RV P&C-cyclus 2024

Gemeente

,

Sittard-Geleen Toi n

Voorstel aan Gemeenteraad Registratienummer:

2913418

Onderwerp P&C-cyclus 2024

Voorstel De gemeenteraad besluit: 1. In te stemmen met de inrichting en planning van de P&C-cyclus 2024. 2. In te stemmen dat begrotingsafwijkingen, ontstaan na de 3de rapportage 2023, onderdeel uitmaken van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2023.

Inleiding In lijn met de kaders uit de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) stelt de raad jaarlijks de planning van de P&C-cyclus (‘spoorboekje’) vast. In dit spoorboekje zijn de datums opgenomen voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van onze P&C-producten. Naast de planning geven wij per P&C-product op hoofdlijnen inzicht in de aanpak en specifieke aandachtspunten. Tevens beschrijven wij een aantal algemene ontwikkelingen met betrekking tot de inrichting van onze P&C-cyclus.

Voorstel aan Gemeenteraad

2913418

pagina 1 van 11

Gemeente

Sittard-Geleen

In onderstaand overzicht hebben wij aangegeven, welke P&C-producten onderdeel uitmaken van de P&C-cyclus 2024, waarbij per product de datums zijn geduid voor: - het peilmoment; - aanbieding aan de raad; raadsbesluitvorming.

Spoorboekje P&C-cyclus 2024 P&C-product

Peilmoment

Aanbieding aan de Raad

Besluitvorming raad

1*“ rapportage 2024

Eind maart 2024

25 april 2024

30 mei 2024

Kaderbrief 2024

Eind maart 2024

25 april 2024

30 mei 2024

Jaarstukken 2023

Eind 2023

23 mei 2024

4 juli 2024

2de rapportage 2024

Begin september 2024

26 september 2024

12/13 november 2024

Begroting 2025

Begin september 2024

26 september 2024

12/13 november 2024

Belastingmaatregelen 2025

Begin september 2024

26 september 2024

12/13 november 2024

3de rapportage 2024

Begin november 2024

21 november 2024

12 december 2024

r" wijziging belasting- maatregelen 2025

Begin november 2024

21 november 2024

12 december 2024

Beoogd effect Aan de hand van het spoorboekje 2024 geven wij op hoofdlijnen inzicht in de planning en inrichting van onze P&C-producten. Dit spoorboekje fungeert daarmee als agenda voor de ambtelijke voorbereiding en de bestuurlijke afstemming en besluitvorming van de P&C-producten.

Voorstel aan Gemeenteraad

2913418

pagina 2 van 11

Gemeente

Sittard-Geleen Torn

Argumenten 7J

Bij de uitwerking van de planning en inrichting van de P&C-cyclus hanteren we een aantal algemene aandachtpunten. Voor de inrichting en verdere uitwerking van de P&C-cyclus 2024 is een aantal aandachtspunten van belang. Deze aandachtspunten hebben betrekking op de toepassing van de bepalingen uit de financiële verordening. Daarnaast onderkennen we een aantal ontwikkellijnen in de opmaak en inrichting van onze P&C-cyclus.

Algemene aandachtspunten/ financiële verordening De bepalingen uit de financiële verordening passen wij toe in de voorbereiding en uitwerking van de verschillende P&C-producten. Het gaat daarbij met name over: Bepalingen over de inrichting van de verschillende onderdelen; Grensbedragen voor het verwerken van en rapporteren over financiële bijstellingen; Het hanteren van peilmomenten voor de verwerking van financiële bijstellingen.

