RV PC-cyclus 2022-getekend.pdf

Gemeente

Sittard-Geleen

Voorstel aan Gemeenteraad Registratienummer:

2840570

Onderwerp P&C-cyclus 2022

Voorstel / Beslispunten Akkoord te gaan met de inrichting van de P&C-cyclus 2022

Samenvatting / openbare besluitenlijst Overeenkomstig de kaders uit de verordening ex artikel 212 Gemeentewet stelt de raad jaarlijks de planning van de P&C-cyclus (spoorboekje) vast. In dit spoorboekje zijn de datums opgenomen voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van onze P&C-producten. Daarnaast werken wij per P&C-product de aanpak en inrichting op hoofdlijnen uit. De P&C-cyclus 2022 omvat de volgende onderdelen en behandelmomenten:

r,e rapportage 2022

begin april 2022

19 mei 2022

Jaarrekening 2021

eind 2021

12/ 13 juli 2022

2de rapportage 2022

eind mei 2022

12/13 juli 2022

Kadernota 2022-2026

medio september 2022

9/10 november 2022

Begroting 2023

medio september 2022

9/10 november 2022

3de rapportage 2022

medio september 2022

9/10 november 2022

4<te rapportage 2022

begin november 2022

15 december 2022

Voorstel belasting en tarieven 2023

begin november 2022

15 december 2022

Voorstel aan Gemeenteraad

2840570

pagina 1 van 9

Gemeente

Sittard-Geleen

Toelichting voorstel In de raadsvergadering van 27 januari 2022 stelt de raad op basis van het voorstel van het college de P&C-cyclus 2022 vast In de verordening ex artikel 212 Gemeentewet zijn bepalingen opgenomen over de inrichting en de planning van de P&C-cyclus. In de uitwerking van het voorstel wordt hier op onderdelen van afgeweken Bij het onderdeel ‘kanttekeningen’ gaan we hier nader op in.

Teruqblik P&C-cyclus 2021 In de uitwerking van het voorstel over de P&C-cyclus 2022 betrekken we onderstaande ervaringen die wij bij de uitvoering van de P&C-cyclus 2021 hebben opgedaan: - In de uitvoering van de cyclus 2021 zijn we gestart met het vroegtijdig betrekken van de raad bij de uitwerking van onze P&C-producten. Met name bij de voorbereiding van de kaderbrief 2021 en de begroting 2022 hebben we vroegtijdig themasessies voor de raad ingepland. Enerzijds om de raad vroegtijdig te informeren over de stand van zaken en anderzijds om de raad vroegtijdig in positie te brengen om richting te geven aan de verdere uitwerking van de stukken Gezien de positieve ervaringen bij de raad, zetten wij deze lijn in de uitwerking van de cyclus 2022, met name bij de kadernota 2022-2026 en begroting 2023, voort. De voorbereiding van de begroting 2022 is vervroegd, waarbij een deel van de begroting (actualisatie financieel perspectief/ programmabladen) voor de start van het zomerreces is afgerond. Met deze aanpak beoogden wij de raad eerder in positie te brengen en de druk op de bestuurlijke agenda in september/ begin oktober te verminderen. Gezien de positieve ervaringen hiermee, continueren wij deze aanpak bij de voorbereiding van de begroting 2023.

Bij raadsbehandeling van de begroting 2022/ 3de rapportage 2021 waren de antwoorden op de schriftelijk ingediende technische vragen pas na de eerste ronde beschikbaar Gebleken is dat de beschikbaarheid van de antwoorden op de technische vragen bijdraagt aan de effectiviteit van de eerste rondebehandeling De planning van de verschillende P&C-producten is zodanig uitgewerkt, dat de antwoorden op de technische vragen telkens voor de eerste rondebehandeling beschikbaar zijn. Aandachtspunten per P&C-product Voor college en raad zijn er in 2022 vier p&c momenten: Mei: 1ste rapportage 2022 Juli: jaarrekening 2021,2de rapportage 2022 - November: 3de rapportage 2022, kadernota 2022-2026, begroting 2023 December: 4de rapportage 2022, voorstel tarieven en belastingen 2023 Onderstaand gaan we per P&C-product, voor zover van toepassing, in op een aantal specifieke aandachtspunten.

