Notulen Ronde Raadzaal 9 maart 2023

Notulen van de Ronde in Raadzaal op donderdag 9 maart 2023 1.1 Rekenkamerrapport Quickscan Doorwerking Inkoop- en Aanbestedingsbeleid (Rekenkamercommissie) Tijdstip:

19.00-20.25 uur

Aanwezig de voorzitter: de griffier:

P.T.H.M. Henssen A. Cortlever

de leden GOB: CDA: Stadspartij: GroenLinks/PvdA: D66: VVD: PVV: SPA: Lokaal Sittard-Geleen-Born: Forum voor Democratie: PIT:

M.W.C. Claessens G.J.M.C. Essing-Demandt K. Samaritakis M.J.M. De Loo J.M.H. Joosten L.M.H. Jongen P. Winteraeken-Bruls S. Strijkers E.V.P. Talpe

het college wethouder J.G.M.L. Bühler leden Rekenkamercommissie Mr. D. Heesakkers (voorzitter) en A.G.A. Rooskens Msc Joosten Int. Onderzoek & Adv. Mevrouw Joosten ambtenaar de heren Gouders en Janssens notulen

M. Migo (Notuleerservice Nederland)

De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Allereerst wordt gesproken over het Rekenkamerrapport Quickscan Doorwerking Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. De voorzitter heet de leden van de Rekenkamercommissie, mevrouw Heesakkers en mevrouw Rooskens, hartelijk welkom. Hij heet eveneens mevrouw Joosten van het onderzoeksbureau en wethouder Bühler hartelijk welkom. De Rekenkamercommissie heeft een onderzoek uitgevoerd naar de opvolging van de aanbevelingen van het in 2018 gehouden onderzoek naar het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente SittardGeleen. Voorgesteld wordt om kennis te nemen van het rapport en in te stemmen met de aanbevelingen gericht aan de gemeenteraad en tevens in te stemmen met de aanbevelingen die zijn gericht aan het college. Het Rekenkamerrapport is op 9 februari jl. besproken in de commissie Begroting en Verantwoording. Deze commissie heeft kennisgenomen van de inhoud van het rapport en had geen opmerkingen. Het raadsvoorstel is hierna opgesteld en voorgelegd aan de commissie Begroting en Verantwoording voor een schriftelijke sondering. Ook hier zijn geen opmerkingen over gekomen. Mevrouw Rooskens wijst erop dat de Rekenkamercommissie onderzoek doet naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van verschillende zaken. De onderzoeken eindigen altijd met adviezen.

Dit is de eerste keer dat een zogenoemd doorwerkingsonderzoek is gehouden waarbij gekeken

1

is naar de implementatie van de adviezen. Hiervoor is mevrouw Joosten van Joosten Interim Onderzoek en Advies ingeschakeld. Mevrouw Joosten start met het geven van een korte toelichting over het onderzoek en de bevindingen. Ze wijst erop dat de toelichting ook in de vorm van een presentatie in iBABS is terug te vinden. In de doorwerking is gekeken naar de effectiviteit van het Rekenkamerrapport, wat er is gebeurd met de aanbevelingen en of er nog aanbevelingen kunnen worden meegegeven. De Rekenkamercommissie Sittard-Geleen heeft uitdrukkelijk verzocht om niet alleen inzicht te geven aan de gemeenteraad hoe we ervoor staan, maar ook aan de Rekenkamercommissie zelf te laten weten welke eventuele aandachts- en verbeterpunten er zijn en of de aanbevelingen haalbaar en werkbaar zijn gebleken. De centrale onderzoeksvraag was: in welke mate zijn de aanbevelingen uit het Rekenkamerrapport over het inkoop- en aanbestedingsbeleid gerealiseerd en is daarmee het beoogde doel bereikt? Om die vraag te beantwoorden zijn er vijf deelvragen gesteld. Er is bij dit onderzoek gestart met een plan van aanpak en het opstellen van een formulier waar alle aanbevelingen in stonden en een aantal vragen over hoe de aanbevelingen zijn ervaren en tips voor verbetering. Die zijn ingevuld door de organisatie en voorzien van bewijsstukken, om te onderbouwen hoever het ermee staat.

Vervolgens zijn de formulieren en de documenten geanalyseerd. Via interviews zijn nog enkele vragen nader onderzocht. Ook heeft een groepsgesprek plaatsgevonden met een aantal leden van de raad. Op basis van dit alles is een analyse gemaakt en een zogenoemde stoplichtenrapportage opgesteld. De organisatie heeft naar het conceptrapport kunnen kijken om eventuele feitelijke onjuistheden te kunnen opsporen. Daarna is het rapport nog aangepast en voorzien van conclusies en aanbevelingen en naar het college gestuurd voor een reactie. De reactie van het college is terug te vinden bij de aanbevelingen alsook het nawoord van de Rekenkamercommissie. De voornaamste conclusies van de doorwerking zijn: • Er is al ontzettend veel werk verricht door het college en door de organisatie: er is o.a. een nieuw beleidsplan opgesteld, er is een Handboek Inkoop gekomen, er is een afwegingskader, er zijn formats opgesteld en er is een spendanalyse uitgevoerd. • Er is veel geïnvesteerd om de relatie tussen de organisatie en het Inkoopbureau te versterken. Mevrouw Joosten somt een reeks voorbeelden op ter onderbouwing. • De Rekenkamercommissie is blij met de uitkomsten van de quickscan. Het voornaamste doel van de Rekenkamercommissie is dat zij het leervermogen van de raad, het college en de organisatie wil vergroten.

