RV Controleprotocol voor de jaarrekeningcontrole 2021

Gemeente

Sittard-Geleen

Voorstel aan Gemeenteraad Registratienummer:

2806933

Onderwerp Controleprotocol jaarrekeningcontrole 2021

Voorstel / Beslispunten De gemeenteraad wordt gevraagd het bijgevoegde controleprotocol 2021 inclusief de bijlagen begrotingscriterium, normenkaderen uitsluitingen vast te stellen.

Samenvatting / openbare besluitenlijst Jaarlijks geeft de gemeenteraad de accountant opdracht de jaarrekening te controleren. De accountant gebruikt het controleprotocol als instructie voor controle van de gemeentelijke jaarrekening 2021. Een belangrijk onderdeel van het controleprotocol is het normenkader. Dit is een overzicht van relevante financiële wet- en regelgeving van Sittard-Geleen en andere overheden voor de rechtmatigheidscontrole en het wordt jaarlijks geactualiseerd. De veranderingen ten opzichte van vorige zijn minimaal, ze zullen de controleverklaring in beperkte mate beïnvloeden. Net als vorig jaar zijn de interne beleidsregels van inkoop en aanbesteding opgenomen als uitsluiting.

In de jaarrekening mag je voor 1 procent van de totale lasten aan fouten maken, en voor onzekerheden geldt een marge van 3%. Als je daarboven komt, ontvang je geen goedkeuring voor de jaarrekening. Dit is de zogenoemde goedkeuringstolerantie.

Voor onze gemeente betekent dat een totaalbedrag aan acceptabele fouten in de jaarrekening van circa € 3,8 miljoen. Voor onzekerheden is dat circa € 11,25 miljoen. Als we hier onder blijven, heeft dat geen invloed op de goedkeurende controleverklaring. Een rechtmatigheidsverantwoording (een bewijs dat we handelen in lijn met (financiële) wet- en regelgeving) wordt een wettelijke verplichting vanaf 2023, over het verslagjaar 2022. Voorheen werd de rechtmatigheidscontrole door de accountant gedaan. Straks moeten we dit zelf verantwoorden, en controleert de accountant de rechtmatigheidsverklaring getrouw is. Daarmee verdwijnt de mogelijkheid om onvolkomenheden die de accountant constateert nog te corrigeren. Daarom is het noodzakelijk dat we in 2021 een goede basis maken om deze verantwoording af te kunnen leggen. We gebruiken 2021 om te leren, om in 2022 een volledige rechtmatigheidsverantwoording op te leveren. Het controleprotocol is op 22 september behandeld in de commissie Begroting & Verantwoording en op 21 oktober in de ronde.

Burgemeester mr. J.Th.C.

Voorstel aan Gemeenteraad

Gemeentesecretaris mr. G.J.C. Kusters

2806933

pagina 1 van 3

■

Gemeente

Sittard-Geleen

Toelichting voorstel Op grond van artikel 213 Gemeentewet is de gemeenteraad opdrachtgever voor de jaarrekeningcontrole. Daarom stelt de raad jaarlijks het controleprotocol vast. Dit controleprotocol geeft de accountant nadere aanwijzingen over de uitvoering van de jaarrekening-controle. Het controleprotocol heeft drie bijlagen:

1. begrotingscriterium 2. normenkader 3. uitsluitingen Ad. 1. Het begrotingscriterium is bedoeld om te toetsen of het budgetrecht van de raad is gerespecteerd.

Iedere begrotingsoverschrijding aan het einde van het boekjaar is onrechtmatig. De accountant beoordeelt of ze meewegen in zijn rechtmatigheidsoordeel. In de bijlage begrotingscriterium staat een tabel met welke redenen wel of niet meewegen in zijn oordeel. Deze bijlage bevat geen bijzondere wijzigingen ten opzichte van voorgaand jaar.

