Rekenkameronderzoek toegankelijkheid begroting
Tekst van het document
Vanuit de interviews stellen vooral meer beleidsinhoudelijke ambtenaren vragen over de verdere uitwerking van de ingeslagen weg , bijvoorbeeld met betrekking tot meetbare indicatoren van beleid. Het ene beleidsterrein is het andere niet , meetbare indicatoren zijn in bepaalde beleidsterreinen (veel) gemakkelijker te formuleren dan bij andere beleidsterreinen. Zij stellen ook de vraag of sterk compacte teksten in (gedigitaliseerde) rapportages voldoende aansluiten bij de informatiebehoefte van raadsleden. 2. Hoe verloopt de terugkoppeling aan de raad over de uitvoering van aanbevelingen? De griffie regelt de gebruikelijke communicatie richting de raad en rondom commissies. Hoewel formele afspraken ontbreken , houdt de griffie een intern overzicht bij van door de raad overgenomen aanbevelingen. Dit overzicht wordt geactualiseerd op basis van ambtelijke input , wat navraag en opvolging mogelijk maakt. Sedert rekening 2024 wordt conform artikel 185a gemeentewet een overzicht gepubliceerd van de opvolging van rekenkameronderzoeken. Dit is echter gebaseerd op een wetswijziging per 01-01-2023 en rapporteert niet op onderzoeken van voor deze tijd.
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
33
Rekenkamer Sittard-Geleen
Uit de gevoerde gesprekken komt naar voren dat vooral de direct betrokken ambtelijk organisatie ((’trekkers’) P&C rapportages) duidelijk de leiding nam bij het vormgeven en uitvoeren van vooral de korte termijn aanbevelingen. De commissie B&V heeft een en ander goed kunnen volgen via regelmatig overleg rondom P&C-documenten en is dus betrokken geweest bij deze uitvoering van aanbevelingen. Andere raadsleden hebben via P&C-documenten , zoals raadsbesluiten over de P&C-cyclus , informatiesessies en videopresentaties , ook kennis kunnen nemen van verbeteringen. Er zijn geen expliciete afspraken gemaakt over een terugkoppeling naar de gehele raad per maatregel. Maar men heeft als raadslid dus wel regelmatig kennis kunnen nemen van de uitvoering van de (vooral korte termijn) aanbevelingen via de P&C rapportages. Ook bij de lange termijn aanbevelingen zijn er geen expliciete afspraken gemaakt over hoe de terugkoppeling van de uitvoering van de aanbevelingen plaatsvindt richting de raad. De commissie B&V heeft de opdracht van de raad gekregen om de lange termijn aanbevelingen van het onderzoek uit 2019/2020 uit te (laten) voeren. Vooral de commissie B&V heeft , mede hierdoor , een en ander kunnen volgen.
Ontwikkelingen met betrekking tot gedigitaliseerde P&C rapportages , met betrekking tot stuurbaarheid en meetbaarheid , met betrekking tot opgave gericht werken , zijn hier besproken en zijn per onderwerp in een uiteenlopende fase van ontwikkeling. Gedigitaliseerd begroten is inmiddels uitgevoerd , andere ontwikkelingen zijn “werk in uitvoering” , die verder vorm krijgen vanaf 2025/2026. Samenvattend is de conclusie dat raadsleden kennis hebben genomen van de concrete uitvoering van de aanbevelingen , dit geldt vooral voor de korte termijn aanbevelingen. Daarnaast is de raad op de hoogte van ontwikkelingen die in lijn liggen met de lange termijn aanbevelingen , zoals gedigitaliseerde P&C producten. Namens de raad is vooral de commissie B&V betrokken , zij zijn door de raad immers belast met monitoring van de uitvoering van de lange termijn aanbevelingen. 3. Wat is het effect dat is bereikt door het uitvoeren van de aanbevelingen? Het onderzoek laat zien dat mede door het uitvoeren van aanbevelingen P&C rapportages duidelijk toegankelijker zijn geworden voor raadsleden. Er heeft ook via deels nieuwe en deels al bestaande wegen een betere informatievoorziening aan raadsleden plaatsgevonden (zoals informatiemarkten , videopresentaties en via meer mogelijkheden tot het stellen van vragen aan de gemeentelijke organisatie).
