Protocol geheimhouding gemeenteraad Sittard-Geleen 2025 wijzigingen zichtbaar

Protocol geheimhouding gemeenteraad Sittard-Geleen 2025. De raad van de gemeente Sittard-Geleen; Gelet op artikel 5.1 eerste en tweede lid en artikel 7.5 eerste lid van de Wet open overheid, de artikelen 23, 24, 54, 60, 81, 82, 83, 84, 87, 88 en 89 van de Gemeentewet, artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht;

BESLUIT

het volgende protocol vast te stellen: Protocol geheimhouding gemeenteraad Sittard-Geleen 2025.

Hoofdstuk 1. Algemeen Artikel 1:1 Definities In dit protocol wordt verstaan onder: a. bestuursorgaan: de raad van de gemeente Sittard-Geleen, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sittard-Geleen en de burgemeester van de gemeente SittardGeleen. b. commissies: raads- respectievelijk bestuurs- respectievelijk andere commissies zoals bedoeld in artikelen 82, 83 of 84 van de Gemeentewet. c. geheim: geheimhouding zoals bedoeld in artikel 87, 88 en 89 van de Gemeentewet. d. niet openbaar: informatie die valt onder de uitzonderingen zoals genoemd in de Wet open overheid of andere wettelijke grondslagen. Artikel 1:2 Geheimhouding als uitzondering 1. In de informatievoorziening van het college of de burgemeester naar de commissies of de raad, en in de beraadslagingen tussen college, burgemeester, raad en commissies is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering. 2. Hierbij geldt als uitgangspunt het algemeen belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische samenleving (artikel 2.5 Wet open overheid). 3. Informatie waarop geen geheimhouding is gelegd is openbaar. Artikel 1:3 Wettelijke kaders voor geheimhouding 1. De Wet open overheid geeft in artikel 5.1, eerste en tweede lid de grondslag aan op grond waarvan geheimhouding kan worden opgelegd.

1

2. De Wet open overheid geeft in artikel 7.5, eerste lid aan dat het college en zijn ambtenaren tot geheimhouding verplicht zijn voor zover zij krachtens de Wet open overheid beschikken over documenten die niet openbaar zijn gemaakt door het bestuursorgaan waarvan zij afkomstig zijn. 3. De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. 4. Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het opzettelijk schenden van geheimhouding . 5. De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen en in de artikelen 82, 83 en 84 de regels voor besloten commissievergaderingen. 6. De Gemeentewet bepaalt in artikel 54 dat collegevergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden en in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad en het openbaar maken van besluitenlijsten van collegevergaderingen. 7. De Gemeentewet bepaalt in artikel 81 de regels voor kennisgevingen van beslissingen van de burgemeester aan de raad. 8. De Gemeentewet bepaalt in artikel 87 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en commissies voor het opleggen van geheimhouding. 9.

De Gemeentewet bepaalt in artikel 88 de regels voor de raad, het college, de burgemeesters en commissies voor het verstrekken van geheime informatie. 10. De Gemeentewet bepaalt in artikel 89 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en commissies voor het opheffen van geheimhouding. Hoofdstuk 2 Geheimhouding van informatie en besluiten Artikel 2:1 Openbaarmaking collegebesluiten en concept-raadsbesluiten 1. Het college maakt een door hem genomen besluit openbaar, tenzij hij besluit tot het opleggen van geheimhouding op dat besluit. 2. Het besluit tot geheimhouding wordt opgenomen in de besluitenlijst van de besloten collegevergadering. 3. Geheime collegebesluiten of geheime concept raadsvoorstellen en raadsbesluiten, die gericht zijn op kennisgeving aan de raad of toekomstige besluitvorming door de raad, worden voor de raad ter inzage gelegd bij de griffier. Artikel 2:2 Opleggen geheimhouding door college, burgemeester, commissie of raad 1. Het college, de burgemeester, de raad of een commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid van toepassing is (artikel 87 Gemeentewet).

