RV Wijziging GR Het Gegevenshuis

‘

Gemeente

Sittard-Geleen

Voorstel aan Gemeenteraad Registratienummer:

2901780

Onderwerp Wijziging van de gemeenschappelijke regeling Het Gegevenshuis

Voorstel De gemeenteraad besluit: 1. een zienswijze in te dienen ten aanzien van de wijziging van de gemeenschappelijke regeling Het Gegevenshuis per 1 juli 2024, inhoudende instemming met de geformuleerde wijzigingsvoorstellen.

Inleiding Per 1 juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr) gewijzigd. Het voornaamste doel van de wijziging is het verbeteren van de democratische legitimatie van de gemeenschappelijke regelingen. Dit geschiedt via een versterking van de kaderstellende en controlerende rollen van de raden.

Sommige wijzigingen zijn direct per 1 juli 2022 in werking getreden. Bijvoorbeeld de gewijzigde termijnen rondom de P&C stukken van de gemeenschappelijke regelingen. Andere wijzigingen dienen voor 1 juli 2024 geïmplementeerd te zijn in iedere gemeenschappelijke regeling. Het gaat dan om nieuwe instrumenten waarmee de raden in een betere informatiepositie worden gebracht.

Een facultatieve zienswijzeprocedure voor besluiten: met de wetswijziging is verplicht om in de regeling af te wegen of en zo ja, op welke andere besluiten (van het openbaar lichaam), de raden in de gelegenheid worden gesteld een zienswijze naar voren te brengen. De tekstvoorstellen hierover luiden: “De gemeenschappelijke regeling kan worden opgeheven met instemming van alle deelnemers minus één. Het besluit tot opheffing wordt niet genomen voordat de raden van de deelnemers gedurende twaalf weken in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk op de voorgestelde opheffing hun zienswijze bij het college naar voren te brengen”.

Burgemeester,

Gemeentesecretaris

mr. J.Th.C.M. Verheijen

J.A.M. Heesen

Voorstel aan Gemeenteraad

2901780

pagina 1 van 8

Gemeente

_

Sittard-Geleen

"Het algemeen bestuur onderscheidenlijk het dagelijks bestuur besluit niet tot het vaststellen van meerjarige strategische plannen dan nadat de raden van de deelnemende gemeenten gedurende twaalf weken in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk hun zienswijzen op het concept bij het dagelijks bestuur naar voren te brengen”.

De participatie van ingezetenen en belanghebbenden: met de wetswijziging is verplicht om in de regeling afspraken te maken over de wijze waarop ingezetenen en belanghebbenden betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. De tekstvoorstellen hierover luiden:

“Artikel (...) Zienswijze raden 1. Het algemeen bestuur beslist bij een voorstel dat voor de gemeenten ingrijpende gevolgen kan hebben niet alvorens de raden doorbet dagelijks bestuur om zienswijzen zijn gevraagd. In spoedeisende gevallen kan het dagelijks bestuur afzien van het vragen van zienswijzen. Het dagelijks bestuur stelt de raden hiervan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte. 2. Het algemeen bestuur beslist niet over een voorstel alvorens de raden om zienswijzen zijn gevraagd, wanneer ten minste twee gemeenteraden het dagelijks bestuur hierom verzoeken. In spoedeisende gevallen kan het dagelijks bestuur afzien van het vragen van zienswijzen. Het dagelijks bestuur stelt de raden hiervan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte. 3. Indien het eerste of tweede lid wordt toegepast, dan hebben de raden twaalf weken de tijd hun zienswijzen bij het dagelijks bestuur bekend te maken. Voorafgaande aan het nemen van het besluit waarover de zienswijzen gegeven is stelt het dagelijks bestuur de raden en het algemeen bestuur schriftelijk en gemotiveerd in kennis van het oordeel over de zienswijzen, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt”. “Artikel (...) Burgerparticipatie 1.

Ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden kunnen via de reguliere procedures bij de colleges en de raden van de deelnemers betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid”. 2. In afwijking van het eerste lid kan het dagelijks bestuur besluiten dat bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid met ingrijpende gevolgen een apart participatietraject wordt doorlopen. 3. Het algemeen bestuur informeert de deelnemers zo spoedig mogelijk omtrent zijn voornemen tot het mogelijk maken van inspraak als bedoeld in het tweede lid en de wijze waarop deze inspraak voor ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden zal worden vormgegeven”.

