c Definitief concept accountantsverslag

Uitkomsten interim-controle Gemeente Sittard-Geleen

Sittard-Geleen 9 December 2021 Ivo Wetters Claudia Honings 0

Samenvatting Interimcontrole

De interim-controle staat in het teken van: - vaststellen van de opzet en bestaan van de maatregelen van AO/IB (inclusief de maatregelen controle-technische functiescheiding en primaire registratie) voor de jaarrekening relevante processen aan de minimaal te stellen eisen voor de jaarrekeningcontrole voldoen. - Het identificeren van risicogebieden vooruitlopend op de jaarrekeningcontrole - De gemeente voorzien van aanbevelingen in het kader van onze natuurlijke adviesfunctie. Uit onze interim-controle komen de volgende punten naar voren: - De administratieve organisatie en interne beheersing voldoen in opzet en bestaan, voor zover wij dit hebben kunnen beoordelen, aan de hieraan vanuit de jaarrekeningcontrole te stellen minimale eisen. - Er is door de gemeente opvolging gegeven aan de bevindingen uit eerdere controles. - Wij zien een ontwikkeling waar het de voornemens ten aanzien van de interne controle van de gemeente Sittard-Geleen betreft, mede met het oog op de aankomende rechtmatigheidsverantwoording in 2022. - Daarnaast hebben wij specifieke risicogebieden en aandachtspunten voor de jaarrekening geconstateerd. Tot slot willen wij de gemeente attenderen op vrijblijvende workshops die wij geven voor de raadsleden ten aanzien van het lezen van de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording.

Wij zijn voornemens deze workshops aan te bieden na installatie van de nieuwe gemeenteraad zodat wij de toezichthouders optimaal kunnen voorbereiden op hun toekomstige werkzaamheden.

Bevindingen en adviespunten in de interne (proces)beheersing Bevindingen en advies Rechtmatigheidsverantwoording Uw gemeente dient ingaande het boekjaar 2022 een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. Hoe deze verantwoording er dient uit te zien, waar deze in de jaarstukken moet worden opgenomen, en wat de scope van deze verantwoording is, is de afgelopen periode onderwerp geweest bij de gemeente Sittard-Geleen. Op het moment is de gemeente onder andere onderhanden met de inventarisatie van de materiële processen en bijbehorende beheersmaatregelen. Onderdeel van dit proces is ook de actualisatie van de (fraude)risicoanalyse. Wij onderstrepen de huidige nadruk en energie die de gemeente in dit proces stopt richting de rechtmatigheidsverantwoording in 2022. Zoals eerder benoemd willen wij de raad hierin ondersteunen door het geven van een workshop. Pensioenvoorziening (voormalig) wethouders In het voorgaande controlejaar is door ons vastgesteld dat de pensioenverplichtingen van (voormalig) wethouders was herverzekerd. De huidige voorziening voor de pensioenverplichtingen (voormalig) wethouders komt in de jaarrekening tot uitdrukking op het moment van afloop van de herverzekering en de uitbetaling van de polis. Per 1 januari 2022 heeft de huidige herverzekeraar besloten om de polissen stop te zetten.

Hierdoor dient de gemeente zelf de toekomstige verplichting op te nemen in de jaarrekening. De gemeente heeft de raad geïnformeerd over de inhoudelijke wijzigingen en financiële impact in de 4de rapportage. Wij adviseren de gemeente om jaarlijks een actuariële berekening te laten opstellen voor alle (voormalig) wethouders die waren herverzekerd of die na 2012 wethouder zijn geweest.

Interne controle De interne controle ten aanzien van de verhuuropbrengsten, aanbestedingen, grondexploitaties en subsidieverstrekkingen (RO en EO) was ten tijde van de interim-controle nog niet uitgevoerd. De gemeente loopt hierbij een verhoogd risico op rechtmatigheids- en getrouwheidsfouten. De gemeente is zich hiervan bewust. Verwachting is dat alles tijdig voor de jaarrekeningcontrole 2021 is afgerond.

Bevindingen en adviespunten in de interne (proces)beheersing Bevindingen en advies Uniforme verwerking memorialen De autorisatie van memorialen die niet via de workflow gaan worden zonder controle geboekt. Hierop heeft de interne controle nog niet volledig op plaats gevonden. Vanuit de eerste bevindingen is gebleken dat voor deze memorialen niet altijd de werkafspraken worden nageleefd. De gemeente loopt hierbij het risico dat memoriaalboekingen plaats vinden zonder inhoudelijke controle. Wij adviseren de gemeente om alle processen van de diverse memorialen via een workflow te boeken zodat een eenduidig en gecontroleerd proces aanwezig is voor alle verschillende memorialen. Tussenrekeningen Voor het verbeteren van in het inzicht in de tussenrekeningen zowel gedurende het jaar als op jaareinde adviseren wij de gemeente om de tussenrekeningen ten aanzien van de vooruit ontvangen subsidies verder uit te splitsen. Daarnaast adviseren wij de gemeente om afletter-mogelijkheden binnen de administratie te onderzoeken zodat het eenvoudiger is om de zuivere openstaande verplichtingen uit de administratie te filteren. De gemeente is zich bewust van de gevoeligheid van de tussenrekeningen en afgelopen jaren zijn ook al stappen gezet om het inzicht en sturing op de tussenrekeningen te verbeteren.