2

2. Als het college of de burgemeester geheime informatie aan de raad of een commissie verstrekt wordt daarbij vermeld: a. motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid; b. de horizonbepaling (termijn waarvoor de geheimhouding geldt); c. welke onderdelen van het voorstel geheim zijn. 3. Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop geheimhouding kan worden opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt opgenomen "voor onbepaalde tijd." 4. Een verplichting tot geheimhouding wordt duidelijk op alle pagina’s van het betreffende stuk vermeld door bijvoorbeeld het watermerk “geheim” te gebruiken. 5. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen zodat de informatie die openbaar is ook openbaar kan zijn. 6. Geheime informatie wordt alleen ter beschikking gesteld aan, en blijft onder berusting van, de griffier of, bij haar afwezigheid, de plaatsvervangend griffier. Deze houdt bij wie gebruik heeft gemaakt van de inzage. 7. Een verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen. (art. 89 lid 2 Gemeentewet). 8. Het opslaan, afdrukken, kopiëren, fotograferen of op een andere manier vermenigvuldigen van geheime informatie is niet toegestaan. Artikel 2:3 Delen geheime informatie met anderen 1.

Geheime schriftelijke informatie wordt met alle raadsleden gedeeld. Met “delen” is bedoeld dat alle raadsleden gebruik kunnen maken van de inzagemogelijkheid. 2. Indien geheime informatie door het college of de burgemeester schriftelijk wordt verstrekt aan een commissie waarin raadsleden zitten, beschikt de raad als geheel hier ook over. (artikel 88 lid 2,3 en 5 van de Gemeentewet). 3. Uitgangspunt is dat raadsleden geheime informatie die zij tijdens een besloten raadsvergadering mondeling ontvangen, met andere raadsleden die niet aanwezig waren mogen delen. 4. De raad kan informatie waarop een verplichting tot geheimhouding is gelegd op grond van artikel 88 lid 6 Gemeentewet én die door burgemeester of college of commissie aan de raad is verstrekt, tevens aan anderen verstrekken. Daarbij geldt als randvoorwaarde dat verstrekking noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur van de gemeente.1 5. Geheime schriftelijke informatie die met een commissie wordt gedeeld is ook toegankelijk voor burgerleden die in deze commissie zitting hebben. 6. Uitsluitend voor zover dit voor de werkzaamheden van de burgemeester of het college noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur, ten behoeve van de voorbereiding van en uitvoering van raadsbesluit(vorming), mag de burgemeester of het college 1

Bijvoorbeeld wanneer de informatie gedeeld moet worden in het kader van een rechtszaak of ten behoeve van een onderzoek door de Rekenkamer, de accountantsdienst of een, op grond van 155a Gemeentewet, door de raad ingestelde onderzoekscommissie

3

informatie waarop het geheimhouding heeft opgelegd en die verstrekt is aan de commissies of de raad, ook delen met anderen. Daarbij wordt vermeld dat geheimhouding in acht wordt genomen door eenieder die kennis van die informatie draagt, totdat de raad deze opheft. Het college of de burgemeester informeert de raad zo spoedig mogelijk over welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt. 7. De in lid 4 en 6 genoemde “anderen" worden verzocht een schriftelijke geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Daarmee is sprake van een privaatrechtelijk overeengekomen geheimhoudingsverplichting. Artikel 2:4 Schending 1. Bij schending van de geheimhouding besluit de burgemeester of hij namens de gemeente aangifte doet. Bij iedere schending wordt afgewogen of het doen van aangifte opportuun is. 2. Bij schending van de geheimhouding kan de raad besluiten het betreffende raads- of commissielid voor ten hoogste drie maanden uit te sluiten van het ontvangen van informatie waarop de verplichting tot geheimhouding rust (artikel 89 lid 5 Gemeentewet). Dit besluit staat los van de beoordeling van de strafbaarheid. Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid Artikel 3:1 Openbare aankondiging en opening 1.

