RV Aanbesteding accountantsdiensten 2025-2030

Gemeente

__

Sittard-Geleen

Voorstel aan Gemeenteraad Registratienummer: Z/24/635979 Onderwerp Aanbesteding accountantsdiensten 2025 t/m 2030

Voorstel De gemeenteraad wordt voorgesteld: 1. In te stemmen met de inkoopstrategie voor de aanbesteding van de accountantsdiensten voor de jaren 2025 t/m 2030 met de optie voor 2 additionele jaren; 2. In te stemmen met de aanbestedingsleidraad voor de aanbesteding van de accountantsdiensten voor de jaren 2025 t/m 2030 met de optie voor 2 additionele jaren.

Inleiding De gemeenteraad stelt een externe accountant aan voor de controle van de jaarrekening van het college. De accountant geeft een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening en de verenigbaarheid met het jaarverslag. Deze aanstelling is verplicht volgens de controleverordening gemeente Sittard-Geleen, 2023 en artikel 213 gemeentewet. Wegens de grootte van de waarde van de totale opdracht is een Europese aanbesteding verplicht. Beoogd effect Instemming door de gemeenteraad zodat de planning voor de aanbesteding geen vertraging oploopt en er voor het zomerreces van 2025 gunning kan plaatsvinden.

^urgemeester

Gemeente:

ei I leijtii i

Voorstel aan Gemeenteraad

J.A.M. Heesén

pagina 1 van 4

Gemeente

Sittard-Geleen born Argumenten De inkoopstrategie en aanbestedingsleidraad volgen Europese-, nationale- en lokale wet- en regelgeving. De aanbesteding voor de accountantsdiensten voor de jaren 2025 t/m 2030 is opgesteld conform de regels voor een Europese aanbesteding. Vervolgens zijn de individuele voorgestelde opdrachten voor de controle van de gemeente en de entiteiten van Vidar conform respectievelijk de gemeentewet en het burgerlijk wetboek alsmede het besluit decentrale accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Daarnaast is de aanbestedingsleidraad in lijn met de leidraad waarop de afgelopen aanbesteding van de accountantsdiensten (2019 t/m 2024) is gebaseerd. Een gemeente is verplicht om een externe accountant zijn jaarrekening en jaarverslag te laten toetsen op getrouwheid.

De raming van de opdrachtwaarde is overeenkomstig met de huidige kosten voor de accountantsdiensten In de inkoopstrategie is een totale opdrachtwaarde opgenomen van € 200.000 per jaar (maximaal € 1.200.000 voor een periode van 6 jaar). Dit betreft de controle van de gemeente en de entiteiten van Vidar. In het onderdeel financiën zijn de kosten per individuele opdracht uitgewerkt. Deze kosten zijn gelijk aan de kosten die in 2023 en 2024 zijn begroot voor de accountant. Daarnaast is in de leidraad opgenomen dat er jaarlijkse evaluatiemomenten zijn om de reikwijdte en grootte van de opdracht te evalueren. Eventueel meerwerk van de accountant moet te alle tijden vooraf worden gemeld en besproken voordat dit wordt uitgevoerd om onvoorziene kosten te voorkomen. Een definitief besluit over de gunning vindt later plaats. De twee documenten waarover nu wordt besloten zijn de inkoopstrategie en de aanbestedingsleidraad. Deze twee documenten vormen de basis voor de aanbesteding die in de markt wordt gezet. Hierop kunnen accountantskantoren reageren door middel van het indienen van een voorstel. Dit voorstel moet zich houden aan de voorwaarden uit de aanbestedingsleidraad. Na een periode van ten minste 3 maanden, word de aanbesteding uit de markt gehaald en worden alle voorstellen van accountantskantoren beoordeeld. Dit gebeurt door een beoordelingscommissie.