Gebleken is dat duidelijk lering getrokken is uit de aanbevelingen en dat deze met enthousiasme zijn opgepakt. De Rekenkamercommissie spreekt wat dit betreft daarom van een geslaagd onderzoek. De mensen met wie gesproken is, gaven aan dat de aanbevelingen als bruikbaar en als herkenbaar worden ervaren. • Er staat ook nog veel werk op de planning. In het nieuwe beleidsplan is heel veel aandacht voor rechtmatigheid, waardoor verwacht mag worden dat dat element, voor zover mogelijk, op orde is, maar wat nog ontbreekt is de doeltreffendheid en doelmatigheid. • Hetzelfde geldt voor de voor- en de achterkant van het inkooptraject. Daar moet nog verder worden ingezet op de relatie, om die nog verder te verbeteren. • Er is, zoals in vele gemeenten in Nederland, geen procedure die toeziet op de monitoring van de aanbevelingen die de gemeenteraad heeft aangenomen. In het onderzoek kon tevens niet worden vastgesteld dat raadsleden zelf actief hebben gevraagd hoe het staat met de opvolging van de aanbevelingen. In de doorwerking is onderscheid gemaakt tussen aanbevelingen die het proces betreffen en aanbevelingen die de inhoud betreffen. Qua proces wordt aan de raad meegegeven: vertrouwen is prima, maar controleer ook. Mevrouw Joosten legt vervolgens via een voorbeeld uit hoe de raad dit zou kunnen doen. Het college informeert op dit moment vooral over de rechtmatigheid.

Aangegeven wordt: zodra de doelmatigheid en de doeltreffendheid in het plan zitten, informeer dan vervolgens ook daarover. Richting de Rekenkamercommissie is nog de volgende procesaanbeveling gedaan: wees concreet in je aanbevelingen, adresseer ze duidelijk en maak afspraken met de raad over de presentatie van een rapport, over de besluitvorming en over de monitoring. Qua inhoud wordt aanbevolen richting de raad: geef aan het college de opdracht om in het nieuwe beleidsplan ook inhoudelijke (SMART-)doelstellingen op te nemen. Richting het college: onderzoek wat nodig is om een nog wat strategischer inkoper te worden en zet dat vervolgens in gang. En, richting

2

college: maak sturen op doeltreffendheid en doelmatigheid mogelijk. En zorg dat die in SMARTdoelstellingen in het nieuwe beleidsplan Inkopen en Aanbestedingen terechtkomen. De voorzitter bedankt mevrouw Joosten voor haar uitgebreide toelichting. Eerste termijn De heer Claessens (GOB) complimenteert de Rekenkamercommissie met het doorwerkingsonderzoek waarin onderzocht is wat er is gedaan met de aanbevelingen uit het onderzoek van 2018. GOB is ervoor in de toekomst dergelijke onderzoeken ook te doen naar aanleiding van andere Rekenkamerkapporten. GOB is akkoord met de aanbevelingen, met inachtneming van de kanttekeningen die het college heeft geplaatst. De heer Claessens heeft ten slotte nog enkele vragen: • Kleine aankopen hoeven niet meer te worden gemeld bij de unit Inkoop. Wat betekent dit voor de controle hierop? • Wat wordt er precies mee bedoeld dat de procesverantwoordelijkheid bij inkooptrajecten tot 50.000 euro centraal belegd worden? • Hoe groot is de formatieclaim waarover in het rapport gesproken wordt? • Door de ophoging van de grens naar 10.000 euro ontstaat aan de ene kant het beeld dat er minder druk wordt gelegd op de unit Inkoop. Er wordt echter ook gevraagd om een formatieclaim. Hoe verhoudt dat zich met elkaar? • Een aantal gesprekspartners gaf aan dat het wellicht beter was geweest om het doorwerkingsonderzoek een of twee jaar later te laten plaatsvinden.

Hoe kijkt de Rekenkamercommissie daarnaar? Mevrouw Essing-Demandt (CDA) merkt op dat ze het goed vond om in het rapport te lezen dat de Rekenkamercommissie het algemene doel heeft om het lerend vermogen van de raad te vergroten door bijvoorbeeld te helpen onderwerpen kritisch te bekijken en concrete aanbevelingen te geven. • Bij de aanbeveling over het opnemen van SMART-doelstellingen en prestatie-indicatoren wil mevrouw Essing-Demandt meegeven dat de raad bij andere bijeenkomsten vaker heeft aangegeven dat de uitwerking van beleid meetbaar moet zijn. Het SMART maken van beleid om de doeltreffendheid en doelmatigheid te meten komt ook nu aan de orde. Als reden dat dit niet is opgenomen, staat er dat dit deels het gevolg is van het ontbreken van inhoudelijke beleidsnota’s. Hierdoor zouden andere aanbevelingen niet geïmplementeerd kunnen worden. Kan een ambtenaar daar een toelichting op geven? • In aanbeveling 7 staat eveneens het opnemen van SMART-doelstellingen. Het college omarmt deze aanbeveling, maar maakt wel een kanttekening. Graag verneemt ze van een ambtenaar een toelichting op de formulering ‘of het al dan niet functioneel is’ en de zinsnede over de invloed van externe autonome factoren. • Het CDA kan zich vinden in de aanbevelingen aan de raad en het college. Wel stelt ze hierbij nog de vraag hoe de raad wordt gefaciliteerd om die aanbevelingen allemaal op te volgen.

Voor het CDA is het raadsvoorstel een hamerstuk. De heer De Loo (GroenLinks/PvdA) bedankt de Rekenkamercommissie en mevrouw Joosten voor haar heldere toelichting. Hij heeft een aantal vragen en opmerkingen: • Mevrouw Joosten van het onderzoeksbureau sprak onder andere over vertrouwen. De heer De Loo zoekt naar de balans tussen enerzijds vertrouwen en anderzijds SMART geformuleerde doelen. Beide lijken wat op gespannen voet te staan met elkaar. Kan mevrouw Joosten dit nader toelichten? • De heer De Loo is het ermee eens dat er qua doeltreffendheid nog een weg te gaan is. GroenLinks heeft destijds bij de vaststelling van het Beleidsplan Inkoop van 28 januari 2021 fors aangedrongen op een afwegingskader, dat er uiteindelijk ook is gekomen. Echter, daarin mist de heer De Loo de harde criteria. Het afwegingskader heeft naar de mening van GroenLinks/PvdA te veel ruimte gelaten voor eigen interpretaties en ad-hoc-keuzes. • Aanbeveling 1, 4 en 5 zijn nadrukkelijk aan de raad gericht. De raad wordt meegegeven om goed de vinger aan de pols te houden. De heer De Loo wil graag van het college weten hoe de raad hierin moet acteren. Mag worden verwacht dat in het vervolgtraject de raad een raadsvoorstel tegemoet

3

•

mag zien waarin de raad op die punten bediend wordt? De vraag is dus eigenlijk: wie is initiatiefnemer in dezen? GroenLinks/PvdA stelt voor dat de aanbevelingen in een raadsvoorstel worden uitgewerkt.