Het beoogde effect van aanbevelingen die ‘naar de letter’ niet of
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
34
Rekenkamer Sittard-Geleen
gedeeltelijk zijn uitgevoerd is op deze manier vaak toch bereikt (“niet naar de letter maar wel in de geest”). Uit interviews met raadsleden komt een duidelijk positief oordeel over verbeterde toegankelijkheid van de begroting (en andere rapportages) , er wordt ook aangegeven dat het nog lopende ontwikkelingen zijn waarbij steeds een stapje wordt gezet richting verbeterde stuurbaarheid. 4. In welke mate heeft het onderzoek voldaan aan het doel dat de rekenkamer ermee voor ogen had , namelijk meer toegankelijkheid van Planning & Control (P&C) producten voor raadsleden? Het onderzoek uit 2019/2020 heeft het onderwerp toegankelijkheid van P&C producten op de agenda gezet. Bij rapportages wordt nog steeds naar het rapport uit 2020 verwezen. Dit gebeurt bijvoorbeeld in de paragraaf bedrijfsvoering van de programmabegroting 2025. De informatievoorziening aan raadsleden is verbeterd , zoals hierboven bij punt 3 ook is geconstateerd: overigens ook door activiteiten die niet rechtstreeks volgen uit de uitvoering van de aanbevelingen uit 2020 (zoals door informatiemarkten rondom de begrotingsbehandelingen in 2023 en 2024). Hierbij spelen de bij de P&C rapportages betrokken ambtenaren een grote rol. Deze hebben (in overleg met de commissie B&V) de kern van het onderzoek uit 2020 , breder dan de aanbevelingen , uitgewerkt.
Dit leidde tot aanvullende activiteiten en voorbereidende raadsvoorstellen om de jaarlijkse P&Crapportages inzichtelijker en toegankelijker te maken. De aandacht van de betreffende portefeuillehouder bij het vergroten van transparantie in (en rondom) rapportages is ook van belang geweest. Samenvattend is er sprake van ontwikkelingen (aandacht voor stuurbaarheid en meetbaarheid , een ingezette ontwikkeling richting opgave gericht werken , een gedigitaliseerde begroting) die in het verlengde liggen van de aanbevelingen van het vorige onderzoek uit 2019/2020. Dit gebeurt met steun en inzet van belangrijke betrokkenen (zoals de commissie B&V , de portefeuillehouder en betrokken P&C ambtenaren) en in een relatief rustiger financiële situatie dan in 2020 , toen er sprake was van provinciaal toezicht. De onderlinge verhoudingen (“raad versus gemeentelijk apparaat”) lijken beter ten opzichte van 2020. Dit betreft de verhouding tussen raadsleden en het college , ook de verhouding tussen raadsleden en ambtenaren , lijkt gemiddeld genomen beter. Er is ruime (vooral schriftelijke) communicatie op basis van vragen van raadsleden aan ambtenaren. Er wordt ook geconstateerd dat er meer invloed is voor raadsleden (op termijnen , ook wat agendering betreft) bij de diverse P&C rapportages.
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
35
Rekenkamer Sittard-Geleen
Dit alles heeft tot gevolg gehad dat de uitvoering van de aanbevelingen (en daarmee de kern van het rapport uit 2020 dat gericht was op inzichtelijkheid en toegankelijkheid van P&C producten) de wind mee heeft gehad sinds 2020.
