RV Kadernota reserves en voorzieningen

Gemeente

Sittard-Geleen

Voorstel aan Gemeenteraad Registratienummer:

gdgd

Onderwerp Nota reserves en voorzieningen 2021-2024

Voorstel / Beslispunten Het raad wordt gevraagd akkoord te gaan met: 1. De bijgevoegde geactualiseerde nota reserves en voorzieningen 2021-2024; 2. Het opheffen van de risicoreserve. 3. De nota reserves en voorzieningen 2017-2020, zoals vastgesteld door de raad op 8 juni 2017 in te trekken per 1 januari 2022 4. De inwerkingtreding van de nota reserves en voorzieningen 2021-2024 per 1 januari 2022.

Samenvatting / openbare besluitenlijst In de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet is in artikel 12 bepaald dat de raad minstens een keer in de 4 jaar een (geactualiseerde) nota reserves en voorzieningen moet vaststellen. De lopende versie van deze nota is in juni 2017 door de raad vastgesteld. Vanuit de van toepassing zijnde wet- en regelgeving is er geen aanleiding tot aanpassing van de nota. Wij hebben de nota met name geactualiseerd aan de hand van nieuwe inzichten en aangesloten op de actuele versies van eerder genoemde financiële verordening en kadernota weerstandsvermogen en risicobeheersing.

Gemeentesecretaris mr. G.J.C. Kusters

.Burgemeester mr. J.Th.C.M^

Voorstel aan Gemeenteraad

gdgd

pagina 1 van 4

Gemeente

Sittard-Geleen

Toelichting voorstel Een belangrijk onderdeel van de gemeentelijke balans wordt gevormd door de reserves en voorzieningen. In de wet- en regelgeving is al veel vastgelegd over de wijze waarop met reserves en voorzieningen omgegaan moet worden. Daarbuiten is er ruimte om zelf aanvullende uitgangspunten te formuleren. In de Financiële Verordening ex artikel 212 Gemeentewet is in artikel 12 bepaald dat minstens eenmaal per 4 jaar de nota reserves- en voorzieningen door de raad wordt vastgesteld.

Deze nota is een vervanging van de nota zoals die is vastgesteld in juni 2017 en treedt in werking met ingang van de P&C-cyclus 2022. Actualisatie nota De belangrijkste wijzigingen in deze nota ten opzichte van 2017 zijn: De instelling van een algemene reserve risicobeheersing. Deze is geïntroduceerd in de ‘Kadernota weerstandsvermogen en risicobeheersing’ vastgesteld in de vergadering van de raad van 13 november 2019. Voor de algemene reserve / algemene reserve risicobeheersing zijn de criteria voor omvang aangepast conform het gestelde in bovenvermelde kadernota. In zijn vergadering van 28 maart 2019 is de raad akkoord gegaan met de vervanging van de begrotingskaders. Het gestelde bij de algemene reserve ‘Resultaten in de P&C stukken kunnen met deze reserve verrekend worden’ is op basis hiervan verder uitgewerkt. De benaming ‘Algemene reserve Grondexploitatie’ wordt gewijzigd in ‘Reserve Grond exploitatie’. De reserve bedoelt voor het opvangen van onvoorziene ontwikkelingen en risico's voortvloeiende uit de exploitatie van het grondbedrijf, is namelijk een bestemmingsreserve dus de naam werkt verwarrend.

Met ingang van het begrotings- en verantwoordingsjaar 2008 is artikel 44 van het BBV dusdanig aangepast dat de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel, niet meer tot de voorzieningen worden gerekend maar tot de overlopende passiva. Deze aanpassing is inmiddels zodanig ingeburgerd dat een expliciete vermelding van artikel 49 en de paragraaf 'overlopende passiva’ in deze nota achterhaald is. Als richtlijn om op basis van omvang en looptijd te bepalen of een position paper voor reserves gemaakt moet worden is een ondergrens van € 0,25 mln. toegevoegd en een minimale looptijd van 2 jaar. In de voorbereiding van de jaarstukken 2020/ 2de rapportage 2021 is een externe audit naar onze reserves en voorzieningen uitgevoerd. Bij de actualisatie van deze nota hebben we rekening gehouden met de aanbevelingen uit deze audit. Deze aanbevelingen hebben met name betrekking op de maximale looptijd van (verplichtingen-)reserves en het opstellen van een “position paper’ voor reserves .