De heer Samaritakis (Stadspartij) wil graag de Rekenkamercommissie bedanken voor het uitstekende rapport. De Stadspartij gaat akkoord met de aanbevelingen. Wel wil de heer Samaritakis de volgende vragen stellen: • Wat zijn de risico’s als de SMART-doelstellingen niet worden behaald in het inkoop- en aanbestedingsbeleid? • Wat zijn de gevolgen als de aanbevelingen uit het rapport niet worden opgevolgd? • Het is, zoals in het rapport staat, cruciaal om SMART geformuleerde doelstellingen te hebben en periodieke evaluaties uit te voeren, om de effectiviteit en de efficiëntie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid te waarborgen. Als blijkt dat het beleid niet voldoet aan de gestelde doelen dan kan er worden gekeken naar aanpassingen die nodig zijn om de gewenste resultaten te bereiken. Wat zal er gebeuren als bij een tussentijdse evaluatie de verwachtingen of doelstellingen niet gerealiseerd worden? De heer Jongen (PVV) bedankt de Rekenkamercommissie voor het onderzoek naar de doorwerking. De PVV maakt zich, kijkend naar de stoplichtrapportage, grote zorgen over het tijdpad aangaande de doorontwikkeling en de grote opgaven in de gemeente Sittard-Geleen en de daaraan gekoppelde aanbestedingen.

• Wanneer mag worden verwacht dat de gemeente volledig in control is? • Richting mevrouw Joosten van het onderzoeksbureau over de doelmatigheid: is er gekeken naar hoofdstuk 1.2 van de Gids Proportionaliteit met betrekking tot de concretisering van de doelmatigheid? • In aanvulling op de heer Claessens van het GOB over de meldingsplicht tot 10.000 euro: de PVV ziet hier wel een risico voor het opknippen van opdrachten. De PVV hoort graag een toelichting op de toekomstige beheersing. De PVV hoopt, ten slotte, dat er goed gestuurd zal worden op de uitvoering van de aanbevelingen. Mevrouw Winteraeken-Bruls (SPA) geeft aan dat haar fractie het goed vindt dat de Rekenkamercommissie onderzoek doet naar de effecten van haar adviezen. Het eerdere rapport is destijds ook positief ontvangen door SPA. Daarnaast heeft mevrouw Winteraeken-Bruls nog een aantal opmerkingen: • Iedereen kan leren van het doorwerkingsrapport: de raad, het college en de inkoopafdeling. SPA vindt dat in het rapport goede adviezen staan. • Meetbare SMART-geformuleerde doelstellingen zijn goed, want dan kun je er goed je mening over geven en zorgen voor monitoring. • Het college maakte twee opmerkingen bij de gedane adviezen. SPA begrijpt deze opmerkingen, omdat de organisatie staat voor allerlei ontwikkelingen. • SPA is positief over het voorstel.

Mevrouw Joosten (VVD) vindt het een mooi rapport en wil graag allereerst namens haar fractie de Rekenkamercommissie en de ambtenaren bedanken voor al het vele en goede werk. Inkoop- en contractmanagement zijn heel belangrijk. Mevrouw Joosten wijst, naast de rechtmatigheid en de doelmatigheid, ook op het belang van kostenbeheersing. De VVD heeft ook nog enkele vragen: • Bij aanbeveling 6 staat er ‘als in de toekomst blijkt dat er meer focus nodig is voor de realisatie van de strategische inkoopdoelen’. Mevrouw Joosten vraagt zich af waarom dit zo geformuleerd staat. Een strategische visie is toch sowieso belangrijk? • Bij aanbeveling 7 wordt gesproken over de SMART-doelen. Mevrouw Joosten is benieuwd hoe snel die gerealiseerd zullen gaan worden. • De aanbesteding van het Huis op de Markt is niet helemaal goed gegaan. Kijkend naar dit rapport, waarin staat uitgelegd wat er allemaal al goed gaat, hoe kan het daar dan toch zo mis zijn gegaan?

4

De heer Talpe (PIT) bedankt de Rekenkamercommissie voor het opstellen van het rapport. Er is al veel gezegd over het inkoop- en aanbestedingsbeleid. De heer Talpe richt zich in zijn termijn daarom vooral op de rol en het functioneren van de Rekenkamercommissie. • Is de Rekenkamercommissie van mening dat de raad moet onderzoeken, of dat het college niet alleen moet aangeven dat de aanbevelingen zijn verwerkt, maar ook moet benoemen op welke wijze? • Bij de conclusies wordt aangegeven dat de aanbevelingen bruikbaar zijn, maar dat er wel veel subdoelen en details zijn. In hoeverre wordt bij degene aan wie de aanbeveling is gericht ook geïnventariseerd hoe diegene de aanbeveling uitlegt? • Het lijkt de heer Talpe goed om, wat betreft de voortgang, via de commissie Begroting en Verantwoording vinger aan de pols te houden. PIT vindt het positief dat de Rekenkamercommissie ook als vast agendapunt bij die commissie staat. Mevrouw Rooskens bedankt de diverse fracties voor de geuite complimenten. Ze loopt de vragen een voor een langs. • In antwoord op de vraag wanneer je zo’n doorwerkingsonderzoek moet doen, geeft mevrouw Rooskens aan dat de Rekenkamercommissie van mening is dat dit een heel goed moment was. Nu kon ook vooral goed worden bekeken wat er in gang is gezet en kon hier vanuit een buitenstaanderspositie naar worden gekeken. • Er is een nieuwe wet over de Rekenkamers.

