RV werkwijze en budget rekenkamercommissie
Tekst van het document
Voorstel aan Gemeenteraad
Gemeente
Sittard-Geleen „
n
Onderwerp Werkwijze
en
budget
Voorstel 1. De werkwijze
2.
van
van
de
Rekenkamercommissie vanaf 1
januari
2024.
de
rekenkamercommissie waarbij de leden niet zelf onderzoek doen
voor
de periode vanaf 2024 in stand te laten. Dit vast te leggen in de nieuwe verordening voor de rekenkamercommissie die in de raad van december zal worden voorgelegd. Het budget van de rekenkamercommissie vanaf 1 januari 2024 trapsgewijs te verhogen naar:
€1,13 per inwoner voor 2024; €1,17 per inwoner voor 2025; €1,22 per inwoner
voor
2026.
Samenvatting
Met ingang van 1 januari 2023 is voor gemeenten en provincies de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Per 1 januari 2024 moet iedere gemeente een onafhankelijke rekenkamer ingesteld hebben en tevens dienen leden dan (opnieuw) benoemd te worden voor zes
jaar.
Het is om die reden nu het moment om kritisch te kijken naar de werkwijze en het budget van de nieuw te benoemen Rekenkamercommissie. In het fractievoorzittersoverleg van 25 mei en 22 juni 2023 is gesproken of de wens nog bestaat om de werkwijze van de huidige rekenkamercommissie te continueren en of het vastgestelde budget daarvoor toereikend wordt geacht. De commissie Begroting & Verantwoording (B&V) is en is hierover geconsulteerd in haar om advies gevraagd door het fractievoorzittersoverleg
jl.
van 21 september (Bijlage 1) De uitkomst hiervan is dat de commissie B&V adviseert om een rekenkamercommissie te benoemen die enkel onderzoeken begeleidt en niet zelf uitvoert. Tevens adviseert de commissie B&V het budget voor de rekenkamercommissie per 1 januari 2024 trapsgewijs te verhogen. (1,13 per inwoner voor 2024; €1,17 per inwoner voor 2025; €1,22 per inwoner voor
vergadering
2026)
In de raad van december 2023 zal de nieuwe verordening voor de rekenkamercommissie worden voorgelegd en zullen de nieuwe leden van de rekenkamercommissie voor benoeming worden voorgedragen. Indien de raad ervoor kiest om wederom een rekenkamercommissie te benoemen die enkel de rekenkameronderzoeken begeleidt, zijn mevrouw Heesakkers en de heer Maussen weer voor herbenoeming beschikbaar. De commissie B&V adviseert daar positief over. Daarnaast zal er tenminste één vacature zijn voor een nieuw lid voor de
rekenkamercommissie,
pagina 1 van 7
ZESen
Gemeente
Sittard-Geleen
Toelichting 1.
Wet
voorstel
versterking decentrale rekenkamers
van 1 januari 2023 is voor gemeenten en provincies de Wet versterking rekenkamers in werking getreden. Deze wet heeft tot doel het creëren van een decentrale stelsel voor gedegen, onafhankelijk rekenkameronderzoek, ter sluitend, wettelijk ondersteuning van de controlerende rol van gemeenteraden. De huidige verordening op de rekenkamercommissie behoudt nog tot 1 januari 2024 haar rechtskracht. Per 1 januari 2024 moet een nieuwe verordening van kracht zijn. Deze nieuwe verordening zal in de raadsvergadering van december ter besluitvorming worden
Met
ingang
aangeboden. 1 januari 2024 moet iedere gemeente een onafhankelijke rekenkamer ingesteld hebben tevens dienen leden dan (opnieuw) benoemd te zijn voor een periode van jaar. Tevens dient dan een nieuwe verordening voor de rekenkamercommissie te worden voorgelegd. De zittingstermijn van de huidige leden eindigt van rechtswege per 1 januari 2024. Dit houdt in dat nieuwe leden benoemd kunnen worden die andere kwalificaties hebben. Om deze reden is dit het moment om kritisch te kijken naar de werkwijze en het budget van de nieuw te benoemen rekenkamercommissie. Per
zes
en
Huidige rekenkamercommissie,
samenstelling
en
werkwijze
24 mei 2018 zijn twee leden van de huidige rekenkamercommissie benoemd. (mevrouw Rooskens en de heer Maussen) Op 25 maart 2021 is mevrouw Heesakkers benoemd tot voorzitter van de rekenkamercommissie. Mevrouw Rooskens heeft onlangs aangegeven niet herbenoemd te willen worden per 1 januari 2024. Mevrouw Heesakkers en de heer Maussen willen wel voor herbenoeming in
Op
aanmerking De
komen
mits de
werkwijze
de rekenkamercommissie
van
huidige rekenkamercommissie voert,
in
ongewijzigd blijft.