4. 3 Aanbevelingen We formuleren hieronder aanbevelingen voor enerzijds de rekenkamer en anderzijds voor de gemeenteraad en het college. We beginnen met de rekenkamer zelf. Voor de Rekenkamer Sittard-Geleen 1. Aanbeveling: Er is een onderscheid gemaakt in het rapport uit 2020 in korte termijn aanbevelingen , gericht op leesbaarheid en duidelijk taalgebruik , en lange termijn aanbevelingen. Deze zijn gericht op de koppeling van uitgaven aan doelen/activiteiten en de koppeling van de activiteiten onderling. Deze laatste groep aanbevelingen is complexer geformuleerd en bevat meer uitwerkingen per aanbeveling. Vanuit de rekenkamer gezien hebben deze lange termijn aanbevelingen een zwaarder gewicht dan de korte termijn verbeteringen , hoe belangrijk deze op zichzelf ook zijn. De lange termijn aanbevelingen zijn qua bedoeling van de rekenkamer (de rol van de raad versterken via inzichtelijke verbanden tussen te bereiken beleidsdoelen en in te zetten middelen) van groot belang. Deze lange termijn aanbevelingen zijn uiteindelijk qua uitvoering minder succesvol geweest dan de korte termijn aanbevelingen. Terugkijkend , hadden deze aanbevelingen anders geformuleerd kunnen worden , minder uitgewerkt in specifieke maatregelen en meer gericht op de achterliggende gedachtegang van de rekenkamer.
Een ruimere formulering had meer gericht kunnen zijn op het te behalen doel dan op de specifieke in te zetten middelen om dat doel te bereiken. Deels al ingezette en voortgaande ontwikkelingen met betrekking tot meetbaarheid , stuurbaarheid en toegankelijkheid (gedigitaliseerde P&C rapportages , uitwerken van raadsbesluiten over P&C-cyclus , uitwerken regeling grote projecten , andere rapportages en opgave gericht werken) hadden dan beter gerelateerd kunnen worden aan dergelijke meer overkoepelende aanbevelingen. De afgelopen jaren is er immers een kanteling naar opgave gericht werken en begroten ingezet , die een duidelijke relatie heeft met het onderzoek uit 2019/2020. De aanbeveling is dan ook om bij toekomstige onderzoeken nog duidelijker aan te geven dan nu in het onderzoek van 2020 gebeurde , waar het zwaarste gewicht ligt wat de aanbevelingen van de rekenkamer betreft en maximaal duidelijk te maken wat het beoogde doel van aanbevelingen is.
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
36
Rekenkamer Sittard-Geleen
Voor de raad en het college 2. De eerste aanbeveling voor de raad en het college is om expliciet de terugkoppeling richting alle raadsleden (breder dus dan de commissie B&V) over de uitvoering van aanbevelingen af te spreken en vast te leggen. Dit zou eventueel ook in overleg met de griffie kunnen worden gedaan. Sinds kort (rekening 2024) gebeurt dit via een paragraaf in de gemeenterekening (wettelijk verplicht). De aanbeveling is om deze paragraaf in samenspraak met de commissie B&V en de griffie de komende jaren door te ontwikkelen zodat deze maximaal aansluit bij de behoefte van de raad. 3. De tweede aanbeveling voor de raad en het college heeft te maken met een kernpunt van het onderzoek uit 2020: een inzichtelijke relatie tussen middelen en te bereiken politieke doelen. Hoe houd je als raad goede grip op de middelen die er ter beschikking worden gesteld om maatschappelijke opgaven , en veerkrachten die verschillende beleidsterreinen betreffen , te realiseren? Wat is voor de raad de goede informatie om hierover het (politieke) debat goed te kunnen blijven voeren? De aanbeveling aan de raad , met ondersteunende informatievoorziening vanuit het college via toegankelijke P&C rapportages , vloeit hieruit voort.