De colleges zijn nu verplicht om aan te geven op welke wijze zij om zijn gegaan met de adviezen waar de raad mee heeft ingestemd. • In antwoord op de tweede vraag van de heer Talpe geeft mevrouw Rooskens aan dat een heel interessante vraag te vinden. Ze zou daar graag nog eens wat nader over na willen denken. De Rekenkamercommissie adviseert in principe aan de raad en het college. De betekenisgeving van dat advies komt daarna. De Rekenkamercommissie is daarbij natuurlijk altijd beschikbaar om toelichting te geven. De heer Talpe (PIT) geeft ter verduidelijking aan dat het erom gaat dat de uitgebreidheid van sommige stukken tekst de leesbaarheid en bruikbaarheid niet altijd ten goede komt. De vraag is daarom: hoe kunnen we het zo concreet mogelijk omschrijven, zodat goed begrepen wordt wat er moet gebeuren? In een persoonlijk gesprek kan vrij snel worden nagegaan of degene voor wie de tekst bedoeld is ook begrijpt wat de opsteller ervan voor ogen heeft. Dit zou kunnen worden besproken in de commissie Begroting en Verantwoording of op een ander moment. De voorzitter wijst erop dat het college aan de uitvoerende kant zit en de raad aan de controlerende kant. De eerste terugkoppeling zal aan het college zijn en de controle ligt vervolgens bij de raad.

Ziet de heer Talpe dat ook zo? De heer Talpe (PIT) geeft aan dat een van de aanbevelingen is gericht aan de Rekenkamercommissie zelf. Daar heeft het college volgens hem niet direct een rol. Het lijkt hem daarom goed deze aanbeveling in de commissie Begroting en Verantwoording met de Rekenkamercommissie te bespreken. Het is helder voor de voorzitter. Mevrouw Heesakkers wil hier graag even op reageren. De rapporten worden inderdaad in de commissie Begroting en Verantwoording behandeld. Bij de bespreking van het eerstvolgende rapport zou misschien iets langer kunnen worden stilgestaan bij de formulering van de aanbevelingen, of die begrijpelijk genoeg zijn. De heer Talpe (PIT) geeft aan dat dat hem een goed begin lijkt. Wethouder Bühler bedankt de deelnemers aan de Ronde voor hun inbreng. Ze is blij dat het rapport door de raad inhoudelijk goed is opgepakt. Het college is blij met het rapport, omdat het goede handreikingen biedt voor hoe je het best om kunt gaan met aanbevelingen uit een Rekenkamerrapport. • Het college neemt de aanbevelingen over en heeft enkele kanttekeningen geplaatst.

5

•

GroenLinks/PvdA sprak o.m. over rechtmatigheid, doeltreffendheid en SROI. Het college is vooral bezig geweest met de invulling van de rechtmatigheid. De doeltreffendheid en de doelmatigheid zijn nog wat onderbelicht. Daar moeten dus nog stappen worden gezet. Een van de redenen waarom deze nog wat onderbelicht zijn, is omdat er nog niet echt veel beleid is. De SROI is al wel geregeld. Daar is al wel beleid voor gemaakt. Daarvan zegt GroenLinks/PvdA: daar zijn geen SMARTdoelstellingen bij geformuleerd. De wethouder geeft aan dat het college ook daarmee aan de slag zal moeten.

De heer De Loo (GroenLinks/PvdA) wil graag ingaan op de social return. De 2,5 procent hoort wat de fractie van GroenLinks/PvdA betreft een onderdeel van het SMART geformuleerde beleid te zijn. Wethouder Geilen beriep zich in het dossier Glanerbrook op de escapebepaling. De heer De Loo zou graag willen voorkomen dat al te lichtzinnig gebruikgemaakt wordt van die escapebepaling. In welke mate kan de raad meer in positie worden gebracht om dit soort onwenselijke afwijkingen te voorkomen? Wethouder Bühler geeft aan: op het moment dat de dingen anders worden ingericht, zal de raad in positie worden gebracht. De heer De Loo (GroenLinks/PvdA) vraagt of hij het goed begrepen heeft dat de wethouder eigenlijk zegt: we gaan ons dat in de toekomst niet langer permitteren, op het moment dat wij neigen naar een afwijking zullen wij de raad in positie brengen? Wethouder Bühler geeft aan wat moeite te hebben met dit frame. Ze geeft aan: met elkaar zijn er afspraken gemaakt ten aanzien van de indicatoren en op het moment dat afgeweken wordt van de indicatoren komt de raad aan zet. De voorzitter wijst de heer De Loo erop dat de Rekenkamercommissie op dit moment bezig is met het onderzoek naar Glanerbrook. Daar zullen bevindingen uit komen die hierbij worden meegenomen. De heer De Loo (GroenLinks/PvdA) begrijpt de verwijzing naar Glanerbrook, maar hij wil het graag meer algemeen benaderen.

Wethouder Bühler wil graag een nuance maken: als je beleid hebt vastgesteld en daarbij ook de ruimte geeft aan het college om af te wijken dan moet je die ruimte ook laten. Op het moment dat dingen anders worden georganiseerd, betekent dat dat altijd de raad aan zet is. De heer De Loo (GroenLinks/PvdA) merkt op dat in de discussie nu een duidelijk verschil van inzicht tot uitdrukking komt. De wethouder zegt volgens de heer De Loo eigenlijk dat ze het recht wil houden om te kunnen afwijken. Maar als de raad vindt dat bijvoorbeeld social return zo wezenlijk is dat daar concreet in het inkoop- en aanbestedingsbeleid aandacht voor is, dat daar consequent op wordt geacteerd, dan moet de raad er ook op kunnen vertrouwen dat dat gebeurt. Dat is voor GroenLinks/PvdA een wezenlijk punt. Wethouder Bühler benadrukt dat met elkaar beleidsregels kunnen worden gemaakt waarin is aangegeven: die 2,5 procent, dat is het uitgangspunt. Dat is een beleidsregel. Op het moment dat een beleidsregel moet worden gewijzigd, gaat het college terug naar de raad. Als de raad de ruimte geeft om af te wijken van een beleidsregel dan is het aan de raad om in het beleidsplan aan te geven welke ruimte er is. Dat is echter niet wat nu voorligt. Ze is van mening dat deze discussie daarom beter op een ander moment gevoerd kan worden.

