RV rapport RKC inkoop- en aanbestedingsbeleid

Voorstel aan Gemeenteraad

Onderwerp Rekenkamerrapport Quickscan Doorwerking Inkoop en Aanbestedingsbeleid gemeente SittardGeleen.

Voorstel 1. Kennis te nemen van het rekenkamerrapport Quickscan Doorwerking Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Sittard-Geleen en in te stemmen met de volgende aanbevelingen uit het rapport die gericht zijn aan de raad: Aanbeveling 1: Stel vast of het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid SMART doelstellingen omvat op de beleidsterreinen die de raad belangrijk vindt en inzicht geven bij de realisatie van de inhoudelijke doelstellingen. Aanbeveling 4: Neem in de lange termijnplanning de monitoring van de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport mee. Vraag aan het college om de raad jaarlijks te informeren over de voortgang van de implementatie van de aanbevelingen. Aanbeveling 5: Geef het college de opdracht om in de evaluatie van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid in 2025 en het volgende inkoopbeleidsplan specifiek aandacht te besteden aan de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het beleid. 2. Het college opdracht te geven om volgende aanbevelingen uit rapport over te nemen, inclusief de kanttekening van het college bij aanbeveling 6 en 7: Aanbeveling 2: Informeer via de P&C cyclus de raad. Niet alleen periodiek over de stand van zaken op het gebied van rechtmatigheid maar ook over de mate waarin de SMART doelstellingen op het gebied van doeltreffendheid en doelmatigheid zijn bereikt. Aanbeveling 6, met de kanttekening van het college.

Als in de toekomst blijkt dat er meer focus nodig is voor de realisatie van strategische inkoopdoelen en de door ontwikkeling van unit inkoop als strategische partner dan zal het college onderzoeken wat en op welke termijn nodig is. Aanbeveling 7, met de kanttekening van het college. Op dit moment ligt de focus op de rechtmatigheid en de onderliggende processen. In de komende tijd dient het college meer aandacht te besteden aan doeltreffendheid en doelmatigheid. Hierin meenemen of het al dan niet functioneel is om met een beoogd aanbestedingsresultaat en SMART doelen te werken. Dit omdat een veelheid van vaak ook externe autonome factoren hier op van invloed kan zijn. Aansluitend kan dan de vertaalslag worden gemaakt naar de inkoop- en aanbestedingskaders.

pagina 1 van 5

Samenvatting Dit rapport betreft een onderzoek van de Rekenkamer naar de opvolging van haar onderzoek naar het inkoop- en aanbestedingsbeleid in 2018. Het onderzoek in 2018 was het eerste dat de rekenkamercommissie heeft laten uitvoeren sinds haar installatie. De centrale onderzoeksvraag was toen als volgt: in hoeverre is het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente SittardGeleen en de uitvoering daarvan rechtmatig, doelmatig en doeltreffend en hoe is dat geborgd in de toekomst? Doel van het onderzoek in 2022 is om vast te stellen in hoeverre de aanbevelingen uit het onderzoek naar het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn opgevolgd en welke lering hieruit getrokken kan worden. Het onderzoek dat nu aan de gemeenteraad voorligt heeft geresulteerd in een aantal aanbevelingen die ondersteuning kunnen bieden in het vervolg van het implementatieproces. Naast procesmatige aanbevelingen is ook een aantal inhoudelijke aanbevelingen meegegeven.

Toelichting voorstel Alle aanbevelingen uit het Rekenkamerrapport van 2018 zijn geheel of gedeeltelijk opgepakt en door de organisatie is al veel werk verzet, maar het grootste deel van de aanbevelingen is hetzij (nog) niet volledig in uitvoering genomen of nog niet afgerond. Met de conclusies uit het Rapport Quickscan Doorwerking inkoop en aanbestedingsbeleid wil de Rekenkamer het college, raad en ambtelijke organisatie handvatten geven voor de verdere implementatie van deze aanbevelingen. Aanbevelingen Rapport Doorwerking inkoop en aanbestedingsbeleid: Een doorwerkingsonderzoek levert meer informatie op dan puur de constatering in welke mate aanbevelingen zijn doorgevoerd en een verklaring waarom dit al dan niet is gebeurd. Aan de hand van de bevindingen is het ook mogelijk om tussentijds aanbevelingen mee te geven die ondersteuning kunnen bieden in het vervolg van het implementatieproces. Vanuit dit perspectief kiest de rekenkamercommissie ervoor om naast een aantal procesmatige aanbevelingen ook een aantal inhoudelijke aanbevelingen mee te geven. Daarnaast is een verdeling gemaakt tussen aanbevelingen aan de raad, het college en de ambtelijke organisatie. Tenslotte wordt een aanbeveling (3) aan de Rekenkamercommissie zelf gedaan. Deze wordt hier buiten beschouwing gelaten. De nummering van de betreffende aanbeveling wordt tussen haakjes aangeduid.

Procesmatige aanbevelingen: Raad: (1) Zorg voor een goede balans tussen controle en vertrouwen. Stel vast of het nieuwe beleidsplan Inkoop (dat volgt op de evaluatie in 2025) SMART doelstellingen omvat op de beleidsterreinen die u belangrijk vindt en inzicht geeft in het beoogde financiële resultaat en de eventuele financiële consequenties van de opgenomen inhoudelijke doelstellingen. Meer in algemene zin zou u bij de totstandkoming van nieuw beleid het college kunnen verzoeken om in een bijlage op te nemen op welke wijze uitvoering wordt gegeven aan de aanbevelingen uit een rekenkamerrapport.

