorschotten. Een verlening is een voorlopige toezegging: de definitieve hoogte wordt pas bepaald bij vaststelling.

Direct vaststellen kleine subsidies Subsidies tot en met € 15.000 kunnen direct worden vastgesteld (ASV art. 14). De aanvrager hoeft dan geen aparte aanvraag tot vaststelling in te dienen, tenzij in de verleningsbeschikking anders is bepaald.

Controlemoment Nadat alle stukken in concept klaar liggen, vindt een controlemoment plaats. Elke aanvraag met bijbehorende stukken passeert meerdere medewerkers om fouten of misbruik te voorkomen. Hiermee wordt invulling gegeven aan het Awb-beginsel zorgvuldige besluitvorming. Nadat het controlemoment heeft plaats gevonden, wordt het besluit bestuurlijk afgestemd en wordt de beschikking verzonden.

4. Uitvoering & Monitoring Na verlening van de subsidie voert de subsidieontvanger de activiteiten uit in de aangegeven periode. De gemeente houdt in deze fase toezicht en staat in contact met de ontvanger.

Meldplicht Tijdens de uitvoering geldt voor de aanvrager een meldplicht. Dit bekent dat relevante afwijkingen in uitvoering of begroting tijdig gemeld moeten worden bij de gemeente. Het gaat hierbij om de volgende situaties: • afwijkingen van activiteiten of begroting; • 20% of meer afwijking van kosten of opbrengsten; • relevante organisatorische of financiële wijzigingen; • ontwikkelingen rondom egalisatiereserves. De gemeente kan tussentijdse controles uitvoeren (artikel 11, lid 2 ASV) of aanvullende rapportages vragen als hiervoor aanleiding bestaat.

Tussentijdse voortgangsgesprekken en verslagen Bij grotere of meerjarige subsidies voert de gemeente tussentijdse voortgangsgesprekken met subsidieontvangers. Het doel hiervan is om tijdig inzicht te krijgen in de voortgang van de activiteiten, mogelijke risico’s te signaleren en waar nodig bij te sturen. Bij hogere bedragen, complexe trajecten of verhoogde risico’s kan de gemeente aanvullend vragen om halfjaarlijkse of kwartaalrapportages.

5. Vaststelling Nadat de gesubsidieerde activiteiten volledig zijn uitgevoerd, moet de subsidieontvanger verantwoording afleggen over de besteding van de subsidie en de behaalde resultaten. Dit doet de ontvanger door het indienen van een aanvraag tot subsidievaststelling (tenzij de subsidie al direct bij verlening is vastgesteld).

Termijnen voor vaststelling In de ASV 2026 zijn de volgende termijnen opgenomen: Uiterlijk 1 juli van het volgend jaar

voor subsidie die per kalenderjaar worden verstrekt

Binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar

voor subsidies die per boekjaar zijn verstrekt

Binnen 13 weken na afronding van de activiteiten

voor alle andere subsidies (activiteitensubsidies)

Volledigheidscontrole Na ontvangst van de aanvraag wordt door de gemeente een volledigheidscontrole uitgevoerd. De aanvraag bevat, afhankelijk van de hoogte van de subsidie, tenminste de volgende onderdelen: • een inhoudelijk verslag over de uitvoering van activiteiten; • een financieel verslag of jaarrekening; • bij hogere bedragen: o vanaf € 50.000: beoordelingsverklaring van de accountant; o vanaf € 100.000: controleverklaring van de accountant.

Beoordeling en besluit De beoordeling vindt plaats aan de hand van zowel wettelijke criteria (ASV/ Awb) als de beleidsmatige criteria uit het Subsidiebeleid 2027-2030 en eventuele specifieke subsidieregelingen. Hierbij wordt in ieder gelet op het volgende:

•

Nakomen van verplichtingen De gemeente beoordeelt of de voorwaarden in de beschikking zijn nageleefd. Zijn bijvoorbeeld de activiteiten uitgevoerd zoals afgesproken? Als belangrijke verplichtingen zijn geschonden, kan dat leiden tot een lagere subsidie.