Een actieve informatieplicht: met de wetswijziging is verplicht om in de regeling afspraken te maken over de actief met de raden te delen informatie. Het tekstvoorstel hierover luidt:

“Het bestuur (dan wel: het dagelijks bestuur/het algemeen bestuur/de voorzitter) geeft de raden van de deelnemende gemeenten alle inlichtingen die de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken”. Voorstel aan Gemeenteraad

2901780

pagina 2 van 8

Gemeente

Sittard-Geleen bom

Een evaluatiebepaling: met de wetswijziging is verplicht om in de regeling afspraken te maken over de evaluatie. Het tekstvoorstel hierover luidt:

“De werking van de regeling zal geëvalueerd worden indien het algemeen bestuur daartoe besluit. Het dagelijks bestuur zal dan een onderzoeksvoorstel aan de deelnemers voorleggen”. Een aanscherping van de uittredingsregeling: met de wetswijziging is verduidelijkt dat de regeling bepalingen dient in te houden omtrent de voorwaarden waaronder kan worden uitgetreden en de gevolgen van uittreding, waaronder bepalingen omtrent de gevolgen voor het vermogen van de rechtspersoon en de deelnemende gemeenten. Het tekstvoorstel hierover luidt:

“Artikel (...) Uittreding 1. Een college van burgemeester en wethouders van een van de deelnemende gemeenten kan besluiten tot uittreding uit de regeling, onverminderd het bepaalde in artikel 1 van de wet. 2. Een college zendt het besluit tot uittreding aangetekend aan het algemeen bestuur. Daarbij wordt een opzegtermijn van 2 jaar, ingaande op 1 januari van het eerstvolgende kalenderjaar, in acht genomen, tenzij de colleges unaniem een andere opzegtermijn overeenkomen. 3. Het dagelijks bestuur inventariseert de gevolgen van de uittreding, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding, welke nadien worden vastgelegd in een door het algemeen bestuur vast te stellen uittredingsplan. 4. Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het algemeen bestuur het uittredingsplan vast. De daarin voor de uittredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen zijn bindend. 5. Nadat het uittredingsplan is vastgesteld, is de uittredende deelnemer gehouden om binnen zes maanden de daarin voor de uittredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen aan de regeling te voldoen”. “Artikel (...) Procedure en inhoud van het uittredingsplan 1.

Het in artikel (...), derde lid, bedoelde uittredingsplan bevat de financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties die gedurende een periode van vijfjaar het directe gevolg zijn van de uittreding. Tevens bevat het uittredingsplan de uittreedsom die betaald moet worden door de uittredende deelnemer. 2. Voor het opstellen van het uittredingsplan wijst het algemeen bestuur een onafhankelijke adviseur aan die in opdracht van het algemeen bestuur het concept-uittredingsplan voorbereidt. De kosten voor het uittredingsplan komen voor rekening van de uittredende deelnemer. 3. Het algemeen bestuur wijst de onafhankelijke adviseur aan op basis van een gezamenlijke voordracht van de uittredende deelnemer en de directeur/voorzitter. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt over een gezamenlijke voordracht, wijst het algemeen bestuur de onafhankelijke adviseur aan op basis van een bindende voordracht van een selectiecommissie bestaande uit drie leden van het algemeen bestuur, waaronder Voorstel aan Gemeenteraad

2901780

pagina 3 van 8

Gemeente

Sittard-Geleen

in ieder geval een vertegenwoordiger in het algemeen bestuur van de uittredende deelnemer. 4. De onafhankelijke adviseur neemt bij het bepalen van de uittreedsom het bepaalde in dit artikel en in artikel [voorgaande artikel] in acht en baseert zich daarbij op de jaarrekening van het begrotingsjaar direct voorafgaand aan het moment van uittreding. Tevens past de onafhankelijke adviseur bij de berekening van de uittreedsom een risico-opslag van 5-10% op de uittreedsom toe om eventueel onvoorziene toekomstige kosten gerelateerd aan de uittreding te ondervangen. Deze opslag vrijwaart de uittredende deelnemer van alle toekomstige onvoorzienbare kosten. 5. Het algemeen bestuur is gehouden redelijkerwijs al het mogelijke te doen om de uittreedsom zo laag mogelijk te houden. Het algemeen bestuur onderzoekt in dat kader met de uittredende deelnemer de mogelijkheid tot overname van personeel, activa en contracten. Het voorgaande behoeft echter niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst door het algemeen bestuur van het besluit tot uittreding van de deelnemer."

