RV Actualisatie Verordening bezwaarschriften

Voorstel aan Gemeenteraad Registratienummer: 2780453

Onderwerp Actualisatie Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Sittard-Geleen

Voorstel / Beslispunten Vast te stellen de Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Sittard-Geleen 2021, inclusief het hierbij behorende Mandaatbesluit 2021, en daarmee onder gelijktijdige intrekking van de Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Sittard-Geleen 2016 en het Mandaatbesluit 2012, voor zover het bevoegdheden van de raad betreft.

Samenvatting / openbare besluitenlijst In de nu voorliggende Verordening commissie bezwaarschriften Sittard-Geleen worden enkele processuele c.q. administratieve wijzingen aangebracht ten aanzien van de nu geldende Verordening. Deze wijzigingen zijn aangebracht om de Verordening aan te laten sluiten bij de huidige situatie en regelgeving en tevens om meer duidelijkheid te bieden. Vast onderdeel van de bezwarenprocedure is de mogelijkheid om gehoord te worden door de commissie bezwaarschriften. Voorgesteld wordt hierbij om het verslag van de hoorzitting als bedoeld in artikel 7:7 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) in de regel te laten bestaan uit een digitale geluidsopname, die op verzoek aan de belanghebbende(n) ter beschikking kan worden gesteld, in plaats van een schriftelijk verslag. De secretaris van de commissie voor bezwaarschriften maakt een schriftelijke samenvatting van het besprokene, wanneer een belanghebbende of diens gemachtigde geen toestemming heeft gegeven voor het maken van een geluidsopname, wanneer het verwerend orgaan dat nodig acht voor zijn besluitvorming dan wel een gerechtelijke instantie daar om verzoekt in geval van een (hoger) beroepsprocedure. Dit wordt gedaan uit het oogpunt van efficiency.

Bij de vaststelling van de Verordening commissie bezwaarschriften Sittard-Geleen 2021 worden tevens de volgende actualisatiepunten meegenomen: de Kamers voor Sociale Zaken gaan nu ook persoonsgerichte besluiten in het kader van de Verordening leerlingenvervoer gemeente SittardGeleen behandelen, er wordt een verduidelijking opgenomen over de wijze waarop de bevoegdheid tot het afzien van de hoorplicht is toebedeeld aan de secretaris, een bepaling wordt gewijd aan het horen van jeugdigen en de commissie stelt kwartaaloverzichten beschikbaar aan de bestuursorganen over de binnengekomen en afgehandelde bezwaarschriften i.p.v. jaarlijks een verslag ná afloop van het kalenderjaar. Tekstuele verbeteringen, verduidelijkingen en aanpassingen aan de praktijk worden meteen ook meegenomen in deze Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Sittard-Geleen 2021 en het hierbij behorende Mandaatbesluit 2021.

Burgemeester mr. J.Th.C.M. Verheijen

Voorstel aan Gemeenteraad

Gemeentesecretaris mr. G.J.C. Kusters

2780453

pagina 1 van 6

Toelichting voorstel In de nu voorliggende Verordening commissie bezwaarschriften Sittard-Geleen worden enkele processuele c.q. administratieve wijzingen aangebracht. Vast onderdeel van de bezwarenprocedure is de mogelijkheid om gehoord te worden door de commissie bezwaarschriften. De wet bepaalt, dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De Memorie van Toelichting op de Awb zegt hierover, dat de plicht tot verslaglegging op verschillende wijzen vorm kan worden gegeven, maar dat in ieder geval op enige wijze een korte weergave van de kern van hetgeen naar voren gebracht is, schriftelijk moet worden vastgelegd. De Verordening commissie bezwaarschriften Sittard-Geleen 2016 bepaalt, dat het verslag van de hoorzitting de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid vermeldt. Het verslag houdt verder een zakelijke vermelding in van wat over en weer is gezegd en wat verder ter zitting is voorgevallen. Door jurisprudentie en de voortschrijdende digitalisering is er een tendens bij gemeenten om uit het oogpunt van efficiency te volstaan met digitale audio-opnames van hoorzittingen, en indien gewenst een korte zakelijke weergave. Hierdoor wordt nu ervoor gekozen om deze handelwijze ook in de Verordening commissie bezwaarschriften van de gemeente Sittard-Geleen te verankeren.