•

Financiële besteding en rechtmatigheid De gemeente controleert of de besteding doelmatig en rechtmatig is geweest. Hierbij wordt in ieder gelet op: o Budget vs. Realisatie; o Eigen bijdrage en andere ontvangen inkomsten; o Niet subsidiabele kosten; o Controle accountantsverklaring indien van toepassing; o Vermogensvorming/ opgebouwde reserves.

Na afronding van de beoordeling volgt een van de volgende besluiten: • Subsidie wordt vastgesteld zoals verleend; • Subsidie wordt gedeeltelijk vastgesteld; • Subsidie wordt op € 0 vastgesteld (nihil-vaststelling). Het college stelt het definitieve subsidiebedrag vast binnen 13 weken na ontvangst van een volledige aanvraag.

Controlemoment Voordat de beschikking wordt verzonden, vindt eerst weer een intern controlemoment plaats zoals in de verleningsfase. Na deze interne controle volgt, indien van toepassing, bestuurlijke afstemming. Pas daarna wordt de beschikking definitief gemaakt en verzonden aan de subsidieontvanger.

Gevolgen van afwijkingen Wanneer blijkt dat activiteiten niet (volledig) zijn uitgevoerd of verplichtingen niet zijn nagekomen: • kan de subsidie lager worden vastgesteld; • kan een deel van de subsidie worden teruggevorderd; • kunnen voorschotten worden verrekend.

Monitoring Om de effectiviteit van subsidies te waarborgen en te kunnen sturen op maatschappelijke resultaten, monitort en evalueert de gemeente de inzet van subsidies op een structurele manier. Monitoring vindt plaats op verschillende manieren, waaronder: • de meldplicht die subsidieontvangers hebben op grond van de ASV; • tussentijdse voortgangsgesprekken en andere contactmomenten met subsidieontvangers; • het opvragen van halfjaarlijkse of kwartaalrapportages; • de eindverantwoording en de daaropvolgende vaststelling van de subsidie. Aanvullend worden prestatieafspraken gebruikt om inhoudelijke sturing mogelijk te maken en wordt jaarlijks een subsidieregister opgesteld om overzicht en transparantie te waarborgen. Ook worden prestatie-indicatoren gebruikt om te volgen of subsidiemiddelen daadwerkelijk bijdragen aan de gemeentelijke beleidsdoelen. Hieronder worden deze onderdelen verder uitgewerkt.

Prestatieafspraken Prestatieafspraken zijn een belangrijk beleidsinstrument om te sturen op resultaten. Zij leggen vast wat een subsidieontvanger gaat doen, welke prestaties worden verwacht en hoe deze bijdragen aan de gemeentelijke beleidsdoelen. Prestatieafspraken vormen daarmee de basis voor zowel de tussentijdse monitoring als de eindverantwoording. Ze helpen de gemeente om: • tijdig te signaleren of activiteiten op koers liggen; • of bijsturing nodig is; • te beoordelen of de ingezette middelen bijdragen aan de gewenste maatschappelijke effecten. Voor subsidieontvangers helpen prestatieafspraken om duidelijkheid te krijgen over de verwachtingen, inzicht te houden in wat afgesproken is en richting te geven aan uitvoering, planning en verantwoording. De accounthouder is verantwoordelijk voor het maken van de prestatieafspraken en voor het bewaken van de naleving ervan. De afspraken worden opgenomen in de subsidieverleningsbeschikking en vastgelegd in het digitale subsidiedossier.

Opstellen van prestatieafspraken Bij het formuleren van prestatieafspraken moet erop gelet worden dat deze: • SMART geformuleerd zijn (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden); • gekoppeld zijn aan concrete activiteiten en resultaten; • rechtstreeks afgeleid zijn van doelen uit de Sociale visie, programmabegroting en beleidsnota’s. Wanneer nodig kunnen prestatieafspraken gedurende de uitvoering worden aangescherpt, bijvoorbeeld bij gewijzigde omstandigheden, risico's of nieuwe inzichten.