Voor meer informatie over deze instrumenten en met name over de uniforme wijzigingsvoorstellen wordt verwezen naar de bijlagen. De gemeenschappelijke regeling Het Gegevenshuis heeft zich in deze laten adviseren door Boels Zanders Advocaten (hierna: BZA) en Coöperacion. Zij zijn als juridisch adviseur opgetreden en hebben het traject begeleid. Ruim twintig Limburgse gemeenschappelijke regelingen hebben aan het gemeenschappelijke traject meegedaan. Het doel daarvan was het komen tot uniforme wijzigingsvoorstellen met toelichting; tot uniforme besluitvorming door colleges en gemeenteraden én tot een uniform aanbiedingsmemo door de gemeenschappelijke regelingen aan de colleges. Overigens zijn in dit traject - naast de wijzigingen als gevolg van de Wgr - ook wijzigingen meegenomen die voortvloeien uit de Aanpassingswet Wnra (Wet normalisering rechtspositie ambtenaren) en de Wep (Wet elektronische publicaties). De Aanpassingswet Wnra (in werking getreden op 1 januari 2020) wijzigde de rechtspositie van het personeel van de gemeenschappelijke regeling. De Wep (in werking getreden op 1 juli 2021) verplicht gemeenschappelijke regelingen om alle officiële publicaties online te zetten. Beide wetten waren nog niet verwerkt. Tevens is - in samenspraak met archiefdeskundigen - tot een nieuwe archiefbepaling gekomen.

Dit op verzoek van de Provincie Limburg die om aanscherping van deze bepaling had verzocht. Het tekstvoorstel aangaande de Wep luidt:

1. "Het college van de gemeente (...) maakt een volledig ondertekend exemplaar van deze regeling alsmede van besluiten tot wijziging, tot uittreding van, van toetreding tot en tot opheffing van deze regeling tijdig in alle deelnemende gemeenten bekend in het door (....) uitgegeven Gemeenteblad. 2. Het dagelijks bestuur is belast met de registratie van de regeling overeenkomstig artikel 26, tweede lid, van de wet." Het tekstvoorstel aangaande de archiefbepaling luidt:

“1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam. 2. De directeur/secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Voorstel aan Gemeenteraad

2901780

pagina 4 van 8

•

Gemeente

Sittard-Geleen bom 3. Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die niet naarde archiefbewaarplaats zijn overgebracht. 4. Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van (...). 5. Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, voor zover deze niet zijn overgebracht naarde archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van (...). 6. De archivaris brengt tweejaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de bestuursorganen van het openbaar lichaam, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 7. Het dagelijks bestuur brengt tweejaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de bestuursorganen van het openbaar lichaam". Het Gegevenshuis wenst bovenop de uniforme wijzigingsvoorstellen enkele aanvullende wijzigingen aan haar gemeenschappelijke regeling door te voeren. De toelichtingen hierop luiden als volgt;

Art 1.c/d/e 7.2/7.3/82 Vervallen verschil tussen deelnemers A en deelnemers B Bij de oprichting van Het Gegevenshuis werd nog uitgegaan van twee soorten deelnemers: overheidsorganisaties die een wettelijke plicht hebben tot het beheren van één of meer basisregistraties en overheidsorganisaties die deze plicht niet hebben. Omdat Het Gegevenshuis uitgaat van ‘gewilde winkelnering’ op basis van het ‘shared service centre’ principe, was het wel zaak dat een overheidsorganisatie met een wettelijke plicht tot het beheren van basisregistraties tenminste het beheer van de Basisregistratie Grootschalige Topografie bij Het Gegevenshuis zou beleggen. Dit omdat Het Gegevenshuis de geometrie in haar databeheer centraal stelt en dat bijvoorbeeld het beheren van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) zonder dat ook de BGT zou worden beheerd tot extra handelingen zou leiden en bovendien geen directe sturing mogelijk is op de kwaliteit van de geometrie in die registratie. Vandaar dat in de Gemeenschappelijke Regeling een onderscheid werd gemaakt tussen ‘deelnemer A’ en ‘deelnemer B’. Deze tweedeling heeft vaak tot verwarring geleid en beïnvloedt de leesbaarheid van de Regeling negatief. In de praktijk is gebleken dat de duiding van ‘deelnemer B’ (een overheidsorganisatie die geen uit de wet voortvloeiende verplichting inzake het beheer van basisregistratie heeft) overbodig is.

