RV bijgestelde begroting 2021 GR HetGegevenshuis

Gemeente

Sittard-Geleen

Voorstel aan Gemeenteraad Registratienummer:

2738869

Onderwerp Voorlopige jaarrekening 2020 bijgestelde begroting 2021, ontwerpbegroting 2022 en meerjarenraming 2022-2025 GR Het Gegevenshuis

Voorstel / Beslispunten 1.

Kennis te nemen van de aanbiedingsbrief en de voorlopige jaarrekening 2020 van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Het Gegevenshuis.

2.

Niet in te stemmen met de bijgestelde begroting 2021 van de GR Het Gegevenshuis en hier een zienswijze op te geven.

3.

Niet in te stemmen met de ontwerpbegroting 2022 en de meerjarenraming 2022 - 2025 van GR Het Gegevenshuis en hier een zienswijze op te geven.

\ 1 Gemeentesecretaris mr. G.J C

Burgemeester mr. J.Th.C.M. Verheijen

Voorstel aan Gemeenteraad

2738869

pagina 1 van 9

Gemeente

Sittard-Geleen

Samenvatting Het college heeft kennisgenomen van de voorlopige jaarrekening 2020 van de GR Het Gegevenshuis. Daarnaast heeft het college niet ingestemd met de bijgestelde begroting 2021, de ontwerpbegroting 2022 en meerjarenraming 2022-2025 van de GR Het Gegevenshuis en aan de gemeenteraad voorgesteld om hierop een zienswijze in te dienen. Er dient formalisatie te komen van de samenwerking met Parkstad IT (PIT) omdat dit een risico vormt voor de taakstelling in de meerjarenbegroting van Sittard-Geleen mede gezien het feit dat deze ontwikkelingen een autonoom karakter en een structureel effect hebben op de meerjarenbegroting. Een en ander doet daarmee geen recht aan de intentie van de gemeente Sittard-Geleen om -door aansluiting bij GR Het Gegevenshuis- een financieel voordeel te behalen. Betreffende de jaarrekening is het resultaat een batig saldo van € 68.765,- welke naar rato wordt teruggestort naar de deelnemers. Dit betekent voor de gemeente Sittard-Geleen een terug storting van € 11.600 (16,87% van het totaalbedrag).

De bijgestelde begroting 2021 neemt door autonome ontwikkelingen toe met € 47.942,- en bedraagt € 901.568,- voor de gemeente Sittard-Geleen. Deze bijstelling kan incidenteel worden opgevangen binnen de budgetten van team Informatiemanagement & ICT. De begroting 2022 neemt door autonome ontwikkelingen toe met€ 47.942,- en indexering € 23.441,- en bedraagt € 925.009,- voor de gemeente Sittard-Geleen. Voor de meerjarige bijstelling is er geen ruimte binnen de huidige budgetten van team Informatiemanagement & ICT.

Toelichting voorstel Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Het Gegevenshuis heeft de voorlopige jaarrekening 2020, de bijgestelde begroting 2021, de ontwerpbegroting 2022 en de meerjarenraming 2022-2025 middels aanbiedingsbrief aangeboden aan de raden van de deelnemende gemeenten.

Aan de deelnemers van GR Het Gegevenshuis wordt gevraagd om binnen de wettelijke termijn van 8 weken, doch uiterlijk 11 juni 2021 haar zienswijzen aan het dagelijks bestuur kenbaar te maken. Aangezien de behandeling zal plaatsvinden in de raadsvergadering van 27 mei kan de gemeenteraad haar zienswijzen voor de gestelde deadline aanreiken. De gemeenteraad heeft vorig jaar verzocht om aandacht te besteden aan de termijnen. GR Het Gegevenshuis heeft hier gehoor aan gegeven door de termijn op uiterlijk 11 juni te stellen.

