Brief aan Griffier over concept protocol geheimhouding gemeenteraad

Gemeente

Sittard-Geleen

Griffier

Team Uw brief van Uw kenmerk Zaaknummer Z/24/614119 Registratienr DOC-242292539 Behandeld door Janine Gilleszen Onderwerp Protocol geheimhouding Sittard-Geleen, 14 november 2024

Geachte Griffier,

VERZONDEN

1

NOV. 2024

Op 4 oktober 2024 hebben wij - burgemeester én college - het concept protocol geheimhouding gemeenteraad Sittard-Geleen 2024 ontvangen, met het verzoek om daar vóór 12 november 2024 onze wensen en bedenkingen over kenbaar te maken.

Verzoek om tekstuele toevoegingen Het is u bekend dat enkele weken geleden geheime informatie met betrekking tot de voorkeurslocatie voor het vestigen van asielzoekers in onze gemeente mogelijk is gelekt. In de raadsvergadering van 2 september jongstleden én in het fractievoorzittersoverleg van 3 oktober jongstleden is stilgestaan bij de overweging tot het doen van aangifte. Het gebeurde maakt een toevoeging aan het protocol geheimhouding wenselijk. Daarom wordt verzocht om de volgende artikel(leden) toe te voegen respectievelijk aan te vullen: - Aan artikel 2:3 het toevoegen van een nieuw lid 7 met de tekst: “De in lid 4 en 6 genoemde “anderen" worden verzocht een schriftelijke geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Daarmee is sprake van een privaatrechtelijk overeengekomen geheimhoudingsverplichting”. - Artikel 2:4 lid 1 aan te vullen met de tekst: “Met het doen van aangifte geeft de gemeente aan de opgelegde geheimhoudingsplicht serieus te nemen. Ondanks de grote impact van een aangifte wordt bij iedere schending afgewogen of het doen van aangifte opportuun is”.

De door “anderen”, met wie geheime informatie wordt gedeeld, te ondertekenen geheimhoudingsverklaring wordt op korte termijn opgesteld en aan ambtelijke en griffie organisatie beschikbaar gesteld.

We hebben vastgesteld dat het protocol geheimhouding in hoofdstuk 5 ook het verstrekken van informatie onder embargo en onder vertrouwelijkheid benoemt. In lijn met artikel 2:4 - dat sancties mogelijk maakt bij het schenden van de geheimhouding stellen we voor om ook sancties mogelijk te maken bij het schenden van een embargo of vertrouwelijkheid. Een embargo is voornamelijk gerelateerd aan persberichten over

Postadres: Postbus 18, 6130 AA Sittard-Geleen S 14 046 (vanuit buitenland +31 46 477 77 77) | www.sittard-geleen.nl

koninklijke of gemeentelijke onderscheidingen. Schending van het embargo raakt daarmee de burger of organisatie die onderscheiden wordt. Wij verzoeken u derhalve om de volgende artikel(leden) toe te voegen: - Aan artikel 5:1 het toevoegen van een nieuw lid 3 met de tekst: “Bij schending van het embargo wordt het betreffende raads- of commissielid voor ten hoogste drie maanden uitgesloten van de verstrekking van stukken onder embargo”. - Aan artikel 5:2 het toevoegen van een nieuw lid 4 met de tekst: “Artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht schept een algemene verplichting voor een ieder die in aanraking komt met vertrouwelijke gegevens tot geheimhouding daarvan. Overtreding is op grond van artikel 272 Wetboek van Strafrecht strafbaar. Schending van de vertrouwelijkheid kan derhalve leiden tot toepassing van artikel 2:4 lid 1”.

Mocht u deze sancties niet wensen toe te voegen, geven we u in overweging dit hoofdstuk 5 te schrappen en het protocol te beperken tot het onderwerp geheimhouding. Van de mogelijkheid om raads- en commissieleden uitsluitend mondeling vertrouwelijk te informeren wordt dan geen gebruik gemaakt. In zijn algemeenheid verzoeken we u om de volgende verduidelijkingen aan te brengen: - Artikel 2:2 lid 6 aan te vullen met de tekst: “Informatie waarop geheimhouding is gelegd, blijft onder berusting van de griffier (artikel 15 Reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad Sittard-Geleen 201, vierde wijziging) en wordt alleen ter inzage gelegd bij de griffier (overeenkomstig artikel 2:1 lid 3). - Artikel 2:3 lid 1 aan te vullen met de tekst: “Met “delen” is bedoeld dat alle raadsleden gebruik kunnen maken van de inzagemogelijkheid”. - Artikel 2:3 lid 4 aan te vullen met de tekst: “... Gemeentewet én die door burgemeester of college of commissie aan de raad is verstrekt, tevens ...”. - Aan artikel 3:3 het toevoegen van een nieuw lid 1 (onder vernummering) met de tekst: “Geheime informatie kan alleen mondeling gedeeld en besproken worden in een besloten vergadering. Hetzelfde geldt voor de bespreking van (vooraf via inzage bij de griffier verstrekte) geheime schriftelijke informatie”.

Teneinde consistent te zijn in de vermelding van (lokale) wetgeving, verzoeken wij u aan artikel 2:2 lid 4 toe te voegen: “(artikel 89 lid 1 Gemeentewet)” én aan artikel 2:2 lid 7 “(artikel 89 lid 2 Gemeentewet)”. Verzoek om aan te sluiten bij het protocol Uw suggestie om aan te sluiten bij dit protocol, nemen wij niet over. In het protocol ligt de focus op de situatie waarin burgemeester of college de geheimhouding opleggen; de geheime informatie verstrekken aan een commissie of de raad én de vergadering van commissie of raad daarover in beslotenheid.

In theorie kan zich ook de omgekeerde situatie voordoen: commissie of raad legt de geheimhouding op en verstrekt de geheime informatie aan burgemeester of college. In de praktijk is dit echter nog niet voorgekomen. Overigens kan zich ook de situatie voordoen waarin geheimhouding door burgemeester of college wordt opgelegd, maar er geen verdere verstrekking van de geheime informatie plaatsvindt aan een commissie of

de raad. Burgemeester en college gaan dan zelf over het opheffen van de geheimhouding. In het protocol zijn deze situaties niet uitgewerkt. Gelet hierop is het niet noodzakelijk dat burgemeester en college aansluiten bij het protocol. Dit betekent tevens dat wij u verzoeken om in artikel 4:1 lid 5 de woorden “en het college” te schrappen.

Hoogachtend

Burgemeester en wethouders van Sittard-Geleen

mr.xJ.Th.C.M. Verhèijen, burgemeester