Er zijn namelijk geen deelnemers die deze verplichting niet hebben; gemeenten en het Waterschap hebben deze verplichting wel. Daarenboven is landelijk de koers bepaald richting Samenhangende ObjectenRegistratie (SOR), tegenwoordig ook weer integrale objectenregistratie genoemd, waar Het Gegevenshuis zoveel als mogelijk op voorsorteert, zodat het oorspronkelijk gedachtengoed dat tenminste het beheer van de BGT bij Het Gegevenshuis belegd moest worden, niet meer valide is.

Art 1.2 Toetreding waterschap tot de regeling Door de toetreding van het waterschap veranderede de regeling van een regeling tussen gemeenten (hoofdstuk I Wet gemeenschappelijke regelingen) naar een regeling tussen gemeenten en waterschappen (hoofdstuk V Wet gemeenschappelijke regelingen. Bij de vorige wijziging (zie hierna bij herstel) werd de aanduiding van de bestuursorganen van het waterschap alsmede de juiste verwijzing naar de Wet gemeenschappelijke regelingen niet consequent doorgevoerd. Dit is nu in de gehele tekst van de regeling juist verwoord. Art. 7.2/7.3 Actualisering overig Voorstel aan Gemeenteraad

2901780

pagina 5 van 8

Gemeente

Sittard-Geleen Torn

Dit betreft kleine wijzigingen, zoals de wijziging het gevolg van de gemeentelijke herindeling waarbij de gemeente Beekdaelen werd gevormd. Verder betreft het wijzigingen als gevolg van de invoering van de Wet Elektronische Publicaties per 1 juli 2021, het laten vervallen van de beginselverklaring die bij de oprichting van Het Gegevenshuis gold en het actualiseren van verwijzingen naar wetteksten.

Herstelactie Bij de vorige wijziging van de gemeenschappelijke regeling in 2020 is achteraf gebleken dat niet alle deelnemers tekstueel hetzelfde dictum hebben gebezigd. Ook is gebleken dat is niet overal de correcte juridische procedure is gevolgd. In plaats van per deelnemer die het betreft een herstelactie uit te voeren en om te voorkomen dat verwarring ontstaat bij de bestuursorganen als kort achter elkaar twee keer de gemeenschappelijke regeling van Het Gegevenshuis op de agenda staat, is ervoor gekozen om deze eerdere wijzigingen nu weer als wijziging mee te nemen samen met alle andere 3 wijzigingen. De wijziging in 2020 had met name betrekking op de invoering van de WNRA waardoor aanpassing nodig was om Het Gegevenshuis deel te laten nemen aan een vereniging met name de nieuwe Werkgeversvereniging Samenwerkende Gemeentelijke Organisatie. Dit is noodzakelijk om de Cao voor de werknemers in dienst van Het Gegevenshuis van toepassing te laten zijn. In het verlengde daarvan ook de aanpassing van de lokaal vast te stellen rechtspositie. Kon voorheen nog de rechtspositie van de gemeente Heerlen van toepassing zijn, per 2020 dient Het Gegevenshuis haar eigen Personeelshandboek te hebben. Verder werden er enkele wijzigingen opgenomen die bijvoorbeeld te maken hadden met de toetreding van het waterschap (zie hiervoor).

Tekstuele wijzigingen Tenslotte zijn nog enkele wijzigingen aangebracht die puur tekstueel zijn. Zo is consequent de duiding van de bestuursorganen met hoofdletters veranderd in kleine letters en een enkele keer is voorde leesbaarheid de zin net iets anders geformuleerd.

Beoogd effect Het voor 1 juli 2024 implementeren van de wijzigingen / nieuwe instrumenten in de gemeenschappelijke regelingen. De wijzigingen / nieuwe instrumenten zijn in een traject - begeleid door BZA en Coöperacion - tot stand gekomen. Tijdens dit traject heeft overleg plaatsgevonden met de gemeenschappelijke regelingen (de directies), de griffiers, de gemeentesecretarissen, de juristen én met college- en raadsleden.

