RV Verordening collegeonderzoeken doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid beleid en bestuur Sittard-Geleen 2023

‘

Gemeente

Sittard-Geleen bom

Voorstel aan Gemeenteraad Registratienummer:

Z/23/418848

Onderwerp Actualisatie verordening ex 213a onderzoeken doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid.

Voorstel De gemeenteraad besluit: 1. Tot het vaststellen van de verordening collegeonderzoeken doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid beleid en bestuur Sittard-Geleen, 2023. 2. Tot het intrekken van de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Sittard-Geleen, vastgesteld door de gemeenteraad op 1 oktober 2009.

Inleiding Op basis van artikel 213a uit de Gemeentewet wordt de raad opgedragen bij verordening regels vast te stellen voor de periodiek door het college te verrichten onderzoeken naar het gevoerde beleid en bestuur. Deze verordening is geactualiseerd (bijlage 1). De verordening ex artikel 213a Gemeentewet die is vastgesteld in de raadsvergadering op 1 oktober 2009 wordt ingetrokken (bijlage 2).

Volgens de verordening heeft het college een eigen onderzoeksinstrument. Dit in de vorm van een auditfunctie. Dit zijn onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het uitgevoerde beleid en bestuur. Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording moet het college meer verantwoording af te leggen over het uitgevoerde (financiële) beleid. Hierdoor worden onderzoeken naar de rechtmatigheid van het uitgevoerde beleid en bestuur toegevoegd aan deze verordening. Collegeonderzoeken volgens verordening ex artikel 213a hebben het doel om verdere ontwikkeling van de organisatie te bewerkstelligen. De uitkomsten, bevindingen en aanbevelingen uit deze onderzoeken hebben een lerend effect voor de organisatie en is geen vorm van afrekening. Hierbij ligt de focus op de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. Het laat zien welke doelen zijn bereikt en welke middelen daarvoor worden ingezet. Uiteindelijk draagt dit bij aan de verbetering van processen en verantwoording hierover.

Beoogd effect Geactualiseerde kaders voor de uitvoering van interne audits op basis van artikel 213a uit de Gemeentewet. De uit de audits voortvloeiende auditrapportages geven een impuls tot verdere verbetering van de bedrijfsvoering. Burgemeester,

Gemeentesecretaris,

/ mr. J.Th.C.M. Verhei]

J.A.M. Heesen

Gemeente

_

Sittard-Geleen Torn

Argumenten 1.1 De verordening is wettelijk verplicht volgens de Gemeentewet Artikel 213a van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad via een verordening kaders en regels opstelt voor periodieke onderzoeken uitgevoerd door het college. Dit soort onderzoeken dragen bij aan de ontwikkeling van de organisatie en zorgen voor een lerend effect. Deze verordening omvat onder andere bepalingen met betrekking tot: a. de onderzoeksfrequentie; b. het onderzoeksplan; c. de rapportage: o Resultaten, bevindingen en aanbevelingen; o Reactie en opvolging van het college; o Wijze van informeren van de gemeenteraad a. Artikel 2 onderzoeksfrequentie Buiten het toevoegen van het onderwerp rechtmatigheid, verandert er niets in artikel 2. Het college heeft de mogelijkheid om periodiek organisatie- of thema-audits uit te voeren. Deze audits zijn gericht op de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het beleid en bestuur. De keuze om tot een onderzoek te komen wordt onder andere bepaald op basis van risicoinschattingen, vraag vanuit de organisatie of externe ontwikkelingen zoals wetswijzigingen.

b. Artikel 3 onderzoeksplan Het college geeft toelichting over geplande onderzoeken in het onderzoeksplan, genaamd het auditjaarplan. In de voorgaande verordening wordt het auditjaarplan ter kennisname aangeboden aan de gemeenteraad. In de nieuwe verordening wordt het auditjaarplan ter kennisname aangeboden aan de commissie Begroting & Verantwoording. Tijdens een vergadering van de commissie kunnen geplande onderzoeken worden toegelicht. De opbouw en inhoud van het auditjaarplan wordt niet gewijzigd. c. Artikel 5 rapportage en gevolgtrekking Over elk onderzoek wordt een rapportage opgesteld. Deze rapportage bevat een analyse van de resultaten, bevindingen, aanbevelingen en een plan van aanpak. De analyse van de resultaten, bevindingen en aanbevelingen worden voorgelegd aan het college. Het college krijgt de mogelijkheid om wederhoor te geven. Vervolgens stelt het college een plan van aanpak op. In dit plan beschrijft het college het vervolg om de bevindingen op te pakken en welke aanbevelingen worden overgenomen. De uiteindelijke rapportage wordt toegelicht in de commissie Begroting & Verantwoording.

