Bijlage 2 vraag 108 - Afwegingskader prioriteiten bij keuzedilemma (1)

Afwegingskader prioriteiten bij keuzedilemma’s In het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn inkoopdoelstellingen geformuleerd, waarmee we rekening moeten houden bij onze inkopen en aanbestedingen. Deze doelstellingen zijn afgeleid van onze organisatiedoelstellingen en richten zich over het algemeen op: • verlagen van integrale inkoopkosten • verminderen van (toeleverings)risico’s • verhogen van product- en leverancierskwaliteit • verbeteren van de kwaliteit van de inkoopfunctie en het bedrijfsproces • verbeteren van onze maatschappelijke omgeving In Sittard-Geleen is hiervoor een vertaling gemaakt naar een aantal afwegingscriteria, die we gebruiken bij onze inkopen en aanbestedingen: • Prijs • Kwaliteit • Social return (SROI) • Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) 1 • Kansen voor lokale en regionale ondernemers • Kansen voor samenwerking • Rechtmatigheid (wettelijk kader) Het ene criterium hoeft het andere niet uit te sluiten, maar soms staan de criteria op gespannen voet met elkaar. Enkele voorbeelden: • Er kunnen hogere prijseffecten ontstaan door toepassen van MVI (duurzaamheidscriteria) • Gezamenlijk aanbesteden betekent meestal openbaar aanbesteden.

Gezamenlijkheid heeft dus mogelijke gevolgen voor het bieden van kansen aan lokale en regionale ondernemers • Het bieden van kansen aan lokale en regionale ondernemers kan betekenen dat mogelijk niet kan worden voldaan aan duurzaamheidseisen, SROI of zelfs kwaliteit.

Rechtmatigheid behoort geen issue te zijn en is geen feitelijk afwegingscriterium, het kan wel soms een dilemma vormen bij de keuze. Daarom besteden we in het Handboek Inkoop aandacht aan een afwegingskader voor het prioriteren van dit soort keuze-dilemma’s. Dit is overigens ook één van de aanbevelingen uit het Rekenkameronderzoek 2 van 2019. Het bijgeleverde afwegingskader moet gezien worden als een richtlijn voor het toepassen van de criteria. Hiermee kunnen de verschillende criteria in samenhang worden afgewogen en wordt een richting gegeven aan welk criterium prevaleert boven het andere.

1

Waaronder o.a. inclusie.

2

In het raadsbesluit d.d. 30-1-2020 is besloten, dat het college van B&W een afwegingskader vaststelt, dat uitsluitsel geeft bij keuzedilemma’s. Dit afwegingskader houdt in, dat er een “keuze-matrix” moet worden opgesteld voor prioriteren van de diverse afwegingscriteria bij aanbestedingen (o.a. prijs, kwaliteit, SROI, duurzaam, regionaal, gezamenlijk, rechtmatig). Dit afwegingskader wordt opgenomen in het Handboek Inkoop. In de Raadsronde d.d. 14-1-2021 over het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021 is toegezegd, dat dit afwegingskader onder de aandacht van de raad wordt gebracht na vaststelling van het Handboek Inkoop.

Uiteraard ontsnappen we niet aan maatwerk: bij iedere aanbesteding wordt door het inkoopteam in de inkoopstrategie aandacht geschonken aan de voor dat traject geldende toepassing van de criteria. Hierover kan nog het volgende worden aangegeven: Afweging moet – in principe – plaats vinden op basis van de beste prijs-kwaliteit verhouding. Keuze op basis van prijs alleen is dus niet toegestaan, tenzij dit voorafgaand wordt gemotiveerd. Binnen de kwaliteitsaspecten kan - afhankelijk van het soort inkoop en het gewenste resultaat – gedifferentieerd worden in toepassing en weging (maatwerk). De Rekenkamer geeft aan in het raadsvoorstel over het Rekenkameronderzoek, dit ook zo bedoeld te hebben. Voorafgaand aan elke aanbesteding wordt het afwegingskader in de inkoopstrategie uitgewerkt: eisen, gunningscriteria (wensen), weging, scoresystematiek. Dit afwegingskader wordt steeds voorafgaand aan de marktpartijen medegedeeld. Voor het onderbrengen van de criteria in een keuzematrix geldt dus een aantal uitgangspunten: • •

• •

Uitgangspunt is de beste prijs-kwaliteit verhouding. Afwijkingen daarvan (bv. laagste prijs) worden gemotiveerd in de inkoopstrategie. Maatschappelijke criteria (SROI, MVI, lokaal/regionaal en samenwerking) worden toegepast volgens de keuzematrix. Hierbij geldt dat: - bij onderhandse aanbestedingen (tot aan de openbare aanbestedingsdrempel) zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met bieden van kansen aan lokale / regionale ondernemers; - SROI toepassing verplicht is bij geraamde opdrachtwaarde ≥ € 100.000 ex BTW; - inclusie-eisen, Global Goals 3 en duurzaamheidscriteria 4 worden toegepast waar dat mogelijk is (als minimumeisen, selectie- en gunningscriteria en in de overeenkomst); - pas toe of leg uit: afwijkingen moeten steeds worden gemotiveerd in de inkoopstrategie. Kwaliteitsaspecten kunnen gelden als eis (knock-out criterium) of wens (gunningscriterium). De onderlinge weging en de bijhorende scoresystematiek van de betreffende gunningscriteria worden in de aanbestedingsleidraad uitgewerkt.

