RV Archiefverordening Gemeente Sittard-Geleen 2023

Gemeente

Sittard-Geleen bom Raadsvoorstel Registratienummer: 290220

Onderwerp Archiefverordening gemeente Sittard-Geleen 2023.

Voorstel De raad besluit: 1. De Archiefverordening Sittard-Geleen 2023 vast te stellen. 2. De Archiefverordening Sittard-Geleen 2014 in te trekken op inwerkingtreding van de Archiefverordening Sittard-Geleen 2023.

het moment van de

Inleiding Ingevolge de Archiefwet 1995 draagt het college van burgemeester en wethouders zorg voor de archiefbescheiden (zowel papieren als digitale documenten/informatie) van de gemeente SittardGeleen. Het college doet dat overeenkomstig een door de raad vast te stellen archiefverordening, conform artikelen 30 eerste lid en 32 tweede lid van de Archiefwet, en artikel 149 van de Gemeentewet. Deze verordening is gebaseerd op het model van de VNG en geeft aan op welke wijze de zorg voor de archieven inhoud wordt gegeven. Het bevat bepalingen inzake de zorgplicht en verantwoordingsplicht van het college èn de taken en bevoegdheden van de archivaris, met inbegrip van het door de archivaris uit te voeren toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van gemeentelijke organen voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Onder de zorgplicht vallen ook zaken die noodzakelijk zijn om efficiënt en effectief beheer mogelijk te maken, zoals: deskundig personeel, voldoende en geschikte huisvesting, het vaststellen van beheersregels en voldoende financiën.

Voorstel aan Gemeenteraad

pagina 1 van 3

.

G«m«*nte Gem«*nte

Sittard-Geleen Gemeente Sittard-Geleen beschikt over een Archiefverordening uit 2014. De actualisatie van deze verordening is het gevolg van: 1. Wijzigingen in de wetgeving die raakvlakken hebben met de Archiefwet en het Archiefbesluit en daarmee van invloed zijn op het huidige gemeentelijk informatiebeheer en de kader stellende Archiefverordening: Wet hergebruik overheidsinformatie, Aanpassingswet Algemene verordening gegevensbescherming, Aanpassingswet Wnra en Wet open overheid. 2. Intern ontplooide activiteiten die ervoor moeten zorgen dat de gemeente Sittard-Geleen meer grip krijgt op niet alleen de papieren documenten maar ook op de digitale informatie (Grip op Informatie).

De verordening verschilt in opzet zodanig met de verordening uit 2014 dat ieder artikel gewijzigd is. Bovendien kent deze nieuwe verordening slechts vijf artikelen waar de verordening uit 2014 er nog zeventien had.

Beoogd effect Een actuele Archiefverordening die het fundament vormt van de gemeentelijke informatiehuishouding waarop nadere afspraken c.q. interne richtlijnen aangaande het beheer van de informatiehuishouding zijn gestoeld. Een actuele Archiefverordening is voor een juiste gemeentelijke informatiehuishouding een noodzakelijkheid en maakt het voor het college van B&W mogelijk om zorg te dragen voor de archiefbescheiden.

Argumenten 1. Gemeentelijke regelgeving dient formeel te worden aangepast aan de wijzigingen in de wetgeving (actualisatie). 2. Het is noodzakelijk om een goed en actueel fundament te hebben van waaruit door het college van B&W op correcte wijze uitvoer kan worden gegeven aan de zorgplicht.

Kanttekeningen Er zijn geen kanttekeningen te plaatsen bij dit voorstel.

Inclusie Dit voorstel is niet van invloed op de inclusie.

Duurzaamheid Overheidsorganen zijn verplicht (Archiefwet 1995, artikel 3) de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Om deze beheerplichten voor de (digitale) gemeentelijke informatiehuishouding duurzaam te kunnen waarborgen is de actualisatie van de Archiefverordening c.q. het fundament voor document- c.q. Informatiebeheer noodzakelijk

Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties binnen de begroting.

Communicatie en Participatie Na instemming met het voorliggende raadsvoorstel wordt de besluitvorming via de applicatie DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) of via Bureau Daadkracht op officielebekendmakingen.nl gepubliceerd.

Gemeente

Sittard-Geleen rn Intern wordt gecommuniceerd via de gemeentelijke intranetomgeving. De vaststelling van de verordening wordt aan Gedeputeerde Staten medegedeeld, conform artikelen 30 eerste lid en 32 tweede lid van de Archiefwet.

Vervolg Dit voorstel beoogt een actualisatie van de reeds bestaande Archiefverordening en kent derhalve geen specifiek of gewijzigd vervolg.

Openbare Besluitenlijst De gemeenteraad stelt de Archiefverordening Archiefverordening 2014 in te trekken.

2023

vast

en

besluit

vervolgens

Bijlagen 1. Archiefverordening gemeente Sittard-Geleen 2023 2. Archiefverordening gemeente Sittard-Geleen 2014

Voorstel aan Gemeenteraad

Team

EMC / Regioarchief Sittard-Geleen

Registratienummer: 2023 Registratiedatum : .. Reg.nummer(s) bijlagen

de