RV Planning en controlcyclus 2021

Gemeente

Sittard-Geleen

Voorstel aan Gemeenteraad Registratienummer:

2691664

Onderwerp Planning en control cyclus 2021

Voorstel Akkoord te gaan met: 1. de inrichting van de P&C-cyclus 2021; 2. de vaststelling van het proces kaderbrief zoals uitgewerkt in de bijlage ‘Proces kaderbrief 2021.

Samenvatting / openbare besluitenlijst Conform de kaders uit de verordening ex artikel 212 Gemeentewet stelt de raad jaarlijks de planning van de P&C-cyclus (spoorboekje) vast. Het spoorboekje geeft aan wanneer, welke P&Cinstrumenten aan de orde zijn. Dit geeft richting en duidelijkheid voor de organisatie, college en gemeenteraad. In 2021 zijn in de gemeenteraad de volgende P&C-momenten aan de orde: p&c-product

peilmoment

maand

1s,e Rapportage 2021

april 2021

begin maart 2021

Kaderbrief 2021

juni 2021

medio april 2021

Jaarrekening 2020

juli 2021

niet van toepassing

2de Rapportage 2021

juli 2021

medio mei 2021

Begroting 2022

september / november 2021

begin juli 2021

3de Rapportage 2021

november 2021

medio september 2021

4de Rapportage 2021

december 2021

begin november 2021

Tarieven en belastingen 2022

december 2021

niet van toepassing

Burgemfeester mr J.Th.C M. Verheijen

Voorstel aan Gemeenteraad

Gemeentesecretaris mr. G.J.C. Kusters

2691664

pagina 1 van 7

Gemeente

Sittard-Geleen

Toelichting voorstel In de raadsvergadering van 25 februari aanstaande stelt de raad op voorstel van het college de P&C-cyclus 2021 vast. In de verordening ex artikel 212 Gemeentewet zijn bepalingen opgenomen over de inrichting en planning van de P&C-cyclus. In de uitwerking van het voorstel wordt hier op onderdelen van afgeweken. Bij het onderdeel ‘kanttekeningen’ hebben wij dit nader toegelicht. Bij de samenstelling van de planningen voor de P&C-cyclus 2021 is uitgegaan van de volgende uitgangspunten: De kaderbrief 2021 is gericht op een actualisatie van het beleidsmatig en financieel kader als gevolg van actuele ontwikkelingen, genomen besluiten en de voortgang van de uitvoering. De Toekomstvisie 2030, NOVI-POVI, IBP en Omgevingsvisie zijn hierbij belangrijke bouwstenen. Begin 2021 starten wij de ambtelijke voorbereiding waarbij wij de genoemde bouwstenen samen voegen tot één integrerend kader. Vervolgens werken wij de opgaven en speerpunten hieruit verder uit richting kaderbrief. De besluitvorming over de Toekomstvisie 2030 is voorzien in de raadsvergadering van 25 maart aanstaande Dit raadsbesluit vormt het fundament voor de uitwerking van de kaderbrief 2021.

De raad heeft aangegeven vroegtijdig in de P&C-processen betrokken te willen worden. Bij wijze van experiment zijn wij voornemens dit in het proces van de totstandkoming van de Toekomstvisie 2030 en kaderbrief 2021 te borgen. Wij starten met een opiniërende themasessie over de Toekomstvisie 2030 voor de raad op 21 januari aanstaande. Naast een inhoudelijke toelichting over de stand van zaken rondom de Toekomstvisie 2030 geven we ook de relatie aan van deze visie met de uitwerking van de kaderbrief 2021 / begroting 2022. Het doel is input van de raad te krijgen over de inrichting en inhoud van de kaderbrief 2021. Voor de totstandkoming van de kaderbrief hebben wij een afzonderlijk procesvoorstel uitgewerkt - zie bijlage -. Hierin geven wij aan op welke wijze college en raad tussentijds in het proces wordt betrokken.