Het verslag van de hoorzitting als bedoeld in artikel 7:7 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) bestaat dan in de regel uit een digitale geluidsopname, die op verzoek aan de belanghebbende(n) ter beschikking kan worden gesteld. De secretaris van de commissie voor bezwaarschriften maakt een schriftelijke samenvatting van het besprokene, wanneer een belanghebbende of diens gemachtigde geen toestemming heeft gegeven voor het maken van een geluidsopname, wanneer het verwerend orgaan dat nodig acht voor zijn besluitvorming dan wel een gerechtelijke instantie daar om verzoekt in geval van een (hoger) beroepsprocedure. Alle bezwaren en standpunten, ook die tijdens de hoorzitting naar voren zijn gebracht, worden meegenomen in het advies van de commissie bezwaarschriften. Er wordt gehandeld naar de geest van de wet. De geluidsopnames van de hoorzittingen van de bezwarencommissie worden uitsluitend gebruikt voor het doel van verslaglegging van de hoorzitting van de commissie bezwaarschriften. De argumenten hiervoor zijn als volgt:  Geen onnodige bureaucratisering van de bezwarenprocedure.  De bezwaarmaker wordt niet in zijn processuele belangen geschaad, doordat de mogelijkheid wordt geboden om de geluidsopname van de hoorzitting te beluisteren.

Verder worden alle bezwaren en standpunten, ook die tijdens de hoorzitting naar voren zijn gebracht, meegenomen in de beslissing op bezwaar. Een separaat verslag van de hoorzitting wordt gemaakt wanneer daartoe aanleiding is.  Veel tijd wordt bespaard en er wordt zo efficiënt mogelijk gewerkt, hetgeen een positieve invloed heeft op de termijnen voor de behandeling van bezwaarschriften.  Het opstellen van een separaat schriftelijk verslag van een hoorzitting kost in de praktijk erg veel tijd, terwijl het nagenoeg geen toegevoegde waarde heeft ten opzichte van audioopnames.  Een digitale audio-opname bevat al hetgeen naar voren is gebracht, terwijl een verslag slechts een zakelijke weergave daarvan is. Bij de discussie over wat er al dan niet op de hoorzitting naar voren is gebracht, kan middels het afluisteren van de digitale geluidsopname daarover zekerheid worden verkregen vooral bij gewichtige zaken in een eventuele beroepsprocedure (dat is niet het geval als er alleen sprake is van een - zakelijk schriftelijk verslag). Verder worden de volgende actualisaties bij de vaststelling van de Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Sittard-Geleen 2021 doorgevoerd:

Voorstel aan Gemeenteraad

2780453

pagina 2 van 6



De Kamers voor Sociale Zaken behandelen volgens de artikelsgewijze toelichting op artikel 3a van de thans geldende Verordening commissie bezwaarschriften de bezwaarschriften tegen persoonsgerichte besluiten in het kader van met name de Participatiewet, de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), de Wet Inburgering (WI), en de Jeugdwet. Hieraan worden nu de bezwaarschriften tegen persoonsgerichte besluiten in het kader van de Verordening leerlingenvervoer gemeente Sittard-Geleen toegevoegd. Er is immers geen sprake van een formele indicatiestelling voor het vervoer, maar van een persoonsgerichte afspraak. Feitelijk behandelen de Kamers voor Sociale Zaken al sinds 1 januari 2020 deze bezwaarschriften. De Algemene Kamer behandelt de overige bezwaarschriften, tegen meer zaakgerichte besluiten (bijvoorbeeld omgevingsvergunningen).  Verduidelijking in de Verordening commissie bezwaarschriften over de wijze waarop de bevoegdheid tot het afzien van de hoorplicht is toebedeeld aan de secretaris. De commissie beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de Awb (afzien van hoorplicht). De commissie heeft deze bevoegdheid via het Mandaatbesluit 2021 gemandateerd aan de secretaris.  Geregeld wordt, dat de jeugdige van twaalf jaar en ouder voorafgaand aan de hoorzitting apart wordt gehoord door een deskundige. De voorzitter is bevoegd hiertoe over te gaan.