Soorten prestatieafspraken Er zijn verschillende soorten prestatieafspraken: • Procesafspraken: de manier van samenwerking, overleg, planning, monitoring, evaluatie. • Beschrijvende afspraken: vastleggen of bevestigen uitgangspunten, posities, stellingen. • Intentieafspraken: eventueel handelen, als dit, dan dat. • Handelingsafspraken: activiteiten plannen of afstemmen. • Garantieafspraken: de afspraak in principe te allen tijde nakomen.

Prestatie-indicatoren Prestatie‑indicatoren worden gebruikt om meetbaar te maken in hoeverre gesubsidieerde activiteiten bijdragen aan de gemeentelijke beleidsdoelen. Waar prestatieafspraken vastleggen wat er moet gebeuren, geven prestatie‑indicatoren inzicht in hoe goed deze doelstellingen worden bereikt. Prestatie‑indicatoren maken de beoogde resultaten inzichtelijk en bieden zicht op de voortgang, de kwaliteit en de effecten van activiteiten. Ze helpen de gemeente om tijdig te beoordelen of maatschappelijke effecten worden gerealiseerd en vormen een belangrijk hulpmiddel bij zowel tussentijdse monitoring als de eindverantwoording. De prestatie‑indicatoren worden opgenomen in een afzonderlijke bijlage bij de subsidieregeling. Dit zorgt ervoor dat indicatoren eenduidig zijn vastgelegd en voor alle aanvragers duidelijk inzichtelijk zijn. Ook kunnen prestatie-indicatoren hierdoor eenvoudig worden geactualiseerd, zonder de hele subsidieregeling opnieuw te hoeven vaststellen. Prestatie‑indicatoren kunnen zowel: • kwantitatief zijn (bijvoorbeeld aantallen deelnemers, activiteiten, bereik), als; • kwalitatief (bijvoorbeeld ervaren effect, tevredenheid, impact) zijn. De indicatoren vormen een aanvulling op de verplichte beleidsindicatoren uit het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV) en dragen bij aan een transparante en toetsbare inzet van subsidies.

Subsidieregister Het subsidieregister is een overzicht van alle jaarlijkse structurele subsidies die door de gemeente worden verleend. Het register maakt inzichtelijk welke organisaties subsidie ontvangen, op basis van welke subsidieregeling of begrotingspost, en met welke bedragen. Hiermee wordt voor zowel de organisatie als de gemeente helder welke structurele subsidierelaties bestaan. Het jaarlijkse subsidieregister geeft een totaalbeeld van de structurele subsidiebestedingen en draagt bij aan transparantie richting inwoners, organisaties, het college en de gemeenteraad. Het register ondersteunt bovendien het beoordelen van trends in subsidieverlening, het signaleren van risico’s en het genereren van input voor de actualisatie van subsidieregelingen en het subsidiebeleid. Het subsidieregister wordt jaarlijks door het college vastgesteld, vervolgens ter informatie voorgelegd aan de gemeenteraad en gepubliceerd op de website van de gemeente Sliedrecht.

Inhoud subsidieregister Het subsidieregister bevat minimaal de volgende gegevens: • alle jaarlijkse structurele subsidies die zijn verleend, inclusief eventuele begrotingspostsubsidies; • aan welke organisaties; • onder welke subsidieregeling; • met welke bedragen. Het subsidieregister bevat bewust geen overzicht van incidentele subsidies omdat deze vaak eenmalig of kortdurend zijn. Intern worden incidentele subsidies wel geregistreerd en verwerkt in de reguliere financiële administratie, maar het vraagt veel extra administratieve inzet om deze gegevens steeds te actualiseren en te publiceren.