Jaarrekening 2021 In de jaarrekening 2021 zullen wij, net als vorig jaar, specifiek ingaan op de betekenis van corona op onze begroting/jaarrekening. Aandachtspunt in dit verband is de rechtmatige toepassing van de TOZO-regeling. De regeling wordt uitgevoerd door de gemeente Maastricht Voor de

Voorstel aan Gemeenteraad

2840570

pagina 2 van 9

Gemeente

Sittard-Geleen

accountantscontrole op de rechtmatige toepassing maken wij afspraken met de accountant van de gemeente Maastricht.

Niet direct van invloed op de P&C-cyclus 2022 is de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording. Op basis van de huidige inzichten dient het college deze verantwoording voor het eerst bij de jaarrekening 2022 af te geven De voorbereidingen voor het inrichten, opstellen en later afgeven van deze verantwoording zijn inmiddels gestart en werken wij dit jaar verder uit. De rechtmatigheidsverantwoording als document, maakt gekoppeld aan de jaarrekening 2022, deel uit van de P&C-cyclus 2023. Tussentijdse rapportages In het raadsbesluit over de P&C-cyclus 2021 hebben wij aangekondigd nut en noodzaak van onze tussentijdse rapportages nader te onderzoeken. Vooruitlopend op dit onderzoek zijn in het raadsbesluit de volgende aspecten benoemd: vereenvoudiging - focus op financiën efficiency/ synergie in de P&C-processen - verlaging van het aantal rapportages Recentelijk hebben wij de toepassing van onze rapportages nader onderzocht. Vertrekpunt zijn de bepalingen die over tussentijdse rapportages in de financiële verordening zijn opgenomen. De huidige inrichting van de cyclus legt, naast de betekenis voor de ambtelijke voorbereiding, een behoorlijke druk op de raadsagenda. Daarnaast constateren wij dat met de wijze waarop wij onze huidige rapportages hebben ingericht verschillende doelen worden nagestreefd.

Bijvoorbeeld actualisatie van budgetten, informeren over voortgang ontwikkelingen, grote dossiers etc. Door deze verschillende doelen zijn onze rapportages lijvige documenten Tevens worden rapportages vaak oneigenlijk gebruikt - bij gebrek aan inhoudelijke rapportages - voor een algemene stand van zaken of anderszins niet-financieel gerelateerde ontwikkelingen dan wel risico’s. Het huidige aantal rapportages, gecombineerd met de lange doorlooptijd van samenstelling, afstemming en besluitvorming, betekent dat de verschillende trajecten elkaar snel opvolgen.

Rekening houdend met bovenstaande opmerkingen stellen wij voor de rapportages zo effectief en efficiënt mogelijk in te richten. Tevens hierbij te betrekken dat wij de raad gericht informeren, zodat zij in staat is haar kaderstellende en controlerende rol uit te oefenen. Kortom door meer focus te leggen op het specifieke doel van iedere rapportage, denken wij 'de drukte’ van P&C-cyclus op de raadsagenda te kunnen verminderen. In de verordening wordt melding gemaakt van 4 tussentijdse rapportages Dit aantal wordt zowel door de raad als de provinciaal toezichthouder positief gewaardeerd. Daarom stellen wij voor niet aan het aantal te tornen, maar wel te kijken naar de functie en inrichting van de verschillende rapportages Wij stellen voor in de rapportages de volgende focus te leggen:

Voorstel aan Gemeenteraad

2840570

pagina 3 van 9

Gemeente

Sittard-Geleen

Rapportage 15le rapportage

Focus Voortgangsrapportage grote dossiers Geen financiële bijstellingen

Argumentatie De uitvoering van de grote dossiers heeft een doorlopend karakter. Rapportage is niet aan een specifiek moment gekoppeld Financiële bijstellingen zijn in de 1ae rapportage van weinig toegevoegde waarde. Na de 4de rapportage is het aantal nieuwe financiële (autonome)

ontwikkelingen doorgaans beperkt 2^ rapportage

Financiële rapportage (begrotingsbijstellingen en risico’s)

Argumentatie Uitgaande van de actuele cijfers uit de jaarrekening kijken we naar de structurele doorwerking voor de lopende jaarschijf en meerjarenraming.