Ontwikkellijnen Kernbegrippen in de dóórontwikkeling zijn het verbeteren van toegankelijkheid, leesbaarheid, meetbaarheid en stuurbaarheid van onze P&C-cyclus. Samengevat: 'een meetbare en stuurbare P&C-cyclus die digitaal wordt opgebouwd en gepubliceerd1. De aanleiding hiervoor is meervoudig: De openstaande aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek ‘Toegankelijkheid begroting en rapportages (2020)’. De aanbevelingen hebben met name betrekking op een toegankelijke en digitale P&C-cyclus, verbetering van de stuurbaarheid door te werken met indicatoren en de ordening van de begrotingsinformatie. Overigens is in het Onderzoeksprogramma rekenkamer Sittard-Geleen 2024 een ‘doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting’ opgenomen. Hierbij wordt via een quickscan onderzocht in hoeverre de aanbevelingen uit eerder genoemd onderzoek (2020) zijn opgevolgd en in hoeverre dit heeft geleid tot verbetering van de toegankelijkheid van begroting en rapportages; Diverse verzoeken in de raadsdebatten over onder andere de toegankelijkheid en leesbaarheid van de P&C-producten, de stuurbaarheid en meetbaarheid van de begroting en verdieping van financiële informatie; De eigen ambitie om toegevoegde waarde van onze P&C-cyclus verder te ontwikkelen, door te werken aan de eerder genoemde kernbegrippen, ondersteund door een effectief en efficiënt proces.

Voor de invulling hiervan hebben we onder andere intern een evaluatie van de P&C-cyclus 2023 uitgevoerd. In onze P&C cyclus onderkennen we de volgende ontwikkellijnen:

Voorstel aan Gemeenteraad

2913418

pagina 3 van 11

Gemeente

Sittard-Geleen

z

Z

Een digitale en toegankelijke P&Ccyclus

Een meetbare P&Ccyclus

Een stuurbare P&C-cyclus

y

X.

z

Ingezette ontwikkeling: • Inrichting en implementatie van de P&C-applicatie LIAS • Digitaal voorbereiden en publiceren van P&C-producten

y

X.

Ingezette ontwikkeling: • Herkenbare ordening van de begrotingsinformatie • Overzichtelijk inrichten van de informatiepiramide /diepgang van (financiële) informatie. • Financieel presenteren van saldi en mutaties

z

X,

Ingezette ontwikkeling: • Presenteren van meetbare doelen op de programma's. • Verdere implementatie van indicatoren op de programmabladen; • Nb. In de begroting 2024 op de programma's 0, 1 en 6 eerste stappen gezet in het werken met eigen indicatoren. Verdere uitbouw in de begroting 2025 met meer toelichting op de programma’s

De verdere uitwerking van deze ontwikkellijnen stemmen we af in de commissie B&V. 1.2

Het spoorboekje is uitgewerkt in lijn met artikel 3 ‘P&C-cyclus’ uit de financiële verordening. In artikel 3 van genoemde verordening zijn bepalingen opgenomen over de gewenste voorbereidingstijd voor de raad en de gecombineerde behandeling van P&C-producten. Aan de hand van deze bepalingen en de raadskalender 2024 is het spoorboekje uitgewerkt. Per cyclus/ combinatie van P&C-producten geven wij inzicht in de termijnen voor aanbieding van de stukken aan de raad, het proces van de schriftelijke, technische vragen en ronde- en raadsbehandeling. Voor het college en de raad zijn er in 2024 5 P&C-momenten. Raadscyclus mei 2024

25 april 2024 7 mei 2024 10 mei 2024 16 mei 2024 30 mei 2024

Aanbieding aan de raad Termijn indiening technische vragen Aanbieding beantwoording technische vragen Ronde Raadsvergadering