De jeugdige jonger dan twaalf jaar wordt alleen gehoord als die in staat kan worden geacht tot redelijke waardering van zijn belangen. Met deze werkwijze wordt de lijn die rechtbanken in jeugdzaken bij het horen toepassen, gevolgd. Artikel 12 van het Internationaal Verdrag inzake de Rechten van het Kind bepaalt namelijk, dat bestuursorganen verplicht zijn een kind te horen in alle zaken die hem aangaan en wel op een wijze die in overeenstemming is met zijn leeftijd en rijpheid. Het horen van een minderjarige of jeugdige vergt een speciale expertise, gesprekstechniek en deskundigheid. Het kan namelijk voorkomen dat de belangen van de minderjarige of de jeugdige niet parallel lopen met die van hun ouders of wettelijk vertegenwoordigers. Dit is nodig omdat zij betrokken kunnen zijn bij een bezwaarschrift tegen een besluit dat gebaseerd is op de Jeugdwet of bij een procedure op grond van Wet tijdelijk huisverbod.  Omdat de voortschrijdende digitalisering ervoor heeft gezorgd, dat de bestuursorganen van de gemeente eerder dan bij het jaarverslag over het voorafgaande kalenderjaar kennis kunnen nemen van de binnengekomen en afgehandelde bezwaarschriften, wordt voorgesteld artikel 19 van de Verordening commissie bezwaarschriften 2016 te schrappen.

In dit artikel is opgenomen, dat de commissie jaarlijks aan de bestuursorganen van de gemeente verslag uitbrengt van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar. Thans worden vanuit het Sociaal Domein al kwartaaloverzichten gegenereerd. Voor wat betreft de Kamer voor Algemene Zaken wordt hierbij aansluiting gezocht. Hiermee gaat een vroegtijdigere kennisgeving en signalering van bijvoorbeeld onvolkomenheden en overschrijdingen gepaard dan bij een jaarlijks verslag (ruim) ná afloop van het kalenderjaar. Dit geldt eens te meer nu er geen wettelijke verplichting bestaat tot het maken van een jaarverslag door de commissie voor bezwaarschriften voor de bestuursorganen van de gemeente. De kwartaaloverzichten worden uit het systeem gegenereerd. Dit gebeurt volgens het adagium “proces volgt systeem”. Overschrijdingen van de beslistermijn zijn tijdig zichtbaar.  Een bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen. In de toelichting is nu opgenomen hoe hier in de praktijk invulling aan wordt gegeven.  Bij een pandemie is het mogelijkheid dat vanwege overheidsmaatregelen geen fysieke hoorzittingen kunnen worden gehouden. Een gedragslijn is nu opgenomen.

Tekstuele verbeteringen, verduidelijkingen en aanpassingen aan de praktijk worden meteen ook meegenomen in deze Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Sittard-Geleen 2021 en het hierbij behorende Mandaatbesluit 2021.

