220617_MEMO_College B&W_Reactie Accountantsverslag 2021.pdf

MEMO Voor

:

Auditcommissie

Van

:

College van B&W

Datum

:

17 juni 2022

Betreft

:

Reactie Accountantsverslag 2021

Inleiding De goedkeurende verklaring op het vlak van getrouwheid en rechtmatigheid voor wat betreft de Jaarrekening 2021 viel bijna een maand eerder op de mat dan die met betrekking tot de Jaarrekening 2020. Dit is het directe gevolg van de inspanningen die zijn geleverd op de acties zoals genoemd in het "Kompas versterking financiële functie in toekomstig perspectief". We zijn dan ook blij dat de accountant constateert dat: "Het proces voor aanvang van de controle goed is verlopen.

Er was voldoende afstemming over het proces en mogelijke vragen konden door de organisatie aan BDO gesteld worden. In het kader van 'de basis op orde' is door de organisatie ook voldoende tijd en middelen beschikbaar gesteld om dit te realiseren." Tegelijkertijd is dit niet het hele verhaal. In het proces om te komen tot een Jaarrekening 2021 moesten de nodige (inhoudelijke) hobbels worden genomen en was de controle van BDO (nog) nodig om de stukken op het juiste kwalitatieve niveau te brengen. Dashboard accountantscontrole In het vervolg van deze reactie gaan we in op de aanbevelingen van de accountant zoals samengevat in het dashboard (pagina 5). De aanbevelingen van de accountant in het dashboard spitsen zich toe op de volgende punten: 1. Aandachtspunten 2022 2. Ontwikkeling grondexploitaties / sociaal domein 3. Belangrijkste bevindingen Daarnaast reageren we nog op de opmerkingen ten aanzien van de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne. 1. Aandachtspunten 2022 De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft onze volle aandacht. In de Auditcommissie van 13 juni jl. is de stand van zaken toegelicht (onder het agendapunt Controleprotocol 2022). Dit geldt ook voor het aspect frauderisicobeheersing. Dit dient een plaats te krijgen in het interne controle plan.

De suggestie om te werken met scenario's vanwege de diverse onzekerheden hebben we in de P&C cyclus 2022 reeds ter hand genomen. Deze werkwijze zetten we in 2023 onverkort voort. 2. Ontwikkelingen grondexploitaties / sociaal domein

Grondexploitaties

De omgang met risico's hebben we in 2021 niet gewijzigd ten opzichte van eerdere jaren. In de jaarrekening 2021 leidt dat tot de opmerking in het accountantsverslag zoals beschreven. Bij de actualisatie van de grondexploitaties in 2022 zullen we dit punt meenemen. In navolging van het advies wat betreft dossiervorming zullen we investeren in een betere vastlegging in het dossier van alle documenten en onderbouwingen die er wel zijn.

-2-

Zoals bij u bekend werken we momenteel aan een actualisatie van de grondexploitatie Stationspark III op basis van uw besluitvorming d.d. 14 december 2021 over het Ruimtelijk en financieel kader Sliedrecht Buiten. Deze actualisatie vindt plaats conform het advies van de accountant.

Sociaal domein

Wij onderkennen het belang om goede afspraken te maken met de verbonden partijen over in mandaat uitgevoerde taken op het gebied van rechtmatigheid. Dit geldt voor de GR Sociaal, maar ook voor de Servicegemeente Dordrecht. Als college blijven wij verantwoordelijk voor de rechtmatige besteding van de middelen die horen bij deze gemandateerde taken. Concreet betekent dit dat de benodigde controle werkzaamheden op deze taken door de betreffende dienst worden uitgevoerd. Dit zodat wij op basis van de bijbehorende bevindingen conclusies kunnen trekken over de rechtmatige besteding. Zo nodig maken we hierover aanvullende afspraken. 3. Belangrijkste bevindingen Wij herkennen met de accountant en waarderen de stappen die zijn gezet in de voorbereiding van de accountantscontrole en in de onderlinge afstemming. Tegelijkertijd zien ook wij dat niet alle ambities uit het kompas zijn gerealiseerd op het moment dat de jaarrekening werd opgeleverd. We hebben u onder andere op 21 februari jl. geïnformeerd over de uitvoering van het kompas en de uitdaging die er lag en ligt om de formatie bezet te krijgen. Waarbij het streven is om te komen tot vaste aanstellingen, maar waar tot op heden ook sprake is van inhuur. Ten tijde van de jaarrekening was de formatie volledig bezet, maar waren diverse medewerkers (ervaren inhuur en junior medewerkers) ook nog volop aan het inwerken.

Dit vindt zijn weerslag in het Accountantsverslag. Met BDO zijn wij ook in gesprek over mogelijke verbeteringen in hun aanpak om sneller tot het gewenste resultaat te komen. Dit gaat dan over vergelijkbare punten als de interne uitdaging, te weten: kennisniveau, dossieropbouw en planning. Onder de belangrijkste bevindingen komen diverse grote en kleinere fouten samen. De rode lijn in deze bevindingen is dat onvoldoende boekhoudkundige kennis (BBV en jurisprudentie, b.v. van de commissie BBV) leidt tot foutieve boekingen. Op het moment dat je deze fouten identificeert kan je ze corrigeren, dat is dan ook bij veel fouten gedaan. Het op orde brengen van het kennisniveau is reeds onderdeel van het Kompas. Op basis van de geconstateerde fouten zullen we de prioritering van de onderwerpen die hierbij als eerste aan bod komen evalueren. We betrekken hierbij het aanbod van BDO om te voorzien in de bestaande kennisbehoefte. Opvang van vluchtelingen uit Oekraïne We toetsen onze huidige aanpak van de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne aan de adviezen op dit gebied. Waar nodig passen we onze werkwijze aan deze adviezen aan. In het verdere vervolg van het verslag (na het dashboard) worden nog diverse kleinere aandachtspunten naar voren gebracht. Deze ontsnappen niet aan onze aandacht, maar zullen we in 2022 van een oplossing voorzien.

Hoe de aanbevelingen op te pakken? Samenvattend komt het er op neer dat we voornemens zijn de aanbevelingen ter harte te nemen en een plaats te geven in onze (verbeter)werkzaamheden. Tegelijkertijd betreft het een hoeveelheid aan aanbevelingen/onderwerpen die we niet allemaal tegelijk kunnen oppakken. Daarbij komt dat sommige aanbevelingen niet leiden tot extra werkzaamheden, maar 'oproepen' tot juiste handelingen. Waar andere aanbevelingen een projectmatige aanpak vragen om tot het gewenste resultaat te komen. We zullen de activiteiten in het Kompas daarom herijken op basis van de aanbevelingen en zo nodig aanpassen om te komen tot de gewenste verbetering.