De aanbeveling is om de ingezette ontwikkelingen die gericht op de koppeling van uitgaven aan doelen/activiteiten en de koppeling van de activiteiten onderling , te intensiveren. Er zijn wat “stuurbaarheid” en “meetbaarheid” eerste stappen gezet , maar deze worden op sommige beleidsterreinen beter worden uitgevoerd dan op andere. De indruk bij de rekenkamer is dat in Sittard-Geleen op sommige beleidsvelden minder dan in sommige andere gemeenten draagvlak is voor KPI’s , meetbare resultaten en PDCA. Een vaker gehoorde uitspraak is ‘wij stellen merkbaarheid voor meetbaarheid’ , maar onderbouwing van die merkbaarheid in relatie tot de gestelde doelen wordt veelal niet gegeven. Kortom: er is ook nog zeker wat te winnen en door te ontwikkelen ten behoeve van een goed politiek debat binnen de gehele raad. Dit kan door al ingezette ontwikkelingen in maximaal hoog tempo , en met een duidelijk tijdpad , tot verdere uitvoering te brengen.
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
37
Rekenkamer Sittard-Geleen
<<
Sittard-Geleen 3Orn
Rekenkamer Sittard-Geleen T.a.v. mevrouw D. Steens Postbus 18 6130 AA SITTARD
Team Uw brief van Uw kenmerk Zaaknummer
Registratien!
Behandeld door
Onderwerp
Z/25/820263
(geanonimiseerd) ‘Doorwerking toegankelijkheid
begroting en rapportages’ Sittard-Geleen, 14 januari 2026
Geachte leden
de Rekenkamer,
van
VERZONDEN
15 JAN. 20%
Aanleiding Op 19 december
2025 ontvingen wij via uw secretaris het rapport ‘Doorwerking rekenkameronderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages van de gemeente Sittard-Geleen’. Met belangstelling hebben wij kennis genomen van het rapport.
Overeenkomstig uw
verzoek ontvangt
u
hierbij onze bestuurlijke reactie.
Algemene reactie Doel
van
uw
onderzoek is vast te stellen in hoeverre de
aanbevelingen uit het onderzoek
2020
zijn opgevolgd en of dit heeft geleid tot een verbetering van de toegankelijkheid van onze P&C-documenten. We zijn verheugd met uw constatering dat onze begroting en de bijbehorende rapportages uit de P&C-cyclus toegankelijker zijn geworden Daarnaast constateert u dat de uitvoering van de aanbevelingen uit het onderzoek van 2020 positief heeft bijgedragen aan de kaderstellende en controlerend rol van
van
onze
raad.
Wij streven naar een continue verbetering van de producten uit onze P&C-cyclus. De doorontwikkeling hierin focussen wij met name op de aspecten stuurbaarheid, meetbaarheid en toegankelijkheid. De aanbevelingen uit uw doorwerkingsonderzoek nemen
we
hier graag in mee.
Bestuurlijke reactie (puntsgewijs) 1.
Het
ambtelijk wederhoor is zo goed als volledig overgenomen. Verder zijn er punten voor de bestuurlijke reactie uitgezonderd punt 28. We zijn van mening dat we invulling hebben gegeven aan het rapporteren over de verbeteringen ten opzichte van 2020 voor de lange termijn aanbevelingen. In de geen
Postadras: Postbus
18,
6130 AA Sittard-Geleen ® 14 046 (vanuit buitenland +31 46 477 77 77) | wwen.sittard-geleen.nl
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting
en
rapportages
38
Rekenkamer Sittard-Geleen
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
39
Rekenkamer Sittard-Geleen
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
40
Rekenkamer Sittard-Geleen
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
41
Rekenkamer Sittard-Geleen
6.