De beoordelingscommissie zal bestaan uit 2 leden van de commissie B&V, de Griffier, de Concerncontroller, een vertegenwoordiger van Vidar en een vertegenwoordiger van het team Financiën. De commissie wordt voorgezeten door de adviseur inkoop. In de aanbestedingsleidraad staat beschreven aan welke criteria zal worden beoordeeld en de weging van de individuele criteria. De beoordelingscommissie zal een advies opstellen voorde gemeenteraad. De gemeenteraad heeft het uiteindelijke beslissingsrecht over aan welk accountantskantoor de aanbesteding wordt gegund. Volgens de huidige planning zal dit in mei of juni 2025 plaatsvinden, voor het zomerreces. Kanttekeningen Het niet tijdig inzetten van de aanbesteding in de markt kan tot onnodige vertraging leiden Het is van belang dat de aanbesteding tijdig in de markt wordt gezet. Een Europese aanbesteding moet ten minste 3 maanden in de markt worden gezet voor er kan worden overgegaan tot de beoordeling. Als de huidige planning wordt gevolgd, is er geen probleem en kan er voor het zomerreces definitieve gunning plaatsvinden en kan de opdracht starten vanaf 1 september. Dit is op tijd voor de start van de interimcontrole over verslaggevingsjaar 2025 (die start meestal in oktober). Indien er geen definitief besluit van de gemeenteraad in december wordt genomen, komt deze planning onder druk te staan.

Voorstel aan Gemeenteraad

pagina 2 van 4

Gemeente

Sittard-Geleen Born Inclusie Er wordt van de externe accountant verwacht dat de stukken van de accountant in begrijpelijke taal worden opgesteld en toegelicht. Duurzaamheid Er zijn geen duurzaamheidsdoelstellingen direct te koppelen aan de uitvoering van de opdracht. We zullen de inschrijvende partijen vragen om aandacht te hebben voor verduurzaming van hun dienstverlening en bedrijfsvoering.

Financiën Voorstel met dekking binnen de begroting. De raming van de totale opdrachtwaarde is conform de huidige opdrachtwaarde. Dit geldt voor de controle van de gemeente en de entiteiten van Vidar. Er is dekking in de begroting voor de jaarlijkse € 200.000 exclusief mogelijke loon- en prijsontwikkelingen. Ondanks dat dit als 1 totale opdracht wordt aanbesteed, worden er voor ieder van de 5 onderdelen individuele opdrachten opgesteld en verstrekt.

Raming jaarlijkse opdrachtwaarde Vidar BV______________________ Vidar Loont BV_________________ Vidar Aan de Slag BV___________ GR Vidar WSW_________________ Totaal (sub) Gemeente S-G Jaarrekening incl. SiSa verantwoording Deelverantwoording Stein / Beek Fractievergoedingen________________ Totaal (sub)______________________ Totaal perjaar____________________ Totaal max, periode (6 jaar)

€ 15.000 € 7.500 € 7.500 € 30.000 € 60.000

€ 140.000

€ 140.000 € 200.000 € 1.200.000

Communicatie en Participatie Buiten een toelichting op de openbare besluitenlijst is een communicatieaanpak niet aan de orde. Deze aanbesteding heeft enkel betrekking op de externe accountant die voor de gemeenteraad de jaarrekening controleert. Vervolg Na vaststelling wordt de aanbesteding vanaf 1 januari 2025 in de markt gezet. Dit staat voor een periode van ten minste 3 maanden in de markt. Vervolgens worden de ingediende voorstellen beoordeeld door een beoordelingscommissie. Na de beoordeling wordt een voorstel opnieuw voorgelegd aan de gemeenteraad. Nadat deze is goedgekeurd, wordt de opdracht gegund. Indien alles volgens de planning verloopt, vindt de vaststelling van de gunning plaats voor het zomerreces in 2025. De definitieve gunning vindt ten laatste plaats in augustus 2025 zodat de opdracht kan starten vanaf 1 september 2025.

Openbare besluitenlijst De gemeenteraad heeft de inkoopstrategie en aanbestedingsleidraad voorde Europese aanbesteding voor de accountantsdiensten voor 2025 t/m 2030 vastgesteld. Hiermee wordt de

Voorstel aan Gemeenteraad

pagina 3 van 4

Gemeente

Sittard-Geleen aanbesteding voortgezet en zal de aanbesteding in de markt worden gezet vanaf 1 januari 2025.

Bijlagen Bijlage 1: Inkoopstrategie Europese aanbesteding accountantsdiensten 2025 t/m 2030. Bijlage 2: Leidraad Europese aanbesteding accountantsdiensten 2025 t/m 2030.

Voorstel aan Gemeenteraad

Steller: E-mail: Team:

Reg. nummer @sittard-geleen.nl Concerncontrol

Reg. datum Reg.nummer(s) bijlagen :

18 oktober 2024

Portefeuillehouder: J.G.L.M. Bühler

Voorstel aan Gemeenteraad

pagina 4 van 4