Ad. 2. Het normenkader is een inventarisatie van de wet- en regelgeving van Sittard-Geleen en andere overheden (met name het Rijk). De jaarlijkse actualisatie van dit normenkader is een coproductie tussen de ambtelijke teams, de teamcontrollers en concern control. De verantwoordelijkheid voor de juistheid en volledigheid van het normenkader ligt bij het college. Ad. 3. De gemeenteraad mag bepalen dat aan onderdelen van verordeningen geen financiële consequenties worden verbonden. Daarmee worden deze bepalingen voor de rechtmatigheidstoets door de accountant niet meegenomen in het oordeel. Dit kan alleen met onze eigen gemeentelijke (basale) regels. Niet alle gemeentelijke regels kunnen uitgesloten worden. De accountant let er op dat we gehandeld hebben volgens de voorwaarden (recht, duur en hoogte). Ook mogen uitsluitingen niet structureel zijn. Voor 2021 is dezelfde uitsluiting opgenomen als voor 2020 (interne inkoop- & aanbestedingsregels). Rechtmatigheidsverantwoording De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) voert een rechtmatigheidsverantwoording door het college in. Waarschijnlijk met ingang van het verslagjaar 2022. De ingangsdatum is onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording geeft de accountant in zijn controleverklaring niet langer een oordeel over de rechtmatigheid van de jaarrekening.

In plaats daarvan moet het college in de jaarrekening verantwoording over de rechtmatigheid afleggen. De accountant stelt vervolgens vast of de verantwoording van het college klopt.

In 2020 zijn we gestart met de voorbereiding van de rechtmatigheidsverantwoording en de bijbehorende structurele verbetering van. de interne beheersingsfunctie, waarmee we controleren of we alles volgens de wet- en regelgeving doen. Het controlejaar 2021 gebruiken wij om de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording vorm te geven. We gebruiken 2021 om te leren, om in 2022 een volledige rechtmatigheidsverantwoording op te leveren.

Volgens de accountant is het huidige normenkader van Sittard-Geleen erg uitgebreid, met veel interne beleidsregels. Daarom meldden we vorig jaar, dat we het normenkader verder willen gaan inperken tot de wetgeving die van belang is voor de controle. Mede door de coronamaatregelen, waaruit juist nieuwe beleidsregels voortkwamen (zoals Tozo en Tonk), was deze actie voor het normenkader 2021 helaas niet haalbaar. Met de ambtelijke teams overleggen we komende maanden over het nut van onze interne beleidsregels. Daarna kunnen we de regels in ons eigen normenkader gaan verminderen. Voorstel aan Gemeenteraad

2806933

pagina 2 van 3

Gemeente

Sittard-Geleen

Financiën Dit voorstel kent geen financiële gevolgen.

Duurzaamheid Op dit controleprotocol zijn geen fysieke maatregelen met betrekking tot duurzaamheid van toepassing. Wel is bij de aanbesteding van de accountantsdiensten in het bestek aandacht gevraagd voor kwalitatieve inkoopdoelen duurzaamheid. Deloitte heeft vervolgens in haar inschrijving toegelicht hoe duurzaamheid in haar bedrijfsvoering is verankerd (op de gebieden reizen, huisvesting en inkopen).

Inclusie Op dit controleprotocol zijn geen fysieke maatregelen met betrekking tot inclusie van toepassing. Wel is bij de aanbesteding van de accountantsdiensten in het bestek aandacht gevraagd voor kwalitatieve inkoopdoelen zoals social return.

Bijlagen Bijlage 1.1: Controleprotocol 2021 Bijlage 1.2: Begrotingscriterium 2021 Bijlage 1.3: Normenkader 2021 Bijlage 1.4: Uitsluitingen 2021

Voorstel aan Gemeenteraad

Reg. nummer

Steller : Marianne Dackus Telefoon : 06-11462910 E-mail : Marianne.Dackus@sittard-geleen.nl Cluster:

2806933

Reg. datum : 14 augustus 2021 Reg.nummer(s) bijlagen : -

Portefeuillehouder: J.G.L.M. Buhler

Voorstel aan Gemeenteraad

2806933

pagina 3 van 3