Naast het vervroegen van de kaderbrief 2021 stellen wij voor een deel van de voorbereidingen van de programmabegroting 2022 voor het zomerreces af te ronden. Met het vervroegen van de voorbereidingen beogen wij de raad beter in positie te brengen voor de te nemen besluiten én de bestuurlijke druk in september / begin oktober te verminderen. Wij stellen voor in de voorbereidingen het volgende onderscheid aan te brengen. • De actualisatie van het begrotingsbeeld (financiële cijfers) en de uitwerking van de programmabladen (7 W-vragen’) wordt voor het zomerreces voorbereid en door het college besloten. Dit traject start na de besluitvorming over de kaderbrief 2021 raadsbesluit 24 juni 2021 - en eindigt met collegebesluitvorming op 20 juli 2021. • Na het zomerreces wordt de begroting verder uitgewerkt, inclusief de verplichte paragrafen en de overige verplichte onderdelen (BBV). Tevens bereiden wij dan de begroting op hoofdlijnen voor. Wij stellen voor de raad in september 2021 via een themabijeenkomst te informeren over de uitkomst van het collegebesluit van 20 juli 2021. Na het zomerreces werken wij de programmabegroting en de begroting op hoofdlijnen verder uit. De integrale behandeling van programmabegroting 2022/ begroting op hoofdlijnen vindt plaats in de raadsvergadering van 10 of 11 november 2021.

De programmabegroting 2022 wordt financieel gebaseerd op de meicirculaire en overige op het peilmoment beschikbare autonome ontwikkelingen die zich ten opzichte van de

Voorstel aan Gemeenteraad

2691664

pagina 2 van 7

Gemeente

Sittard-Geleen

begroting 2021/ meerjarenbegroting 2022-2024 hebben voorgedaan. Verder wordt het richtinggevende, budgettaire kader uit de kaderbrief, inclusief inzet van de beschikbare investeringsmiddelen - met name voor BAk en Toekomstvisie 2030 nader uitgewerkt in de programmabegroting 2022.

Het voorstel tarieven en belastingen 2022 agenderen we in de raadsvergadering van 16 december 2021. We sluiten hierbij aan op de gevolgde planning in 2020, waarbij in de raadsvergadering van december de tarieven zijn vastgesteld (parkeertarieven) of bijgesteld (afvalstoffenheffing, rioolheffing, OZB). Door deze planning te hanteren, kunnen we de tarieven op de meest actuele cijfers baseren. Vooruitlopend hierop brengen wij bij de begrotingsbehandeling de inhoudelijke gevolgen voor de tarieven en belastingen in beeld. Resulterend in voorlopig vast te stellen tarieven. Kanttekening hierbij is dat in de paragraaf lokale heffingen (programmabegroting 2021) voorlopige cijfers worden opgenomen.

Door de gemeenteraad is gevraagd om tijdig de beschikking te krijgen over de uitgangspunten en/of begrotingen van de gemeenschappelijke regelingen zodat zo nodig ook met andere deelnemende gemeenten afstemming kan plaatsvinden. In de planning is hier, uitgaande van de wettelijke termijnen, rekening mee gehouden. De (concept) begrotingen 2022 van de gemeenschappelijke regelingen worden in de raadsvergadering van 27 mei behandeld. Volledigheidshalve merken wij op dat de rapportage over VIDAR meeloopt in onze eigen P&C-cyclus. Wij merken nog op dat een aanstaande wetswijziging (cyclus 2022 of daarna) betekent dat de begrotingen van verbonden partijen later en daarmee meer aansluitend op gemeentelijke begrotingsprocessen worden aangeleverd. In onze verdere evaluatie van de cyclus wordt dat meegenomen. Informatie, die na het sluitingsmoment van een onderdeel in de P&C-cyclus beschikbaar komt, wordt pas in het eerstvolgende onderdeel in procedure gebracht. Dit betekent dat na de sluitingsmomenten voor de rapportages de dan beschikbaar komende informatie niet meer wordt verwerkt in de boekwerken, maar afzonderlijk word gerapporteerd (via afzonderlijk raadsvoorstel of in het eerstvolgende P&C-document). Mede gelet op de rapportagefrequentie (4 keer per jaar) geeft dit rust in het P&C-proces.

In voorliggende uitwerking van de P&C-cyclus 2021 hebben wij overeenkomstig de voorschriften in de verordening ex artikel 212 vooralsnog vier rapportages opgenomen. Wij merken op dat de frequentie van deze rapportages door de raad en provinciaal toezicht positief wordt gewaardeerd. In de evaluatie van de P&C-cyclus - zie kanttekeningen - gaan wij onder andere nut en noodzaak van 4 rapportages nadrukkelijk onderzoeken. Hierbij kijken we bijvoorbeeld naar mogelijkheden om de rapportage te vereenvoudigen - focus op financiën - en naar mogelijkheden om meer efficiency / synergie in de P&C-processen te realiseren. Een andere optie is dat we het aantal rapportages verlagen en op termijn vervangen door een financiële maandrapportage. Afschaling van het aantal rapportages is aan de orde nadat de toegevoegde waarde van de systematiek van maandrapportages is aangetoond. Kortom op basis van de evaluatie van de P&C-cyclus doen wij voorstellen om de tussentijdse rapportages zo effectief en efficiënt mogelijk in te richten. In de verordening ex artikel 212 Gemeentewet is opgenomen dat de rapportages het karakter van een uitzonderingsrapportage hebben. Dit betekent dat alleen afwijkingen op inhoud en/of budgetten worden gerapporteerd. Passend binnen de bepalingen uit genoemde Voorstel aan Gemeenteraad

