RV wijziging Regelement van Orde gemeenteraad

Voorstel aan Gemeenteraad Registratienummer:

Onderwerp Wijziging Reglement van Orde van de gemeenteraad (tweede wijziging 2018)

Voorstel / Beslispunten 1. In te stemmen met de voorstellen met betrekking tot: de invulling van het Plein, de stadsrondes, de digitale informatiebijeenkomsten, de digitale hamerraad, het woordvoerderschap, de spreektijd van burgers en de informele bijeenkomsten, werkbezoeken en scholing. 2. Het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad van Sittard-Geleen, 2018, tweede wijziging, vaststellen. 3. Het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad van Sittard-Geleen, 2018, eerste wijziging, vastgesteld op 20 december 2018 intrekken.

Samenvatting / openbare besluitenlijst Naar aanleiding van de Merici gesprekken waarin over de bestuurscultuur is gesproken is in september 2021 gestart met een werkgroep Bestuurscultuur. Deze werkgroep bestaat uit de raadsleden Claessens, Salvino-Meijer, Henssen, Roest, Renet, Baars, Kamphuis, De Loo, Clerx en Klein. Tevens participeren de burgemeester, de plaatsvervangend griffier en de griffier. De werkgroep is gestart met het bespreken van de conclusies uit de Merici-gesprekken. Vervolgens heeft de werkgroep een voorstel voorgelegd aan het fractievoorzittersoverleg met voorstellen en wijzigingen voor het Reglement van Orde van de raad. Het fractievoorzittersoverleg heeft dit voorstel besproken en legt dit voorstel nu voor aan de gemeenteraad. Er zijn voorstellen die geen wijzigingen van het Reglement van Orde (RvO) noodzakelijk maken en voorstellen waarbij dat wel het geval is. De voorstellen zien op aanpassingen van de vergaderorde. Daarmee wordt niet uitgedragen dat bestuurscultuur gevangen kan worden in bepalingen van het Reglement van Orde van de raad. Bestuurscultuur is veel meer dan dat. Met de aanpassingen die nu worden voorgesteld wordt getracht om de structuur duidelijker te maken en daarmee een aanzet te geven voor de aanpassing van de bestuurscultuur.

Burgemeester mr. J.Th.C.M. Verheijen

Voorstel aan Gemeenteraad

Griffier drs. J. Vis

pagina 1 van 5

Toelichting voorstel A. Voorstellen die geen wijziging van het Reglement van Orde vergen. Invulling van het Plein Voorgesteld wordt om vaker een Pleinbijeenkomst te houden. Het streven is dit zes keer per jaar te doen. Dit is een taak voor de griffie en ook voor de fracties die geïnteresseerden doorverwijzen naar de griffie. Fracties vervullen als het ware een ambassadeursrol. Een publicatie in de Stadskrant en een brochure zijn hierin ondersteunend. Fracties zorgen ook dat er een afvaardiging van de fractie bij het Plein is. Stadsrondes Voorgesteld wordt om vaker in gesprek te gaan met inwoners door middel van een Stadsronde. Ook hierbij geldt dat fracties en de griffie de mogelijkheid hiertoe breed uitdragen. Ook voor de Raadsagendacommissie ligt er een opdracht om te bezien over welke onderwerpen, gemeld in de raadsplanning, een Stadsronde gehouden kan worden. Digitale informatiebijeenkomsten Digitale informatiebijeenkomsten bevallen goed. Voorgesteld wordt om informatiebijeenkomsten als dit mogelijk is digitaal te houden. Ook informatievideo’s ter voorbereiding van de Ronde waarin het betreffende onderwerp aan de orde komt zijn wenselijk. Digitale hamerraad Voorgesteld wordt, indien dit mogelijk is in toekomstige wetgeving, een digitale raadsvergadering te houden indien alleen hamerstukken worden behandeld.