De heer De Loo (GroenLinks/PvdA) geeft aan deze reactie van de wethouder te begrijpen. Hij zal op zoek gaan om dit voor zijn fractie wezenlijke punt op een ander moment in stelling te brengen. • •

Aan wethouder Bühler werd ook gevraagd: er is een aantal aanbevelingen aan de raad gedaan, wie is dan nu aan zet? De raad is wat haar betreft aan zet, maar de raad mag het college een opdracht geven. De Stadspartij vroeg: wat zijn de risico’s als bepaalde doelstellingen niet worden bereikt? De wethouder geeft aan: als er geen doelstellingen worden geformuleerd, worden ze ook niet bereikt.

6

•

•

Een van de aanbevelingen was om naar de toekomst toe goed te kijken naar de doelstellingen. Daar gaat ze graag samen met de raad mee aan de slag. De VVD wilde weten waarom aanbeveling 6 op deze wijze geformuleerd was. De aanbeveling is, volgens de wethouder, gericht op de toekomst. Gevraagd wordt in de toekomst een onderzoek te laten doen. Een onderzoek gericht op de toekomst beantwoordt het college ook met een antwoord dat gericht is op de toekomst. De wethouder denkt ook dat de commissie Begroting en Verantwoording een goede plek is om nader met elkaar van gedachte te wisselen.

Mevrouw Joosten (VVD) geeft aan dat strategische inkoopdoelstellingen er al heel snel zijn. Zoals de zin nu geformuleerd staat, lijkt het alsof het misschien in de toekomst een keer voor zou kunnen komen. De vraag van de VVD is: moet je daar niet nu al mee beginnen? Daarnaast wil mevrouw Joosten nogmaals de vraag stellen: hoe voorkomen we dat wat er gebeurd is bij de aanbesteding van het Huis aan de Markt niet opnieuw voorkomt? Wethouder Bühler wijst erop dat de concrete casus van het Huis aan de Markt op dit moment niet voorligt. Ze kan daar nu niet op ingaan, vandaag ligt het Rekenkamerrapport voor waarin het gaat over hoe zaken in algemene zin behandeld worden. Ze deelt de conclusie van mevrouw Joosten niet dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid hierop van invloed is. Mevrouw Joosten licht toe dat het niet haar bedoeling was om op de casus zelf in te gaan. Als je de leerpunten uit de aanbesteding van het Huis aan de Markt naast de aanbevelingen uit het rapport legt, was de VVD benieuwd: hoe kun je zoiets voorkomen? Wethouder Bühler legt uit dat aanbeveling 6 met name gaat over de strategische waarde van inkoop en aanbestedingen, niet om voor de gemeenteraad strategische investeringen. Het college gaat aan de slag met deze aanbeveling.

De heer Gouders beantwoordt de gestelde vraag over de meldingsgrens, die van 10.000 naar 50.000 euro gaat en wat dit betekent voor de controle daarop. Team Inkoop heeft hier constant aandacht voor. Team Inkoop heeft bij de meldingen die zij krijgt een adviesrol. Gekeken wordt of de melding bijvoorbeeld betrekking heeft op een raamcontract. In dat geval geeft Team Inkoop het advies: je hoeft die melding niet te doen, dat mag op dat raamcontract worden afgeroepen. Als Team Inkoop ziet dat het een melding betreft die zich steeds herhaalt, dan zal Team Inkoop op dat risico ingaan. Daarnaast heeft Team Inkoop een rekenhulp en een aantal tools ontwikkeld waarbij de collega’s die de melding doen worden geholpen om op de juiste manier de melding te berekenen. Onder de 50.000 euro is sprake van een enkelvoudige aanbestedingsprocedure. Daar is het risico op onrechtmatigheden klein. Daarnaast is er twee keer per jaar een interne controle, wordt achteraf met audits teruggekeken en vindt er een spendanalyse plaats. De heer Claessens (GOB) wil graag weten hoe het zit met de kleinere bedragen, tot 10.000 euro. Daar hoeft geen melding van gedaan te worden? Zijn de audits ervoor om daar toch enigszins controle op te houden? De heer Gouders geeft aan dat dat inderdaad zo is. Vooral de spendanalyses geven aan dat er onder de 10.000 euro heel veel uitgegeven wordt, heel veel kleine dingetjes.

Als geconstateerd wordt dat er ‘heel veel van hetzelfde’ wordt uitgegeven dan wordt contact opgenomen met het betreffende team en het advies gegeven: hier is het goed om tot een raamovereenkomst te komen. Er was ook een vraag gesteld over de formatieclaim. Daarvan is bewust afgezien. Eerst wordt afgewacht wat de gevolgen zijn van de nieuwe aanpak. Inmiddels is duidelijk dat de nieuwe aanpak succesvol is geweest. Er worden steeds meer aanvragen gedaan. Aan de ene kant is er ruimte ontstaan door de meldingsdrempel die omhoog is gegaan. Tegelijk zijn er grotere trajecten bijgekomen. Daardoor is wel meer druk gekomen op de ‘strategische kant’. Daarnaast is de organisatie gegroeid. Er zijn veel meer collega’s bijgekomen, waardoor ook het aantal meldingen flink is gestegen. En doordat Vidar aan de organisatie is toegevoegd, is er ook nog een heel nieuwe dynamiek bijgekomen.

7

Wat betreft het contractmanagement licht de heer Gouders nog toe: de afgelopen jaren is een contractbeheersysteem aanbesteed. Dat wordt op dit moment uitgerold. Het contractbeheersysteem gaat medio maart live. Dat is dan weer de basis voor het contractmanagement. Mevrouw Joosten van het onderzoeksbureau wil ten slotte graag nog de vraag van GroenLinks/PvdA beantwoorden over de balans tussen vertrouwen en de SMART-doelstellingen. Bedoeld is niet om daar een link tussen te maken. Bedoeld is aan te geven dat het aan de ene kant belangrijk is SMARTdoelstellingen te hebben, want dan kun je als raad ook sturen. Het is vervolgens prima dat je er vertrouwen in hebt dat het college de zaken uitvoert. Maar het past ook in het duale stelsel dat je als raad, met de controlerende taak, vaststelt of het allemaal is uitgevoerd zoals met elkaar is afgesproken. De PVV vroeg hoe gekeken is naar de doelmatigheid in het rapport. Eigenlijk is enkel gekeken: staat er een taakstelling in op basis waarvan je de doelmatigheid kunt meten? Dat was niet zo. De voorzitter inventariseert of er behoefte is aan een tweede termijn. Dat is het geval. Tweede termijn De heer De Loo (GroenLinks/PvdA) wil zich richten tot zijn collega’s over de escapebepaling. Het college heeft die bepaling gehanteerd om de 2,5 procent voor social return ‘te ontduiken bij een onderdeel van de aanbesteding van Glanerbrook’.