Het algemeen bestuur van GR Het Gegevenshuis zal na kennis te hebben genomen van de ingebrachte zienswijzen de begroting en meerjarenraming definitief vaststellen in haar AB vergadering van 1 juli 2021. Nadat de begroting is vastgesteld zendt het algemeen bestuur de begroting en meerjarenraming aan Gedeputeerde Staten

Voorstel aan Gemeenteraad

2738869

pagina 2 van 9

Gemeente

Sittard-Geleen

Relevante eerdere besluitvorming; Juni 2020: brieven naar GR’en naar aanleiding van de unaniem aangenomen motie gemeenschappelijke regelingen 29/04/2020: Collegebesluit 1410 GR Het Gegevenshuis, stand van zaken, voorlopige jaarrekening 2020, bijgestelde begroting 2020, ontwerpbegroting 2021 en meerjarenraming 20212024 17/12/2019: Raadsbesluit toetreding GR Het Gegevenshuis

Voorlopige jaarrekening 2020 De veranderende situatie met betrekking tot corona heeft invloed gehad op de snelheid waarmee de overgang van Sittard-Geleen naar GR Het Gegevenshuis kon worden geëffectueerd. De afgelasting van de diverse overleggen omtrent de operationele inrichting van processen werden geannuleerd in afwachting van het intrekken van maatregelen. Dit is in het verdere verloop van het jaar opgepakt. Zo ook waren de aanlevering van vergunningen, reconstructies en revisies door deelnemers minder. Mede door de latere transitie van de gemeente Sittard-Geleen en een knip op de beurs bij het invullen van de vacatures zijn de lasten voor salarissen lager uitgevallen.

Het project waarderen gebruiksoppervlakte welke werd uitgevoerd in samenwerking met BSGW had meer mutaties dan voorzien en hier was extra inhuur van derden nodig. De reserve inhuur derden is volledig aangewend. Een verschil aan de batenkant heeft te maken met een latere transitie van de gemeente Sittard-Geleen en het niet afnemen van het product riool bij de gemeente Landraaf. GR Het Gegevenshuis beschikt niet over weerstandsvermogen betreffende paragraaf BBV vanwege beperkt risico en impact. Dit maakt ook de risicobenadering van Het Gegevenshuis enigszins afwijkend ten opzichte van de meeste andere gemeenschappelijke regelingen. Mocht er desondanks nog sprake zijn van onvoorziene kosten (risico’s) dan is hier een post onvoorzien voor opgenomen van € 35.000,-. Daarboven dragen de deelnemers naar rato van de afname van het desbetreffend product of dienst bij aan deze onvoorziene kosten.

Het resultaat van 2020 is een batig saldo van € 68.765,- welke naar rato wordt teruggestort naar de deelnemers. Dit betekent voor de gemeente Sittard-Geleen een storting van € 11.600 (16,87% van het totaalbedrag).

Bijgestelde Begroting 2021 Voor 2021 werd door GR Het Gegevenshuis de begroting vastgesteld op basis van voorcalculatie met behulp van de toen bekende gegevens en cijfers. In de loop van 2020 werden wijzigingen duidelijk die impact hebben op deze voorcalculatie. Zo stijgen de lasten Voorstel aan Gemeenteraad

2/38869

pagina 3 van 9

Gemeente

Sittard-Geleen

voor huisvesting, facilitaire diensten en ICT.

GR Het Gegevenshuis huurt het gebouw van de gemeente Landgraaf waar het wijkteam van de gemeente Landgraaf sinds 2020 niet meer huurt en waardoor bepaalde kosten niet meer te delen zijn tussen de twee organisaties. De huur, contractueel vastgelegd, stijgt van € 60.216,naar€72.618,-(21%). Daarmee stijgen ook de lasten voor de facilitaire dienstverlening van € 75.829,- naar € 113.738 (50%). De lasten voor ICT en KA (kantoorautomatisering) nemen toe als gevolg van een hogere bijdrage aan Parkstad-IT. De bijdrage aan Parkstad-IT stijgt als gevolg van een nieuw verrekenmodel bij Parkstad IT van € 120.000,- naar € 262.316,-, een stijging van 119%. Bij de oprichting van Parkstad-IT in 2015 is er een kosten verrekenmodel tot stand gekomen die voor de situatie destijds het best passende was. In 2019 is onderzoek gedaan naar een nieuw verrekenmodel. Parkstad-IT heeft onderzoek laten doen naar de marktconformiteit van het doorbelastingsmodel. De resultaten van dit onderzoek waren positief.

Daarnaast zijn de salarissen vergeleken met de werkelijke salariskosten 2020. Dit heeft geleid tot aanpassing van het percentage sociale lasten in 2021. Tevens stijgen de lasten voor software. Bovendien beëindigde één deelnemer en één opdrachtgever derden de afname van een product. Dit betekent dat de begroting 2021 dient te worden bijgesteld. In deze bijstelling worden alleen die aspecten meegenomen waarvoor ook formele besluitvorming door het bevoegde orgaan heeft plaatsgevonden.