tegenstelling tot de gezamenlijke
rekenkamercommissie met de gemeente Stein die tot 2018 in functie was, niet zelf de onderzoeken uit, maar begeleidt deze. Deze wijziging is in het Presidiumbesluit van 4 december 2017
als
volgt gemotiveerd:
“De rekenkamercommissieleden stelden eerst een onderzoeksplan op en gingen dit vervolgens zelf uitvoeren. Dit kan de schijn van belangenverstrengeling oproepen omdat zij, naast de presentiegelden als lid van de rekenkamercommissie, ook nog een
uurvergoeding ontvangen -
voor het doen van het onderzoek; De rekenkamercommissieleden kunnen meer tijd besteden aan andere aspecten van de taken van de rekenkamercommissie als zij niet zelf de onderzoeken uitvoeren, zoals bijvoorbeeld het opstellen van tussentijdse rapportages”.
Naar aanleiding van dit advies is de Verordening op de rekenkamercommissie aangepast in de raadsvergadering van 28 maart 2019. (art. 8 eerste lid, sub b van de verordening) In het profiel van de huidige rekenkamercommissie (vastgesteld in de auditcommissie van 22 februari 2018, bijlage 2) is verder aangegeven dat de leden onderzoeken begeleiden die door anderen worden uitgevoerd. Op basis van dit profiel zijn de huidige leden van de rekenkamercommissie geselecteerd. Zij voeren derhalve zelf geen onderzoek uit.
Een De
__) 3.
Advies commissie Begroting & Verantwoording Rekenkamercommissie Aan de commissie Begroting & Verantwoording van
de
over
de
werkwijze
van
Gemeente
Sittard-Geleen de
is gevraagd te adviseren over de werkwijze 2024. Expliciet is aan de orde gesteld of te benoemen rekenkamercommissie vanaf de nieuw te benoemen rekenkamercommissie wel of niet zelf onderzoeken moet gaan
uitvoeren. De commissie Begroting & Verantwoording adviseert om de rekenkamercommissie uitsluitend onderzoeken te laten begeleiden. Onderzoeken worden derhalve uitbesteed, de rekenkamercommissie voert deze niet zelf uit. De commissie B&V adviseert dit omdat zij van mening is dat voor het doen van onderzoek
specifieke expertise nodig is. Deze expertise verschilt per onderzoek en dat maakt het onmogelijk om deze kennis te verenigen in de drie leden van de rekenkamercommissie. Verder wordt hiermee voorkomen dat de onafhankelijkheid van de rekenkamercommissie het geding komt.
in
Een minderheid van de leden van de commissie was voor het werven van een nieuw derde lid van de rekenkamercommissie die wel geselecteerd wordt op de expertise om zelf onderzoeken te doen. Hierbij is echter ook aangegeven geen principiële bezwaren te hebben tegen het uitbesteden van alle onderzoeken en het werven van een nieuw lid op basis 4,
van
het bestaande
profiel.
Budget
rekenkamercommissie 2016 is het budget voor de rekenkamercommissie €0,85 per inwoner. Dat betekent Sinds dat de gemeenteraad sinds 2016 €77.812,94 beschikbaar stelt ten behoeve van de rekenkamercommissie. In 2020 heeft een eenmalige indexering van €2000 plaatsgevonden naar het huidige bedrag van €79.812. In 2020 is er in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en de Vereniging van en Rekenkamercommissies en de Vereniging voor Raadsleden Griffiers onderzoek gedaan naar het minimale budget voor de rekenkamerfunctie. Dit rapport “Inspiratiekaders effectieve invulling lokale rekenkamer”, verkent welke elementen nodig zijn voor een goede invulling van de rekenkamer. Een adequaat budget is een van deze elementen.
