RV Het controleprotocol 2023

k

Gemeente

Sittard-Geleen Torn

Voorstel aan Gemeenteraad Registratienummer:

Z/23/471780

Onderwerp Het controleprotocol 2023

Voorstel De gemeenteraad besluit: In te stemmen met het controleprotocol 2023 inclusief het normenkader 2023 en de uitsluitingen 2023.

Inleiding Het controleprotocol geeft nadere aanwijzingen voor de reikwijdte van de jaarrekeningcontrole inclusief de interne- en externe wetgeving, goedkeuringstolerantie en de verantwoordings- en rapportagegrens. Er zitten twee bijlagen bij het controleprotocol: het normenkader en de uitsluitingen. Het normenkader is een overzicht van de externe- en interne wet- en regelgeving en raadsbesluiten dat van toepassing is voor de jaarrekeningcontrole 2023. De uitsluitingen zijn interne regels die worden uitgesloten voor de jaarrekeningcontrole 2023.

Beoogd effect De kaders en reikwijdte voor de jaarrekening controle 2023 voor de externe accountant vast te stellen.

Burgemeester

Gemeentesecretaris,

mr. J.TJ

J.A.M. Heesen

M. Verheijen

Gemeente

Sittard-Geleen bom

Argumenten 1.1 De goedkeuringstolerantie voorde jaarrekeningcontrole 2023 moet worden vastgesteld De gemeenteraad moet bepalen wat de goedkeuringstolerantie wordt voor de jaarrekeningcontrole 2023. De goedkeuringstolerantie bepaalt wanneer de externe accountant een goedkeurend controleoordeel geeft over de jaarrekening en het jaarverslag. Overeenkomstig met voorgaande jaren, worden de wettelijke minimumeisen gevolgd. Dit is 1% van de totale lasten voor fouten in de jaarrekening en 3% van de totale lasten voor onzekerheden in de jaarrekeningcontrole door de accountant. Indien beiden toleranties niet worden overschreden, geeft de accountant een goedkeurende controleverklaring. Daarmee verklaart de accountant dat de jaarrekening een getrouwe weergave heeft en verenigbaar is met het jaarverslag (zie inleiding, pagina 3 controleprotocol 2023). Naast de goedkeurende controleverklaring, kan de accountant ook een controleverklaring met beperking, oordeelonthouding of afkeurende verklaring afleggen. In de onderstaande tabel worden de verschillende grenzen weergegeven. Goedkeuringstolerantie

Fouten in de jaar­ rekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Strekking controleverklaring: Goed­ Beperking Oordeelontkeurend houding < 1% >1%<3% <3%

>3%<10%

Afkeurend

> 3%

> 10%

1.2 De grenzen voorde rechtmatigheidsverantwoording moeten formeel worden vastgesteld Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, moet de gemeenteraad twee grenzen vaststellen: de rapportage- en verantwoordingsgrens (zie toleranties en grenzen, pagina 6 controleprotocol 2023). Deze twee grenzen zijn bepalend of een rechtmatigheidsafwijking moet worden gerapporteerd in de jaarrekening en in welke paragraaf (rechtmatigheidsverantwoording of bedrijfsvoering) van de jaarrekening. De rechtmatigheidsafwijkingen zijn onderverdeeld in twee categorieën, fouten en onduidelijkheden. Deze afwijkingen worden afzonderlijk van elkaar toegelicht in de jaarrekening en het jaarverslag en mogen dus niet bij elkaar op worden geteld. Een rechtmatigheidsfout betreft financiële beheershandelingen waarbij de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet wordt nageleefd. Een rechtmatigheidsonduidelijkheid betreft financiële beheershandelingen waarbij het college niet kan aangeven (en er onduidelijkheid is) of er sprake is van de rechtmatigheidsfout. Dit heeft betrekking op financiële rechtmatigheid en wordt ondervangen in drie criteria (zie rechtmatigheidsverantwoording pagina 4 en 5 controleprotocol 2023)

De rapportaqeqrens bepaalt wanneer een individuele rechtmatigheidsafwijking (afzonderlijk, een fout of een onduidelijkheid) wordt gerapporteerd in de jaarrekening of het jaarverslag. Dit kan een percentage of een absoluut getal zijn. Het voorstel is om de rapportagegrens vast te stellen op € 100.000. Dit houdt in dat alle individuele rechtmatigheidsafwijkingen boven de € 100.000 worden gerapporteerd in de jaarrekening of het jaarverslag.