De begroting van GR Het Gegevenshuis moet in totaliteit als één programmabegroting worden gezien. Er is bij deze uitvoeringsorganisatie geen sprake van verschillende programma’s die verschillende maatschappelijke, economische, sociale of culturele effecten beogen. De sturing op dit soort programma’s berust bij de deelnemende gemeenten en het Waterschap Limburg. GR Het Gegevenshuis levert een bijdrage aan de verantwoordelijken voor programma’s van de in de vorm van wettelijke uitvoeringstaken of het leveren van geodata. Vanuit die optiek zijn de lasten en baten wel verdeeld naar de taakvelden als bedoeld in het BBV.

De bijgestelde begroting 2021 kent een toename van € 47.942,- te weten van € 853.627,naar € 901.568,- voor de gemeente Sittard-Geleen.

Risico Het risico van deze autonome ontwikkelingen is, dat er binnen het concept van GR Het Gegevenshuis gekeken moet worden hoe de gestelde taakstelling van € 100.000,- in 2021 haalbaar wordt. Dit wordt verwacht door toekomstige schaalvergroting en efficiencywinst van GR Het Gegevenshuis.

Voorstel aan Gemeenteraad

2738869

pagina 4 van 9

Gemeente

Sittard-Geleen

Begroting 2022 meerjarenraming Algemeen De begroting 2022 is gebaseerd op voorcalculatie op basis van de feitelijke situatie met daaraan toegevoegd de ontwikkeling die tot bijstelling van de begroting 2021 hebben geleid en een structureel karakter hebben. De belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de bijgestelde begroting 2021 betreffen verder de verhoging van de salarislasten als gevolg van de geplande periodieke verhogingen. Samengevat kan worden gesteld dat de bijdrage van de deelnemers toeneemt door de hogere lasten voor onder meer ICT, huisvesting en facilitaire diensten. Door het structurele karakter zet dit in 2022 voort. De begroting 2022 kent een toename t.o.v. de bijgestelde begroting 2021 van € 23.441,Dit betreft de indexering, te weten van € 901.568 naar € 925.009 voor de gemeente Sittard Geleen.

Indexering In de begroting is rekening gehouden met een indexering van 2,6%. Op verzoek van het Algemeen Bestuur is net als voorgaande jaren een actueel indexcijfer gehanteerd. Hierbij is gekozen voor het indexcijfer behorende bij Prijs Bruto Binnenlands Product (onder meer in navolging van de gemeente Landgraaf).

Ontwikkeling Flexibilisering Bij de opmaak van de begroting 2022 speelt het coronavirus nog steeds een grote rol. Het langdurig thuiswerken heeft GR Het Gegevenshuis inzicht geboden in de nood aan een structurele oplossing in virtuele werkplekken. Dit is een duurdere maar noodzakelijke oplossing. De begroting 2022 zal op onder meer dit punt bijgesteld worden. In 2022 is een extra € 12.000,- begroot voor virtuele werkplekken.

Ontwikkeling Samenhangende objectenregistratie De landelijke ontwikkeling om te komen tot een samenhangende objectenregistratie (SOR) krijgt ook in 2022 en volgende jaren haar vervolg. Via het project waarderen op gebruiksoppervlak zijn in projectmatige zin de basisregistraties in onderlinge afstemming gebracht. Een en ander is gebeurd in samenwerking met BsGW.

Controle en verantwoording De dienstverleningsovereenkomst met de bijbehorende productbladen vormen de kern van de relatie opdrachtgever - opdrachtnemer. Kwartaalrapportages van de prestaties van de betreffende productbladen geven inhoudelijke stuurinformatie.

Voorstel aan Gemeenteraad

2738869

pagina 5 van 9

Gemeente

Sittard-Geleen

De meerjarenraming 2022 - 2025 Voor de meerjarenraming is op dit moment niet meer te voorzien dan op dit moment bekend is. In hoofdzaak bestaat de meerjarenraming dan ook uit doortrekking en indexering van de bijgestelde begroting 2021. Het Algemeen Bestuur heeft besloten dat de reserve ICT wordt afgebouwd en dat in de toekomst de systematiek zodanig wordt omgebouwd dat kosten voor rente en afschrijvingen rechtstreeks naar de producten wordt toegerekend.