Woordvoerderschap Eén woordvoerder per fractie in de raad en de Ronde bevalt goed. Voorgesteld wordt indien er een afwijkend standpunt is van een fractiegenoot of een andere dringende reden, ruimte gegeven wordt om dit toe te lichten. Dit kan ook via een stemverklaring. De voorzitter beoordeelt of en hoe het woord gevoerd kan worden. Spreektijd burgers, daadwerkelijk meepraten In het Reglement van Orde is twee minuten spreektijd voor insprekers opgenomen. Voorgesteld wordt om gebruik te maken van de mogelijkheid die de voorzitter heeft om wat meer tijd te geven aan de inspreker(s) of een kort slotwoord te geven aan de insprekers. Informele bijeenkomsten, werkbezoeken en scholing Het elkaar als raadsleden frequenter, ook informeel, ontmoeten is van belang voor de sfeer. Zodra dit mogelijk is wordt de borrel na de raadsvergadering weer georganiseerd. Daarnaast zijn werkbezoeken belangrijk; voorgesteld wordt om twee grotere werkbezoeken jaarlijks te organiseren. Daarnaast zijn ook kleinere werkbezoeken of bezoeken waarbij in gesprek wordt gegaan met de bewoners belangrijk. Overwogen kan worden om een eigen bijdrage van de raadsleden te vragen bij een werkbezoek. Scholing betekent ook “ontmoeting”. Het volgen van scholing moet een verplichting zijn voor zittende raadsleden, niet alleen voor de nieuwe raadsleden.

Voorstel aan Gemeenteraad

pagina 2 van 5

B. Voorstellen die leiden tot een aanpassing van het Reglement van Orde. Themagerichte avonden en vergadertijden De vele aanvragen voor werkgroepen en informatiebijeenkomsten geven aanleiding om te bezien of een raadsavond ook op een andere wijze kan worden ingericht. Het indelen van werkgroepen, informatiebijeenkomsten en een Ronde rondom een thema, bijvoorbeeld: Bestuur, Financiën en Economische zaken, Ruimtelijke zaken, Maatschappelijke en Sociale zaken is iets wat de Raadsagendacommissie zou moeten uitwerken. Daarmee wordt de deskundigheid en de samenhang van onderwerpen binnen een Ronde bevorderd. Ook hier wordt de link gelegd naar een eventuele Stadsronde. Het op locatie vergaderen in de stad is een optie als dit past bij het thema. De Raadsagendacommissie heeft de mogelijkheid om op donderdag vanaf 16.00 uur een raadsavond in te plannen als dat noodzakelijk is. Hiermee moet wel terughoudend worden omgegaan in verband met de combinatie raadswerk en het dagelijkse werk van de raadsleden. Er kunnen drie parallelle sessies op een donderdag ingepland worden aangezien iedere fractie twee burgerleden kan benoemen. Vastgelegd moet worden dat er door de Raadsagendacommissie een agendavoorstel kan worden gedaan waarbij de Ronde, werkgroepen en informatiebijeenkomsten worden geclusterd rond een thema of onderwerp. Dit leidt tot een wijzigingsvoorstel van artikel 4 van het RvO.

Ronde en advisering In de Ronde dienen aan de orde te komen: de inbreng van belanghebbenden en inwoners, de aanvullende vragen van raads- en burgerleden (technische vragen worden zoveel mogelijk vooraf gesteld) en de uitvoeringskwesties. Daarnaast het geven van een standpunt over het voorstel. Bij ‘kleinere’ dossiers kan volstaan worden met een politieke discussie in de ronde, waarna de conclusie moet worden getrokken of het stuk behandelrijp is voor de raad of nog eens in de Ronde moet worden gebracht. Bij grotere dossiers is de raad de aangewezen plek om de einddiscussie te voeren. Als er geen verschillende politieke meningen zijn, dan wordt een voorstel een hamerstuk. Zijn die er wel, dan is de raad de plaats om die te bespreken. Voorkomen moet worden dat na de Ronde geen duidelijkheid is over de behandeling van een voorstel in de raad. Er bestaat echter ook begrip voor dat indien vragen nog niet beantwoord zijn, er informatie mist, of juist informatie is gegeven in de Ronde die een nieuwe kijk op het voorstel geeft, niet direct een advies gegeven kan worden door het deelnemende fractielid in de Ronde. In de Ronde moet naast de mogelijkheid om aan te geven of een voorstel voor een fractie een hamerstuk of bespreekstuk is, ook de mogelijkheid zijn om nog kort met de fractie te overleggen over het advies. Deze mogelijkheid is een optie, het dient geen regel te worden.