Bij gemeenten tot ca. 90.000 inwoners blijkt uit het onderzoek gewenst zijn (ook op te delen naar bijv. twee onderzoeken en
dat minimaal
3 onderzoeken
twee kleinere activiteiten). De directe kosten per onderzoek nemen toe in de trend van minimaal €24.000 tot €28.000; De kleinere onderzoeksactiviteiten bedragen weer ongeveer de helft: €12.000 tot €14.000. overheadkosten bedragen minimaal 32%. Deze indicaties resulteren in minimaal: € 72.000 tot €84.000 directe onderzoekskosten en €34.000 tot €39.500 overhead kosten. Derhalve is een
minimaal
tussen
noodzakelijk budget
€106.000
tot €123.500
voor
per jaar
adequaat functionerende rekenkamercommissie tot 90.000 inwoners. gemeenten bij een
Bij gemeenten tot ca. 130.000 inwoners is aangegeven dat minimaal 3 onderzoeken gewenst zijn en een kleinere activiteit (ook op te delen naar bijv. twee onderzoeken en drie kleinere activiteiten) De directe kosten per onderzoek nemen toe in de trend van minimaal €32.000 tot €36.000; kleinere onderzoeksactiviteiten bedragen ongeveer de helft: € 16.000 tot €18.000. De overheadkosten bedragen minimaal 28%. Deze indicaties resulteren in minimaal: €112.000 tot €126.000 directe onderzoekskosten en €43.500 tot €49.000 overhead kosten. Derhalve is een minimaal noodzakelijk budget van €155.500 tot €175.000 jaar voor een adequaat functionerende rekenkamercommissie
per
in 3
on
Gemeente
Sittard-Geleen gemeenten
met
omvang
geadviseerd
tot 130.000
inwoners,
budget jaarlijks te indexeren. Een goede maatstaf is reguliere CBS-prijsindex, index personele kosten, of de prijsindex zakelijke bijvoorbeeld dienstverlening. Ook de kosten voor bijvoorbeeld de accountant worden jaarlijks Tevens
wordt
een
om
het
de
geïndexeerd Het
bedrag
op van
basis
van
de
CBS-prijsindex.
€0,85 per inwoner
dat in Sittard-Geleen ter beschikking wordt gesteld ten is derhalve ver beneden de uit 2004 stammende
behoeve
van
norm
€1,-- per inwoner die geïndexeerd
van
de rekenkamercommissie
In de
omliggende gemeenten afgedragen:
wordt
het
nu
zo'n €1,30
volgende
zou
per inwoner
Kerkrade
Budget per inwoner € 0,85 € 1,00 € 0,80 € 1,29 € 1,26 (basisbudget + eventueel meerkosten) € 1,25 € 1,00 € 0,42 €0,75 € 1,13 (+ jaarlijkse indexering) € 1,00
Landgraaf
€ 0,55
Vaals
€ 1,00
Sittard-Geleen Gulpen-Wittem Eijsden-Margraten
Maastricht Meerssen
Simpelveld Voerendaal Beekdaelen
Heerlen Brunssum
bedragen. aan
de rekenkamercommissie
De rekenkamercommissie van Sittard-Geleen heeft de ambitie om jaarlijks twee grote onderzoeken en één doorwerkonderzoek te doen, waarin de rekenkamercommissie op basis van een jaarplanning een realistisch tijdpad opstelt voor het ambtelijk apparaat. Onderzoeken blijken aanzienlijk duurder te zijn geworden, de rekenkamercommissie geeft aan dat door inflatie de kosten van onderzoek fors zijn gestegen. Vaak wordt niet ingeschreven door onderzoeksbureaus als het onderzoeksbudget beneden de € 25.000 ligt. De kosten van de grote onderzoeken bedragen nu gemiddeld € 25.000 en van doorwerkonderzoeken € 10.000. Door het duurder worden van de onderzoeken wordt het benodigde budget hoger. Twee
grote onderzoeken
€ 50.000
Eén doorwerkonderzoek
€ 10.000
Presentiegelden, lidmaatschappen
en
€ 15.000
overig Kosten
secretaris rekenkamercommissie
€ 37.000
(indien volledig in salarisschaal
uitgegroeid, € 30.000) TOTAAL
op dit moment
bedraagt
€ 112.000/ € 1,22 per inwoner
het salaris
|
SD
Gemeente
Sittard-Geleen Met
dit
budget past de rekenkamercommissie
budget bij gemeenten Er
tot
90.000
binnen de kaders van het noodzakelijke zoals hierboven is aangegeven.
inwoners,
zijn verschillende opties:
Optie 1: Het huidige budget handhaven Het huidige budget van €79.812 blijft gehandhaafd voor de rekenkamerfunctie. Consequentie van deze optie is dat de kwantiteit en/of kwaliteit van de te verrichten onderzoeken in de knel kan komen. Concreet betekent dit dat de rekenkamercommissie 1 groot onderzoek en 1 doorwerkonderzoek kan doen. Daarnaast wordt met deze optie niet voldaan
aan
de
landelijke richtlijn van
de VNG
het ministerie
en
BZK.
van
2: Het trapsgewijs jaarlijks verhogen van het budget van de rekenkamercommissie Voor 2024 is een budget van omstreeks €103.000 voldoende om de voorgenomen onderzoeken en de overheadkosten te betalen. Dat heeft er mee te maken dat het salaris is en daardoor de van de secretaris van de rekenkamercommissie nog niet maximaal overheadkosten beperkter zijn. Er kan dan in drie jaar worden toegegroeid naar een budget van € 112.000. Tussentijds kan door de rekenkamercommissie geëvalueerd worden of het
Optie
budget
nog voldoende
is.