Risico Het risico van deze autonome ontwikkelingen van toename in kosten is het structurele karakter. Ook hier moeten wij binnen het concept GR Gegevenshuis kijken hoe de gestelde taakstelling van € 100.000,- ook meerjarig haalbaar is. Dit wordt verwacht door toekomstige schaalvergroting en efficiencywinst van GR Het Gegevenshuis.

Zienswijzen Er wordt voorgesteld een zienswijze in te brengen en niet akkoord te gaan met de bijgestelde begroting 2021 en de ontwerpbegroting 2022 en meerjarenraming 2022-2025.

Er moet een formalisatie komen van de samenwerking met Parkstad IT (PIT). Deze formalisatie is noodzakelijk om de rechtmatigheid te kunnen borgen. Dit mede gezien het feit dat de financiële ontwikkelingen een autonoom karakter en een structureel effect hebben op de meerjarenbegroting van Het Gegevenshuis. Een en ander doet daarmee geen recht aan de intentie van de gemeente Sittard-Geleen om -door aansluiting bij GR Het Gegevenshuis- een financieel voordeel te behalen. Er is op basis van de businesscase uitgegaan van een gemiddelde structurele besparing van € 100.000,- voor Sittard-Geleen. Deze businesscase vormde de basis voor het raadsbesluit tot toetreding tot de GR het Gegevenshuis. De gemeenteraad ziet dit dan ook als een risico voor haar eigen meerjarenbegroting. Het Gegevenshuis zal middels een brief in kennis worden gesteld van deze zienswijze en het niet akkoord gaan met de bijgestelde begroting 2021 en de ontwerpbegroting 2022 en meerjarenraming 2022-2025.

Financiën Jaarrekening 2020 Het Geqevenshuis De jaarrekening 2020 van Het Gegevenshuis laat een batig saldo van € 68.765 en dit bedrag kan worden bestemd voor terugstorting aan de deelnemende gemeenten naar rato van de feitelijke bijdrage. Voor de gemeente Sittard-Geleen is het procentuele aandeel berekend op 16,87%, hetgeen inhoudt dat een bedrag van € 11.600 incidenteel in 2021 door Het Gegevenshuis wordt terugbetaald aan de gemeente Sittard-Geleen.

In de jaarrekening 2020 van de gemeente Sittard-Geleen is m.b.t. Het Gegevenshuis € 639.859 begroot en als realisatie € 615.985 verantwoord. Dit leidt voor 2020 tot een incidenteel positief Voorstel aan Gemeenteraad

2/38869

pagina 6 van 9

Gemeente

Sittard-Geleen

resultaat van € 23.874. Dit voordeel is reeds bij de samenstelling van de jaarrekening 2020 SittardGeleen meegenomen.

Bijgestelde begroting 2021 en conceptbeqrotinq 2022 Het Geqevenshuis In onderstaand overzicht zijn meerjarig de financiële gevolgen voor de gemeente Sittard-Geleen opgenomen o.b.v. de bijgestelde begroting 2021 en de conceptbegroting 2022 van Het Gegevenshuis. Betreft Begroting Het Gegevenshuis aandeel Sittard-Geleen

2021 901.568

2022 925.009

2023 925.009

2024 925.009

Begroting Sittard-Geleen Bijstelling a.g.v. autonome ontwikkelingen Het Gegevenshuis Bijstelling index 2022 t.o.v. 2021 (2,6% t.o.v. reeds begrote 1,3%) Totaal begroting Sittard-Geleen

853.626 47.942 ______0 901.568

864.724 47.942 12 343 925.009

875.966 47.942 1.101 925.009

887.353 47.942 -10.286 925.009

Het indexpercentage 2022 is door Het Gegevenshuis vastgesteld op 2,6% t.o.v. 2021. Ten opzichte van de bijgestelde begroting 2021 stijgt de begroting a.g.v de indexering met € 23.441 tot een bedrag van € 925.009 voor Sittard-Geleen. Dit bedrag werkt structureel door.

De bijstelling 2021 ten behoeve van Sittard-Geleen a.g.v. de autonome ontwikkelingen van Het Gegevenshuis ad € 47.942 kan binnen de budgetten 2021 van team A&D incidenteel worden opgevangen.