Raadscyclus juni 2024

16 mei 2024 6 juni 2024 27 juni 2024

Voorstel aan Gemeenteraad

Aanbieding aan de raad Ronde Raadsvergadering

2913418

pagina 4 van 11

Gemeente

Sittard-Geleen 130' n

Ofschoon niet expliciet benoemd in de financiële verordening, maken de P&C-producten van de gemeenschappelijke regelingen ook onderdeel uit van onze P&C-cyclus. Door de gemeenteraad is gevraagd om tijdig de beschikking te krijgen over de uitgangspunten en/of begrotingen van de gemeenschappelijke regelingen zodat zo nodig ook met andere deelnemende gemeenten afstemming kan plaatsvinden. In de planning is hier, uitgaande van de wettelijke termijnen, rekening mee gehouden. De (concept) begrotingen 2025 en jaarstukken 2023 van de gemeenschappelijke regelingen worden in mei 2024 aan de gemeenteraad aangeboden. Behandeling van deze GR-stukken vindt plaats in de raadsvergadering van 27 juni aanstaande. Raadscyclus juli 2024 Jaarstukken 2023 23 mei 2024 4 juni 2024 7 juni 2024 13 juni 2024 4 juli 2024

Aanbieding aan de raad Termijn indiening technische vragen Aanbieding beantwoording technische vragen Ronde Raadsvergadering

Raadscyclus november 2024

26 september 2024 9 of 10 oktober 15 oktober 2024 18 oktober 2024 31 oktober 2024 12/13 november 2024

Aanbieding aan de raad Interactieve informatiemarkt Termijn indiening technische vragen Aanbieding beantwoording technische vragen Ronde Raadsvergadering

Raadscyclus december 2024

21 november 2024 28 november 2024 3 december 2024 4 december 2024 12 december 2024

Voorstel aan Gemeenteraad

Aanbieding aan de raad Termijn indiening technische vragen Aanbieding beantwoording technische vragen Ronde Raadsvergadering

2913418

pagina 5 van 11

‘

Gemeente

Sittard-Geleen Torn

1.3

In de uitwerking van de planning en inrichting gelden voor de P&C-producten een aantal specifieke aandachtspunten.

Onderstaand gaan we per P&C-product, voor zover van toepassing, in op een aantal specifieke aandachtspunten. Net als bij de algemene aandachtspunten, zie argument 1.1, hebben we openstaande aanbevelingen uit het RKC-onderzoek ‘Toegankelijkheid begroting en rapportages (2020)’ en de opmerkingen uit de raadsdebatten over onze P&C-producten hierin betrokken.

Jaarstukken 2023 In de raadsbehandeling over de 1s,e rapportage 2024/ kaderbrief 2024 informeren wij de raad over de indicatie van het jaarrekeningresultaat 2023.

De lasten voor Jeugd worden afgerekend met de gemeente Maastricht. Voor de deadline van deze afrekening zijn specifieke afspraken gemaakt met deze gemeente. Om het proces van de schriftelijke technische vragen goed in te bedden vóór de rondebehandeling is de collegebesluitvorming een week vervroegd.

De toelichting van de bevindingen uit de accountantscontrole vindt plaats in de commissie B&Vvan 13 juni 2024. De verplichting voor het opstellen en in de jaarrekening 2023 opnemen van een rechtmatigheidsverantwoording is per 1 januari 2023 in werking getreden. Dit betekent dat het college zich in de jaarrekening moet verantwoording voor het rechtmatig handelen. Aanscherping van de definitie begrotingsrechtmatigheid in de Kadernota rechtmatigheid 2023 (landelijke regelgeving). Zie argument 2.

Tussentijdse rapportages De tussentijdse rapportages zijn gebaseerd op het uitzonderingsprincipe. Afwijkingen ten opzichte van de begroting en/ of nieuwe ontwikkelingen worden gerapporteerd. De rapportagefrequentie is gebaseerd op 3 tussentijdse rapportages, waarbij zowel inhoudelijk als financieel wordt gerapporteerd. De voortgangsrapportage grote dossiers maakt onderdeel uit van de 1ste en 2de rapportage. De volgende dossiers maken onderdeel uit van deze rapportage: • Chemelot Circular Hub • Voortgang uitvoering lbor • Ombuiging: vermarkten ESCS-locatie

