Memo Protocol geheimhouding fractievoorzittersoverleg 3 oktober 2024

Fractievoorzittersoverleg 3 oktober 2024 Onderwerp: Protocol geheimhouding gemeenteraad Sittard-Geleen 2025 Van:

Nicolle Bisschoff en Angelique Lamers

Voorstel:

Bespreken van het protocol geheimhouding

Bijlagen:

1. Protocol geheimhouding gemeenteraad Sittard-Geleen 2025 2. Verzoek om wensen en bedenkingen college iz Protocol geheimhouding

Inleiding In de afgelopen tijd is het verstrekken van informatie onder geheimhouding en het in beslotenheid vergaderen aan de orde geweest. Daarnaast is er een bijeenkomst geweest waarin de raad vertrouwelijk is geïnformeerd. Het is van belang dat de spelregels omtrent het opleggen van geheimhouding, het vergaderen in beslotenheid en het ter beschikking stellen van geheime stukken duidelijk is. Deze afspraken zijn nu vastgelegd in het voorliggende Protocol geheimhouding. Uitgangspunt is “openbaar, tenzij…” Actieve openbaarmaking en het in openbaarheid vergaderen is het uitgangspunt. Openbaarheid en transparantie zorgen immers voor controleerbaarheid van bestuurlijk handelen. Toch kan het opleggen van geheimhouding soms ook nodig zijn. En hier ontstaat een ‘dilemma’. Immers het opleggen van geheimhouding kan in het belang zijn van de gemeente maar tegelijkertijd kan het ook een beperking betekenen voor de rol van de raad. Zolang geheimhouding is opgelegd, is een openbaar debat immers niet mogelijk over deze informatie. Het is belangrijk dat de afweging tussen openbaarheid en geheimhouding zorgvuldig wordt gemaakt. Helderheid over de juridische kaders en lokale afspraken is daarbij essentieel. Veelal vloeien deze regels voort uit wetgeving, maar er blijft ook ruimte om lokale spelregels op te stellen.

In het bijgaande protocol zijn regels opgesteld, hoe ambtelijke organisatie, college en gemeenteraad, met elkaar omgaan als het gaat om het beschikbaar stellen en delen van geheime informatie. Daarnaast zijn richtlijnen opgesteld hoe om te gaan met geheimhouding op stukken, besloten raadsvergaderingen en overige besloten bijeenkomsten. Tevens wordt ingegaan op de term “vertrouwelijkheid”. De Gemeentewet bevat geen bepalingen over “vertrouwelijkheid”. Dat geldt ook voor de Woo. Toch kan aan vertrouwelijkheid inhoud worden gegeven als geheimhouding opleggen niet kan of te ver gaat. Dit wordt nader toegelicht in het protocol. Totstandkoming protocol Dit protocol is gemaakt door de griffie in samenwerking met een juriste van de ambtelijke organisatie. Aangezien het protocol ook regels voor het college bevat is het nodig om dit

protocol voor het geven van “wensen en bedenkingen” aan het college voor te leggen. Dit wordt aan het college gevraagd via de bijgevoegde brief. Wellicht wil het college bij dit protocol aansluiting zoeken zodat er tevens duidelijkheid wordt geschapen voor de gehele organisatie over hoe om te gaan met geheime informatie. Hiervoor zijn geen ingrijpende aanpassingen in het Protocol noodzakelijk, maar zou kunnen worden volstaan met aanpassing van artikel 7:1 inhoudende dat: “Dit protocol wordt naar analogie toegepast in de situatie waarin de raad of de commissie de geheimhouding opleggen en geheime informatie verstrekken aan burgemeester of het college.” (vernummeren van artikel 7:1 naar 7:2). Ook de titel moet in dat geval worden gewijzigd in ”Protocol geheimhouding gemeente Sittard-Geleen 2025”. Aan het college wordt in de bijgevoegde brief, waarin zij worden gevraagd hun wensen en bedenkingen kenbaar te maken, deze overweging meegegeven. Mocht het college aangeven hierin mee te willen gaan zal het protocol eerst door het college moeten worden vastgesteld en vervolgens door de gemeenteraad.