Memo reactie ingediende wensen en bedenkingen college

Fractievoorzittersoverleg 16 januari 2025 Onderwerp: Protocol Geheimhouding Van:

Angelique Lamers/ Nicolle Bisschoff

Voorstel:

Reactie op ingediende wensen en bedenkingen college

Bijlage:

Aangepast Protocol geheimhouding

In het fractievoorzittersoverleg van 3 oktober jl. heeft u het Protocol Geheimhouding besproken. Aangegeven is dat aan het college wensen en bedenkingen gevraagd zouden worden over dit protocol vanwege hun rol hierin. Tevens lag de vraag voor of het college de wens zou hebben om aan te sluiten hierbij. College sluit niet aan bij protocol Op 14 november jl. heeft het college gereageerd op de vraag om wensen en bedenkingen in te dienen. Daarbij heeft het college aangegeven niet te willen aansluiten bij het Protocol Geheimhouding voor de gemeenteraad. De reden daarvoor is dat in het protocol de focus ligt op de situatie waarin de burgemeester of het college de geheimhouding opleggen op stukken die aan de raad worden voorgelegd. Voor het college staan, zoals verwoord in de brief, meer opties open, bijvoorbeeld als de raad geheimhouding oplegt op informatie en deze verstrekt aan de burgemeester of het college. Theoretisch gezien zou zich deze situatie kunnen voordoen. In de praktijk heeft deze situatie zich nooit voorgedaan. Vanwege het vorenstaande zal dan uit artikel 4:1 lid 5 de woorden “en het college” geschrapt worden. Wensen en bedenkingen Het college refereert in haar brief aan recente gebeurtenissen met betrekking tot geheim te houden informatie. Daarbij werd aan “anderen” de informatie verstrekt en deze informatie is vervolgens gelekt.

Hierover is met u gesproken in verband met het wel of niet doen van aangifte. Dit is voor het college aanleiding om een aantal voorstellen voor toevoegingen te doen aan het protocol. Het gaat dan concreet om het volgende: 1. Voorstel college: Aan artikel 2:3 een nieuw lid 7 toe te voegen met de tekst: “De in lid 4 en 6 genoemde “anderen" worden verzocht een schriftelijke geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Daarmee is sprake van een privaatrechtelijk overeengekomen geheimhoudingsverplichting”. Reactie: De voorgestelde toevoeging aan artikel 2:3 met lid 7, geeft een extra handvat om handhavend te kunnen optreden bij schending van de geheimhouding door anderen. Het nakomen van de afspraak om de verstrekte informatie geheim te houden wordt daarmee benadrukt. In artikel 272

van het wetboek van Strafrecht is een bepaling opgenomen die strafrechtelijke vervolging mogelijk maakt bij schending van geheimhouding. Een schriftelijke geheimhoudingsverklaring kan daarnaast worden gehanteerd. De genoemde geheimhoudingsverklaring zou dan door het college worden opgesteld en beschikbaar worden gesteld aan de griffie. Het voorstel van het college wordt hiermee overgenomen. 2. Voorstel college: Artikel 2:4 lid 1 aan te vullen met de tekst: “Met het doen van aangifte geeft de gemeente aan de opgelegde geheimhoudingsplicht serieus te nemen. Ondanks de grote impact van een aangifte wordt bij iedere schending afgewogen of het doen van aangifte opportuun is”. Reactie: De volledige toevoeging van de zinsnede aan artikel 2:4 eerste lid lijkt niet noodzakelijk. Aangenomen mag worden dat opgelegde geheimhouding serieus genomen wordt en dat de afweging om wel of geen aangifte te doen bij iedere schending afzonderlijk afgewogen wordt met oog voor het te dienen belang. Het voorstel van het college wordt dan ook slechts voor een deel overgenomen door de toevoeging aan artikel 2:4 eerste lid te beperken tot “bij iedere schending wordt afgewogen of het doen van aangifte opportuun is”. In de toelichting bij het protocol kan de volledige zinsnede worden opgenomen, zijnde: Met het doen van aangifte geeft de gemeente aan de opgelegde geheimhoudingsplicht serieus te nemen.

Afgewogen wordt of het doen van aangifte opportuun is. 3. Voorstel college: Het college constateert dat onder hoofdstuk 5 ook het verstrekken van informatie onder embargo en in vertrouwelijkheid wordt beschreven. Hieraan worden evenwel geen sancties verbonden in geval van schending van dit embargo of deze vertrouwelijkheid. Het college stelt voor om hieraan sancties te verbinden of, zo niet, hoofdstuk 5 uit het protocol te verwijderen. Dat laatste heeft dan wel tot gevolg, zo geeft het college aan, dat het college geen vertrouwelijke mondelinge informatie zal verstrekken in de toekomst. (Een voorbeeld van een mededeling onder embargo geldt voor de uitreiking van de speld van verdienste). Reactie: Het opnemen van een hoofdstuk voor het verstrekken van informatie onder embargo en in vertrouwelijkheid leidt tot completering van het Protocol Geheimhouding. In de praktijk wordt hiervan ook gebruik gemaakt. Daarom is het niet wenselijk om dit hoofdstuk te schrappen. De aanvulling met de sanctiebepalingen heeft daarom de voorkeur boven het schrappen van het betreffende hoofdstuk. Deze sanctie gaat echter wel verder dan de wetgeving, aangezien “vertrouwelijk” en “onder embargo” geen wettelijke termen zijn. 4.

