Bijlage 3 - Toelichting Reglement van Orde, tweede wijziging 2018

Toelichting op gewijzigde artikelen Artikelsgewijs Artikel 1. Begrippen In artikel 1 worden een aantal begrippen uit dit reglement van orde gedefinieerd. Deze spreken grotendeels voor zich. Begrippen die in de Gemeentewet zijn opgenomen zoals bijvoorbeeld voorzitter van de raad, zijn niet nog eens in dit Reglement van Orde opgenomen. Toegevoegd is het begrip interruptie om daarmee duidelijk te maken dat het moet gaan om een korte verduidelijkende vraag of korte inhoudelijke reactie en geen betoog of termijn. Artikel 2. Het fractievoorzittersoverleg De VNG is van mening dat het fractievoorzittersoverleg voor wat betreft de inhoudelijke aspecten van het raadswerk een ondergeschikte rol dient te vervullen, omdat anders het gevaar bestaat dat er binnen de raad een nieuw bestuursorgaan wordt gecreëerd, hetgeen niet strookt met de Grondwet, die het primaat immers expliciet bij de raad legt (artikel 125, eerste lid, van de Grondwet). Het fractievoorzittersoverleg heeft in Sittard-Geleen ervoor gekozen om haar taken vrij uitvoerig te beschrijven. Het gaat daarbij om taken die met name gericht zijn op overleg en afstemming in een apolitieke setting. Het is van belang dat in het fractievoorzittersoverleg elke partij een stem heeft die even zwaar weegt. Op deze wijze wordt de positie van minderheidsfracties in een dualistisch stelsel versterkt.

Tevens kan dit de betrokkenheid van alle fracties bij de raadsvergaderingen vergroten. De burgemeester en de griffier zijn als adviseur bij het fractievoorzittersoverleg aanwezig. Artikel 4 De Raadagendacommissie De agendacommissie vervult een (coördinerende) rol bij de agendering van zaken tijdens de Raadsavond, zoals bijvoorbeeld de Rondes en de raad. De raadsagendacommissie heeft het overzicht van alle onderwerpen waar de raad zich mee bezig houdt en zorgt voor de planning. Vaak wordt de input voor de raadsplanning ook gegeven door de collegeplanning. Voor een goede spreiding van onderwerpen is het noodzakelijk dat de collegeplanning al rekening houdt met de raadscyclus om te voorkomen dat de raadsagenda’s op bepaalde tijden (voor de zomervakantie en voor het einde van het jaar) te vol lopen. Belangrijk is om de P&C cyclus in te plannen. De Raadscommissie stelt de agenda's van de Rondes en de raad voorlopig vast. De definitieve vaststelling van deze agenda’s geschiedt bij de aanvang van de betreffende vergadering. De Raadsagendacommissie doet ook een voorstel voor spreektijden in de Ronde en in de Raad. Deze spreektijden kunnen op verschillende manieren worden bepaald, voor de Rondes als een behandeltijd per agendapunt, voor de raad een spreektijd per onderwerp of een totale spreektijd voor de hele raadsvergadering die de fracties zelf verdelen over de agendapunten.

Het fractievoorzittersoverleg heeft in de vergadering van 3 februari 2022 aangegeven met ingang van de nieuwe raadsperiode tot het einde van het jaar te willen oefenen met het toekennen van een spreektijd voor de fracties voor de hele raadsvergadering. Deze spreektijd is voor alle fracties gelijk en kan door de fracties zelf verdeeld worden over de agendapunten. Een fractie kan er voor kiezen om de spreektijd bijvoorbeeld slechts in te zetten voor, bijvoorbeeld twee agendapunten en over de andere agendapunten niets te zeggen. Op deze wijze kan elke fractie de voorstellen die ze belangrijk vindt meer aandacht geven. De Raadsagendacommissie vult ook de Raadsavonden in met informatiebijeenkomsten, werkgroepen en Pleinbijeenkomsten. De vele aanvragen voor werkgroepen en informatiebijeenkomsten geven aanleiding om te bezien of een raadsavond ook op een andere wijze kan worden ingericht. Het indelen van werkgroepen, informatiebijeenkomsten en een Ronde rondom een thema, bijvoorbeeld: Bestuur, Financiën en Economische zaken, Ruimtelijke zaken, Maatschappelijke en Sociale zaken, is iets wat de Raadsagendacommissie zal uitwerken. Daarmee wordt de deskundigheid en de samenhang van onderwerpen binnen een Ronde bevorderd. De Raadsagendacommissie heeft de mogelijkheid om op donderdag vanaf 16.00 uur een raadsavond in te plannen. Daarnaast kunnen er

drie parallelle sessies gehouden worden. Aangezien iedere fractie twee burgerleden kan benoemen is het ook voor éénmansfracties mogelijk om dan vertegenwoordigt te zijn. Artikel 5 Commissie begroting en verantwoording Wijzigingen aangepast aan de huidige werkwijze. Artikel 7 Projectcommissie Technische wijziging Artikel 9 Benoemingsprocedure en beëdiging wethouders Technische wijziging Artikel 10 Fractie Voor lid 1 is aansluiting gezocht bij het model reglement van orde van de VNG. Daarin is bepaald dat bij afsplitsing de nieuwe naam van een fractie moet voldoen aan de eisen uit artikel G3, vierde lid, van de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering na naamswijziging. Daarnaast is opgenomen dat indien er spreektijd voor de raadsvergadering is bepaald de afgesplitste fractie de helft van de toegekende spreektijd van andere fracties. Aan de spreektijd van de oorspronkelijke fractie verandert niets. Artikel 14 Bijeenkomsten In dit artikel zijn de tijden opgenomen waarop “in de regel” de bijeenkomsten van de raad plaatsvinden. De Raadsagendacommissie kan echter redenen zien om van deze tijdstippen af te wijken, bijvoorbeeld omdat er een vol programma is gepland, een stadsronde is gepland of er bijvoorbeeld meer tijd noodzakelijk is voor het Plein zodat afwijking van de standaardtijden noodzakelijk is.