Als in het verlengde van wat nu voorligt in het rapport, moet worden vastgesteld dat wellicht het eerder geformuleerde beleid op dat onderdeel een tekortkoming kent, dan zou hij zijn collega’s willen uitnodigen om te kijken of er ruimte is om in de raad te komen tot een aanscherping van in elk geval dat punt, zodat er een reparatie kan plaatsvinden. Mevrouw Essing-Demandt (CDA) wil graag eerst weten of de raad daar überhaupt een rol in heeft. De heer De Loo (GroenLinks/PvdA) wijst erop dat de raad in het rapport juist de aanbeveling heeft gekregen om meer vinger aan de pols te houden waar het gaat om concreet geformuleerde doelen. Mevrouw Essing-Demandt (CDA) kan het op dit moment niet beoordelen. Ze zou dit eerst uitgezocht willen zien. Mevrouw Winteraeken-Bruls (SPA) is het eens met de heer De Loo dat je zoiets moet kunnen afspreken en dat je erop moet kunnen dat wanneer je afspreekt om overal 2,5 procent voor social return vast te leggen dat ook uitgevoerd wordt. Mevrouw Essing-Demandt (CDA) wil graag nog iets toevoegen aan haar reactie: als de wet de bevoegdheid geeft om af te wijken dan is het de vraag of de gemeenteraad daar een rol bij heeft. De voorzitter vermoedt dat het mogelijk moet zijn dat een en ander voorafgaand aan de raadsvergadering uitgezocht moet kunnen zijn.

Mevrouw Joosten (VVD) hoorde de heer De Loo spreken over ‘het ontduiken van’ terwijl de wethouder zei dat ‘het mogelijk weleens voor kan komen dat die 2,5 procent social return niet gehaald kan worden’. Daar kunnen hele moverende redenen voor zijn en die hoort de VVD in dat geval graag. Ze is er niet voor om te zeggen: het moet coûte que coûte 2,5 procent zijn. De heer Talpe (PIT) merkt op dat het de vraag is in hoeverre de vraag van de heer De Loo bij dit agendapunt hoort. De vraag hoe strikt je als raad de kaders wilt afbakenen is wat de heer Talpe betreft een op zich staande discussie. Hij neemt de vraag van de heer De Loo graag terug naar zijn fractie en wil er op dit moment geen inhoudelijke uitspraken over doen. De heer Claessens (GOB) wil ook graag reageren op de vraag van GroenLinks/PvdA. De hardheidsclausule moet wat de heer Claessens betreft echt alleen gebruikt worden als die echt nodig is.

8

En dat zal dan goed gemotiveerd moeten zijn en moeten worden teruggelegd bij de raad. Het moet altijd de ambitie zijn om de 2,5 procent wel te halen. Hij gaat ervan uit dat het college dat streven deelt. Mevrouw Essing-Demandt (CDA) merkt op dat de tweede termijn zich helemaal toespitst op de SROI, terwijl wat voorligt het Rekenkamerrapport is. Ze stelt voor terug te keren naar het eigenlijke agendapunt. De heer De Loo (GroenLinks/PvdA) wil niet dat het misverstand bestaat dat hij het hier per se over SROI wil hebben. Hij wil het enkel en alleen hebben over het feit dat de raad de deur te ruim heeft opengezet, terwijl op het gebied van SROI het huiswerk juist wel goed is gedaan: daar heeft de raad namelijk wel een SMART doel geformuleerd. Hij is het eens met de heer Claessens: wil je kunnen afwijken als college dan moet je daar zware motiveringseisen aan verbinden. Hij hecht eraan dat er snel geacteerd wordt op de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie heeft gegeven. De voorzitter checkt bij de heer De Loo of het voorstel wat hem betreft een bespreekpunt moet worden voor de aankomende raadsvergadering. Dat beaamt de heer De Loo. Hij zou graag de evaluatie naar voren willen halen daar waar het gaat om de reparatiewetgeving. Mevrouw Essing-Demandt benadrukt dat wat het CDA betreft het Rekenkamerrapport voorligt.

Wat het CDA betreft is dat voldoende besproken en is het een hamerstuk. Mevrouw Joosten (VVD) is het daarmee eens. Ook voor de VVD is het een hamerstuk. De heer De Loo (GroenLinks/PvdA) merkt op dat als zijn fractie van mening is dat het voorstel rijp is voor een motie of amendement dat het per definitie een bespreekstuk maakt. Dat is correct, beaamt de voorzitter. De voorzitter concludeert: het is in principe een hamerstuk. De fractie van GroenLinks/PvdA komt erop terug. Via de griffie zal ieder vervolgens zo snel mogelijk vernemen wat dat voor gevolgen heeft, of het toch een bespreekpunt wordt. Het punt kan geagendeerd worden voor de raadsvergadering. De heer Talpe (PIT) checkt: is de conclusie dat het enige wat tijdens de raadsvergadering bij dit voorstel dan besproken wordt de eventuele motie of het eventuele amendement van GroenLinks/PvdA is? Dat is het geval, geeft de voorzitter aan. De heer De Loo (GroenLinks/PvdA) wijst erop dat ook SPA zijn voorstel steunde. Alleen dat al is voldoende aanleiding om het als bespreekpunt te mogen agenderen. Mevrouw Winteraeken-Bruls (SPA) verduidelijkt dat ze het weliswaar eens is met wat de heer De Loo zei, maar dat het voor SPA wel een hamerstuk is. De voorzitter sluit hiermee dit agendapunt af.