Het beargumenteerd aangeven waarom er niet direct een advies wordt gegeven door de fractie is van groot belang voor de vergaderorde en ook voor de andere fracties. In de Ronde dient aangegeven te worden waarom een fractie niet in de Ronde kan adviseren en welke informatie nog ontbreekt. Het advies van de fractie dient echter uiterlijk de dinsdag na de Ronde aan de griffie te worden doorgegeven. Indien de Ronde heeft geadviseerd een voorstel als hamerstuk te behandelen in de raad kan hiervan niet meer afgeweken worden tenzij er nieuwe informatie is die bespreking rechtvaardigt. De Raadsagendacommissie adviseert de raad hierover. Indien maar één partij een bijdrage in de raad wil geven kan dit via een stemverklaring van één minuut. Dit leidt tot een wijzigingsvoorstel van artikel 26 van het RvO.

Voorstel aan Gemeenteraad

pagina 3 van 5

Motie bij een hamerstuk en motie over een niet-geagendeerd onderwerp of voorstel (motie vreemd aan de orde van de dag) Het aankondigen van een motie over een voorstel waarover de Ronde heeft geadviseerd dat het voorstel een hamerstuk is in de raad is ongewenst als daar geen goede argumentatie aan ten grondslag ligt. Dit heeft te maken met vergaderorde en het zich goed kunnen voorbereiden op een raadsvergadering. Indien een raadslid een motie wil indienen over een onderwerp dat als hamerstuk is geagendeerd moet er sprake zijn van nieuwe informatie of ontwikkelingen die bespreking rechtvaardigen. Om de fracties enige voorbereidingstijd te geven voor deze motie over een hamerstuk is het gewenst dat deze 48 uur voor de raad wordt ingediend bij de Raadsagendacommissie. Deze adviseert de raad dan over de behandeling van de motie. De criteria voor het indienen van een motie over een niet-geagendeerd onderwerp of voorstel (motie vreemd aan de orde van de dag) zouden weer aangescherpt moeten worden. Het feit dat een motie vreemd kan worden toegevoegd aan de raadsagenda betekent dat deze ook zorgvuldig moet worden ingezet. De ervaring leert dat bij de huidige bepaling in het RvO de deur wordt open gezet voor moties vreemd waarop ook via schriftelijke vragen of een Ronde agendering, antwoord kan worden gegeven.

Eerder stond in het RvO dat moties vreemd kunnen ingediend kunnen worden over een spoedeisende, actuele kwestie waarbij bespreking niet kan worden uitgesteld tot behandeling in de Ronde en waarbij geen ander middel is om het onderwerp van de motie aan de orde te stellen. Moties vreemd aan de orde van de dag worden 48 uur voor de raadsvergadering ingediend bij de Raadsagendacommissie, deze adviseert de raad over de toelaatbaarheid van de motie. Dit leidt tot een wijzigingsvoorstel van artikel 42 van het RvO. Interrupties Interrupties in de raad blijven niet altijd beperkt tot een korte verduidelijkende vraag of een korte inhoudelijke reactie. Dit is wel de essentie van een interruptie. Het ongelimiteerd toestaan van interrupties leidt tevens tot het oprekken van spreektijden en termijnen. Om die reden wordt een voorstel voorgelegd om in het RvO duidelijk aan te geven wat een interruptie is en tevens het aantal interrupties per fractie per voorstel te limiteren. Dit leidt tot een voorstel voor een nieuw artikel 47a RvO. Spreektijden Voorgesteld wordt om te oefenen tot het einde van dit jaar met een totale spreektijd per raadsvergadering die de fracties zelf kunnen verdelen over de agenda. Dat betekent dat de Raadsagendacommissie voor een raadsvergadering de totale spreektijd voor de fracties bepaalt die de fracties zelf kunnen verdelen over de voorstellen.