3* rapportage

Voortgangsrapportage grote dossiers Argumentatie De actualisatie van de budgetten in de lopende jaarschijf nemen we mee in de begroting. Dit voorkomt een extra financiële rapportage. Dit betekent dat wij in de begroting 2023 ook de lopende jaarschijf 2022 actualiseren

4* rapportage

Financiële rapportage (begrotingsbijstellingen en risico’s) Argumentatie Laatste mogelijkheid om de budgetten bij te stellen; borging rechtmatigheid in de jaarrekening

Door de voorgestelde focus krijgen de rapportages een meer ‘lean en mean’ karakter. Daar staan wel een aantal zaken tegenover De inhoud op de belangrijke dossiers wordt 2 keer per jaar1 besproken in de voortgang grote dossiers. Majeure projecten worden gevolgd aan de hand van de regeling grote projecten. De bijeenkomsten van de commissie B&V zijn geïntensiveerd. Naast de regeling grote projecten staat de P&C-cyclus en hieraan verwante onderwerpen geregeld op de agenda van deze commissie. Hiermee heeft de commissie B&V, conform de wens van de raad, een voorbereidende rol op de raadsbehandeling van de genoemde onderwerpen. De voortgangsrapportage op de grote dossiers omvat onderstaande limitatief benoemde politiek relevante thema's: Pilots / proeftuinen

European Circular Hub Samenwerkingsagenda met provincie Limburg

Voortgang lbor Realisatie ombuigingen Aangenomen moties Regeling grote projecten Investeringsprogramma 2022-2025 Beveiliging ICT Organisatie-ontwikkeltraject

Via de 1s,e en 3de rapportage Voorstel aan Gemeenteraad

2840570

pagina 4 van 9

Gemeente

Sittard-Geleen

In het kader van de regeling grote projecten worden conform raadsbesluit de projecten ‘Glanerbrook’, ‘Unilocatie Grevenbicht-Obbicht’ en ‘Huisvesting, bestuurlijk-ambtelijk en Vidar’ als een groot project aangemerkt. Voor de twee laatste projecten wordt een startdocument voorbereid en aan de raad voorgelegd. In dit verband merken wij nog op dat wij op basis van een startdocument over Het Groene Net/ Mijn Streekwarmte gaan rapporteren conform de regeling grote projecten. In het begrotingsdebat (10 november 2021) heeft de raad aandacht gevraagd voor de monitoring van de stand van zaken en tijdige afdoening van moties. Bij de uitwerking van dit onderdeel uit de voortgangsrapportage hebben wij aandacht voor de borging van de volledigheid van de rapportage en de tijdige afdoening. Kadernota 2022-2026 Bij de start van een nieuwe raadsperiode maakt een kadernota onderdeel uit van de P&C-cyclus. Deze kadernota is gebaseerd op de uitgangspunten van het coalitieakkoord De vorm, inhoud en moment van samenstellen en besluitvorming over de kadernota is afhankelijk van het moment waarop het formatieproces wordt afgerond en het coalitieakkoord beschikbaar is Wij stellen voor parallel met de begrotingsvoorbereiding de kadernota 2022-2026 in een afzonderlijk document uit te werken en gelijktijdig met de begroting 2023 in besluitvorming te brengen.

Omdat deze documenten gelijktijdig worden voorbereid, stellen wij voor in de begroting 2023 de focus te leggen op de jaarschijf 2023. In de kadernota ligt de focus op de periode 2023-2026. Naast de vertaling van de uitgangspunten uit het coalitieakkoord zullen we in de kadernota ook ingaan op het proces ‘oud voor nieuw’ Zoals in de kaderbrief 2021 en de begroting 2022 aangegeven dienen we de exploitatieruimte voor nieuw beleid vanaf 2025 binnen de reguliere begroting op te vangen. In de kadernota gaan we in op aanpak, uitgangspunten en planning om dit proces concreet vorm te geven

Begroting 2023 - Wij stellen voor de aanpak van de begroting 2022 te continueren en een deel van de voorbereiding van de begroting 2023 voor het zomerreces af te ronden Met het vervroegen van de voorbereidingen beogen wij de raad eerder in positie te brengen voor de te nemen besluiten én de bestuurlijke druk in september / begin oktober te verminderen.

