Kadernota verbonden partijen 2023-2026

Bijdrage 2022: € 2,3

Herverdeling van de kosten Omvang dienstverlening onvoorspelbaar als gevolg van Covid-19 Geen weerstandsvermogen

Gemiddeld

GR Geneeskundige Gezondheidsdienst Zuid-Limburg

Bijdrage 2022: € 4,5

Forse bijstelling JGZ bijdrageGeen weerstandsvermogen

Gemiddeld

GR Omnibuzz

Bijdrage 2022: € 2,2

Structureel lager vervoersvolume als gevolg van Covid-19

Gemiddeld

GR Veiligheidsregio Zuid-Limburg

Bijdrage 2022: € 7,8

Nieuwe kostenverdeelsystematiek

Gemiddeld

GR RUD Zuid-Limburg

Bijdrage 2022: € 0,7

Risico’s zijn afgedekt met reserves

Laag

GR Belastingsamenwerking gemeenten en waterschappen

Bijdrage 2022: € 1,4

Fors stijgende proceskosten

Gemiddeld

GR Vidar WSW

Bijdrage 2022: € 3,6

-

Laag

GR Het Gegevenshuis

Bijdrage 2022: € 0,9

Klein risico op niet begrote en onvoorziene kosten

Laag

Voor een risicomatrix wordt verwezen naar bijlage 2

Met ingang van 2023 zal jaarlijks – door de accountteams – gekeken worden naar de risicoprofielen en de bijbehorende mate / wijze van monitoring.

Informatievoorziening Voor de informatievoorziening worden onderscheiden de informatie door de verbonden partij zelf (aan het college en de gemeenteraad) én de informatie door het college (aan de gemeenteraad). In belangrijke mate gebeurt de informatievoorziening door de verbonden partijen zelf door hun financiële stukken: jaarrekening, begroting(swijzigingen), kadernota.

26

Ook moeten de GR’en niet alleen gevraagd, maar – op grond van de per 1 juli 2022 gewijzigde Wgr – inmiddels ook ongevraagd inlichtingen geven13. Het gewijzigde artikel 17 van de Wgr geeft daarmee niet alleen aan dat de regeling bepalingen moet bevatten omtrent de wijze waarop aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten de door een of meer leden van die gemeenteraden gevraagde inlichtingen worden verstrekt (“gevraagd”), maar ook dat de regeling bepalingen moet bevatten omtrent de wijze waarop de inlichtingen verstrekt worden die de gemeenteraden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken (“ongevraagd”).14 Voor de in de regeling op te nemen bepalingen kan bijvoorbeeld gedacht worden aan themasessies, nieuwsbrieven, informatiebijeenkomsten, maar ook aan tussentijdse rapportages. Een aantal GR’en biedt nu al tussentijdse rapportages (ter informatie) aan haar deelnemers aan. In het in paragraaf 6 genoemde “GR afstemmingsoverleg” zal geïnventariseerd worden welke informatie de GR’en al aanbieden en worden afspraken gemaakt over de uniforme wijze van aanbieding van die informatie aan college en gemeenteraad. Binnen de afstemming in SGOVP-verband15 wordt ook aandacht besteed aan de informatievoorziening van colleges en gemeenteraden. De informatievoorziening door het college gebeurt door de gemeentelijke financiële stukken: jaarrekening, begroting, kadernota en rapportages.

Daarbij geldt dat rapportages van verbonden partijen – als zij daar aanleiding toe geven – verwerkt worden in onze gemeentelijke rapportages via een bijstelling van de bijdrage of een risicomelding. Via ons weerstandsvermogen worden de risico’s op verbonden partijen afgedekt. Gelet het budgetrecht van de gemeenteraad ligt de uiteindelijke bevoegdheid tot het vaststellen van de gemeentelijke financiële stukken bij de gemeenteraad.16 Ook kan de gemeenteraad (en haar individuele leden) het college om inlichtingen vragen over verbonden partijen, bijvoorbeeld via de zogenaamde artikel 43 RvO vragen. Waar nodig stemt het college de beantwoording af met de betreffende verbonden partij.

13

Via een unaniem aangenomen motie is 11 juni 2020 aandacht gevraagd voor het tussentijds invulling geven aan de actieve informatieplicht richting de gemeenteraad.