De verantwoordinqsqrens bepaalt wanneer de rechtmatigheidsafwijkingen wordt gerapporteerd in de paragraaf rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De commissie BBV schrijft voor dat de verantwoordingsgrens een percentage van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserve is. Dit percentage mag maximaal 3% bedragen. Indien het totaal aan rechtmatigheidsfouten of rechtmatigheidsonduidelijkheden (omdat de twee soorten rechtmatigheidsafwijking afzonderlijk Voorstel aan Gemeenteraad

z/23/471780

pagina 2 van 5

Gemeente

Sittard-Geleen

worden behandeld) de verantwoordingsgrens overschrijdt, worden alle losse rechtmatigheidsfouten of rechtmatigheidsonduidelijkheden toegelicht in de paragraaf rechtmatigheidsverantwoording. Indien het totaal van rechtmatigheidsfouten of rechtmatigheidsonduidelijkheden de verantwoordingsgrens niet overschrijdt, worden de individuele rechtmatigheidsafwijkingen toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering zolang de individuele rechtmatigheidsafwijkingen de rapportagegrens te boven gaan. Het voorstel is om de verantwoordingsgrens vast te stellen op 3% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves. Deze grenzen zijn vergelijkbaar met de grenzen voor de actieve informatieplicht uit artikel 6 van de financiële verordening gemeente Sittard-Geleen, 2023. De grenzen zijn afgestemd met de externe accountant.

Kanttekeningen 1.1 De goedkeuringstolerantie is afwijkend van bijlage 2 Controleverordening gemeente SittardGeleen, 2023 In 2023 is de controleverordening ex artikel 213 geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. Dit is gebaseerd op de modelverordeningen van de VNG maar er is ook rekening gehouden met de aangekondigde wijzigingen van de Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado). In de aangekondigde wijziging van Bado wordt de goedkeuringstolerantie voor het controleoordeel van de externe accountant aangepast (zie toleranties en grenzen, pagina 6 controleprotocol 2023). De nieuwe goedkeuringstolerantie wordt een som van alle fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de jaarrekeningcontrole.

In het kort betekent dit dat in de huidige wetgeving de goedkeuringstolerantie als volgt is omschreven: Goedkeuringstolerantie

Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Strekking controleverklaring: Goed­ Beperking Oordeelontkeurend houding < 1% >1%<3%

<3%

>3%<10%

Afkeurend £ 3%

> 10%

In de aangekondigde wijziging van Bado wordt de goedkeuringstolerantie:

Som fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle (% van de totale lasten)

Goedkeurende verklaring

van Verklaring met Verklaring oordeelonthouding / beperking Afkeurende verklaring

<2%

> 2% - < 4%

>4%

In de controleverordening gemeente Sittard-Geleen 2023 is de aangekondigde gewijzigde goedkeuringstolerantie opgenomen (zie bijlage 2 van de controleverordening gemeente SittardGeleen, 2023), ondanks dat deze wijziging naar verwachting pas op 1 januari 2024 in zal gaan. De voorgestelde wijziging van de goedkeuringstolerantie is landelijk nog niet vastgesteld en is dus nog niet van toepassing op de jaarrekeningcontrole 2023. Voorgesteld wordt, in afstemming met de Voorstel aan Gemeenteraad

z/23/471780

pagina 3 van 5

Gemeente

Sittard-Geleen born

externe accountant, om de goedkeuringstolerantie ongewijzigd te laten. Daardoor wordt afgeweken van de controleverordening maar is de goedkeuringstolerantie overeenkomstig met het huidige landelijke en wettelijke minimum en in lijn met de afgelopen jaren.

Inclusie Het controleprotocol 2023 heeft geen impact op de inclusie van de gemeente. Het controleprotocol is van belang voor de gemeenteraad, de ambtelijke organisatie en de externe accountant. Er wordt wel aandacht besteed om de inhoud op een begrijpelijke manier op te stellen.

Duurzaamheid Het controleprotocol 2023 heeft geen impact op de duurzame gemeente. In de oorspronkelijke aanbesteding en latere verlengingen van de accountantsdiensten is nadruk gelegd op een duurzame uitvoering van controlewerkzaamheden.

Financiën Het controleprotocol 2023 is een voorstel zonder financiële consequenties binnen de begroting.

Communicatie en Participatie Er is geen specifieke communicatie- en participatieaanpak vereist voor het controleprotocol 2023 want dit heeft enkel betrekking op de jaarrekeningcontrole 2023.

Vervolg Het controleprotocol 2023 wordt behandeld in de commissie B&V op 26 oktober 2023 en 30 november 2023. Vervolgens wordt het behandeld in de ronde op 23 november en in de raad op 15 december 2023.

Openbare Besluitenlijst Het college heeft besloten in te stemmen met het controleprotocol 2023 inclusief bijlagen en het door te leiden naar de gemeenteraad.

Bijlagen Bijlage 1: controleprotocol 2023 Bijlage 2: normenkader 2023 Bijlage 3: uitsluitingen 2023

Voorstel aan Gemeenteraad

z/23/471780

pagina 4 van 5

Gemeente

Sittard-Geleen

Voorstel aan Gemeenteraad Steller : Telefoon : E-mail : Cluster:

Registratienummer: Z/23/471780

Burgemeester:

Gemeentesecretaris:

mr. J.Th.C.M. Verheijen

JAM. Heesen

Voorstel aan Gemeenteraad

Reg. datum : 04 oktober 2023 Reg.nummer(s) bijlagen : 00000000

z/23/471780

pagina 5 van 5