Rollen en verantwoordelijkheden De uitvoering van het subsidieproces is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van meerdere rollen. Een heldere taakverdeling is nodig voor een zorgvuldig proces. Onderstaande rollen zijn in ieder geval betrokken bij de uitvoering van de ASV 2026, het Subsidiebeleid en de subsidieregelingen. De verantwoordelijkheden worden hier op hoofdlijnen beschreven, het interne werkproces bevat een gedetailleerde taakverdeling. Afhankelijk van de subsidie kunnen aanvullende medewerkers of beleidsafdelingen worden betrokken.

Accounthouder De accounthouder (beleidsmedewerker) heeft een centrale rol bij de inhoudelijke beoordeling, begeleiding en monitoring van subsidieontvangers. Ook is de accounthouder verantwoordelijk voor de verbinding tussen beleid, prestatieafspraken en uitvoering. Belangrijkste verantwoordelijkheden: • Onderhouden van het contact met de organisatie; • Bewaken van het budget binnen het beleidsterrein; • Inzicht hebben in de financiële situatie van de instelling of organisatie; • Maken en bewaken van prestatieafspraken; • Voeren van de tussentijdse voortgangsgesprekken en de verslaglegging hiervan; • Toezien op de beleidsmatige aansluiting van activiteiten op maatschappelijke doelen; • Signaleren van organisatorische en financiële risico’s; • Afstemmen met Financiën en de subsidiecontroller wanneer dit nodig is .

Subsidieondersteuner De subsidieondersteuner zorgt voor een correcte administratieve en procedurele afhandeling van het subsidieproces. Belangrijkste verantwoordelijkheden: • Eerste intake van aanvragen; • Controle op volledigheid en tijdigheid conform ASV; • Registratie van aanvragen en beslistermijnen; • Bijhouden en actualiseren van subsidieregister; • Beheren van het digitaal dossier; • Opdracht geven voor uitbetaling van subsidies; • Uitvoeren van de laatste interne controle voordat een beschikking wordt ondertekend en verzonden.

Financiën Financiën ondersteunt de accounthouder en subsidiecoördinator bij de toetsing van de financiële onderbouwing en rechtmatige inzet van middelen. Belangrijkste verantwoordelijkheden: • Meekijken bij de beoordeling van de begroting en financiële onderbouwing van de aanvraag; • Adviseren over reserves, financiële risico’s en proportionaliteit; • Signaleren van financiële risico’s, afwijkingen of onrechtmatigheden; • Meedenken over de verdeling binnen begrotingskaders; • Bewaken van het subsidiebudget binnen het programma; • Ondersteunen bij de beoordeling van de verantwoording; • Financieel advies geven bij de vaststelling van subsidies.

Subsidiecoördinator De subsidiecoördinator zorgt voor een consistente toepassing van het Subsidiebeleid en naleving van de ASV 2026 en subsidieregelingen. De coördinator heeft een adviserende en toezichthoudende rol, de besluitvorming blijft bij het college. Belangrijkste verantwoordelijkheden • Controleren van naleving van de ASV 2026, subsidieregelingen en het subsidiebeleid; • Signaleren van structurele risico’s, afwijkingen of procesknelpunten; • Adviseren over procesverbeteringen en interne kwaliteitsborging; • Controleren van de juistheid en volledigheid van het subsidieregister; • Adviseren van college, management en beleidsadviseurs over kwaliteit en risico’s in het subsidieproces; • Coördineren van interne planningen en afstemming rondom het subsidieproces (zoals deadlines voor verlening, vaststelling en P&C‑momenten); • Opstellen en bijhouden van formats (o.a. subsidiebeschikkingen en interne documenten) in lijn met de ASV; • Ondersteunen van de P&C‑cyclus (o.a. input voor begroting, jaarstukken, audits en rapportages).

College Het college heeft de formele besluitenbevoegdheid bij subsidies, conform de ASV 2026. Belangrijkste verantwoordelijkheden: • Besluiten over verlening en vaststelling (waar gemandateerd: afdelingen); • Vaststellen van subsidieregelingen en eventuele subsidieplafonds; • Vaststellen van het jaarlijkse subsidieregister; • Verantwoordelijkheid voor rechtmatige subsidieverstrekking.