14

Deze nieuwe actieve informatieplicht is te vergelijken met de informatieplicht die het college richting de gemeenteraad heeft.

15

SGOVP staat voor samen grip op verbonden partijen. Inmiddels 14 Zuid-Limburgse gemeenten stemmen ambtelijk gezamenlijk af om meer grip te krijgen op verbonden partijen, meer specifiek op de GR’ en waar zij aan deelnemen.

16

Het BBV is óók van toepassing op GR’en. Voor privaatrechtelijke verbonden partijen gelden de bepalingen van het BW. Dat laatste betekent: andere termijnen en dus beperktere samenhang (met de gemeentelijke financiële stukken).

27

Paragraaf 8

Uitgangspunten bij de vertegenwoordiging in verbonden partijen In deze paragraaf staan de uitgangspunten bij de vertegenwoordiging in verbonden partijen, enerzijds in de publiekrechtelijke verbonden partijen en anderzijds in de privaatrechtelijke verbonden partijen.

In zijn algemeenheid geldt het volgende a. Als burgemeester of wethouders in een verbonden partij zitting hebben, dan doen zij dat als zodanig (dat wil zeggen: zij zijn vertegenwoordiger in die verbonden partij omdat zij collegelid zijn). b. Richting gemeenteraad is de vakwethouder / portefeuillehouder verantwoordelijk voor het in positie brengen van de gemeenteraad over die verbonden partij.17 c. Er worden géén ambtenaren afgevaardigd in een bestuur van verbonden partijen vanwege het feit dat deze geen politieke verantwoordelijkheid –kunnen- dragen en dus ook niet als zodanig ter verantwoording geroepen kunnen worden. Het zijn van bestuurder staat op gespannen voet met een ambtelijke aanstelling als de ambtenaar instructies kan ontvangen vanuit de gemeente, maar als bestuurder in het belang van de verbonden partij moet handelen.

Uitgangspunten vertegenwoordiging publiekrechtelijke verbonden partijen 18 a. Alleen burgemeester of wethouders vertegenwoordigen naar c.q. nemen bestuurdersposities in. In geval van een gemengde regeling, mede getroffen door de gemeenteraad, wordt afgezien van vertegenwoordiging door raadsleden, zodat zij hun controlerende taak kunnen (blijven) vervullen (zonder betrokken te worden bij de uitvoering van het beleid). b. De rol van de gemeente als opdrachtgever wordt ingevuld via de lijnverantwoordelijkheid van de vakwethouder / portefeuillehouder. Deze maakt als vertegenwoordiger van de gemeente conceptafspraken (contracten, concessies en/of subsidievoorwaarden etc). c. De voorgenomen besluitvorming van de GR’en – in het AB – wordt voorbesproken in het college. Het betreft dan de GR’en met het risicoprofiel hoog. d. Bij de GR’en met het risicoprofiel laag en gemiddeld wordt de besluitvorming achteraf ter kennisname van het college gebracht, tenzij sprake is van belangrijke voorgenomen besluiten met materiële impact op zeggenschap en/of financiën.

17

Zie ook paragraaf 7 – onderdeel informatievoorziening.

18

De Wgr bepaalt hierover het volgende: in geval van een raadsregeling wordt het AB samengesteld uit raadsleden (met uitzondering van de voorzitter). In geval van een gemengde regeling, mede getroffen door de raad, wordt het AB samengesteld uit raadsleden (de voorzitter inbegrepen) én wethouders. In geval van een collegeregeling wordt het AB samengesteld uit collegeleden. In geval van een burgemeestersregeling wordt het AB samengesteld uit burgemeesters. Het DB wordt samengesteld uit het AB, met dien verstande dat – als de aard van de regeling daartoe aanleiding geeft – (externe) leden (van buiten het AB) kunnen worden aangewezen.

28

Uitgangspunten vertegenwoordiging privaatrechtelijke verbonden partijen a. Bij vennootschappen waarin de gemeente deelneemt vertegenwoordigt in beginsel de wethouder financiën / middelen de gemeente als aandeelhouder en bewaakt de financiële continuïteit en rentabiliteit van die onderneming. Bovendien kan op deze manier zo goed mogelijk worden gewaarborgd dat er geen verstrengeling kan ontstaan tussen het financiële en het inhoudelijke beleidsbelang. Er is nu bijvoorbeeld één vennootschap waar de gemeente als aandeelhouder vertegenwoordigd wordt door de wethouder sport: Onroerend Goed Maatschappij De Witse BV. Bij nieuwe privaatrechtelijke verbonden partijen wordt op basis van een inhoudelijke afweging telkens besloten welke wethouder de aandeelhoudersrol vervult. b. Een commissaris of bestuurder van een vennootschap dient van buiten het college te zijn. Alleen dan kan deze de wettelijke taak – om in het belang van de vennootschap te handelen – uitoefenen (en kan sprake zijn van onafhankelijk en kritisch opereren). c. Collegeleden kunnen in beginsel commissaris of bestuurder van een stichting of vereniging zijn. Dit is nu het geval bij de stichting ESZL. Er zijn geen belemmeringen voor college-deelname aan deze stichting (onder andere risicoprofiel “laag”). De portefeuillehouder economie is en blijft bestuurder van deze stichting.

Bij nieuwe privaatrechtelijke verbonden partijen in de rechtsvorm stichting of vereniging wordt op basis van een risicoanalyse bekeken of invulling van binnen het college mogelijk is. d. Bij privaatrechtelijke verbonden partijen zijn dubbelrollen in de structuur niet mogelijk (bijvoorbeeld een bestuurder die tevens voorzitter van een stuurgroep is of een projectleider die tevens directeur is). Dit geldt ook voor ambtelijke dubbelrollen (bijvoorbeeld een projectmanager voor een stichting die tevens dossiereigenaar is binnen de gemeente).19 e. De voorgenomen besluitvorming van de vennootschappen en stichting – in de AVA respectievelijk het bestuur – wordt voorbesproken in het college. Het betreft dan de vennootschappen en stichting met het risicoprofiel hoog. De vertegenwoordigend wethouder verkrijgt daarmee “mandaat” om het collegestandpunt weer te geven richting de verbonden partij (vanuit het principe van “collegiaal bestuur”). f. Bij de vennootschappen en stichting met het risicoprofiel laag en gemiddeld wordt de besluitvorming achteraf ter kennisname van het college gebracht, tenzij sprake is van belangrijke voorgenomen besluiten met materiële impact op zeggenschap en/of financiën. g. Mits de statuten dit mogelijk maken, kunnen ambtenaren bestuursvergaderingen dan wel AVA vergaderingen bijwonen, in de hoedanigheid van adviseur of gevolmachtigde.20

Afwijkingen van de uitgangspunten Alleen afwijking van het uitgangspunt van voorbespreking van de besluitvorming in het college is toegestaan. Het gaat dan om de besluitvorming van de GR’en én van de vennootschappen. Afwijking is toegestaan in onderstaande situaties Voorbespreking is niet mogelijk (bijvoorbeeld tijdens een collegereces en omdat er geen collegevergadering tijdig plaatsvindt). De besluitvorming wordt dan achteraf ter kennisname aan het college voorgelegd.

19 20

Bij publiekrechtelijke verbonden partijen zijn dubbelrollen in de structuur niet mogelijk. Bijvoorbeeld: Statuten stichting ESZL, artikel 5 lid 7: Toegang tot de vergaderingen van het bestuur hebben de in functie zijnde bestuurders en degenen die daartoe door het bestuur zijn uitgenodigd. Statuten Onroerend Goed Maatschappij De Witse BV. artikel 18 lid 2: Iedere aandeelhouder en iedere certificaathouder is bevoegd hetzij in persoon hetzij bij schriftelijk gevolmachtigde de vergaderingen bij te wonen en daarin het woord te voeren.

29

Projectstructuur In voorkomend geval kan een verbonden partij binnen de gemeentelijke organisatie gezien worden als “project” en kan daarvoor ook de “regeling grote projecten” van toepassing zijn. Dit vraagt de inrichting van een interne projectstructuur, waarbij verantwoordelijkheden, bevoegdheden, functiescheidingen, vierogenprincipes en administratieve vastlegging zwaarder en scherper zijn ingericht dan bij reguliere projecten. Deze situatie doet zich voor bij Het Groene Net (Mijn Streekwarmte BV).