2.2 Een wijziging van de verordening is noodzakelijk zodat de afstemming met interne- en externe wet- en regelgeving beter wordt. De vorige verordening is vastgesteld door de gemeenteraad op 1 oktober 2009. Er is sinds dat moment niet veel veranderd en daarom is de verordening tot nu toe ongewijzigd gebleven. Nu is een herziening van deze verordening wel op zijn plaats door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. De onderwerpen voor de periodieke onderzoeken door het college worden uitgebreid door de rechtmatigheid toe te voegen. Hierdoor zijn er drie specifieke onderzoeksonderwerpen, namelijk doelmatigheid, doeltreffendheid en toegevoegd rechtmatigheid. Het college gaat vanaf verslaggevingsjaar 2023 een uitgebreidere verantwoording over de rechtmatigheid van het uitgevoerde beleid afleggen. Het college krijgt met de nieuwe verordening de mogelijkheid om periodiek onderzoek te kunnen doen naar opzet, bestaan en werking van de rechtmatigheidsverantwoording en waar er nog geleerd kan worden.

Voorstel aan Gemeenteraad

z/23/418848

pagina 2 van 4

Gemeente

Sittard-Geleen born Kanttekeningen 1.1 Er is geen verplichting om de verordening 213a te wijzigen. In beginsel is er geen verplichting om deze verordening te wijzigingen. Echter gezien de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en ook de samenhang met de andere verordeningen, de financiële- en controleverordening, wordt deze verordening ook geactualiseerd.

Inclusie De begrijpelijkheid is van belang zodat de gebruiker en lezer van deze verordening snapt wat er wordt bedoeld. Hier is aandacht aan geschonken en dit zal in toekomstige wijzigingen opnieuw gebeuren. Een meer toegankelijke (publieks)versie moet hier nog aanvullend in voorzien.

Duurzaamheid Deze verordening heeft geen betrekking op duurzaamheid en stelt hier geen kaders voor op. Deze verordening wordt geoperationaliseerd via een jaarlijks op te stellen auditjaarplan waarin duurzaamheid een onderdeel kan zijn.

Financiën Voorstel zonder financiële consequenties binnen de begroting. Jaarlijks wordt een auditjaarplan opgesteld waarin het budget voor de periodieke onderzoeken van het college wordt beschreven. Het budget van € 30.400 blijft ongewijzigd en past binnen de begroting.

Communicatie en Participatie De gewijzigde verordening wordt, na vaststelling door de gemeenteraad, gepubliceerd op www.miinoverheid.nl. Verder wordt de verordening gedeeld met de rekenkamer, de externe accountant en binnen de ambtelijke organisatie.

Vervolg Na besluitvorming wordt de verordening gepubliceerd en de verordening wordt toegepast bij het opstellen van het jaarlijkse auditjaarplan.

Bijlagen Bijlage 1: Verordening collegeonderzoeken doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid beleid en bestuur Sittard-Geleen, 2023 Bijlage 2: Verordening onderzoeken doelmatigheid doeltreffendheid (ex artikel 213a), 1 oktober 2009

Voorstel aan Gemeenteraad

z/23/418848

pagina 3 van 4

Gemeente

Sittard-Geleen

Voorstel aan Gemeenteraad Registratienummer: Z/23/418848

Team

: Concerncontrol

Reg. datum : 28 juli 2023 Reg.nummer(s) bijlagen :

Burgemeester:

Gemeentesecretaris:

mr. J.Th.C.M. Verheijen

JAM. Heesen

Burgemeester,

Gemeentesecretaris,

mr. J.Th.C.M. Verheijen

Voorstel aan Gemeenteraad

J.A.M. Heesen

z/23/418848

pagina 4 van 4