Projectsubsidies Wij adviseren de gemeente om voor subsidieprojecten een projectadministratie aan te houden om het inzicht en overzicht te behouden t.a.v. de betreffende subsidie. Daarnaast adviseren wij om een draaiboek op te stellen met standaardwerkzaamheden die noodzakelijk zijn voor administratieve werkzaamheden en afspraken die op voorhand dienen te worden ingeregeld.

Bevindingen en adviespunten in de interne (proces) beheersing – Opvolging bevindingen eerdere controles

Voor de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Sittard-Geleen zijn de volgende relevante aandachtsgebieden onderkend:

Geïdentificeerde aandachtsgebieden

1. Waardering van de grondexploitaties (waaronder ontwikkeling V&D); 2. Beheersing en verantwoording van de bestedingen in het sociaal domein en TOZO (uitvoering bij Maastricht); 3. Het naleven van de EU-aanbestedingsrichtlijnen; 4. Waardering Mijn Streekwarmte; 5. Waardering vordering Leyenbroekerweg; 6. Waardering vastgoed; 7. Tussenrekeningen (overlopende posten); 8. Management override of controls; 9. Geschillen en claims; 10. Financiële positie en sluitende begroting; 11. Waardering van de voorzieningen; 12. Verbonden partijen (Centrumregeling Vidar). In aanvulling hierop onderkennen wij de betrouwbaarheid van de algemene IT-beheersmaatregelen die relevant zijn in het kader van de controle van de jaarrekening 2021 en cybersecurity als belangrijk aandachtsgebied. Onze controleaanpak voor de gemeente Sittard-Geleen is gebaseerd op ons inzicht in de strategische prioriteiten van uw gemeente. Hiertoe verkrijgen wij inzicht in de (significante) ontwikkelingen voor zover deze relevant zijn voor de controleaanpak van de jaarrekening.

Aandachtspunten jaarrekening Aanvullende aandachtspunten Grondexploitaties De waardering van de grondexploitaties betreft een expliciet aandachtspunt in onze jaarrekeningcontrole. Vanuit de interim-controle hebben wij geen bevindingen geconstateerd ten aanzien van het proces. Graag willen wij voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole de bijgestelde grondexploitaties ontvangen zodat wij deze tijdig kunnen controleren. Vastgoed Vanuit onze controle blijft het gemeentelijk vastgoed een expliciet aandachtspunt. Wij controleren hierbij specifiek de transacties in het boekjaar alsmede ook de risico’s ten aanzien van een eventuele incidentele waardeverminderingen (bijvoorbeeld als het functie van het vastgoed wijzigt). Graag ontvangen wij van de gemeente een sluitend overzicht van het vastgoed waarop een economische functie rust. Mijn Streekwarmte Aandacht te hebben voor de juiste financiële verwerking van de waardering van het aandelenkapitaal alsmede ook de jaarlijkse beoordeling van de inbaarheid van de vorderingen. Europese aanbestedingen In het kader van de jaarrekeningcontrole controleren wij u op het voldoen aan de Europese weten regelgeving met betrekking tot aanbestedingen. Zo moeten wij ook voor 2021 afwijkingen van de Europese aanbestedingsregels in ons rechtmatigheidsoordeel betrekken.

TOZO - M&O beleid Wij adviseren de aanvulling in het M&O beleid voor de TOZO zoals is opgenomen in de IB-nieuwsbrief af te stemmen met gemeente Maastricht alvorens deze vast te leggen. Vidar. Aandacht voor de controle van de participatiewet en de verbonden partijen alsmede ook toezicht op de juiste afwikkeling van de financiële stromen van de centrumregeling.

Aandachtspunten jaarrekening Aanvullende aandachtspunten Journal-entry testing en management override Het (fraude)risico ten aanzien van management override is een verplicht verondersteld risico voor de accountant en geldt dus niet alleen voor de gemeente Sittard-Geleen. Om dit risico te mitigeren, zullen wij tijdens de balanscontrole data-analyses uitvoeren en zullen wij specifieke aandacht besteden aan manuele boekingen en budgetoverheveling. Frauderisicoanalyse. Wij adviseren de frauderisicoanalyse ter kennisname aan de commissie B&V aan te bieden, conform voorgaande jaren. Dit staat gepland voor 9 december 2021 en maart 2022 Geschillen en claims. Ten tijde van de interim-controle hebben wij nog geen controle uitgevoerd op eventuele geschillen en claims. Dit zullen wij expliciet ten tijde van de balanscontrole meenemen. Leyenbroekerweg Ten tijde van de interim-controle is de gemeente in gesprek voor de verdere afwikkeling van de claim. Graag ontvangen wij de uitkomsten van de onderhandelingen bij de jaarrekeningcontrole.

Incidenteel en structureel baten en lasten Naar aanleiding van de aanvullende handreiking van de provincies inzake de verduidelijking van structurele en incidentele baten lasten ontvangen wij graag een position paper waarin het standpunt van de gemeente is uitgewerkt op basis van de aanvullende handreiking alsmede een korte beschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden.