Brief verzoek om wensen en bedenkingen college protocol geheimhouding

College van burgemeester en wethouders Sittard-Geleen, Burgemeester van Sittard-Geleen

Team Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk Behandeld door Telefoon Onderwerp

Raadsgriffie

Angelique Lamers 046-4778546 Wensen en bedenkingen Protocol geheimhouding gemeenteraad Sittard-Geleen 2024

Sittard-Geleen, 8 oktober 2024

Geacht college, geachte burgemeester, In de afgelopen tijd is het verstrekken van informatie door het college onder geheimhouding aan de gemeenteraad en het in beslotenheid vergaderen van de gemeenteraad aan de orde geweest. Daarnaast is er een bijeenkomst geweest waarin de raad vertrouwelijk is geïnformeerd. Het is van belang dat de regels omtrent het opleggen van geheimhouding, het vergaderen in beslotenheid en het ter beschikking stellen van geheime stukken duidelijk zijn. Deze afspraken zijn nu vastgelegd in het voorliggende voorstel Protocol geheimhouding gemeenteraad Sittard-Geleen. Actieve openbaarmaking en het in openbaarheid vergaderen is het uitgangspunt. Openbaarheid en transparantie zorgen immers voor controleerbaarheid van bestuurlijk handelen. Toch kan het opleggen van geheimhouding soms ook nodig zijn. En hier ontstaat een ‘dilemma’. Immers het opleggen van geheimhouding kan in het belang zijn van de gemeente maar tegelijkertijd kan het ook een beperking betekenen voor de rol van de raad. Zolang geheimhouding is opgelegd, is een openbaar debat immers niet mogelijk over deze informatie. Het is belangrijk dat de afweging tussen openbaarheid en geheimhouding zorgvuldig wordt gemaakt. Helderheid over de juridische kaders en lokale afspraken is daarbij essentieel.

Veelal vloeien deze regels voort uit wetgeving, maar er blijft ook ruimte om lokale spelregels op te stellen.

Postadres: Postbus 18, 6130 AA Sittard-Geleen  14 046 (vanuit buitenland +31 46 477 77 77 | www.sittard-geleen.nl

In het bijgaande protocol zijn regels opgesteld, hoe ambtelijke organisatie, college, burgemeester en gemeenteraad, met elkaar omgaan als het gaat om het beschikbaar stellen en delen van geheime informatie. Daarnaast zijn richtlijnen opgesteld hoe om te gaan met geheimhouding op stukken, besloten raadsvergaderingen en overige besloten bijeenkomsten. Tevens wordt ingegaan op de term “vertrouwelijkheid”. Dit protocol is gemaakt door de griffie in samenwerking met een juriste van de ambtelijke organisatie. Aangezien het protocol ook regels bevat voor de samenwerking tussen burgemeester en raad en college en raad, wordt dit aan u, met instemming van het Fractievoorzittersoverleg aangeboden. Ik verzoek u uw wensen en bedenkingen daaromtrent kenbaar te maken voor 12 november a.s. Wellicht wilt u als college bij dit protocol aansluiten zodat er tevens duidelijkheid wordt geschapen voor de gehele organisatie over hoe om te gaan met geheime informatie. Hiervoor zijn geen ingrijpende aanpassingen in het Protocol noodzakelijk, maar zou kunnen worden volstaan met aanpassing van artikel 7:1 inhoudende dat: “Dit Protocol wordt naar analogie toegepast in de situatie waarin de raad of de commissie de geheimhouding opleggen en geheime informatie verstrekken aan burgemeester of het college.” (vernummeren van artikel 7:1 naar 7:2).

Ook de titel moet in dat geval worden gewijzigd in ”Protocol geheimhouding gemeente Sittard-Geleen 2025”. Met vriendelijke groeten,

De griffier, Mr. N.A.P.G. Bisschoff

Postadres: Postbus 18, 6130 AA Sittard-Geleen  14 046 (vanuit buitenland +31 46 477 77 77 | www.sittard-geleen.nl