2691664

pagina 3 van 7

Gemeente

Sittard-Geleen

verordening nemen wij financiële bijstellingen > € 50.000 - die van invloed zijn op het begrotingssaldo - afzonderlijk op. Op de programmabladen worden alle financiële bijstellingen opgenomen, waarbij we de aard van de bijstellingen aangeven - autonoom, beleidskeuze, administratief - . Tevens geven we aan of een bijstelling een incidenteel of structureel karakter heeft. Voor de bijstellingen van projecten / investeringen hanteren we een ondergrens van € 100.000.

Aanvullend rapporteren we twee keer per jaar over de voortgang op onderstaande limitatief benoemde politiek relevante thema’s (‘grote dossiers’): Pilots / proeftuinen IBP Bestuursakkoord Voortgang lbor Realisatie ombuigingen - Aangenomen moties Regeling grote projecten - Voortgang investeringsprogramma 2021-2024 Beveiliging ICT Organisatieontwikkeltraject - Ambtelijke en bestuurlijke huisvesting

De resulteert in de volgende focus in de verschillende rapportages: Rapportage

Focus

1sle rapportage

1ste actualisatie van de budgetten uit de begroting 2021 louter op basis van autonome ontwikkelingen financiële bijstellingen Urgente afwijkingen uit de uitvoering van de begroting Geen ontwikkelingen of beleidskeuzes

2de rapportage

Verwerking structurele doorwerking uit jaarrekening 2020 Actualisatie budgetten voor wat betreft autonome ontwikkelingen (financiële gevolgen beleidskeuzes via. Kaderbrief) Het bijgestelde begrotingsbeeld vormt de basis voor de actualisatie van het begrotingsbeeld in de begroting 2022 Voortgangsrapportage ‘grote dossiers’

3de rapportage

Actualisatie budgetten lopend jaar plus 1ste begrotingswijziging begroting 2022-2025 Inhoudelijke afwijkingenrapportage alleen met betrekking tot lopende jaarschijf

4de rapportage

Laatste bijstellingen budgetten (rechtmatigheid in jaarrekening 2021) Voortgangsrapportage ‘grote dossiers’

Voor de raad zijn er in 2021 vijf P&C-momenten: 1s,e rapportage 2021 April: kaderbrief 2021 Juni: jaarrekening 2020, 2de rapportage 2021 Juli: 3de rapportage 2021, programmabegroting 2022 November:

Voorstel aan Gemeenteraad

2691664

pagina 4 van 7

Gemeente

Sittard-Geleen

•

December:

4de rapportage 2021, voorstel tarieven en belastingen 2022

De uitwerking van de P&C-cyclus is afgestemd op de gewenste voorbereidingstijd van 5 weken voor de raad (begroting 6 weken) en op de wettelijke termijnen voor het indienen van de jaarrekening en begroting bij de provinciaal toezichthouder. Voor de 4de rapportage hanteren we een kortere voorbereidingstijd van 2 weken, zodat we alle noodzakelijke bijstellingen (begrotingsrechtmatigheid) voor het einde van het jaar aan de raad kunnen voorleggen. Onderstaand zijn de termijnen - waarin de samenstelling van de verschillende onderdelen van de P&C-cyclus 2021 vastgesteld worden - op hoofdlijnen uitgewerkt. Besluitvorming peilmoment vaststelling

p&c-product

B&W

Raad

1s,e rapportage 2021

Begin maart 2021

16 maart 2021

22 april 2021

Begroting 2022 gemeenschappelijke regelingen

Nvt.

20/ 27 april 2021

27 mei 2021

Kaderbrief 2021

Medio april 2021

11 mei 2021

24 juni 2021

Jaarrekening 2020

n.v.t.