9

Notulen van de Ronde in Raadzaal op donderdag 9 maart 2023 1.2 Kadernota verbonden partijen Tijdstip:

20.30-21.00 uur

Aanwezig de voorzitter: de griffier:

P.T.H.M. Henssen A. Cortlever

de leden GOB: CDA: Stadspartij: GroenLinks/PvdA: D66: VVD: PVV: SPA: Lokaal Sittard-Geleen-Born: Forum voor Democratie: PIT:

M.W.C. Claessens G.J.M.C. Essing-Demandt W.P.H. Paauwe M.J.M. de Loo J.M.H. Joosten L.M.H. Jongen J.J. Renet S. Strijkers E.V.P. Talpe

het college ambtenaar

wethouder J.G.M.L. Bühler mevrouw Gilleszen

notulen

M. Migo (Notuleerservice Nederland)

De voorzitter heropent de vergadering. Hij heet wethouder Bühler opnieuw welkom, alsmede mevrouw Gilleszen. In september 2020 heeft de gemeenteraad opdracht gegeven een nieuwe Kadernota verbonden partijen op te stellen, rekening houdend met de ontwikkelingen en de uitgevoerde onderzoeken. De Kadernota verbonden partijen is op 16 januari jl. besproken met de commissie Begroting en Verantwoording. Op verzoek van die commissie is een risicomatrix toegevoegd. Aan de vergaderstukken zijn de antwoorden op de technische vragen van PIT toegevoegd. Eerste termijn De heer Claessens (GOB) memoreert eraan dat de huidige Kadernota in december 2013 door de raad is vastgesteld. In de negen jaar dat deze Kadernota geldt zijn twee rapporten van de Rekenkamercommissie en een rapport van een extern adviesbureau verschenen. Samen met de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen vormen deze de aanleiding voor de actualisatie van deze Kadernota. Hij heeft een aantal opmerkingen: • De heer Claessens benadrukt dat de voorliggende Kadernota goed leesbaar is. • Hij somt op wat in de Kadernota allemaal helder is omschreven. • Met de nieuwe termijnen is een effectiever bestuurlijk besluitvormingsproces mogelijk. • De gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen biedt drie nieuwe mogelijkheden aan de gemeenteraden om hun kaderstellende en controlerende rol te verbeteren.

De heer Claessens noemt ze alle drie.

10

•

Aan GR’en is het nu toegestaan om op positieve wijze af te wijken van de Wet gemeenschappelijke regelingen, door bijvoorbeeld ook een zienswijze van de gemeenteraad mogelijk te maken over de Kadernota en de voorlopige jaarrekening. GOB staat positief ten aanzien van deze Kadernota. Wel heeft GOB nog een vraag over artikel 9 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Daarin staat o.a. een bepaling over de voorwaarden waaronder en de gevolgen van uittreding. Als dit niet geregeld is binnen een bestaande GR, moet dat dan alsnog geregeld worden? Mevrouw Essing-Demandt (CDA) dankt de ambtenaren voor de heldere informatie, met name ook de info in de bijlage over waarom de gemeente met verbonden partijen wil werken. De vernieuwde Kadernota is al enkele malen aan de orde geweest in de commissie Begroting en Verantwoording, daar toegelicht en nader besproken. Ze herhaalt de eerdergenoemde aanleidingen voor deze vernieuwde Kadernota. De beantwoording op de technische vragen was helder. Voor het CDA is deze nieuwe Kadernota een hamerstuk. De heer Paauwe (Stadspartij) spreekt zijn dank uit voor de uitvoerige rapportage. Het heeft even geduurd, maar dan heb je ook wat, stelt de Stadspartij vast. Inhoudelijk heeft de Stadspartij tot dusverre weinig aanvullingen.

• Wel maakt de Stadspartij zich ernstig zorgen over de aangeboden risicomatrix, vooral waar het gaat om het financieel belangrijke dossier Mijn Streekwarmte BV. • Daarnaast vraagt de Stadspartij aandacht voor de samenwerking – en vooral het financiële effect voor de inwoners – met de BsGW voor 2024 en verder. De heer Renet (SPA) heeft zich tijdens zijn gehele politieke loopbaan, sinds 2010, druk gemaakt over verbonden partijen. Hem werd steeds duidelijk dat de verschillende gemeenteraden eigenlijk niets te zeggen hadden, omdat de termijnen te kort waren. Deze Kadernota en de veranderingen die nu plaatsvinden bieden daar meer mogelijkheden toe. • De heer Renet heeft meegewerkt aan de totstandkoming van de risicomatrix in een vorige periode. Hij is van mening dat de risicomatrix op dit moment nog te weinig bij zijn collega-raadsleden bekend is. De meeste nieuwe raads- en burgerleden zullen die, in ingevulde vorm, zelfs nog nooit gezien hebben. Volgens de heer Renet is het nodig dat dit soort informatie toch minstens een keer per jaar getoond wordt. • De waarde van het stuk is dat er nu ruimte zal ontstaan die de raad de mogelijkheid geeft om daadwerkelijk invloed uit te oefenen op wat er inhoudelijk in de verbonden partijen gaat gebeuren. Hij denkt dat het goed is dit ook naar andere gemeenten uit te dragen en is van mening dat hiermee echt een goede stap wordt gezet.

• De wijze waarop een en ander geformuleerd is, is heel duidelijk. Wel wil hij regelmatig zien wat de praktijk is, hoe de situatie daadwerkelijk is, wie waar staat in de risicomatrix. Mevrouw Joosten (VVD) is het eens met de vorige sprekers: het zijn heel duidelijke, goed leesbare stukken. De VVD wil daar graag complimenten voor maken. Wel heeft de VVD nog een vraag. Die betreft de evaluatie. Geeft dit reden tot heroverweging van welke partijen in een DB of AB zitten? En geeft het reden om opnieuw te kijken naar de stemverhoudingen binnen de gemeenschappelijke regelingen? De heer Talpe (PIT) dankt allereerst het college voor de snelle beantwoording van de technische vragen. • Wat PIT betreft is het uitgangspunt dat het belang van de gemeente en haar inwoners vooropstaat bij de Ronde- en raadsbehandeling over voorstellen die betrekking hebben op verbonden partijen. PIT begrijpt dat soms sprake kan zijn van ‘verschillende petten’. Daarom is het belangrijk duidelijk te hebben vanuit welke insteek de raadsvoorstellen worden opgesteld. PIT zal hier goed op blijven letten. • Bij de toekomstige evaluatie van de Kadernota gaat PIT ervan uit dat ook de gemeenteraad tijdig aan bod komt, bijvoorbeeld via de commissie Begroting en Verantwoording. Kan de wethouder dat bevestigen?