Iedere fractie krijgt dan dezelfde spreektijd, er is geen sprake van gewogen spreektijd. Daarmee wordt bereikt dat een fractie kiest waarvoor de spreektijd ingezet wordt. Een fractie hoeft immers niet over elk onderwerp het woord te voeren. Deze methode zou aanvang 2023 geëvalueerd moeten worden. Voor de Rondes wordt voorgesteld de huidige werkwijze te handhaven waarbij de Raadsagendacommissie een behandeltijd per onderwerp aangeeft. De voorzitter heeft in de Ronde ook de mogelijkheid om bij een onderwerp dat meer tijd voor bespreking vraagt, de Ronde voor te stellen dit nog eens te agenderen. In het RvO is het voldoende om op te nemen dat de Raadsagendacommissie een voorstel doet voor de spreektijden in de Rondes en de raad. Dit leidt tot een voorstel tot wijziging van artikel 4 RvO. Afsplitsingen van fracties In de afgelopen raadsperiode is er sprake geweest van afsplitsingen van raadsleden die verder gaan als een zelfstandige fractie. Dit heeft op dit moment geen consequenties. Er zijn twee kanten aan afsplitsingen. Volksvertegenwoordigers worden op persoonlijke titel gekozen: de Kieswet kent geen partijen. Ook bij vertrek blijft de persoon het uitgangspunt. Afsplitsen is een rechtmatige optie. Anderzijds stemt de kiezer stemt op een persoon, maar die Voorstel aan Gemeenteraad

pagina 4 van 5

persoon hoort bij een bepaalde partij en dat kleurt de stem. Afsplitsingen kunnen gevolgen hebben voor de kwaliteit van politieke besluitvorming. Bij een raadslid dat alleen verder gaat is er minder mogelijkheid voor een goede taakverdeling en het opbouwen van specialisme en samenwerking, voordelen die grotere fracties wel hebben. Ook kunnen veel losse fracties de besluitvorming complexer maken. Bovendien kunnen afsplitsingen leiden tot minder vertrouwen en samenwerking binnen de raad. Aspecten die juist onmisbaar zijn voor het goed functioneren van de lokale volksvertegenwoordiging. Voorgesteld wordt om in het RvO te bepalen dat indien er spreektijd voor de raadsvergadering is toegekend de afgesplitste fractie de helft van de spreektijd krijgt van de andere fracties. Aan de spreektijd van de oorspronkelijke fractie verandert niets. Dit leidt tot een voorstel tot wijziging van artikel 10 lid 7 RvO. Overig Naast deze aanpassingen worden een aantal aanpassingen voorgesteld die technisch van aard zijn danwel aanpassingen van artikelen waarin eerder gemaakte afspraken worden vastgelegd. Meer informatie vindt u in de artikelsgewijze toelichting bij het RvO.

Bijlagen Concept-raadsbesluit Reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad van Sittard-Geleen, 2018, tweede wijziging.(wijzigingen in groene tekst aangegeven) Toelichting op de gewijzigde artikelen van het Reglement van orde. Voorstel aan het fractievoorzittersoverleg d.d. 6 januari 2022. Uitwerking gespreksonderwerpen van de werkgroep Bestuurscultuur

Voorstel aan Gemeenteraad Steller : Nicolle Bisschoff Telefoon : 046-4778506 E-mail : Nicolle.bisschoff@sittard-geleen.nl

Reg. nummer : Reg. datum : Reg.nummer(s) bijlagen :

Portefeuillehouder: mr. J.Th.C.M. Verheijen

Voorstel aan Gemeenteraad

pagina 5 van 5