Voor het zomerreces actualiseren wij het begrotingsbeeld en de programmabladen op basis van autonome ontwikkelingen en bestaand beleid. Mits tijdig beschikbaar, bereiden wij gelijktijdig met de begroting 2023 de kadernota 2022-2026 voor. Na het zomerreces verwerken wij de betekenis hiervan in het begrotingsbeeld en programmabladen Tevens vullen wij de begroting aan met de verplichte paragrafen, overige verplichte onderdelen (BBV) en bereiden wij de begroting op hoofdlijnen voor.

De begroting 2023 wordt financieel gebaseerd op de meicirculaire 2022 en overige op het peilmoment beschikbare autonome ontwikkelingen die zich ten opzichte van de begroting 2022/ meerjarenbegroting 2023-2025 hebben voorgedaan Dit betekent dat wij de septembercirculaire 2022 en de definitieve vaststelling van de BUIG 2022 in de 4de rapportage 2022 verwerken.

Voorstel aan Gemeenteraad

2840570

pagina 5 van 9

Gemeente

Sittard-Geleen

Net als afgelopen jaar stellen wij voor de raad ook in 2022 vroegtijdig in positie te brengen bij de voorbereiding van de kadernota en begroting. Op 8 september 2022 vindt er een informatieve themasessie plaats waarin de raad wordt geïnformeerd over de voorbereiding van kadernota en begroting. Dit wordt gevolgd door een werksessie op 22 september 2022 waarin de raad in positie is richting te geven aan de verdere uitwerking van genoemde stukken.

Voorstel tarieven en belastingen 2023 Het voorstel tarieven en belastingen 2023 agenderen we in de raadsvergadering van 15 december 2022. We sluiten hierbij aan op de gevolgde planning in de afgelopen twee jaar, waarbij in de raadsvergadering van december de tarieven zijn vastgesteld. Door deze planning te hanteren, kunnen we de tarieven op de meest actuele cijfers baseren. Vooruitlopend hierop brengen wij bij de begrotingsbehandeling de inhoudelijke gevolgen voor de tarieven en belastingen in beeld Resulterend in voorlopig vast te stellen tarieven. Kanttekening hierbij is dat in de paragraaf lokale heffingen (begroting 2023) voorlopige cijfers worden opgenomen.

Algemene aandachtpunten In de verordening ex artikel 212 Gemeentewet is opgenomen dat de rapportages het karakter van een uitzonderingsrapportage hebben. Dit betekent dat alleen afwijkingen op inhoud en/of budgetten worden gerapporteerd. Passend binnen de bepalingen uit genoemde verordening nemen wij financiële bijstellingen > € 50.000 - die van invloed zijn op het begrotingssaldo afzonderlijk op Op de programmabladen worden alle financiële bijstellingen opgenomen, waarbij we de aard van de bijstellingen aangeven - autonoom, beleidskeuze, administratief - . Ook zullen we de betekenis van corona op onze begroting afzonderlijk inzichtelijk maken. Voor de bijstellingen van projecten / investeringen hanteren we een ondergrens van € 100.000.

Informatie, die na het sluitingsmoment van een onderdeel in de p&c-cyclus beschikbaar komt, wordt pas in het eerstvolgende onderdeel in procedure gebracht. Dit betekent dat na de sluitingsmomenten voor de rapportages de dan beschikbaar komende informatie niet meer wordt verwerkt in de boekwerken, maar afzonderlijk word gerapporteerd (via afzonderlijk raadsvoorstel of in het eerstvolgende p&c-document). Mede gelet op de rapportagefrequentie geeft dit rust in het p&c-proces. Door de gemeenteraad is gevraagd om tijdig de beschikking te krijgen over de uitgangspunten en/of begrotingen van de gemeenschappelijke regelingen zodat zo nodig ook met andere deelnemende gemeenten afstemming kan plaatsvinden. In de planning is hier, uitgaande van de wettelijke termijnen, rekening mee gehouden De (concept) begrotingen 2023 van de gemeenschappelijke regelingen worden in april 2022 aan het college respectievelijk in mei 2022 aan de gemeenteraad aangeboden. Vooruitlopend op de nieuwe raadsperiode stellen wij voor een introductie voor (nieuwe) raadsleden voor te bereiden, waarin met name wordt ingegaan op de betekenis en inrichting van de P&C-cyclus