Raads- en commissievergaderingen zijn in beginsel openbaar, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten, de raadsvergadering waarin gestemd wordt over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen (artikel 31 lid 1 Gemeentewet) en met name in het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad Sittard-Geleen genoemde besloten commissievergaderingen. 2. Alle raadsvergaderingen worden in het openbaar aangekondigd en geopend (artikel 19 lid 1 én artikel 23 lid 1 Gemeentewet). 3. Op de openbare raadsagenda kan een agendapunt dat in beslotenheid, met gesloten deuren, moet worden besproken in algemene termen worden benoemd. Artikel 3:2 Het sluiten van de deuren 1. Op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend, dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren gesloten (artikel 23 lid 2 Gemeentewet). 2. De voorzitter doet een voorstel voor wie er, naast de raads- en commissieleden (indien van toepassing), de raadsvoorzitter (of commissievoorzitter) en de (commissie) griffier, aanwezig mogen zijn. Bijvoorbeeld de (betrokken) leden van het college en de direct betrokken ambtenaren. 3.

De voorzitter verzoekt belangstellenden en anderen die niet bij de vergadering aanwezig hoeven te zijn, de zaal te verlaten en sluit daarna de deuren.

4

4. Als de deuren worden gesloten zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet en dat de vergadering niet buiten de raadszaal te volgen is. Artikel 3:3 Vergaderen achter gesloten deuren 1. Geheime informatie kan alleen mondeling gedeeld en besproken worden in een besloten vergadering. Hetzelfde geldt voor de bespreking van (vooraf via inzage bij de griffier verstrekte) geheime schriftelijke informatie. 2. Nadat de deuren zijn gesloten geeft de voorzitter eerst het voorstel om in beslotenheid te vergaderen in bespreking. 3. Op de raads- of commissieagenda en de annotatie van de voorzitter van de commissie/raad voor een besloten vergadering wordt daarom opgenomen: “Voorstel om in beslotenheid te vergaderen”. 4. Alleen als de raad of de commissie in meerderheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk in beslotenheid worden vergaderd. Wanneer dit niet het geval is, worden de deuren weer geopend. 5. Bij aanvang van de besloten vergadering worden, ten behoeve van het vastleggen van de aanwezigen in het verslag, genoemd welke collegeleden en overige personen aanwezig zijn. De aanwezige leden van de raad of commissie blijken uit de presentielijsten. Bij aanvang van de besloten vergadering licht de voorzitter de consequenties van vergaderen in beslotenheid nog een keer kort toe. 6.

Indien de raad of commissie het besluit neemt om in beslotenheid te vergaderen, geldt vanaf dat moment van rechtswege geheimhouding op alle woorden die gesproken worden, totdat de raad of commissie de geheimhouding opheft. 7. De raad of commissie legt bij aanvang van een besloten vergadering, onder vermelding van de grondslag uit de Wet open overheid, geheimhouding op eventuele documenten die als stuk aan de besloten vergadering zijn toegevoegd en waarop door het college of de burgemeester nog geen geheimhouding is gelegd (zoals presentaties en beantwoording van technische vragen). In die situatie wordt op de agenda/annotatie voor de voorzitter van de raad of de commissie het volgende uitgesproken: ‘’De vergadering besluit geheimhouding op te leggen op de inhoud van de stukken die in deze vergadering aan de raad zijn overgelegd, te weten …’’. 8. Raads- en commissieleden (indien van toepassing) die na aanvang van een besloten vergadering aankomen, hebben zonder enige belemmering toegang. Ook kunnen zij tussentijds de vergaderzaal verlaten. Voor het verslag maakt de voorzitter melding van raads- en commissieleden die tijdens de besloten vergadering aankomen of vertrekken en attendeert hen op de beslotenheid van de vergadering. 9.