In het financieel verdiepingsonderzoek (december 2020), uitgevoerd door de provincie Limburg, zijn aanbevelingen opgenomen over de inzet van de algemene reserve bij het sluitend maken van de begroting en/of meerjarenraming en de presentatie van de algemene reserve en algemene reserve risicobeheersing als afzonderlijke reserves in onze p&c-producten.

Voorstel aan Gemeenteraad

gdgd

pagina 2 van 4

Gemeente

Sittard-Geleen

Beschikkingsbevoegdheid calamiteitenreserve Conform de kadernota reserves en voorzieningen gaat de raad over de inzet van reserves. Met andere woorden, aanwendingen en/of stortingen in reserves vinden plaats op basis van een raadsbesluit. De calamiteitenreserve wordt ingezet om de continuïteit en flexibiliteit in de bedrijfsvoering te kunnen borgen respectievelijk om direct urgente knelpunten in de bedrijfsvoering op te kunnen lossen. Het inregelen van de beschikkingsbevoegdheid om hier direct invulling aan te kunnen geven, wordt nader uitgewerkt in een algemeen mandaatadvies dat op korte termijn aan het college wordt voorgelegd. De raad wordt aan de hand van de P&C-cyclus geïnformeerd over de inzet van deze reserve. Opheffen risicoreserve In de “Kadernota weerstandsvermogen en risicobeheersing”, goedgekeurd door de raad op 13 november 2019 is een nieuwe methodiek van risicokwantificering uitgewerkt. De afdekking van het gekwantificeerde risicoprofiel vindt plaats via de algemene reserve risicobeheersing. Dit betekent dat de oude risicoreserve kan komen te vervallen.

Consistentie met controleprotocol De nota wordt gelijktijdig met het controleprotocol voor de accountantscontrole behandeld. Voor zover van toepassing, met name uitsluitingen voor de accountantscontrole, is de consistentie tussen beide documenten geborgd.

Financiën De nieuwe nota heeft geen financiële consequenties.

Jaarlijks worden reserves en voorzieningen in het kader van de jaarrekening herijkt op nut en noodzaak. Vooruitlopend op de jaarrekening 2020 heeft een externe audit plaatsgevonden, waarbij kritisch is gekeken naar onder andere openstaande reserves en voorzieningen. In dit verband is aan de hand van onderbouwingen beoordeeld in hoeverre de saldi nog benodigd zijn voor het doel waarvoor zij zijn gevormd. De resultaten uit deze audit zijn meegenomen in de 2de rapportage 2021. Hierin is ook het saldo van de opgeheven risicoreserve betrokken. De administratieve afwikkeling van de risicoreserve vindt plaats via de 3de rapportage 2021. De herijking in het kader van de jaarrekening 2021 vindt plaats op basis van de geactualiseerde nota alsmede de opgestelde position papers. Passend binnen de van toepassing zijnde begrotingskaders wordt de - eventuele - vrijval toegevoegd aan de algemene reserve.

Duurzaamheid Op de nota reserves en voorzieningen zijn geen fysieke maatregelen met betrekking tot duurzaamheid van toepassing. Het beleidskader reserves en voorziening beoogt richtlijnen te geven die bijdragen aan een duurzame, solide financiële positie.

Inclusie

Voorstel aan Gemeenteraad

gdgd

pagina 3 van 4

Gemeente

Sittard-Geleen

Deze nota betreft de actualisatie van financieel-technische kaderstelling en raakt inclusie inhoudelijk niet.

Planning 22 september 21 oktober 10 november

commissie B&V raadsronde raadsvergadering

Bijlagen Nota reserves en voorzieningen 2021-2024

Voorstel aan Gemeenteraad

Reg. nummer

Steller : Marij Schepers/ Gerrie Bruijn, de Telefoon : 06 526 91 566 E-mail : marij.schepers(g)sittard-qeleen.nl qerrie.debruiin@sittard-qeleen.nl

gdgd

Reg. datum : 07 september 2021 Reg.nummer(s) bijlagen :

Portefeuillehouder:

J.G.L.M. Buhler

Voorstel aan Gemeenteraad

gdgd

pagina 4 van 4