Voor informatiebijeenkomsten, werkgroepen, werkbezoeken, raadsconferenties en overleg met burgers is geregeld dat deze plaats vinden op een donderdag waarop geen Ronde of raadsvergadering is. Het aanvangstijdstip is tussen 16.00 uur tot uiterlijk 23.00 uur. Er wordt terughoudend omgegaan met het starten van bijeenkomsten om 16.00 uur gelet op het feit dat veel raadsleden het raadslidmaatschap combineren met een fulltime functie. Artikel 15 Oproep en publiceren van documenten In dit artikel wordt de oproep en de publicatie van documenten geregeld. Publicatie vindt plaats in Ibabs, Ibabs is ook via de gemeentelijke website te raadplegen. Toegevoegd is dat ook de agenda en de stukken voor het Plein en de informatiebijeenkomsten via Ibabs te raadplegen zijn. Deze stukken werden daar uiteraard al in geplaatst maar dit was nog niet geformaliseerd in het Reglement van Orde. Artikel 16 Geheime stukken De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd. Op verzoek van de raadsleden kan de griffier inzage aan hen verlenen. Artikel 26 Afronding Voorkomen moet worden dat na de Ronde geen duidelijkheid is over de behandeling van een voorstel in de raad.

Er bestaat echter ook begrip voor dat indien vragen nog niet beantwoord zijn, er informatie mist, of juist informatie is gegeven in de Ronde die een nieuwe kijk op het voorstel geeft, niet direct een advies gegeven kan worden door het deelnemende fractielid in de Ronde. In de Ronde moet naast de mogelijkheid om aan te geven of een voorstel voor een fractie een hamerstuk of bespreekstuk is, ook de mogelijkheid zijn om nog kort met de fractie te overleggen over het advies. Deze mogelijkheid is een optie, het dient geen regel te worden. Het beargumenteerd aangeven waarom er niet direct een advies wordt gegeven door de fractie is van groot belang voor de vergaderorde en ook voor de andere fracties. In de Ronde dient aangegeven te worden waarom een fractie niet in de Ronde kan adviseren en welke informatie nog ontbreekt. Het advies van de fractie dient echter uiterlijk de dinsdag na de Ronde aan de griffie te worden doorgegeven. Als de Ronde heeft geadviseerd een voorstel als hamerstuk te behandelen in de raad kan hiervan niet meer afgeweken moet worden tenzij er nieuwe informatie is die bespreking rechtvaardigt. De Raadsagendacommissie adviseert de raad hierover.

In de raad dienen fundamentele discussies en politieke inzichten aan de orde te komen. Daarnaast komen dan het politieke debat op hoofdlijnen, als er sprake is van verschillen in opvattingen, de moties en de amendementen. Indien maar één partij een bijdrage in de raad wil geven dit kan via een stemverklaring van één minuut. Artikel 27b Agendering (Het Plein) Om het aanmelden voor Pleinbijeenkomsten zo toegankelijk mogelijk te maken is aangegeven dat dit ook telefonisch kan. Artikel 37 Stemmingen over amendementen en moties Dit betreft een technische wijziging. Artikel 38 Stemming over personen Dit betreft een technische wijziging. Artikel 42 Moties Het aankondigen van een motie over een voorstel waarover de Ronde heeft geadviseerd dat het voorstel een hamerstuk is in de raad is ongewenst als daar geen goede argumentatie aan ten grondslag ligt. Dit heeft te maken met vergaderorde en het zich goed kunnen voorbereiden op een raadsvergadering. Indien een raadslid een motie wil indienen over een onderwerp dat als hamerstuk is geagendeerd moet er sprake zijn van nieuwe informatie of ontwikkelingen die bespreking rechtvaardigen. Om de fracties enige voorbereidingstijd te geven voor deze motie over een hamerstuk is het gewenst dat deze 48 uur voor de raad wordt ingediend bij de Raadsagendacommissie. Deze adviseert de raad dan over de behandeling van de motie.

De praktijk wijst uit dat het noodzakelijk is om de criteria voor het indienen van een motie over een niet-geagendeerd onderwerp of voorstel (motie vreemd aan de orde van de dag) weer aan te scherpen. Het feit dat een motie vreemd kan worden toegevoegd aan de raadsagenda betekent dat deze ook zorgvuldig moet worden ingezet. Eerder stond in het RvO dat moties vreemd ingediend kunnen worden over een spoedeisende, actuele kwestie waarbij bespreking niet kan worden uitgesteld tot behandeling in de Ronde en waarbij geen ander middel is om het onderwerp van de motie aan de orde te stellen. Deze bepaling is nu weer opgenomen in het RvO. Moties vreemd aan de orde van de dag worden 48 uur voor de vergadering ingediend bij de Raadsagendacommissie, deze adviseert de raad over de toelaatbaarheid van de motie. Mocht een motie over een zeer actuele kwestie niet binnen deze termijn ingediend zijn dan heeft het Fractievoorzittersoverleg aangegeven dat daarmee rekening moet worden gehouden. Artikel 47a Interruptie Interrupties in de raad blijven niet altijd beperkt tot een korte verduidelijkende vraag of een korte inhoudelijke reactie. Dit is wel de essentie van een interruptie. Het ongelimiteerd toestaan van interrupties leidt tevens tot het oprekken van spreektijden en termijnen.

Om die reden is nu in het RvO opgenomen wat een interruptie is en is tevens het aantal interrupties per fractie per voorstel gelimiteerd.

.