Wijzigingstabel Instructie voor de griffier van de gemeente Sittard-Geleen 2024

Wijzigingstabel Instructie voor de griffier 2009 Artikel 1 Begripsbepalingen In deze instructie wordt verstaan onder: a. Griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet; b. Griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers; c. Raadscommissie: een door de gemeenteraad ingestelde commissie ex artikel 82 Gemeentewet; d. Commissie: een door de gemeenteraad ingestelde commissie ex artikel 83 of 84 Gemeentewet; e. Presidium: het door de raad ingestelde overleg ex artikel 3b van het Reglement van Orde gemeenteraad ; f. Seniorenconvent: het door de raad ingestelde overleg ex artikel 3a van het Reglement van Orde gemeenteraad; g. Auditoverleg: het afstemmingsoverleg tussen college, raad, rekenkamercommissie en accountant voor onderzoeken.

Artikel 2 Algemene taken 1. De griffier verleent advies en bijstand aan de gemeenteraad, zijn leden, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, het presidium en het seniorenconvent; 2. De griffier is verantwoordelijk voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg voor vergaderingen van de gemeenteraad, de (raads)commissies, het presidium en het seniorenconvent; 3. De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de gemeenteraad; 4. De griffier stuurt processen aan en geeft leiding aan de griffie.

Instructie voor de griffier 2024 Artikel 1 Begripsbepalingen In deze instructie wordt verstaan onder: a. Griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet; b. Griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers; c. Werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is gedelegeerd; d. Fractievoorzittersoverleg: een door de raad op grond van artikel 84Gemeentewet ingestelde commissie met de taken vermeld in artikel 2 Reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad van Sittard-Geleen 2018 (RvO); e. Raadsagendacommissie: een door de raad op grond van artikel 84 Gemeentewet ingestelde commissie met de taken vermeld in artikel 3 RvO; f. Commissie Begroting en Verantwoording: een door de raad op grond van artikel 84 Gemeentewet ingestelde commissie met de taken vermeld in artikel 4 RvO. Artikel 2 Algemene taken 1. De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen, overige raadsgremia, raadsfracties en de individuele raadsen commissieleden. 2.

De griffier is ten aanzien van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming. 3. De griffier draagt zorgt voor de ondersteuning van de rekenkamer, onderzoekscommissies of de raad bij andere onderzoeken. 4. De griffier ondersteunt en initieert democratische verbetering en/of vernieuwing. 5. De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad,

Artikel 6 Onderzoek 1. De griffier is verantwoordelijk voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de gemeenteraad heeft ingesteld op grond van artikel 81o Gemeentewet; 2. De griffier is verantwoordelijk voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de gemeenteraad kan instellen op grond van artikel 155a Gemeentewet; 3. De griffier is verantwoordelijk voor ondersteuning van door de gemeenteraad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet. Artikel 4 Agendering De griffier ondersteunt het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies; 1. 2.

raadscommissies en overige raadsgremia. De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente. 7. De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad. 8. De griffier is de vertrouwenspersoon voor de raads- en commissieleden. 9. De griffier draagt zorgt voor de faciliteiten voor de raads- en commissieleden, waaronder de vergoedingen, de overige voorzieningen vanuit de rechtspositionele regelingen, het verstrekken van fractiebudget, scholingsactiviteiten en werkbezoeken. Artikel 3 Agendering 1. De griffier adviseert de Raadsagendacommissie bij het opstellen van de agenda van de commissies, raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten. 2. De griffier ondersteunt en adviseert de Raadsagendacommissie ten aanzien van de (strategische) raadsplanning. 6.

De griffier adviseert het presidium ten aanzien van de raadsplanning; De griffier bevordert dat de voorstellen aan de gemeenteraad of (raads)commissies alle noodzakelijke elementen bevatten, controleert deze hierop en adviseert het presidium of een ingediend voorstel rijp is voor agendering.

Artikel 4 Belangenbehartiging 1. De griffier voert periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris. 2. De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college. 3. De griffier voert periodiek overleg met de rekenkamer. 4. De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en voor zover nodig met het fractievoorzittersoverleg over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad. 5. De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad in in- en externe overlegsituaties. 6. De griffier zet zich in om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.