Voorstel college: Aan artikel 5:1 een nieuw lid 3 toe te voegen met de tekst: “Bij schending van het embargo wordt het betreffende raads- of commissielid voor ten hoogste drie maanden uitgesloten van de verstrekking van stukken onder embargo”. Reactie: Het toevoegen van een sanctie bij overtreding van het lekken van informatie die onder embargo is verstrekt, is in lijn met de sanctiebepaling van artikel 89, vijfde lid van de Gemeentewet.

Deze sanctie kan worden toegepast bij het lekken van geheime informatie door de raads- of burgerleden die kennis dragen van deze geheime informatie. Vanwege deze consistentie kan de aanvulling worden overgenomen. 5. Voorstel college: Aan artikel 5:2 een nieuw lid 4 toe te voegen inhoudende: “Artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht schept een algemene verplichting voor een ieder die in aanraking komt met vertrouwelijke gegevens tot geheimhouding daarvan. Overtreding is op grond van artikel 272 Wetboek van Strafrecht strafbaar. Schending van de vertrouwelijkheid kan derhalve leiden tot toepassing van artikel 2:4 lid 1”. Reactie: Het gestelde onder de vorige reactie geldt eveneens voor het toevoegen van de algemene sanctiebepaling onder lid 4 van artikel 5:2. Er is geen bezwaar om deze op te nemen als extra verduidelijking al is het betreffende artikel uiteraard altijd van toepassing vanwege het feit dat de hogere wetgeving dit verplicht stelt. Ook als het hier niet opgenomen zou zijn. 6. Voorstel college: Artikel 2:2 lid 6 aan te vullen met de tekst: “Informatie waarop geheimhouding is gelegd, blijft onder berusting van de griffier (artikel 15 Reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad Sittard-Geleen 201, vierde wijziging) en wordt alleen ter inzage gelegd bij de griffier (overeenkomstig artikel 2:1 lid 3).

Reactie: Het verzoek om artikel 2:2 lid 6 aan te vullen met de door het college voorgestelde zinsnede maakt het betreffende lid erg uitgebreid zonder extra verduidelijkend te zijn. Daarom lijkt de toevoeging “en blijft onder berusting van” voldoende om aan de intentie van het college tegemoet te komen. Lid 6 zal dan als volgt luiden: “6. Geheime informatie wordt alleen ter beschikking gesteld aan, en blijft onder berusting van, de griffier of, bij haar afwezigheid, de plaatsvervangend griffier. Deze houdt bij wie gebruik heeft gemaakt van de inzage.” Hieruit blijkt voldoende dat de geheime informatie door de griffier niet uit handen wordt gegeven. 7. Voorstel college: Artikel 2:3 lid 1 aan te vullen met de tekst: “Met “delen” is bedoeld dat alle raadsleden gebruik kunnen maken van de inzagemogelijkheid”. Reactie: Deze toevoeging is een verduidelijking en kan worden opgenomen in artikel 2:3 eerste lid van het protocol. 8. Voorstel college: Artikel 2:3 lid 4 aan te vullen met de tekst: “... Gemeentewet én die door burgemeester of college of commissie aan de raad is verstrekt, tevens ...”. Reactie: Ook deze toevoeging is een verduidelijking en kan worden opgenomen bij het vierde lid van artikel 2:3 van het protocol.

9. Voorstel college: Aan artikel 3:3 het toevoegen van een nieuw lid 1 (onder vernummering) met de tekst: “Geheime informatie kan alleen mondeling gedeeld en besproken worden in een besloten vergadering. Hetzelfde geldt voor de bespreking van (vooraf via inzage bij de griffier verstrekte) geheime schriftelijke informatie”. Reactie: De toevoeging van een nieuw lid 1 aan artikel 3:3 met de voorgestelde inhoud leidt niet tot bezwaren. Dit leidt verder tot een vernummering van de overige leden. 10. Voorstel college: Aan artikel 2:2 lid 4 toe te voegen: “(artikel 89 lid 1 Gemeentewet)” én aan artikel 2:2 lid 7 “(artikel 89 lid 2 Gemeentewet)”. Reactie: - De toevoeging van artikel 89 lid 1 Gemeentewet aan artikel 2:2 vierde lid is niet correct. Dit vierde lid is namelijk een verdere uitwerking van artikel 89, eerste lid van de Gemeentewet waar alleen de verplichting staat opgenomen dat de geheimhouding wordt vermeld op het stuk ten aanzien waarvan de geheimhouding geldt. Deze aanbeveling zal dan ook niet worden overgenomen. - De tekst van artikel 89 lid 2 van de Gemeentewet is identiek aan het gestelde in art. 2:2 lid 7. In protocollen en verordeningen worden normaliter geen teksten opgenomen die in een hogere wet geregeld zijn. Nu echter deze tekst ter verduidelijking is opgenomen stuit het niet op bezwaren om de artikelvermelding toe te voegen. Vervolgstappen.

Na uw instemming met het gewijzigde Protocol zal het Protocol aan de gemeenteraad worden voorgelegd ter besluitvorming in de vergadering van 6 februari 2025.