Voorstel aan Gemeenteraad

2913418

pagina 6 van 11

•

Gemeente

Sittard-Geleen Torn

Tussentijdse rapportages Voortgang aangenomen raadsmoties Regeling grote projecten o Glanerbrook o Huisvestingsdossiers o Het Groene Net Noord o Unilocatie Grevenbicht - Obbicht Voortgang investeringsprogramma 2021-2024 / uitvoeringsagenda 2024-2026 Beveiliging ICT Organisatie-ontwikkeltraject Voortgang ontwikkelpaden

Met ingang van de 1sle rapportage 2024 publiceren wij onze P&C-producten via een digitale tooi. Zie tevens de toelichting bij argument 1.1. We presenteren de mogelijkheden om de leesbaarheid van de financiële tabellen op de programmabladen, waarbij we een relatie leggen met de taakvelden. Dit is een doorlopend proces.

Kaderbrief 2024 De kaderbrief betreft een actualisatie van de inhoudelijke en financiële kaders uit de kadernota 2023-2026.

Deze actualisatie heeft met name betrekking op externe en/of autonome ontwikkelingen. De ambities uit het coalitieakkoord en de uitvoeringsafspraken liggen vast in de uitvoeringsagenda 2024-2026 (begroting 2024), waarbij de vertaling van enkele speerpunten terugkomt in de voorbereiding van de begroting 2025.

Afhankelijk van de ontwikkeling van het rijksbeleid met betrekking tot gemeentefinanciën wordt in de kaderbrief de koers bepaald voor het realiseren van structureel evenwicht vanaf 2026.

Begroting 2025 Voor het zomerreces actualiseren wij het begrotingsbeeld en de programmabladen op basis van autonome ontwikkelingen, bestaand beleid en de besluitvorming over de kaderbrief 2024. Na het zomerreces vullen wij de begroting aan met de verplichte paragrafen, overige verplichte onderdelen (BBV) en bereiden wij de begroting op hoofdlijnen voor.

Voorstel aan Gemeenteraad

2913418

pagina 7 van 11

Gemeente

_

Sittard-Geleen «orn

Begroting 2025 De begroting 2025 wordt financieel gebaseerd op de meicirculaire 2024 en overige op het peilmoment (1 september) beschikbare autonome ontwikkelingen die zich ten opzichte van de begroting 2024/ meerjarenbegroting 2025-2027 hebben voorgedaan. Dit betekent dat wij de septembercirculaire 2024 en de definitieve vaststelling van de BUIG 2024 in de 3de rapportage 2024 verwerken. Net als in 2023 stellen wij voor de raad voorafgaand aan de rondebehandeling mee te nemen in de begrotingsvoorbereiding. Wij stellen voor een vervolg te geven op de interactieve ‘informatiemarkt 2023’ (Hanenhof). In de organisatie nemen wij onder andere de volgende aandachtspunten mee: • Duidelijke communicatie over doel en doelgroep. De sessie is toegankelijk voor alle raads- en burgerleden. Het gesprek kan worden gevoerd over inhoudelijke en financiële thema’s. Start van de sessie met een korte presentatie over de hoofdlijnen van de begroting (ontwikkelingen, opgaves en financieel perspectief) In de uitlevering van de begroting is rekening gehouden met meer voorbereidingstijd. Daarnaast verruimen we de duur van de sessie en voorkomen we een combinatie met een aansluitende ronde.

In de voorbereiding van de begroting leggen we een relatie met de ontwikkellijnen van de P&C-cyclus, zoals bij argument 1.1 nader toegelicht.

Belastingmaatregelen 2025/ 1ste wijziging belastingmaatregelen 2025 De vaststelling van de belastingmaatregelen 2025 koppelen we aan de begrotingsbehandeling. Temeer omdat bij de begrotingsbehandeling de opbrengsten worden geraamd, rekening houdend met de tariefontwikkeling. In de laatste raadsvergadering van 2024 kan een eerste wijziging op de belastingmaatregelen wordt ingepland, zodat de tarieven voor 2025 gebaseerd kunnen worden op de meest actuele informatie.