Totaal
5.
budget
2024
€ 104.000
2025
€ 108.000
2026
€ 112.000
Bedrag per
inwoner
(uitgaande
van
92.000
inwoners)
€1,13 € 1,17 € 1,22
commissie Begroting & Verantwoording over het budget van de rekenkamercommissie Aan de commissie Begroting & Verantwoording is de vraag voorgelegd om te adviseren vanaf 2024 en verder. De commissie over het budget van de rekenkamercommissie adviseert unaniem om de voorgestelde trapsgewijze verhoging in de jaren 2024 tot en met 2026 toe te passen. (€1,13 per inwoner voor 2024; €1,17 per inwoner voor 2025; €1,22 per Advies
Voor het jaar 2024 zal dit middels een begrotingswijziging moeten gerealiseerd. In de loop van 2026 kan middels een evaluatie bekeken worden met welk budget de rekenkamercommissie vanaf 2027 rekening moet houden. Wellicht kan vanaf dat moment volstaan worden met een indexering op basis van bijvoorbeeld de CBSindex. inwoner voor
2026)
worden
Financiën In onderstaande tabel is op basis 2024 en verder opgenomen:
BETREFT
NAAM
van
dit raadsvoorstel
BUDGET
MRJ
de financiële mutatie
2024
MRJ2025
MRJ
in de
2026
begroting
MRJ
2027
HUIDIGE BEGROTING
REKENKAMER
79.812,94
79.812,94
79.812,94
79.812,94
BIJGESTELDE
REKENKAMER
104.000,00
108.000,00
112.000,00
112.000,00
24.187,06
28.187,06
32.187,06
32.187,06
MUTATIE
BEGROTING
BEGROTING
ge
Lr
gemeente
ED © Sittard-Geleen De structurele raming als gevolg van deze autonome ontwikkeling ten gunste van het budget rekenkamer komt vanaf 2024 ten laste van de Algemene Middelen. De begrotingswijziging is als bijlage 3 toegevoegd.
Planning De
-
volgende stappen
dienen nog
gezet te
worden:
2023 wordt de nieuwe Verordening op de rekenkamer gemeente SittardGeleen 2024 ter besluitvorming aan de gemeenteraad voorgelegd. Tevens zal dan een voordacht worden gedaan voor nieuwe leden van de rekenkamercommissie. Indien de raad ervoor kiest om wederom een rekenkamercommissie In december
te benoemen die enkel de rekenkameronderzoeken begeleidt, zijn mevrouw Heesakkers de heer Maussen weer voor herbenoeming beschikbaar. Daarnaast zal er tenminste één vacature zijn voor een nieuw lid voor de rekenkamercommissie. -
-
Per
1 januari 2024 is de nieuwe rekenkamercommissie benoemd met uitzondering van het nog te benoemen derde lid. Hiervoor wordt in januari 2024 de wervingsprocedure opgestart onder leiding van de voorzitter van de commissie Begroting & Verantwoording. Het budget van de rekenkamercommissie wordt per 1 januari door middel van een begrotingswijziging voor 2024.
Personeel De
en
leden
en
2024
trapsgewijs verhoogd
organisatie
de rekenkamercommissie worden in december 2023 voorgedragen voor benoeming per 1 januari 2024 voor de duur van zes jaar. In januari 2024 zal de wervingsprocedure worden opgestart voor de invulling van de vacature voor
van
het derde
lid van
de rekenkamercommissie.
Bijlagen Bijlage
1:
Voorstel
invulling Rekenkamercommissie en Verordening Begroting en Verantwoording d.d. 21 september 2023. Profiel lid Rekenkamercommissie.
Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4:
Voorstel
Steller
Telefoon E-mail
Begrotingswijziging
rekenkamer
2024.
Raadsbesluit.
aan
Gemeenteraad
== (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
(geanonimiseerd) Raadsgriffie
voor
de commissie