Samenwerking In paragraaf 2 van deze kadernota is al vermeld dat het aantal verbonden partijen van onze gemeente niets zegt over het aantal samenwerkingen én dat dat er “meer” zijn. Die samenwerkingen kunnen vorm gegeven worden via de al genoemde samenwerkings- of dienstverleningsovereenkomst, maar ook via privaatrechtelijke rechtspersonen. Het gaat dan om verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, naamloze en besloten vennootschappen óf stichtingen. Ook dan kunnen burgemeester of wethouders de vraag krijgen om als zodanig zitting te hebben in het bestuur. Nu er geen sprake is van een financieel belang, is vertegenwoordiging door (in beginsel) de wethouder financiën / middelen van de gemeente en als aandeelhouder (in naamloze en besloten vennootschappen) niet aan de orde. Verder gelden ook voor deze samenwerkingen de uitgangspunten dat een commissaris of bestuurder van vennootschappen van buiten het college dienen te zijn; dat collegeleden in beginsel commissaris of bestuurder van een stichting kunnen zijn én dat er geen ambtenaren worden afgevaardigd in het bestuur.

30

Paragraaf 9

Evaluatie van de kadernota verbonden partijen Zoals al vermeld in de Inleiding geldt deze kadernota vooralsnog voor de jaren 2023 tot en met 2026 én zal in 2026 een evaluatie plaatsvinden. De vorige kadernota – vastgesteld door de gemeenteraad op 12 december 2013 – is geëvalueerd door de RKC. Op 6 juni 2017 is daarover het rapport “Evaluatie van de kadernota verbonden partijen” uitgebracht. Dit rapport is besproken in de raad van 17 september 2020. De evaluatie was ingedeeld in twee delen: -

Deel A: de kadernota vergeleken met andere gemeenten.

-

Deel B: doorwerking van de uitgangspunten uit de kadernota.

Over de bevindingen en de conclusies en aanbevelingen van de RKC geldt het volgende. Deels zijn deze landelijk en door de wetgever opgepakt via de wijziging van de Wgr. Deels worden deze in lokaal verband opgepakt via de afstemming in SGOVP-verband. Voor het overige heeft verwerking in deze kadernota plaats gevonden. Bij de evaluatie van deze kadernota in 2026 worden betrokken: -

Het dan actuele overzicht van publiek- en privaatrechtelijke verbonden partijen.

-

Eventuele rapporten van de rekenkamercommissie (dan wel van externe adviesbureaus) – direct dan wel indirect – over de gemeentelijke verbonden partijen.

-

Wetswijzigingen – voor zover die zich hebben voorgedaan of zullen voordoen en betrekking hebben op verbonden partijen.

-

De ambtelijke en bestuurlijke ervaringen van het werken met deze kadernota.

De evaluatie wordt georganiseerd door Concerncontrol.

31

Paragraaf 10

Governance Het Groene Net (HGN) Berenschot heeft 11 januari 2021 haar eindrapportage “Verdiepingsonderzoek naar financiën en beheersing” aangereikt. Deze rapportage bevatte onder andere adviezen ter verbetering van de sturing en governance van HGN. De eindrapportage is besproken in de raad van 22 april 2021. De adviezen van Berenschot die algemeen van aard waren en daardoor gericht op alle vennootschappen zijn verwerkt in deze kadernota, meer specifiek in paragraaf 8. Het gaat dan om de “uitgangspunten vertegenwoordiging privaatrechtelijke verbonden partijen”. De adviezen van Berenschot leidden onder andere tot de gewijzigde / nieuwe uitgangspunten: -

Dat een commissaris of bestuurder van een vennootschap van buiten het college dient te zijn.

-

Dat ambtenaren niet worden afgevaardigd in een bestuur van verbonden partijen.

-

Dat dubbelrollen in de structuur niet mogelijk zijn (bestuurlijk en ambtelijk niet).

Voor de goede orde wordt opgemerkt dat in deze kadernota niet wordt ingegaan op de adviezen die specifiek gericht waren op de sturing en governance van HGN. Deze zijn / worden separaat opgepakt. Hetzelfde geldt voor de andere adviezen van Berenschot, gericht op de strategische samenhang in de ontwikkeling van HGN én gericht op de juistheid van financiële waarderingen.

32