Nawoord
Geachte leden van de gemeenteraad , De Rekenkamer dankt het college voor haar bestuurlijke reactie op dit doorwerkonderzoek. In haar bestuurlijke reactie onderschrijft het college de aanbevelingen. Wel maakt zij de nuancering dat gewaakt moet worden voor ‘indicatorisme’. Deze nuancering onderschrijven wij en wij delen de mening van het college dat lang niet alles is ‘te vangen’ in kwantitatieve indicatoren en dat ook kwalitatieve en outcome indicatoren van groot belang zijn. Juist hier ligt dan ook een opgave (waar overigens ook al aan gewerkt wordt). Maak duidelijke afspraken over outcome (merkbaarheid) en hoe je dit monitort , en neem de raad hierin mee zodat zij hun controlerende taak goed kunnen uitvoeren. De tekstuele opmerkingen die in het bestuurlijk wederhoor gemaakt worden nemen wij voor kennisgeving aan. Ten aanzien van aanbeveling 1 , die gericht is aan de rekenkamer zelf , geldt dat wij deze incorporeren in onze werkwijze bij toekomstige onderzoeken. Wij hopen dat dit rapport leidt tot een vruchtbare bespreking in uw gemeenteraad.
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
42
Rekenkamer Sittard-Geleen
Bijlage 1 – Normenkader
Om de effectiviteit vast te stellen , werken we met een set aan normen die per thema aansluiten bij de onderzoeksvragen. Bij de beantwoording van de onderzoeksvragen gebruiken we een normenkader. De normen ondersteunen de beantwoording en zijn gericht op de mate van uitvoering van aanbevelingen , over de terugkoppeling van de uitvoering van de aanbevelingen aan de raad en over het effect van de aanbevelingen. Korte termijn aanbevelingen: vorm en presentatie
De gemeente Sittard-Geleen heeft bij haar begroting en rapportages deze aanbevelingen uitgevoerd. De gemeente Sittard-Geleen heeft afspraken gemaakt tussen raad , college en ambtenaren over hoe uitvoering vorm krijgt en hoe wordt gemonitord. Deze aanbevelingen hebben effect gehad en worden als positief ervaren.
Korte termijn aanbevelingen: inhoud
De gemeente Sittard-Geleen heeft bij haar begroting en rapportages deze aanbevelingen uitgevoerd. De gemeente Sittard-Geleen heeft afspraken gemaakt tussen raad , college en ambtenaren over hoe uitvoering vorm krijgt en hoe wordt gemonitord. Deze aanbevelingen hebben effect gehad en worden als positief ervaren.
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
43
Rekenkamer Sittard-Geleen
Lange termijn aanbevelingen
De gemeente Sittard-Geleen heeft bij haar begroting en rapportages deze aanbevelingen uitgevoerd. De gemeente Sittard-Geleen heeft afspraken gemaakt tussen raad , college en ambtenaren over hoe uitvoering vorm krijgt en hoe wordt gemonitord. Deze aanbevelingen hebben effect gehad en worden als positief ervaren.
Algemeen oordeel
De aanbevelingen hebben geleid tot een verbeterde toegankelijkheid voor raadsleden van de begroting en rapportages. De aanbevelingen hebben geleid tot een verbeterde uitoefening van het budgetrecht en de kaderstellende en controlerende rol van de raad.
We hanteren de volgende kleurcodering om weer te geven hoe er wordt gescoord op de normen:
•
er
wordt geheel voldaan aan de norm , er is geen verbeterpotentieel.
•
er
wordt voldaan aan de norm , maar er is verbeterpotentieel.
•
er
wordt niet voldaan aan de norm , verbeteringen zijn noodzakelijk.
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
44
Rekenkamer Sittard-Geleen
Bijlage 2a – Ambtelijk interviewprotocol
Interviewvragen Terugblik Wat staat u het meeste bij van het onderzoek? Wat vond u van het rapport en de aanbevelingen?
Mate van overnemen aanbevelingen Welke aanbevelingen zijn (helemaal of gedeeltelijk) overgenomen welke niet ,
en waarom
dan niet?
Uitvoering overgenomen aanbevelingen. In welke mate zijn de overgenomen aanbevelingen opgevolgd door de raad , het college en de organisatie? En welk tijdspad gold hierbij , wanneer zijn aanbevelingen tot uitvoering gekomen?