Voorstel aan Gemeenteraad

2901780

pagina 6 van 8

Gemeente

->•

Sittard-Geleen

Argumenten 1.1 De bijlagen zijn opgesteld door BZA en Coöperacion in goed overleg met alle betrokkenen. Zoals al eerder aangegeven heeft de gemeenschappelijke regeling Het Gegevenshuis zich laten adviseren door BZA en Coöperacion. Zij hebben daartoe sessies georganiseerd met de gemeenschappelijke regelingen (27 september 2022; 17 januari en 18 april 2023); met de raadsgriffiers (3 november 2022 en 6 maart 2023); met de gemeentesecretarissen (1 juni 2023) én met de juristen (28 februari en 25 mei 2023). Ook hebben informatiebijeenkomsten plaatsgevonden voorde college- en raadsleden (30 januari en 1 februari 2023).

Deze sessies en informatiebijeenkomsten hebben geleid tot voorstellen voor uniforme wijzigingsvoorstellen met toelichting; tot voorstellen voor uniforme besluitvorming door colleges en gemeenteraden én tot een uniform aanbiedingsmemo door de gemeenschappelijke regelingen aan de colleges. Op maandag 18 en woensdag 20 september 2023 kunnen college- en raadsleden vragen stellen aan BZA en Coöperacion tijdens een digitale informatiesessie (19.00 tot 21.00 uur).

Kanttekeningen Geen.

Inclusie De uniforme wijzigingsvoorstellen zijn zo begrijpelijk mogelijk geformuleerd. Via www.overheid.nl komen de definitieve teksten van de gemeenschappelijke regelingen te zijner tijd voor iedereen beschikbaar.

Duurzaamheid Dit voorstel heeft geen invloed op duurzaamheid: het betreft de implementatie van een wetswijziging in een gemeenschappelijke regeling.

Financiën Voorstel zonder financiële consequenties binnen de begroting. Het betreft de implementatie van een wetswijziging in een gemeenschappelijke regeling.

Communicatie en Participatie De gemeenschappelijke regeling Het Gegevenshuis wordt te zijner tijd geïnformeerd over de uitkomsten van het wijzigingsproces.

Vervolg Met het geven van een zienswijze start het formele wijzigingsproces. Rondebespreking vindt plaats op 14 september - raadsbehandeling op 5 oktober. Daarna dient de gemeenteraad aan het college toestemming te verlenen om met de wijzigingen in te stemmen. Deze rondebespreking en raadsbehandeling zal in het eerste kwartaal van 2024 plaatsvinden. Daarna kan het college een besluit nemen met betrekking tot de wijziging. Dit dient voor 1 juli 2024 te gebeuren.

Voorstel aan Gemeenteraad

2901780

pagina 7 van 8

Gemeente

Sittard-Geleen

Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief voorgestelde wijzigingen gemeenschappelijke regeling Het Gegevenshuis. De geconsolideerde versie van de ontwerpregeling, alsmede een versie waarin de wijzigingen zichtbaar zijn; a. GR-juni 2023 versie 1.0 b. Wijzigingen GR Het Gegevenshuis per artikel 2. Ten aanzien van het gezamenlijke traject tot wijziging van de gemeenschappelijke regelingen: a. Een toelichtend memo bij de wijzigingsvoorstellen d.d. 12 juni 2023; b. Een informatiebrief met de wijzigingen die zijn aangebracht naar aanleiding van de informatiesessies met colleges, raden, GS, PS, AB en DB van het waterschap, griffiers, gemeentesecretarissen en juristen; c. De presentatie en een terugkijklink naar de informatiesessie voor de college- en raadsleden van 30 januari 2023. 3. Toelichtend memo op aanvullende wijzigingsvoorstellen die enkel gelden voor de gemeenschappelijke regeling Het Gegevenshuis

Voorstel aan Gemeenteraad

Registratienummer: 2901780

Cluster:

Reg. datum : 15/8/2023 Reg.nummer(s) bijlagen :

Burgemeester:

Gemeentesecretaris:

mr. J.Th.C.M. Verheijen

J.A.M. Heesen

Burgemeester,

Gemeentesecretaris,

mr. J.Th.C.M. Verheijen

J.A.M. Heesen

Voorstel aan Gemeenteraad

2901780

pagina 8 van 8