In bijgevoegde afwegingsmatrix wordt als richtlijn aangegeven, welke criterium (prijs, kwaliteit, SROI, MVI, lokaal / regionaal, gezamenlijk, rechtmatig) bij “keuze-dilemma’s” prioriteit heeft. Twee voorbeelden: Bij een keuze tussen een leverancier uit Born die niet voldoet aan de gestelde kwaliteit en een leverancier uit Eindhoven die wel voldoet aan de gestelde kwaliteit geldt: Prijs en Kwaliteit gaan – in principe - voor lokaal / regionaal. Een gezamenlijke aanbesteding moet Europees worden aanbesteed waardoor minder kansen kunnen worden geboden aan lokale / regionale leveranciers. Niet gezamenlijk aanbesteden betekent dat het meervoudig onderhands kan, en dus kansen kunnen worden geboden aan lokale / regionale leveranciers. Hier geldt: Kansen voor lokaal / regionaal gaan – in principe – voor gezamenlijke aanpak.

3

De Verenigde Naties beschrijven 17 Sustainable Development Goals. Gemeente Sittard-Geleen onderschrijft m.n. de SDG 1, 4, 10, 11, 14 en 15. Zie ook https://www.globalgoals.org/

4

Zoals gepubliceerd op https://www.mvicriteria.nl/nl.

CRITERIUM

RECHTMATIG

RECHTMATIG

SROI

LOKAAL REGIONAAL

SAMENWERKING

MVI

PRIJS

KWALITEIT

RECHTMATIG

RECHTMATIG

RECHTMATIG

RECHTMATIG

RECHTMATIG

RECHTMATIG

≥ 100K SROI < 100K LR

≥ 100K SROI < 100K Samen

≥ 100K SROI < 100K MVI

≥ 100K SROI < 100K PRIJS

≥ 100K SROI < 100K Kwaliteit

LOKAAL REGIONAAL

LOKAAL REGIONAAL

PRIJS

KWALITEIT

MVI

PRIJS

KWALITEIT

MVI

KWALITEIT

SROI

RECHTMATIG

LOKAAL REGIONAAL

RECHTMATIG

≥ 100K SROI < 100K LR

SAMENWERKING

RECHTMATIG

≥ 100K SROI < 100K Samen

LOKAAL REGIONAAL

MVI

RECHTMATIG

≥ 100K SROI < 100K MVI

LOKAAL REGIONAAL

MVI

PRIJS

RECHTMATIG

≥ 100K SROI < 100K PRIJS

PRIJS

PRIJS

MVI

≥ 100K SROI < 100K Kwaliteit

KWALITEIT

KWALITEIT

KWALITEIT

KWALITEIT

RECHTMATIG

KWALITEIT KWALITEIT EIS (knock-out)

WENS (Gunningscriterium)

Afhankelijk van product- en marktsegment (inkoopstrategie)

JA (keuze)

JA (keuze)

In relatie tot onderbouwde raming

BPKV tenzij…

NVT

JA

Maatwerk per aanbesteding (inkoopstrategie)

EIS = knock-out criterium WENS = gunningscriterium

JA (keuze)

JA (keuze)

CRITERIUM

Vastgesteld kader / beleidsdocument

Toepassing?

RECHTMATIGHEID

Europese aanbestedingsrichtlijn (2014/24/EU) Gewijzigde Aanbestedingswet 2012

≥ € 10.000 ex BTW

SROI

Beleidsregel Social return Arbeidsmarktregio Zuid-Limburg 2020

Verplichte toepassing ≥ € 100.000 ex BTW

LOKAAL / REGIONAAL

Geen vastgesteld kader. Kansen bieden bij onderhandse aanbestedingen

Tot Europese drempel

SAMENWERKING

Geen vastgesteld kader, kansen opzoeken in regio WM en Zuid-Limburg

Op basis van gezamenlijke Inkoopkalenders

MVI

Geen vastgesteld kader, wel verwijzing naar inclusie, Global Goals en MVI-criteria Rijksoverheid

PRIJS KWALITEIT