Effecten op de raad Hoe is de uitvoering van de aanbevelingen volgens u ervaren door raadsleden? Heeft het overnemen en uitvoeren van aanbevelingen geleid tot de beoogde verbeteringen? (een betere informatievoorziening aan de raad en een verbeterd inspelen op de informatiebehoefte van de raad door met de raad in gesprek te
gaan)? Afronding Wat kan er nog verder verbeteren , in samenspraak met de raad , aan de informatievoorziening van de raad over de belangrijkste P&C documenten zoals de begroting en de jaarrekening? Welke tips/suggesties zou u willen meegeven aan de huidige onderzoekers m. b. t. dit onderzoek?
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
45
Rekenkamer Sittard-Geleen
Bijlage 2b – Interviewprotocol groepsgesprek raadsleden
(samenvatting)
De Rekenkamer Sittard-Geleen heeft aan ons gevraagd om onderzoek te doen naar “de doorwerking” van een eerder rapport van de Rekenkamer uit 2020 over de toegankelijkheid van de begroting en bijbehorende rapportages. De centrale onderzoeksvraag hierbij is: Is de begroting 2020 e.v. , met de daaropvolgende (P&C) stukken , toegankelijker geworden voor de gemeenteraad en stelt dit raadsleden beter in staat hun budgetrecht en kaderstellende en controlerende rol goed te vervullen?
Belangrijke vragen bij het groepsgesprek vanuit onze kant zijn: 1.
Heeft de gemeente volgens u , bij de begroting en (P&C) rapportages , de aanbevelingen uitgevoerd?
2.
Heeft de gemeente afspraken gemaakt tussen raad , college en ambtenaren hoe uitvoering van de aanbevelingen vorm krijgt en hoe deze worden gemonitord?
3.
Hebben de aanbevelingen volgens u effect gehad en wordt de uitvoering door u als positief ervaren?
4.
Hebben de aanbevelingen geleid tot een verbeterde toegankelijkheid van de begroting en de (P&C) rapportages?
5.
Hebben de aanbevelingen geleid tot een verbeterde uitoefening van het budgetrecht en de kaderstellende en controlerende rol van de raad?
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
46
Rekenkamer Sittard-Geleen
Bijlage 3 – Lijst met geïnterviewden
Raad 5 raads- (en commissie-) leden Voorzitter commissie Begroting & Verantwoording
-
College Wethouder Middelen , Participatie en Bestaanszekerheid
-
Gemeente Sittard-Geleen (ambtenaren) -
Gemeentesecretaris Griffier Concerncontroller 3 Domeinregisseurs Strategisch adviseur arbeidsmarkt , participatie en bestaanszekerheid Strategisch beleidsadviseur economische ontwikkeling 2 Senior adviseurs bij concern control Senior adviseur bij P&C Team manager Financiën Coördinator grootboek en geldmiddelen bij Financiën
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
47
Rekenkamer Sittard-Geleen
Bijlage 4 – Literatuurlijst
P&C documenten Onderstaand volgt een overzicht per jaargang/ P&C-cyclus
Algemene stukken
2025
2024
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
48
Rekenkamer Sittard-Geleen
2023
2022
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
49
Rekenkamer Sittard-Geleen
2021
2020
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
50
Rekenkamer Sittard-Geleen
Andere documenten https://sittardgeleen. bestuurlijkeinformatie. nl/Agenda/Index/c40ce57a1109-46e1-929d-f07f00d5ed8b#b644cc08-4572-41ca-92b1-a676a2ea16db
(agendapunt 8) De binnen- en buitenkant van rekenkamers , een handboek. Vereniging van Rekenkamers , 2024. Document SittardGeleen - Programmabegroting 2025 - iBabs Publieksportaal.
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
51
Rekenkamer Sittard-Geleen
Doorwerkonderzoek toegankelijkheid begroting en rapportages
52
Rekenkamer Sittard-Geleen