25 mei 2021

13/14 juli 2021

Jaarrekening 2020 op hoofdlijnen

n.v.t.

8 juni 2021

13/14 juli 2021

2de rapportage 2021

Medio mei 2021

25 mei 2021

13/14 juli 2021

Programmabegroting 2022

Begin juli 2021

20 juli 2021 / 28 september 2021

10/11 november 2021

Begroting 2022 op hoofdlijnen

Medio september 2021

28 september 2021

10/11 november 2021

3de rapportage 2021

Medio september 2021

28 september 2021

10/11 november 2021

4de rapportage 2021

Begin november 2021

23 november 2021

16 december 2021

Voorstel tarieven en belastingen 2022

n.v.t.

23 november 2021

16 december 2021

In de bijlage ‘P&C-cyclus 2021 in een oogopslag’ zijn de afstemmings- en besluitvormings­ momenten per P&C-product in detail uitgewerkt. Passend binnen de uitgewerkte planning wordt de commissie Begroting en Verantwoording tijdig betrokken in het P&C-proces.

Financiën Het voorstel heeft geen effect op de gemeentelijke begroting.

Voorstel aan Gemeenteraad

2691664

pagina 5 van 7

Gemeente

Sittard-Geleen

Juridisch Conform artikel 3 uit de verordening ex artikel 212 Gemeentewet stelt de raad jaarlijks op voorstel van het college een overzicht vast met betrekking tot de jaarlijkse P&C-cyclus (spoorboekje).

Kanttekeningen Voorkomen doublures in voorstel tarieven en belastingen De inhoudelijke discussie - inclusief vaststelling van voorlopige tarieven - vindt gekoppeld aan de begrotingsbehandeling plaats. Alleen voor zover de actualiteit daar aanleiding toe geeft, vindt in december een aanvullende inhoudelijke discussie plaats, inclusief de definitieve vaststelling van de tarieven.

Verbetering P&C-cyclus In 2021 gaan wij verder invulling geven aan de - structurele - verbetering van de P&C-cyclus. Wij geven deze verbetering vorm aan de hand van de volgende drie bouwstenen: Het financieel verdiepingsonderzoek van de provincie Limburg. De aanbevelingen uit het rapport gebruiken we voor de verbetering van de inhoud van onze P&C-producten. Wij informeren de raad over de aanbevelingen uit het rapport inclusief de voorgestelde opvolging. Het rapport van de rekenkamercommissie naar de leesbaarheid en toegankelijkheid van de begroting. De aanbevelingen uit dit rapport betrekken wij bij de verbetering van de presentatie en toegankelijkheid van onze P&C-producten. De lange termijn aanbevelingen worden opgepakt door de commissie Begroting en Verantwoording. - De directieopdracht ‘verbetering P&C-cyclus’, waarbij voornamelijk wordt gekeken naar het proces en de planning van onze P&C-cyclus. Hieraan gekoppeld kijken we ook naar de inrichting en implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording ingaande 2021 (via de jaarrekening 2021). Afwijkingen verordening ex artikel 212 Gemeentewet Met de voorliggende inrichting en planning van de P&C-cyclus wijken wij op onderdelen af van de bepalingen uit artikel 3 van genoemde verordening.

Dit betreft met name lid 4 waarin de gelijktijdige behandeling van de kaderbrief, de jaarrekening en de 2de rapportage en verder een gelijktijdige behandeling van de begroting, de 3de rapportage en de belastingvoorstellen is vastgelegd. Op basis van de uitkomsten van de evaluatie van de P&C-cyclus doen wij voorstellen om waar nodig de verordening ex artikel 212 aan te passen.

Planning - 4 februari: 25 februari:

Raadsronde Raadsvergadering

Bijlagen P&C-cyclus 2021 in een oogopslag - versie raad Proces kaderbrief 2021

Voorstel aan Gemeenteraad

2691664

pagina 6 van 7

Gemeente

Sittard-Geleen

Voorstel aan Gemeenteraad Steller : Gerrie Bruijn, de Telefoon : E-mail : gerrie.debruijn@sittard-geleen.nl

Reg. nummer

2691664

Reg. datum : 12-01-2021 Reg.nummer(s) bijlagen : --

Portefeuillehouder: J.G.L.M. BUHLER

Cluster: Concern

Gemeentesecretaris mr. G.J.C. Kusters

Burgemeester mr. J.Th.C.M. Verheijen

Voorstel aan Gemeenteraad

2691664

pagina 7 van 7