Voorstel aan Gemeenteraad

2780453

pagina 3 van 6

Financiën Kosten Aan de voorgestelde wijziging van de Verordening commissie bezwaarschriften om digitale audioopnames van hoorzittingen te maken zijn eenmalig kosten verbonden. Het betreft de kosten voor de aanschaf van handrecorders met micro SD kaart voor het maken van deze digitale audio-opnames van hoorzittingen die beschikbaar worden gesteld aan de secretarissen van de commissie bezwaarschriften. De kosten bedragen € 92,- per handrecorder en komen ten laste van de reguliere begroting secretariaat commissie bezwaar. Voor wat betreft het op een passende wijze horen van jeugdigen bij de bezwarenprocedure zijn de kosten gelijk aan het honorarium van een deskundige. Voor het honorarium wordt aansluiting gezocht bij de vergoeding van de overige commissieleden én die van externe secretarissen i.v.m. het te maken schriftelijke verslag hierover. De vergoeding bedraagt € 450,- per zitting. Het horen van jeugdigen bij de bezwarenprocedure is de afgelopen jaren nagenoeg niet aan de orde geweest, waardoor de daadwerkelijke financiële consequenties beperkt blijven. Efficiencyvoordeel Het efficiencyvoordeel is (nog) niet concreet te duiden.

Daarvoor zal gekeken moeten worden naar de concrete tijdsbesparing wanneer sec verslaglegging van de hoorzitting vervalt (ondersteuning vanuit het secretariaat van de bezwarencommissie bij de advisering van zaken bij de bezwarencommissie blijft immers gehandhaafd). Op dit moment is bovendien onbekend hoe vaak een belanghebbende of diens gemachtigde geen toestemming geeft voor het maken van een geluidsopname, het verwerend orgaan toch verslaglegging nodig acht voor zijn besluitvorming of dat een gerechtelijke instantie daar om verzoekt in geval van een (hoger) beroepsprocedure. Ook is onbekend hoe vaak een belanghebbende of diens gemachtigde geen toestemming geeft voor het maken van een geluidsopname. Een tijdsbesparing is aannemelijk gezien de tendens in gemeenteland. Dit wordt bekeken bij de rapportagemomenten in de planning- en controlcyclus.

Duurzaamheid Nagenoeg niet aan de orde bij het onderhavige voorstel. Het onderhavige voorstel kan leiden tot minder papier.

Inclusie Bij het opstellen van de verordening is rekening gehouden met de begrijpbaarheid van de verschillende artikelen. Voorop staat dat de verordening goed bruikbaar en leesbaar is. Dit is dan ook de aanleiding geweest voor enkele tekstuele aanpassingen. Onnodige informatie is eruit gehaald om het geheel overzichtelijker te maken en er zijn tekstuele verbeteringen, verduidelijkingen en aanpassingen gedaan om het geheel zo leesbaar mogelijk te maken.

Juridisch Algemene wet bestuursrecht Artikel 7:7 Algemene wet bestuursrecht luidt: “Van het horen wordt een verslag gemaakt.”. De Memorie van Toelichting bij dit wetsartikel geeft aan, dat ten behoeve van de beslissing op het bezwaarschrift en ten behoeve van de vorming van het dossier dat in een later stadium eventueel bij een beroepsinstantie dient te worden overgelegd, het noodzakelijk is dat het verhandelde op de hoorzitting schriftelijk wordt vastgelegd. Het zal van de omstandigheden van het geval en van het bestuursorgaan afhangen in welke vorm een verslag wordt gegoten en hoe uitgebreid het is, aldus de Memorie van Toelichting. De Memorie van Toelichting vermeldt bovendien, dat door het ontbreken van formele eisen de verslagverplichting de gang van zaken niet onnodig behoeft te compliceren of bureaucratiseren. Er is in de wet een verplichting tot het maken van een verslag Voorstel aan Gemeenteraad