Voorstel aan Gemeenteraad

284U5/Ü

pagina 6 van 9

Gemeente

‘

Sittard-Geleen

Spoorboekje P&C-cyclus 2022 Onderstaand zijn de termijnen - waarin de samenstelling van de verschillende onderdelen van de p&c-cyclus 2021 vastgesteld worden - op hoofdlijnen uitgewerkt. Besluitvorming p&c-product

peilmoment vaststelling B&W

r'e rapportage 2022

Raad

Begin april 2022

12 april 2022

19 mei 2022

Nvt.

26 april 2022/ 3 mei 2022

19 mei 2022

Jaarrekening 2021

Eind 2021

31 mei 2022

12/13 juli 2022

Jaarrekening 2021 op hoofdlijnen

Eind 2021

7 juni 2022

12/13 juli 2022

2* rapportage 2022

Eind mei 2022

7 juni 2022

12/13 juli 2022

3* rapportage 2022

Medio september 2022

4 oktober 2022

9/10 november 2022

Kadernota 2022-2026

Medio september 2022

4 oktober 2022

9/10 november 2022

Programmabegroting 2023

Medio september 2022

4 oktober 2022

9/10 november 2022

Begroting 2023 op hoofdlijnen

Medio september 2022

11 oktober 2022

9/10 november 2022

4* rapportage 2022

Begin november 2022

22 november 2022

15 december 2022

Voorstel tarieven en belastingen 2023

Begin november 2022

8 november 2022

15 december 2022

Begroting regelingen

2022

gemeenschappelijke

In de bijlage ‘p&c-cyclus 2022 in een oogopslag’ zijn de afstemmings- en besluitvormingsmomenten per p&c product in detail uitgewerkt. Aan deze detailuitwerking ligt een aantal uitgangspunten ten grondslag gericht op het tijdig in positie brengen van de raad Het coalitieakkoord 2022-2026 is tijdig beschikbaar om de kadernota 2022-2026 voor te bereiden en te agenderen voor de raadsvergadering van 9/10 november 2022. De uitwerking van de P&C-cyclus is afgestemd op de bepalingen uit de verordening ex artikel 212 Gemeentewet, de geplande behandeldatums uit de raadskalender 2022 en op de wettelijke termijnen voor het indienen van de jaarrekening en begroting bij de provinciaal toezichthouder. Overeenkomstig genoemde verordening hanteren we bij de 4de rapportage een kortere voorbereidingstijd van 2 weken, zodat we alle noodzakelijke bijstellingen (begrotingsrechtmatigheid) voor het einde van het jaar aan de raad kunnen voorleggen Het proces van het schriftelijk indienen van technische vragen door raadsfracties is zo ingepland dat de antwoorden telkens beschikbaar zijn voor de eerste rondebehandeling

Financiën Het voorstel heeft geen effect op de gemeentelijke begroting.

Duurzaamheid Duurzaamheid heeft in de p&c-cyclus met name een relatie met opgave 7 ‘Financiën duurzaam op orde’ uit het coalitieakkoord Samen Duurzaam. Verder zijn er geen fysieke maatregelen met betrekking tot duurzaamheid van toepassing op dit raadsvoorstel.

Voorstel aan Gemeenteraad

2840570

pagina 7 van 9

Gemeente

Sittard-Geleen

Inclusie In dit voorstel gaat het niet over bereikbaarheid, bruikbaarheid en toegankelijkheid van gebouwen en diensten Wij streven er na de financiële tabellen en teksten in onze P&C-producten zo begrijpelijk en eenvoudig mogelijk te presenteren.