7.4

>4an de uitwerking van het spoorboekje ligt een aantal uitgangspunten ten grondslag. - De uitwerking van de P&C-cyclus is afgestemd op de bepalingen uit de verordening ex artikel 212 Gemeentewet, de geplande behandeldatums uit de raadskalender 2024 en op de wettelijke termijnen voor het indienen van de jaarrekening en begroting bij de provinciaal toezichthouder. Overeenkomstig genoemde verordening hanteren we bij de 3de rapportage een kortere voorbereidingstijd van 2 weken, zodat we alle noodzakelijke bijstellingen (begrotingsrechtmatigheid) voor het einde van het jaar aan de raad kunnen voorleggen.

Voorstel aan Gemeenteraad

2913418

pagina 8 van 11

Gemeente

Sittard-Geleen Torn

De raadsbehandeling van de P&C-producten voorziet in de mogelijkheid om schriftelijke, technische vragen in te dienen, één rondebehandeling en een raadsdebat. Het college is voltallig aanwezig bij de rondebehandeling, zodat politieke vragen over de diverse portefeuilles zoveel mogelijk in de ronde beantwoord kunnen worden. Het proces van het schriftelijk indienen van technische vragen door raadsfracties is zo ingepland dat de antwoorden telkens, mits tijdig ingediend, beschikbaar zijn voor de rondebehandeling. Opties voor de informatiesessie begroting 2025 zijn 9 of 10 oktober 2024. De exacte datum wordt in overleg met de griffie bepaald.

2.

De aangescherpte definitie begrotingsrechtmatigheid in de Kadernota rechtmatigheid 2023 (landelijke regelgeving) noopt tot het maken van afspraken over de tijdigheid van melding van begrotingsafwijkingen. Eind 2023 heeft de landelijke commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) de nieuwe Kadernota rechtmatigheid 2023 gepubliceerd. Hierin zat een omissie ten aanzien van de definitie van de begrotingsrechtmatigheid. De commissie heeft nadere uitleg gegeven over het onderwerp begrotingsrechtmatigheid, zie onderstaand.

Deze aanscherping betekent een aanvulling op onze financiële verordening. Over- en onderschrijdingen van baten of lasten/investeringen betreffen op zichzelf geen begrotingsonrechtmatigheden, maar kunnen wel onrechtmatig zijn als de afwijkingen niet tijdig in de (bijgestelde) begroting zijn verwerkt of niet tijdig aan de raad zijn gemeld. De kern zit in het tijdig melden aan de raad. In de 3de rapportage 2023 hebben wij het laatst gerapporteerd over afwijkingen c.q. bijstellingen van de begroting 2023. Concreet gaat het over afwijkingen die na de 3de rapportage 2023 zijn ontstaan. Wij stellen voor het melden en toelichten van deze afwijkingen in de jaarrekening 2023 als tijdig te bestempelen. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening 2023 gaan wij hier nader op in. In een volgende actualisatie van de financiële verordening doen wij een voorstel voor he bepalen van de tijdigheid van het melden van begrotingsafwijkingen.

Kanttekeningen In de planning van de P&C-cyclus 2024 wordt voorgesteld de raadsplanning 2024 op een tweetal onderdelen te wijzigen: Begrotingsbehandeling in de raad In de raadskalender 2024 zijn 13 en 14 november aangemerkt voor de raadsbehandeling van de begroting 2025. Wettelijke bepalingen schrijven voor dat de begroting 2025 vóór 15 november 2024 bij GS van de provincie Limburg (provinciaal toezichthouder) moet worden ingediend. Om de gevolgen van de besluitvorming te kunnen verwerken en de begrotingsstukken gereed te maken voor aanbieding bij GS, hebben wij in het spoorboekje voorgesteld de raadsbehandeling van de begroting met een dag te vervroegen. Zodat wij naleving van de wettelijke indieningstermijn kunnen borgen.