2780453

pagina 4 van 6

zonder nadere bepaling over de vorm en gedetailleerdheid van het verslag. De wijze waarop en de inhoudelijke vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld, maar zijn verder uitgekristalliseerd in jurisprudentie. Jurisprudentie In jurisprudentie (o.a. ECLI:NL:RBSHE:2007:AZ5922 en ECLI:NL:RBMNE:2018:2917) wordt wanneer sprake is van uitsluitend digitale audio-opnames van een hoorzitting in de bezwaarfase, een (zorgvuldigheids)gebrek op dit punt gepasseerd als de belanghebbende niet in zijn belangen is geschaad. Essentieel is daarbij volgens deze jurisprudentie, dat de belanghebbende de beschikking krijgt over de geluidsopnamen, zodat hij kan nagaan of er rekening is gehouden met hetgeen naar voren is gebracht, en in de beslissing op bezwaar voldoende rekening wordt gehouden met hetgeen tijdens de hoorzitting aan de orde is gekomen. Er is daarmee een mogelijkheid om geluidsopnamen van hoorzittingen te maken en alleen indien gewenst een separaat samenvattend verslag op te stellen. Alle bezwaren en standpunten, ook die tijdens de hoorzitting naar voren zijn gebracht, worden meegenomen in het advies van de commissie bezwaarschriften. Hiermee wordt een weergave gegeven van wat tijdens de hoorzitting aan de orde is geweest.

Algemene Verordening Gegevensbescherming Het digitaal opnemen van de hoorzitting valt aan te merken als het verwerken van persoonsgegevens, waarop de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing is. Artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming noemt een aantal rechtmatigheidsgrondslagen. Zo is de verwerking alleen rechtmatig wanneer de verwerking noodzakelijk is ten behoeve van de uitvoering van een taak van algemeen belang of ten behoeve van het voldoen aan een wettelijke verplichting (zie artikel 6, lid 1 onder c van de Algemene Verordening Gegevensbescherming). Niet geanonimiseerde gegevensverwerking is enkel toegestaan indien noodzakelijk voor de uitoefening van de publieke taak of indien dit op basis van een wettelijke grondslag is opgedragen. En de verwerking mag bovendien niet bovenmatig zijn en moet ter zake dienend zijn. Dit is enkel anders indien er uitdrukkelijk (en vrijwillig) toestemming is gegeven en de betrokkene is geïnformeerd over de verwerking. Omdat de digitale audio-opnames van hoorzittingen niet noodzakelijk zijn ten behoeve van de uitvoering van een taak van algemeen belang of ten behoeve van het voldoen aan een wettelijke verplichting, (er kan immers een schriftelijk verslag worden gemaakt), kan dit niet als grondslag gelden. Het is wel mogelijk om de opnames te maken indien de betrokkenen hiermee uitdrukkelijk instemmen.

Om deze reden is dit nu meegenomen in artikel 15, lid 2 van de Verordening commissie bezwaarschriften Sittard-Geleen 2021. In de praktijk wordt dit ter zitting gevraagd door de voorzitter van de commissie voor bezwaarschriften, waarna de opname van de hoorzitting wordt gestart waarin vervolgens (nogmaals) wordt gevraagd te verklaren dat ingestemd wordt met de audioopname i.v.m. de verslaglegging ervan.

Planning Deze verordening treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking. Bekendmaking gebeurt via het Elektronisch Gemeenteblad (GVOP). Daarnaast wordt dit reglement geplaatst in de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR). Na raadsbesluitvorming wordt hiervoor terstond zorggedragen.

Bijlagen Bijlage 1: Raadsbesluit inclusief artikelsgewijze toelichting Bijlage 2: Wijziging t.o.v. Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Sittard-Geleen 2016

Voorstel aan Gemeenteraad

2780453

pagina 5 van 6

Voorstel aan Gemeenteraad Steller : Joyce Henselmans / Laura Mulder Telefoon : 0464778035 / 06 18876222 E-mail : Joyce.Henselmans@sittard-geleen.nl / laura.mulder@sittard-geleen.nl Cluster : Concern

Reg. nummer : 2780453 Reg. datum : 04 mei 2021 Reg.nummer(s) bijlagen :

Portefeuillehouder: mr. J.Th.C.M. Verheijen

Voorstel aan Gemeenteraad

2780453

pagina 6 van 6