Van het vaststellen van de beslotenheid van de vergadering en eventueel op stukken opgelegde geheimhouding wordt expliciet melding gemaakt in het verslag. Dit verslag van het besloten deel van de vergadering is niet openbaar (artikel 23 lid 5 en 6 Gemeentewet). 10. Als de raad of commissie de geheimhouding op hetgeen is besproken heeft opgeheven wordt het verslag ook openbaar gemaakt.

5

Artikel 3:4 Verslaglegging 1. Van een besloten raads- of commissievergadering wordt altijd een samenvattend verslag opgemaakt. 2. Dit verslag wordt niet openbaar gemaakt tenzij de raad of commissie anders beslist. 3. Concepten van verslagen van besloten raads- en commissievergaderingen worden ter inzage gelegd bij de griffier en zo spoedig mogelijk ter vaststelling aangeboden in een volgende raadsvergadering. Dit geschiedt in de openbare vergadering zolang vaststelling kan geschieden zonder het verslag te bespreken, of in een besloten vergadering, indien om bespreking van het verslag is verzocht. Tijdens deze vergadering neemt de raad tevens een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde verslag (artikel 15a lid 3 Reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad SittardGeleen 2018, vierde wijziging). 4. Het vastgestelde geheime verslag wordt door de voorzitter van de raad en de griffier ondertekend (artikel 15a lid 4 Reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad Sittard-Geleen 2018, vierde wijziging). Hoofdstuk 4 Opheffen geheimhouding Artikel 4:1 Opheffen geheimhouding (Bijlage 1 Beslisboom VNG) 1. Het orgaan dat geheimhouding oplegt (college, burgemeester, raad of commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet) is bevoegd de geheimhouding op te heffen (artikel 89 lid 3 Gemeentewet). 2.

Als een commissie geheimhouding heeft opgelegd, is naast deze commissie ook de raad (als orgaan dat de commissie heeft ingesteld) bevoegd tot opheffing van de geheimhouding (artikel 89 lid 3 Gemeentewet). 3. Zodra het college of de burgemeester informatie met de raad heeft gedeeld, is de raad exclusief bevoegd tot opheffing van de geheimhouding (artikel 89 lid 4 Gemeentewet). 4. Als de raad of commissie voornemens is de geheimhouding van aan de raad of commissie verstrekte informatie op te heffen, wordt daarover, voor zover daar bij de raad en/of het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd behoefte aan is, in een besloten raadsvergadering met dit orgaan overleg gevoerd (artikel 15b Reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad Sittard-Geleen 2018, vierde wijziging). 5. De griffie en het college zorgen ervoor dat de registers, zoals bedoeld in artikel 6.1 van dit protocol, minimaal één keer per jaar ter kennisname aan de raad worden aangeboden inclusief een voorstel voor opheffing van de geheimhouding op de documenten en verslagen waarvan de geheimhouding kan worden opgeheven. Artikel 4:2 Opheffing op initiatief van college of burgemeester Het college of de burgemeester kan op eigen initiatief de raad of een commissie een voorstel doen tot opheffing van opgelegde geheimhouding over overgelegde of toegezonden informatie.

Het gaat dan met name om die gevallen waarin de horizonbepaling “voor onbepaalde tijd”

6

vermeldt en als Woo verzoeken worden ontvangen vóórdat de in de horizonbepaling genoemde datum is verstreken. Het is aan de raad om hier over te besluiten.