11

Wethouder Bühler dankt de sprekers voor de goede inhoudelijke vragen. Ze stelt de complimenten op prijs en geeft ze graag door aan de ambtelijke ondersteuning. Ze is blij dat dit stuk is opgesteld in taal die iedereen begrijpt. Ze beantwoordt vervolgens de gestelde vragen: • Ze is het helemaal eens met SPA dat de risicomatrix belangrijk is en dat die regelmatig aan de orde moet komen. De risicomatrix zal in P&C-documenten zoals de jaarrekening en de begroting worden meegenomen. • De wethouder geeft aan dat steeds op zoek wordt gegaan naar samenwerking met andere gemeenten. • De wethouder onderschrijft het belang, zoals door PIT genoemd, dat duidelijk wordt aangegeven ‘wie er aan het woord is’, spreek je als DB-lid namens de GR, of als AB-lid namens de gemeenteraad en de inwoners. • De suggestie om de toekomstige evaluatie te laten plaatsvinden in de commissie Begroting en Verantwoording lijkt de wethouder een goede. Mevrouw Gilleszen neemt de beantwoording van de overige vragen voor haar rekening: Door de heer Claessens is een vraag gesteld over artikel 9 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. De wetgever heeft het bestaande artikel uitgebreid en aangegeven dat ook iets geregeld moet worden over met name de financiële consequenties van een uittreding. Niet alleen die voor de GR zelf, maar ook voor de overige deelnemers.

Bij de meeste GR’en waar Sittard-Geleen aan deelneemt is samenwerking gezocht met Boels Zanders Advocaten, over aanpassingen van de teksten van de regelingen. Er is inmiddels een concepttekstvoorstel waarin heel uitgebreid op die uittreding wordt ingegaan en suggesties worden gegeven voor bijvoorbeeld het opstellen van een uittredingsplan. De heer Claessens (GOB) begrijpt dat de meeste GR’en deze verdiepingsslag moeten gaan maken. Hij kan zich voorstellen dat dit een enorme opgave is. Hij wil graag weten of de raad nog in positie wordt gebracht daarvan iets te vinden, waar het gaat om de uittredingsmogelijkheden en de financiële afwikkeling daarvan. Mevrouw Gilleszen antwoordt dat de gemeenteraad voor 1 juli volgend jaar in positie wordt gebracht, omdat alle GR’en dan de gewijzigde teksten van hun regelingen aan de raad moeten voorleggen. Dat gaat op twee momenten gebeuren: eerst via een zienswijzeprocedure en naderhand wordt de raad ook nog gevraagd om toestemming te geven voor de nieuwe tekst van de regeling. Bij de Kredietbank zit er nu een concrete uittreding aan te komen, omdat de gemeente Heerlen daar uit zal treden. De Kredietbank is een van de twee regelingen die niet is aangesloten bij Boels Zanders Advocaten, maar bij een ander advieskantoor. De heer Renet (SPA) meent zich te herinneren dat in het verleden de toenmalige gemeente Schinnen is uitgetreden uit Vidar.

Hij wil graag weten of dat klopt. Lijkt de manier waarop dat toen gegaan is op wat in het conceptvoorstel zit? Mevrouw Gilleszen heeft zelf geen beeld bij hoe de uittreding destijds vanuit Vidar is gegaan. Ze kan de vraag dus helaas niet beantwoorden. Mevrouw Joosten (VVD) geeft aan dat ze nog geen antwoord heeft gekregen op haar vraag over de evaluatie. Mevrouw Gilleszen geeft aan dat in de Kadernota is aangegeven dat een evaluatie wenselijk is. In het kader van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen moeten de GR’en ook gewoon zelf iets over een evaluatie in de tekst opnemen. In de Kadernota is aangegeven dat je in de evaluatie eigenlijk terugkomt op de redenen waarom je ooit in de GR bent gestapt en of die nog steeds in dezelfde mate van toepassing zijn. In het meest extreme geval zou een evaluatie dus ook kunnen leiden tot de overweging: is het nu aan ons om uit te treden? Mevrouw Joosten (VVD) verduidelijkt dat haar vraag eigenlijk ging over of je wel of niet in een DB zit, of daarnaar gekeken moet worden in de evaluatie. En bijvoorbeeld ook naar de stemverhoudingen. Ze vraagt of ook dergelijke heroverwegingen gaan plaatsvinden.

12

Mevrouw Gilleszen licht toe dat Sittard-Geleen voorstander is van een zo breed mogelijke evaluatie. De door mevrouw Joosten genoemde aspecten zouden daarvan een onderdeel kunnen zijn. Mevrouw Joosten (VVD) kan zich ook voorstellen dat er gemeenschappelijke regelingen zijn waar gemeentes niet in een DB zitten, en zeggen: eigenlijk zouden we dat wel graag willen. Het lijkt mevrouw Joosten om ook zoiets mee te nemen in een evaluatie. Wethouder Bühler wil graag een verduidelijkingsvraag stellen. Waarom vindt mevrouw Joosten dit belangrijk? Wat zou voor haar een afweging zijn om al dan niet een DB-rol te pakken? Mevrouw Joosten licht haar motivatie toe. Als je in een DB zit, ben je bezig met het voorbereiden en dat geeft toch al een lichte sturing in de richting waar je naartoe gaat. Je bent dan ook veel beter geïnformeerd en weet wat er ligt. Dat kunnen redenen zijn waarom het wel aantrekkelijk is DB’er te zijn. Wethouder Bühler geeft aan het een helder antwoord te vinden. De voorzitter inventariseert of er behoefte is aan een tweede termijn. Dat is niet het geval. De voorzitter concludeert dat het onderwerp voldoende is besproken en als hamerstuk kan worden doorgeleid naar de gemeenteraadsvergadering. De voorzitter wenst iedereen nog een fijne avond en sluit de vergadering.

13