Voor de meerjarige bijstelling vanaf 2022 ad € 47.942 is er geen ruimte binnen de budgetten van team A&D aanwezig. Voor de uniformiteit en de inzichtelijkheid worden alle financiële consequenties van alle gemeenschappelijke regelingen die voortkomen uit de concept begrotingen 2022 verwerkt in de programmabegroting 2022 van de gemeente. Hierdoor worden alle financiële aanpassingen in één P&C product verwerkt. Voor de kosten van indexering wordt dekking gezocht bij het budget indexering op concernniveau. In het raadsbesluit van de december 2019 wordt op basis van de bussinescase d.d. 18-03-2019 m.i.v. 2021 uitgegaan van een gemiddelde besparing van structureel € 100.000, uitgaande van de verstrekte meerjaren-gegevens vanaf 2020 en het schaalvoordeel van Het Gegevenshuis. Deze besparing is destijds in de meerjarenbegroting van de gemeente Sittard-Geleen als taakstelling opgenomen. Gezien de huidige ontwikkelingen wordt het realiseren van deze taakstelling als een risico gezien, dit is onderwerp van gesprek in de periodieke overleggen met HGH Hierover zal in de P&C-cyclus gerapporteerd worden. Dit indien de taakstelling moet worden bijgesteld.

Duurzaamheid

Voorstel aan Gemeenteraad

2738869

pagina 7 van 9

Gemeente

Sittard-Geleen

GR Het Gegevenshuis is een verbonden partij voor de uitvoering van gemeentelijke basisregistraties. Deze werkzaamheden hebben in de huidige uitvoering geen relatie met duurzaamheid. GR Het Gegevenshuis voert het beleid van de deelnemers uit. In de algemene bestuursvergaderingen van GR Het Gegevenshuis zal de portefeuillehouder men algemeen bestuurslid duurzaamheid in de bedrijfsvoering onder de aandacht brengen

Inclusieparagraaf In de algemene bestuursvergaderingen van GR Het Gegevenshuis zal de portefeuillehouder en algemeen bestuurslid inclusie in de bedrijfsvoering verder onder de aandacht brengen.

Juridisch De beslispunten in de rubriek Voorstel zijn geüniformeerd, zodat over alle gemeenschappelijke regelingen (GR'en) waar onze gemeente deelnemer van is eenzelfde besluiten genomen worden ten aanzien van de P&C documenten van deze GR’en. De basis voor de besluitvorming door College en Gemeenteraad ligt vast in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), meer specifiek artikel 34b (wat betreft de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening) en artikel 35 (wat betreft de ontwerpbegroting en wijzigingen van de begroting). In de beslispunten wordt de terminologie van de Wgr gevolgd, bijvoorbeeld de term “zienswijzen” in relatie tot de begroting. In de teksten van de GR’en kan een andere terminologie gehanteerd worden. Leidend is altijd de Wgr zelf. In lijn met onze Kadernota verbonden partijen wordt - nu de Wgr hier niets over voorschrijft - kennis genomen van de voorlopige jaarrekening en vindt besluitvorming in de vorm van instemming plaats over de begroting. In combinatie met het al dan niet indienen van een zienswijze is instemming de aangewezen terminologie. Te meer omdat de begrotingen ook inzicht geven in de van de deelnemers te ontvangen middelen, waardoor er een direct verband bestaat met de gemeentelijke begrotingen.

Bijlagen Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4: Bijlage 5:

Bijlage 6:

Brief Sittard-Geleen.pdf 1. Jaarrekening 2020 versie S.O.pdf 2. Bijgestelde begroting 2021 versie S.O.pdf 3. Begroting 2020 - meerjarenraming versie S.O.pdf 20210430 Brief aan bestuur GR Het Gegevenshuis inzake zienswijze bijgestelde begroting 2021 conceptbegroting 2022.doc 20210430 Raadsbesluit zienswijze bijgestelde begroting 2021 en conceptbegroting 2022 GR Het Gegevenshuis.doc

Voorstel aan Gemeenteraad

2738869

pagina 8 van 9

Gemeente

Sittard-Geleen

Voorstel aan Gemeenteraad Reg. nummer

Steller : Chaim van Rijswijk Telefoon : 06-46055827 : chaim.vanrijswijk@sittard-geleen.nl E-mail Cluster: Concern

2738869

Reg. datum : 13 april 2021 Reg.nummer(s) bijlagen :

Portefeuillehouder: J.G.L.M. Buhler

Voorstel aan Gemeenteraad

2738869

pagina 9 van 9