Voorstel aan Gemeenteraad

2913418

pagina 9 van 11

Gemeente

Sittard-Geleen

Schriftelijke, technische vragen 3de rapportage 2024 Conform afspraak met de raad hanteren wij het uitgangspunt dat de antwoorden op de schriftelijke, technische vragen beschikbaar zijn voor de rondebehandeling. In de raadskalender 2024 zijn de rondes voor de raadsvergadering van 12 december ingepland op 21 en 28 november. Volgend op de besluitvorming over de 2de rapportage 2024/ begroting 2025 en de korte doorlooptijd voor de voorbereiding van de 3de rapportage is het niet mogelijk een proces voor schriftelijke technische vragen voor 21 of 28 november in te richten. Door de ronde in te plannen op 4 december, kunnen de antwoorden op de technische vragen voorafgaand aan de rondebehandeling worden aangeboden.

Inclusie Voor zover inclusie betrekking heeft op begrijpelijkheid streven wij er naar, zoals ook in het coalitieakkoord ‘Samen zorgvuldig, verbindend doorpakken' aangegeven, de financiële tabellen en teksten in onze P&C-producten op een begrijpelijke manieren in duidelijke taal te presenteren. Zoals eerder in dit voorstel aangegeven, gaan wij met ingang van de 1ste rapportage 2024 onze P&C-producten digitaal publiceren, waardoor de toegankelijkheid en leesbaarheid wordt verbeterd.

Duurzaamheid In relatie tot de P&C-cyclus in het algemeen en onze financiën in het bijzonder heeft duurzaamheid met name betrekking op voeren van een solide financieel beleid met voldoende veerkracht. Deze financiële veerkracht heeft betrekking op wendbaarheid en weerbaarheid. Met andere woorden: hebben wij voldoende middelen om uitvoering te geven aan ambities en beschikken wij over middelen om tegenvallers op te kunnen vangen. Wij geven hier uitvoering aan door: - het toepassen van onze begrotingskaders: - het in de exploitatie opnemen van een structurele post 'robuuste’ begroting van jaarlijks € 2 mln. om de flexibiliteit in de begroting te vergroten, gericht op weerbaarheid, wendbaarheid en bestendigheid; - het realiseren van een sluitende begroting en meerjarenraming; het borgen van structureel begrotingsevenwicht; het afdekken van het geactualiseerd risicoprofiel, inclusief een restrisico van 1% van het begrotingstotaal in de algemene reserve risicobeheersing; het aanhouden van een buffer in de algemene reserve van 2% van het begrotingstotaal.

Financiën Het voorstel heeft geen direct effect op de gemeentelijke begroting.

Communicatie en Participatie Het raadsvoorstel wordt geagendeerd voor bespreking in de ronde van 18 januari respectievelijk voor vaststelling in de raadsvergadering van 22 februari aanstaande.

Voorstel aan Gemeenteraad

2913418

pagina 10 van 11

Gemeente

Sittard-Geleen

Vervolg Wij hebben ‘het spoorboekje’ in dit voorstel opgesteld in lijn met de bepalingen die hiervoor in onze financiële verordening zijn opgenomen. De planning is uitgewerkt op hoofdlijnen en afgeleid van de planning van raadsrondes en raadsvergaderingen zoals opgenomen in de raadskalender 2024.

De behandeling van de P&C-producten in de raadsronde respectievelijk raadsvergadering komt in 2024 op de agenda zoals in het spoorboekje van dit voorstel is opgenomen.

Bijlagen Concept raadsbesluit

Voorstel aan Gemeenteraad

Steller : Telefoon : E-mail : Cluster: Dienstverlening

Registratienummer:

Burgemeester;

Gemeentesecretaris:

mr. J.Th.C.M. Verheijen

J.A.M. Heesen

Voorstel aan Gemeenteraad

Reg. datum : 22 december 2023 Reg.nummer(s) bijlagen :

2913418

pagina 11 van 11