RV Het controleprotocol 2024

Gemeente

Sittard-Geleen börn

Voorstel aan Gemeenteraad Registratienummer:

Z/24/631964

Onderwerp Het controleprotocol 2024

Voorstel De gemeenteraad besluit: 1. In te stemmen met het controleprotocol 2024 inclusief het normenkader 2024; 2. In te stemmen om af te wijken van de goedkeuringstolerantie uit bijlage 2 van de controleverordening gemeente Sittard-Geleen, 2023 Inleiding Het controleprotocol geeft nadere aanwijzingen voor de reikwijdte van de jaarrekeningcontrole inclusief de interne- en externe wetgeving, goedkeuringstolerantie en de verantwoordings- en rapportagegrens. Er zit een bijlage bij het controleprotocol, namelijk het normenkader. Het normenkader is een overzicht van de externe- en interne wet- en regelgeving en raadsbesluiten dat van toepassing is voor de jaarrekeningcontrole 2024. Beoogd effect De kaders en reikwijdte voor de jaarrekening controle 2024 voor de externe accountant vast te stellen.

JAM.

Voorstel aan Gemeenteraad

Z/24/631964

pagina 1 van 4

Gemeente

Sittard-Geleen

Argumenten 1.1 Goedkeuringstolerantie voorde controleverklaring van de externe accountant voorde jaarrekeningcontrole over verslaggevingsjaar 2024. De goedkeuringstolerantie bepaalt wanneer de externe accountant een goedkeurend controleoordeel geeft over de jaarrekening en het jaarverslag. Overeenkomstig met voorgaande jaren, worden de wettelijke minimumeisen voorgesteld. Dit is 1% van de totale lasten voor fouten in de jaarrekening en 3% van de totale lasten voor onzekerheden in de jaarrekeningcontrole door de accountant. Indien beide toleranties niet worden overschreden, geeft de accountant een goedkeurende controleverklaring. Daarmee verklaart de accountant dat de jaarrekening een getrouwe weergave heeft en verenigbaar is met het jaarverslag {zie inleiding, pagina 3 controleprotocol 2024). Naast de goedkeurende controleverklaring, kan de accountant ook een controleverklaring met beperking, oordeelonthouding of afkeurende verklaring afleggen. In de onderstaande tabel worden de verschillende grenzen weergegeven. Goedkeuringstolerantie

Fouten in de jaar­ rekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Strekking controleverklaring: GoedBeperking Oordeelonthouding keurend >1%<3% s 1% <3%

>3%<10%

Afkeurend >3%

> 10%

1.2 Het vaststellen van de rapportagegrens op €200.000 voorde rechtmatigheidsverantwoording De gemeenteraad stelt twee grenzen vast die van belang zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage- en verantwoordingsgrens. Deze twee grenzen zijn bepalend of een rechtmatigheidsafwijking wordt gerapporteerd en op welke plek (de rechtmatigheidsverantwoording of de paragraaf bedrijfsvoering). In onderdeel 4 toleranties en grenzen van het controleprotocol staat een uitgebreide toelichting.

De rapportaqeqrens is vorig jaar extra laag vastgesteld omdat het college voor het eerst de rechtmatigheidsverantwoording heeft opgesteld. De grens bedroeg toen € 100.000, dit is 0,02% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves. Het voorstel is om de rapportagegrens vast te stellen op € 200.000. Dat zou neerkomen op 0,04% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves. Hierbij een aantal additionele argumenten om de rapportagegrens te veranderen. 1. De rapportagegrens onder de grens van Europese aanbestedingen. Daardoor wordt iedere casus afwijkend van de Europese aanbestedingsgrens gerapporteerd, voor zover deze niet al bekend was bij de gemeenteraad.

2.

Uit de rechtmatigheidsverantwoording 2023 alsmede de interne controle eerste helft 2024 komen geen zaken naar voren met een waarde tussen € 100.000 en € 200.000. Daarnaast zijn dergelijke zaken, in het oog van het totaal aan lasten, niet materieel.

3. De externe accountant heeft geadviseerd om de rapportagegrens te verhogen zodat het meer overeenkomt met een vergelijkbare gemeente van dezelfde grootte als gemeente Sittard-Geleen. Als voorbeeld werkt gemeente Maastricht met een rapportagegrens van € 275.000.

Voorstel aan Gemeenteraad

Z/24/631964

pagina 2 van 4

Gemeente

Sittard-Geleen born 4. Onverlet worden alle afwijkingen gerapporteerd in programmarapportages uit de P&C cyclus. 1.3 Het vaststellen van de verantwoordingsgrens op 2% voorde rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordinqsqrens is vorig jaar vastgesteld op 3% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves, op advies van de accountant. Dit doordat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording een grote impact heeft op de hele interne beheersing van de organisatie, van procesmanagement tot risicomanagement, en van interne controle tot de algemene beheersing van processen. Daardoor adviseert de externe accountant om ruimte te geven om te leren en te groeien. Afgelopen jaar heeft het college voor een eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording opgesteld en dit is succesvol verlopen. Daardoor is het voorstel om voor het komende jaar de verantwoordingsgrens aan te scherpen naar 2%. Dit is een natuurlijke progressie op basis van de uitkomsten uit de rechtmatigheidsverantwoording uit 2023 zonder dat de ambtelijke organisatie onder spanning komt te staan. Daarnaast wordt hiermee ingespeeld op de verwachtte wijziging van de goedkeuringstolerantie van de externe accountant.

Kanttekeningen 2.1 De goedkeuringstolerantie is afwijkend van bijlage 2 van de Controleverordening gemeente Sittard-Geleen, 2023 In 2023 is de controleverordening ex artikel 213 geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. Hierbij is rekening gehouden met een verwachte aanpassing van de goedkeuringstolerantie in het besluit accountantscontrole decentrale overheden. Deze aanpassing gaat pas gelden vanaf de jaarrekeningcontrole 2025. Daardoor wordt er nu een additioneel beslispunt opgenomen om wederom af te wijken van bijlage 2 van de controleverordening. Dit is in lijn met afgelopen jaar want toen speelde dezelfde kwestie.

In het kort betekent dit dat in de huidige wetgeving de goedkeuringstolerantie als is omschreven: Goedkeuringstolerantie

Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Strekking controleverklaring: GoedBeperking Oordeelontkeurend houding < 1% >1%<3% <3%

>3%<10%

Afkeurend > 3%

> 10%

Door het aanhouden van bovenstaande goedkeuringstoleranties, en af te wijken van de eigen controleverordening, wordt nationale wetgeving gevolgd. Inclusie Het controleprotocol 2024 heeft geen impact op de inclusiviteit binnen de gemeente. Het controleprotocol is van belang voor de gemeenteraad, de ambtelijke organisatie en de externe accountant. Duurzaamheid Het controleprotocol 2024 heeft geen impact op de duurzaamheid van de gemeente. In de oorspronkelijke aanbesteding en latere verlengingen van de accountantsdiensten is nadruk gelegd op een duurzame uitvoering van controlewerkzaamheden.

Financiën Het controleprotocol 2024 is een voorstel zonder financiële consequenties binnen de begroting. Voorstel aan Gemeenteraad

Z/24/631964

pagina 3 van 4

Gemeente

Sittard-Geleen

Communicatie en Participatie Er is geen specifieke communicatie- en participatieaanpak vereist voor het controleprotocol 2024 omdat dit heeft enkel betrekking op de jaarrekeningcontrole 2024. Vervolg Het controleprotocol 2024 wordt behandeld in de commissie B&V op 28 november 2024. Vervolgens wordt het behandeld in de ronde op 28 november 2024 en in de raad op 12 december 2024.

Openbare besluitenlijst De gemeenteraad heeft ingestemd met het controle protocol 2024 inclusief het normenkader 2024.

Bijlagen Bijlage 1: Controleprotocol 2024 Bijlage 2: Normenkader 2024 Voorstel aan Gemeenteraad

Steller Telefoon E-mail Team

: f : : f@sittard-geleen.nl : Concerncontrol

Voorstel aan Gemeenteraad

Registratienummer: Z/24/631964

Reg. datum : 04 oktober 2023 Reg.nummer(s) bijlagen : 00000000

Z/24/631964

pagina 4 van 4