Juridisch Conform artikel 3 uit de verordening ex artikel 212 Gemeentewet stelt de raad jaarlijks op voorstel van het college een overzicht vast met betrekking tot de jaarlijkse p&c-cyclus (spoorboekje).

Kanttekeningen Afwijkingen verordening ex artikel 212 Gemeentewet Met de voorliggende inrichting en planning van de p&c-cyclus wijken wij op onderdelen af van de bepalingen uit genoemde verordening.

Artikel 3 De voorbereidingstijd voor de begroting bedraagt 5 in plaats van 6 weken. Hier staat tegenover dat de raad tussentijds in het proces van de begrotingsvoorbereiding wordt betrokken. Gelijktijdige behandeling van de kaderbrief met jaarrekening 2021 en de 2de rapportage 2022 en gelijktijdige behandeling van het voorstel tarieven en belastingen 2023 met de begroting 2023 en de 3de rapportage 2022 is niet mogelijk. De kadernota wordt uitgewerkt op basis van de uitgangspunten van het nieuwe coalitieakkoord. Dit betekent dat de voorbereiding van de kadernota start, nadat het coalitieakkoord beschikbaar is. De inhoudelijke discussie, inclusief vaststelling van voorlopige tarieven, vindt gekoppeld aan de begrotings-behandeling plaats. In december vindt de definitieve vaststelling, gebaseerd op de meest actuele informatie, plaats.

Artikel 7 In de verordening wordt uitgegaan van vier financiële rapportages. In het voorliggend voorstel wordt het aantal rapportages niet aangepast. Wel wordt onderscheid gemaakt in de inrichting van deze rapportages. De rte en de 3de rapportage krijgen een inhoudelijke focus; de 2de en 4de rapportage krijgen een financiële focus. Door de vaststelling van de P&C-cyclus 2022 wordt ingestemd met bovenstaande afwijkingen. In een volgende actualisatie van de verordening verwerken wij bovenstaande afwijkingen in de betreffende bepalingen Verbetering p&c-cyclus In 2022 geven wij verder invulling aan de - structurele - verbetering van de P&C-cyclus. In 2021 hebben wij onder andere ingezet op procesverbeteringen via het tussentijds betrekken van de raad bij de totstandkoming van onze P&C-producten en de vroegtijdige start van de begrotingsvoorbereiding In 2022 bouwen hier verder aan, waarbij we naar inhoudelijke verbeteringen in onze producten kijken. Dit doen we door een relatie te leggen met: - De lange termijn aanbevelingen uit het rapport van de rekenkamercommissie naar de leesbaarheid en toegankelijkheid van de begroting. Deze opvolging pakken we op met de commissie Begroting en Verantwoording

Voorstel aan Gemeenteraad

2840570

pagina 8 van 9

Gemeente

Sittard-Geleen

De bevindingen van provinciaal toezicht naar aanleiding van de beoordeling van de begroting 2022 De kaderbrief 2021 waarin onder ander is besloten om binnen de exploitatieruimte voor nieuw beleid middelen te reserveren voor uitvoering van experimenten en initiatieven die door de samenleving worden aangedragen en opgepakt. Mede op basis van deze experimenten gaan we onderzoeken hoe we verder vorm en inhoud kunnen geven aan financiële informatie op wijk- of stadsdeelniveau (‘burgerbegroting’).

Planning De behandeling van dit raadsvoorstel vindt plaats op basis van onderstaande planning. Datum

Wie

Wat

13 of 20 januari 2022

Rondebehandeling beeld- en oordeelsvormend

Raad

27 januari 2022

Besluitvorming

Raad

Bijlagen -

Concept raadsbesluit P&C-cyclus in een oogopslag (versie raad)

Voorstel aan Gemeenteraad

Steller

Gerrie Bruijn, de

2840570

Reg nummer

Telefoon : 06 526 91 566 E-mail gerrie.debruijn@sittard-geleen nl

Reg datum

Cluster: Dienstverlening

Reg.nummer(s) bijlagen : --

: 09 december 2021

Portefeuillehouder:

J.G.L.M Buhler

Voorstel aan Gemeenteraad

2840570

pagina 9 van 9