(4) Neem de monitoring van de aanbevelingen uit een rekenkamerrapport die u heeft overgenomen op in uw lange termijnplanning en vraag aan het college om u jaarlijks over de voortgang hiervan te informeren. Vervul hierin ook een proactieve rol als dat nodig is. Overigens wordt het college verplicht om deze informatie jaarlijks aan de raad te verstrekken op basis van de Wet versterking decentrale rekenkamers, die naar verwachting per 1 januari 2023 in werking treedt. College: (2) Informeer de raad, nadat het nieuwe beleidsplan is vastgesteld, niet alleen periodiek over de stand van zaken op het gebied van rechtmatigheid maar ook over de mate waarin de SMART doelstellingen op het gebied van doeltreffendheid en doelmatigheid zijn bereikt. Inhoudelijke aanbevelingen: Raad: (5) Geef het college de opdracht om in de evaluatie van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid in 2025 en het navolgende beleidsplan specifiek aandacht te besteden aan de doelmatigheid (het beoogde aanbestedingsresultaat) en de doeltreffendheid (SMART subdoelen, prestatie indicatoren en activiteiten) van het beleid.

College: (6) Onderzoek of laat onderzoeken wat op welke termijn nodig is op het gebied van inkoop en aanbesteding, in beleid en uitvoering, om in de toekomst meer de focus te kunnen leggen op het realiseren van strategische inkoopdoelen en het verder door ontwikkelen van de unit Inkoop als strategische partner. Heb hierbij niet alleen oog voor wat nodig is om de basis op orde te hebben en houden qua rechtmatigheid, maar onderzoek ook welke innovatieve methoden hieraan een bijdrage kunnen leveren. (7) Ga voort op de reeds ingeslagen weg en maak het mogelijk om niet alleen op rechtmatigheid te sturen maar ook op doelmatigheid en doeltreffendheid door in de evaluatie van het beleidsplan in 2025 en het navolgende beleidsplan specifiek aandacht te besteden aan het opnemen van: - SMART doelstellingen ten aanzien van duurzaamheid, SROI, lokaal ondernemerschap en innovatie. Beperk het aantal doelstellingen, maak het niet te complex en benoem de eventuele financiële consequenties hiervan. De uitgevoerde spendanalyse geeft al veel inzicht op bepaalde terreinen en kan voor een aantal doelstellingen als nulmeting worden gebruikt. - Een beoogd aanbestedingsresultaat. Ook dit hoeft niet complex te zijn zoals uit de interviews blijkt (waarin bijvoorbeeld een target van 1% besparing op het totale inkoopvolume is genoemd) en kan de spendanalyse als nulmeting worden gebruikt.

Reactie College Het college geeft aan dat een aantal aanbevelingen zijn opgepakt en naar tevredenheid worden uitgevoerd. Verder is een aantal aanbevelingen nog niet volledig opgepakt. Bij de ingevulde vragenlijsten en de interviews (ambtelijk en bestuurlijk) is een verklaring hiervoor aangegeven. Aanbeveling 2 neemt het college over en de aanbevelingen 6 en 7 worden overgenomen met een kanttekening. De aanbevelingen 1, 4 en 5 zijn gericht aan de Raad. Het college staat positief tegenover deze aanbevelingen. Aanbeveling 3 is gericht aan de Rekenkamercommissie. Deze blijft verder buiten beschouwing.

De kanttekeningen betreffen het volgende: Aanbeveling 6 De in het Rekenkamerrapport gedane aanbevelingen worden omarmt. Daarmee is voor dit moment duidelijk genoeg geformuleerd, wat nodig is voor het bereiken van strategische inkoopdoelen en het verder door-ontwikkelen van de unit Inkoop als strategische partner. Mocht in de nabije toekomst blijken, dat verder onderzoek nodig is, dan zal deze aanbeveling opgevolgd worden. Vooralsnog is verder onderzoek nu niet aan de orde. Het college van B&W ziet met dit doorwerkingsonderzoek opnieuw kansen voor verdere versterking van de aanbevelingen. De gedane aanbevelingen in 2020 hebben het inkoop- en aanbestedingsbeleid inhoudelijk verder gebracht. De uitkomst van dit Rekenkameronderzoek bevestigt de ingezette lijn. Aanbeveling 7 De aanbeveling wordt overgenomen met de volgende kanttekening: In de reactie van het college is aangegeven dat deze aanbeveling omarmt wordt. Voor nu heeft de focus gelegen op rechtmatigheid en de onderliggende processen. In de komende tijd krijgt beleid en doeltreffendheid en doelmatigheid meer specifiek de aandacht. Daarin wordt ook betrokken of het al dan niet functioneel is om met een beoogd aanbestedingsresultaat te werken. Dit omdat een veelheid van vaak ook externe autonome factoren hier op van invloed kan zijn.

Aansluitend kan voor deze aanbevelingen een vertaalslag worden gemaakt naar de inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Financiën Niet van toepassing.

Voorstel aan Gemeenteraad Steller : Angelique Lamers Telefoon : 06-14999959 E-mail : angelique.lamers@sittard-geleen.nl Raadsgriffie

Burgemeester mr. J.Th.C.M. Verheijen

Griffier mr. N.A.P.G. Bisschoff