Artikel 5 Bestuurlijke besluitvorming 1. De griffier adviseert de gemeenteraad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen; 2. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden en commissieleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming; 3. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad; 4. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college; 5. De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college; 6. De griffier is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de raadsvoorzitter en de commissievoorzitters bij hun zorg voor een goede voorbereiding en goed verloop van vergaderingen; 7. De griffier is verantwoordelijk voor de verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad, raadscommissies, presidium en seniorenconvent; 8.

De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad, het presidium en het seniorenconvent en kan, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd deelnemen aan de beraadslagingen; 9. De griffier medeondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.

Artikel 5 Bestuurlijke besluitvorming 1. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming. 2. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad. 3. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college. 4. De griffier bewaakt de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college. 5. De griffier ondersteunt de raadsvoorzitter en de (commissie)voorzitters bij de voorbereiding en het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen. 6. De griffier regelt de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad en commissies. 7. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad, de vergaderingen van de Raadsagendacommissie, het Fractievoorzittersoverleg en de commissie Begroting en Verantwoording. 8. De griffier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.

Artikel 6 Lokale democratie 1. De griffier draagt actief bij aan: a. de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk functioneert met in acht neming van geldende regels; b. het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente; c. (de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de griffie; d. inclusiviteit in de raad en de toegankelijkheid van de raad voor de inwoner; 2. De griffier adviseert in het toepassen van digitale democratische

Artikel 8 Leidinggeven en management 1. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie en zorgt voor eenheid in de uitvoering van de taken van de griffie. Hij benoemt, schorst en ontslaat de overige griffiemedewerkers namens de raad, gehoord het presidium; 2. De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de gemeenteraad werkzaamheden uitvoeren; 3. De griffier geeft, na machtiging door de gemeentesecretaris, operationeel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van de gemeenteraad en/of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand. 4. De griffier rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie; 5. De griffier beheert de budgetten van de gemeenteraad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de gemeenteraad over de wijze van omgaan hiermee. Artikel 9 Vervanging 1. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen locogriffier; 2. Indien de griffier meer dan 15 aaneengesloten werkdagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het presidium.

Artikel 7 Communicatie en voorlichting 1. De griffier is verantwoordelijk voor de advisering aan de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de gemeenteraad; 2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies; 3. De griffier is verantwoordelijk voor het geven van voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven; 4. De griffier is verantwoordelijk voor de organisatie van op verzoek van

mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek. Artikel 7 Leidinggeven en management 1. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand. 2. De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie. 3. De griffier is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie en bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie. 4. De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris. 5. De griffier bevordert de bedrijfsvoering van de griffie en bevordert de duale bedrijfsvoering binnen de gemeente. Hij of zij ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HRM, A&D, financiën en facilitair. Hij of zij pleegt hierover overleg met de gemeentesecretaris. 6. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan op de griffie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus. 7.

De griffier stelt een griffiejaarplan en -verslag op en rapporteert daarmee aan de werkgeverscommissie en de raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie. 8. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie en bevordert een gezonde financiële huishouding. 9. De griffier heeft regelmatig overleg met de werkgeverscommissie. Artikel 8 Communicatie en voorlichting 1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie. 2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda's, de raadsvoorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en commissies. 3. De griffier geeft voorlichting aan burgers over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder.

de gemeenteraad plaatsvindende informatiebijeenkomst hoorzittingen en inspraakavonden, zoals bedoeld in afdeling 3.4. van de Awb.

Artikel 10 Slotbepalingen 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de raadsvoorzitter; 2. Deze instructie kan worden aangehaald als ‘instructie voor de griffier van de gemeente Sittard-Geleen; 3. Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling onder gelijktijdige intrekking van de griffierinstructie, zoals vastgesteld op 22 mei 2003 en gewijzigd op 25 juni 2008.

Artikel 9 Slotbepalingen 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgevercommissie. 2. Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Sittard-Geleen 2024’. 3. Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling, onder gelijktijdige intrekking van de ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Sittard-Geleen’ zoals vastgesteld op 12 februari 2009.