Artikel 4:3 Verzoek tot opheffing geheimhouding Als een verzoek om informatie op grond van artikel 4.1 van de Wet open overheid betrekking heeft op informatie waarop geheimhouding rust wordt dit verzoek opgevat als verzoek om opheffing van de geheimhouding. In afwachting van het besluit op het verzoek tot opheffing van de geheimhouding wordt de beslistermijn op het verzoek om openbaarmaking opgeschort. Artikel 4:4 Publicatie openbaar geworden informatie Nadat de geheimhouding is opgeheven wordt de desbetreffende informatie door de griffie op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem geplaatst. Artikel 4.5 Archivering geheime informatie Indien de geheimhouding niet kan worden opgeheven wordt de informatie als geheime informatie opgeborgen in het archief van de gemeente Sittard-Geleen. Hoofdstuk 5 Embargo op informatie en vertrouwelijkheid Artikel 5:1 Onder embargo versturen van informatie 1. De burgemeester of het college kunnen stukken onder embargo verstrekken aan een commissie of raad. Onder embargo verstrekken van stukken is uitsluitend bedoeld voor informatie waarop kort na het verstrekken daarvan een persbericht volgt of de stukken op een andere wijze worden geopenbaard. Een commissie of de raad houdt deze informatie onder zich totdat de stukken zijn geopenbaard. 2.

Als informatie onder embargo aan de raad of een commissie wordt verstrekt, wordt daar duidelijk melding van gemaakt en wordt aangegeven op welk moment de informatie wordt geopenbaard.. 3. Bij schending van het embargo wordt het betreffende raads- of commissielid voor ten hoogste drie maanden uitgesloten van de verstrekking van stukken onder embargo. Artikel 5:2 Vertrouwelijk 1. De burgemeester en het college kan raadsleden en commissieleden uitsluitend mondeling vertrouwelijk informeren als het gaat om: - persoonlijke aangelegenheden - interne aangelegenheden - integriteitskwesties - informatie met een hoge onzekerheidsmarge 2. Vertrouwelijkheid wordt aan het begin van de vergadering of het (telefoon)gesprek afgesproken.

7

3. Vertrouwelijkheid is een afspraak, het heeft geen juridische betekenis. Het openbaar maken van vertrouwelijke informatie is iets anders dan het schenden van de formele geheimhoudingsplicht. Het zich houden aan vertrouwelijkheid is een politieke en bestuurlijke fatsoensnorm. 4. Artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht schept een algemene verplichting voor een ieder die in aanraking komt met vertrouwelijke gegevens tot geheimhouding daarvan. Overtreding is op grond van artikel 272 Wetboek van Strafrecht strafbaar. Schending van de vertrouwelijkheid kan derhalve leiden tot toepassing van artikel 2:4 lid 1. Hoofdstuk 6 Registratie geheime informatie Artikel 6:1 Register 1. De griffier houdt een register bij van alle geheime documenten die door het college en de burgemeester aan een commissie of de raad zijn aangeboden en van alle documenten waar een commissie of raad zelf geheimhouding op heeft gelegd. 2. De griffier houdt een register bij van alle raads- en commissievergaderingen of delen van raads- en commissievergaderingen die in beslotenheid zijn gehouden waardoor op het verhandelde van rechtswege geheimhouding rust. 3. De registers bevatten de datum van de vergadering, de datum van oplegging van geheimhouding, de grondslag voor de geheimhouding en de horizonbepaling dan wel de datum waarop of voorwaarde waaronder de geheimhouding kan worden opgeheven.

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen Artikel 7:1 Slotbepalingen 1. Dit protocol treedt in werking nadat dit door de gemeenteraad is vastgesteld en de bekendmaking in het elektronisch Gemeenteblad heeft plaatsgevonden. 2. Dit protocol kan worden aangehaald als "Protocol geheimhouding gemeenteraad SittardGeleen 2025"

Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 6 februari 2025.

De griffier,

De voorzitter,

mr. N.A.P.G. Bisschoff

mr. J.Th.C.M. Verheijen

8

Bijlage Beslisboom VNG voor het opleggen, verstrekken en opheffen van geheimhouding

9

Toelichting bij artikel 2:4 van het protocol: Met het doen van aangifte geeft de gemeente aan de opgelegde geheimhoudingsplicht serieus te nemen. Afgewogen wordt of het doen van aangifte opportuun is.

10